会展活动现场管理系统
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会展活动现场管理系统
关键词：会展管理、活动现场、会展教育、组织 内容简介
会展业作为新兴服务业，是2l世纪的朝阳产业，有着巨大的发展潜力。而良好的会展现场服务又恰恰是一个展会能够成功的重要所在。在展会中，不论是参展商还是主办者、观众等等，都离不开会展现场服务。它不仅可以在当时促使展会取得成功，还可以在很大程度上的宣传和延伸展会的影响力和品牌效应，让更多的参展商，客户，观众了解并参加展会，从而使展会取得更大的成功。
会展活动现场管理，具体体现在对参展商和观众的优质服务上。它是展览计划的具体落实，也是直接反映和衡量办展水平的必要环节，理应备受会展组织活动组织者的重视。然而会展现场管理、控制和协调的内容相当复杂，如若处理不当，突发事件必将会酿成大的问题。所以要求现场管理的指挥协调成员对展会相关事宜全盘了解，并能及时、果断做出英明决策。本文将结合我国目前大型活动现场各类型事件的处理现状，将会展活动现场管理分为：展览活动现场管理系统、会议活动现场管理系统、节庆活动现场管理系统；本文将主要对会展活动现场管理中的接待系统、会务系统的具体定义以及工作内容进行详细阐述。 引言
众所周知，会展现场管理是成功办展至关重要的因素和环节。会展活动现场管理的成功将提高专业观众和参展商对本展会的满意度，以及提升展会的知名度和美誉度。而常久以来，大型活动现场管理一直是全球会展活动组织者头疼的问题。前期经过了大量的准备工作，还是难免在现场发生各类突发事件。随着现代会展业的日驱成熟，人们已开始意识到，会展活动现场是否能顺利进行，与前期的组织设计、任务分工、责权分配、等有很大关系。现场管理不到位，直接影响了会展活动的成败。
会展活动通常都是短时间汇集大量的人群、物品等，短时间会出现大量的交叉任务。如果能通过一种科学的方法，使这些交叉任务能有效的分配与合理的控制，是大家共同关注的问题。据统计，每年我国产生的各类型展览会约5600个，而各类型的会议活动有40万之多，节庆活动2000多个，但一直没有适合大型活动管理的会展现场执行系统知识出现。造成了众多大型会展活动现场管理不到位或者出现了不可挽回的损失。 案例回顾
海南省第3届人才劳动力交流会因为进不了现场招人，某企业到了现场跟本就找不到车位停车，费了老大的劲停了车后还是没办法进入市场内招人。现场混乱的秩序，拥挤的人群让林先生没有了招人的心情。现场疏通交通的一名交警也表示，这里的道路太窄，停车位又少，在这里举办大型的招聘会很容易造成交通堵塞，同时也易发生事故。（中国经营报） 北美峰会在加拿大魁北克的蒙特贝罗开幕。美国总统布什、墨西哥总统卡尔德隆和加拿大总理哈珀参加了此次峰会。据悉，三国领导人集中讨论全球竞争力、食品和产品安全、可持续能源、能源管理和地区安全等五方面的问题。会议引来了数千名来自美国和加拿大的示威民众，防暴警察被迫释放催泪瓦斯将他们驱散，现场一度十分混乱。警方称，有4人被逮捕，另外约有20名示威民众和警察受伤。约5000名警察在会场外待命。（新华社８月２１日电） １０月，影片《M》的新闻发布会在釜山海云台某宾馆举行，不过因为釜山电影节组委会粗心安排而比原定时间足足推迟了30分钟后才得以进行。《M》作为釜山电影节参展电影，本次新闻发布会也是电影节正式活动之一，不过面对来到现场的200多名记者。举行发布会的房间宽度只有5米左右，现场记者们一致要求主办方临时更换举行发布会的地点，最后在主办方的协调下，才用摄影记者们先拍照后退场，给摄像记者们留出空位的办法来妥协，这样一来，发布会就比原定的迟30分钟才得以举行。李明世导演和姜东元出现引起了现场的混乱，大部分外国记者都表示无法理解。最后，釜山电影节金东浩委员长向现场媒体道歉称：“因为组委会的失误，今天给各位带来了诸多不便，在这里我向大家表示歉意。” 在第十届上海国际汽车工业展览会上，两家日本的汽车公司为了在气势上压倒对方都把音响开得很大，从而严重影响了同一场馆内其它参展商的展出工作，最后主办单位不得不出面干涉才把事情平息下来。
第十三届中国国际专业音响、灯光、乐器及技术展览会上噪音严重影响到展会现场洽谈。历届展览会的噪音问题仍然没有解决，限制声压级只是表面现象，看上去是组织者采取了措施，实际上展览会大厅仍然是个\"蛤蟆坑\"，家家的音响都打开，参观者很难鉴别哪个品种的音响效果更好。在国外的许多音响展会上有规定不容许打开音响（指声音），组织者提供的是展示交流的平台，生产销售方将产品及资料摆放后，参观者对感兴趣的问题与技术人员进行交流，需要视听时有专门的视听房间。我们国家的展览会追求的是参观人的数量，却忽视了参观的质量。在展览会大厅里你要咨询问题，你的讲话声音就要超过70分贝，否则大家只能是笑一笑无奈了事，北京是一个国际化的大都市，环保意识应该成为重中之重，我们期望下一届展览会在背景音乐中举行。闲杂人员进入展览会需治理。有些参观人员的素质应该提高，虽然管理者采取了很多的措施，但是闲杂人员仍然在展览会中搜集\"垃圾\"，倒卖门票。 “SWOT分析法”与“5S管理理念”
