西昌市行政村、社区档案管理办法(试行)
第一章总则
第一条 为了加强我市行政村、社区档案工作，有效地保护和利用档案，为社会主义新农村和社区建设服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国村民委员会组织法》、《中华人民共和国居民委员会组织法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》及国家有关规定，结合本市农村和社区档案工作实际情况，制定本办法。
第二条 行政村、社区档案是指行政村（社区）党支部委员会、村(居)民委员会（以下简称两委）、行政村、社区所属社会组织在政治、经济、科学技术、文化、教育、卫生等活动中形成的，具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条 行政村、社区档案工作是行政村、社区工作的重要组成部分，行政村（社区）两委应当切实加强领导，纳入行政村、社区目标管理。要建立相应档案机构，配备专兼职档案管理人员，配置必要的保管设施，其所需经费应列入行政村、社区财务预算。
第四条 行政村、社区档案工作业务受乡(镇)、街道办事处机关综合档案部门的监督和指导。
第二章档案机构及其职责
第五条 行政村、社区档案工作应实行统一领导、分级管理的原则。行政村、社区要明确分管档案工作的领导，指定专人负
责档案工作，并对管辖范围内的社会组织的档案工作实行监督和指导。
行政村、社区所属社会组织的档案可以自行单独保管，也可由行政村、社区统一保管。
第六条 行政村、社区所属社会组织应当建立文件材料收集、整理、保管、利用等档案工作制度，并结合自身实际制定《文件材料归档范围和档案保管期限表》。凡是反映本行政村、社区工作活动，具有查考保存价值的各种文件材料，都应归档保存，不得据为己有或擅自销毁。
第七条 行政村、社区档案机构的职责。
（一）、贯彻党和国家档案工作的方针政策，严格执行档案工作的法律、法规、规章和有关业务标准、技术规范。
（二）、统一管理行政村、社区及其所属组织形成的各种门类、载体的档案资料，并积极提供利用。
（三）、负责对行政村、社区所属组织文件材料的收集、立卷归档工作进行指导和监督。
（四）、按规定报送所辖范围档案工作情况统计报表。行政村、社区所属社会组织档案机构的职责可参照执行。
第八条 行政村、社区档案人员应具有较好的政治素质，具备初中以上文化程度，经过档案专业知识的培训，并保持相对稳定。对档案工作中取得显著成绩的，应予以表彰和奖励。对违反档案法律法规的行为，要及时制止并向市级档案行政管理部门报
告。
第三章档案管理
第九条 行政村、社区档案分为文书档案、会计档案、声像档案等门类。各类档案案卷和归档文件要遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用，做到立卷合理、保管期限划分准确，编目编号规范村（社区）档案。
第十条 行政村、社区档案的保管应符合防盗、防火、防鼠、防虫、防尘、防潮、防光、防高温、防有害气体的基本要求，应设专室或专柜存放。要随时检查档案的保管状况，确保档案的完整与安全。
第十一条 行政村、社区每年应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案工作情况统计报表，并及时上报上级主管部门。
第十二条 行政村、社区应按规定开展档案鉴定工作。
第十三条 根据工作需要编制档案、资料目录等各种检索工具，开展档案编研工作，建立全宗卷，积极主动提供服务，充分发挥档案的作用。
第十四条 行政村、社区档案按下列规则进行整理。
（一）、行政村文书档案采用分年度、分问题、分保管期限的立卷方法开展立卷归档整理工作。社区文书档案采用《归档文件整理规则》规定的整理方法开展归档整理工作。行政村、社区
基建、科技、婚姻、户籍、会计报表、其他会计资料等文件材料一般不单独分类，按年度（基建档案按竣工年度）归入文书档案。
(二)、会计档案按《会计档案管理办法》并结合我市实际，分会计账簿、凭证进行分类整理、组卷、排列、编目、编号。
（三）、声像档案按载体形式分类整理，按照载体形式、类别、时间顺序排列编号；奖状、奖品等实物档案按类别、时间逐件登记编号；照片档案由拍摄者归档，按形成时间归档、排列，整理时需完善照片说明。
（四）、做好应归档文件材料的收集、整理工作，每份文件的正本、定稿、附件、转发文与原文以及公文处理签、领导批示、意见等应齐全完整，不得缺少。每年4月底前完成年度归档任务。
（五）、文件在归档时应去除金属物，对无装订空白边缘的应加补装订边缘，对破损文件要进行修补，对字迹模糊和易褪变字迹材料的文件要进行复制，对大于或小于A4纸张应进行折叠或粘贴。
（六）、归档文件在分类的基础上坚持以问题或事由原则，并结合文件形成时间先后，或者文件的重要程度顺序排列。
（七）、行政村（社区）文书档案保管期限分为永久、定期，其中定期分为30年、10年；会计档案保管期限分为25年、15年、10年、5年；声像档案保管期限分为永久、长期、短期；实物档案、照片档案按永久期限保管。
第十五条 每个行政村、社区为一个立档单位，所形成的全
部档案为一个全宗。全宗名称由西昌市××乡（镇）××村名或由西昌市××乡（镇）××社区组成。全宗号全部采用阿拉伯数字，采用所属乡（镇）、街道办事处全宗号后面加“-X”组成，“-X”为该乡（镇）、街道办事处辖区内村（社区）的编号。
具备法人资格的村所属单位的档案可以独立构成全宗的，自行管理；不能构成立档单位的，具有保存价值的档案由行政村集中统一管理。
第四章档案利用
第十六条 行政村、社区应建立档案利用制度，对村民、社区居民和其他组织或个人查阅档案按规定办理登记手续，填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》。
第十七条 查阅会计档案应有行政村、社区会计人员在场或经行政村、社区居民委员会同意。
第十八条 查阅档案应遵守有关规定，爱护档案，保守秘密。不得在档案上随意圈点、勾划、增删涂改或损毁档案，违者将依法追