大型活动现场管理是指组织者在某一具体时间、特定场所对参与会展活动事件的群体、物品、资金、信息等多项交叉任务进行协调与服务管理的总称。“现场管理”一直以来在国际上也没有完善的定论，这是因为不同时期、不同性质、不同主体的活动现场管理均有差异。目前国际上部分大型活动组织在现场管理中借用了“SWOT分析法”与“5S”管理等相关经验，结合大型活动实际情况进行了创新。随着现代会展业的快速发展，欧盟组织早期引入的知识已不能满足现代会展业发展的需求。 第一种:SWOT分析法
SWOT分析发又称为态势分析法，它是由美国旧金山大学的管理学教授于20世纪80年代初提出来的。
我们常用来作为企业内部的分析方法，即根据企业自身制定内在条件进行分析，找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在。其中，S代表strength(优势)，W代表weakne(弱势)，O代表opportunity(机会)，T代表threat(威胁)，其中，S、W是内在因素，O、T是外在因素。按照企业竞争战略的完整概念，战略应是一个企业“能够做的”（即组织的强项和弱项）和“可能做的”（即环境的机会和威胁）之间的有机组合。 第二种:5S管理
5S管理源于日本，指的是在生产现场，对材料，设备人员等生产要素开展相应的整理、整顿、清扫、清洁、素养等活动，为其他管理活动奠定良好的基础，是日本产品品质得以迅猛提高行销全球的成功之处。
整理、整顿、清扫、清洁、素养的日语在外来词汇罗马文拼写时，它们的第一个字母都为S，所以日本人又称之为5S，近年来，随着人们对这一活动的不断深入认识，有人又添加了“坚持、习惯”等两项内容，分别称为6S或7S活动。
a) 整理（SEIRI） ：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西；
目的：清除零乱根源，腾出 “空间”，防止材料的误用、误送，创造一个清晰的工作场所 b) 整顿（SEITON） ：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理； 目的：定置存放，实现随时方便取用
c) 清扫（SEISO）：将不需要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态； 目的： 1) 保持工作环境的整洁干净；2) 保持整理、整顿成果； 3) 稳定设备、设施、环境质量、提高产品或服务质量；4) 防止环境污染。
d) 清洁（SEIKETSU）：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作人员觉得整洁、卫生； 目的：1) 养成持久有效的清洁习惯 2) 维持和巩固整理、整顿、清扫的成果
e) 素养（SHITSUDE）：通过进行上述4S的活动，让每个员工都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，做到“以厂为家、以厂为荣”的地步。
目的： 1) 养成良好习惯；加强审美观的培训；遵守厂纪厂规；提高个人素养；培训良好兴趣、爱好。 2) 塑造守纪律的工作场所；3) 营造团队精神。 注重集体的力量、智慧。 会展活动现场执行管理系统
本文作者通过多年的实践工作总结，结合我国目前大型活动现场各类型事件的处理现状，研究出了 “会展活动现场管理七系统”，并根据活动主题分为：以展览为主的展会活动管理系统；以会议为主的会展活动管理系统；以节庆活动为主的节事活动管理系统；本文主要对会展活动现场管理中的接待系统、会务系统进行详细阐述。
一、展览现场执行管理系统 ⒈ 接待管理系统
接待管理系统是现场管理的第一任务，接待工作安排科学才能保证会展活动现场疏导与管理工作的顺利展开。在有条件的展览场所可以通过科学技术产品与现代通讯设备提高接待质量与效率，在条件较差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人员与志愿者，以人力接待疏导为主。 展览接待任务如下：
● 识别来者身份。例如：参展商、专业观众、非专业观众、开幕嘉宾、参观嘉宾、媒体记者、展位促销服务人员、会场服务人员等。（到会人员识别方法有：证件识别法、标识识别法、问询识别法） ● 制定人员流动疏导方案 ● 协助办理相关证件 ● 协助随身物品托管或寄存 ● 疏导到会车辆
● 介绍展会活动的基本情况 ● 协助填写参观注册信息 ● 讲解展会现场相关注意事项 ● 告知开馆、闭馆时间 ● 接待现场咨询人员 ● 协助办理相关商务手续 ● 其他接待相关事务 ⒉ 商务管理系统
商务管理系统分为财务管理系统、手续补办系统、商务租赁系统、证件补办系统。商务管理系统的工作量由展会前期工作量决定，如开展前大量工作已完成，现场工作量相对较小，如大量工作任务前期没有完成，就会造成现场商务管理任务繁重。 商务管理系统具体任务如下： ● 验证手续、办理交费、出据发票 ● 收取相关商务租赁费用 ● 收取临时入场购票费用 ● 办理会刊资料领取手续 ● 验收现场临时采购物资 ● 审核发放现场各项支出 ● 提供打印、传真等现场服务 ● 编辑管理相关协议文本 ● 填写各方制定的临时需求表格 ● 其他商务相关事务 ⒊ 后勤保障系统
后勤保障系统是现场主要物资管理与供应中心。如：运输设备、仓储、餐饮、车辆调用与配发工作，后勤管理实际是一系列后勤活动管理的统称。由于后勤总是在有组织与管理的方式下进行，所以后勤与后勤管理不过是一个事物的两个方面。 后勤保障的具体任务如下： ● 现场相关餐饮服务商管理与调度 ● 现场相关运输设备管理与调度
● 现场相关移动展具、模型的临时管理与调度 ● 现场可移动广告载体管理与回收 ● 现场展示租赁设备管理与回收 ● 现场绿植管理与回收
● 现场非展区装饰材料管理与回收 ● 现场成型宣传材料管理 ● 现场摄影摄像设备管理与协调 ● 现场各种开幕、闭幕物品的管理与回收 ● 现场各种工作证件与服装等相关物品领用 ● 现场各类人员的管理与疏导 ● 现场各类信息的处理、反馈与收集 ● 现场各类组织关系的协调与分配 ⒋ 展区展务管理系统
展区展务管理又称为：现场参展商服务。指会展组织者在展示场所为参展者提供的服务与协调展出事务的总称。
现场参展商服务的内容主要有： ● 展区测量与展品检查 ● 更换与调整展位 ● 展位促销管理 ● 展位噪音管理
● 展位水、电、气、餐饮协调 ● 展品知识产权保护协助 ● 展位施工与设备安装协调 ● 展位门楣检查核实 ● 展商代表与展出品核实 ● 展区广告内容核实 ● 展区参观人员疏导 ● 展区证件补办协助 ● 展区桌、椅、垃圾筒协调 ● 重要领导参观路线设置 ● 展区展位拆卸协调 ● 展区安全防范 ● 其他展区相关服务 ⒌ 现场调度系统
现场调度系统也被称为：现场指挥中心指会展活动召开时，会展组织管理者通过现场调度、调节、管制、指挥等方式，保证各系统的正常运行。现场调度中心是现场最高指挥中心，通常各类指示信息均由调度中心完成并发布。现场调度系统负责人统常由会展组织最高管理者、会展活动策划师、会展场馆负责人、会展现场秘书组等相关组成。 现场调度的主要职责：
● 协调各系统的相关任务，特别交叉性任务的指派 ● 控制会展活动现场的进行程序 ● 调配现场相关管理人员与服务人员 ● 对现场各类突发事件做出处理决定 ● 重要工作内容通知下达 ● 接待各系统的咨询意见并做出反馈 ● 组织重要领导进行参观 ● 处理其他系统不能决策的事物 ● 检查各系统实际工作情况 ● 公布会展现场重大变化情况 ⒍ 工程与设备系统
工程与设备系统是会展活动主要建筑建设的核心系统。通常工程系统在进行现场管理阶段后，任务较繁重，也是事故隐患最多的一个系统。工程与设备系统包括了会展活动现场所有的大型施工工程管理与设备使用安装过程管理。 工程设备系统的工作范围：
● 标准展位运输、安装、检修、拆卸管理 ● 展场水、电等申请、输送、安装管理 ● 特装展位施工管理 ● 大型展品物流与安装管理 ● 展位移动、撤除、检修、管理
● 大型表演使用设备的安装、检修、拆卸管理 ● 工程运输设备使用管理 ● 协调场馆方、施工方业务关系 ● 协助办理工程人员证件 ● 检查会展活动现场使用材料
● 人员管理设备与现场大型广告载体的安装与管理 ● 背板、开幕台、剪彩台的安装与检修 ● 展场通风、通气设备检修、安装管理 ⒎ 现场防护系统
现场防护系统包括了多个子系统，现场防护是大型会展活动的重要监控与突发事件处理系统。具体有：社会安全系统、现场治安系统、医疗服务系统、突发事件应急系统、日常监控系统、法律咨询系统、知识产权保护系统等。 现场防护系统的主要内容是：
● 维护展期社会安全，防止各类事件发生 ● 维护展示区域治安 ● 排查消防设备设施 ● 协助核对进入展区人员身份 ● 失物报检、领取管理 ● 人身健康与财产安全保护 ● 呼叫对讲系统建设 ● 现场纠纷处理 ● 现场医疗救助及处理 ● 知识产权侵权调查取证及立案 ● 展区监控设备安装与检修 ● 夜间巡逻与公共危害防止
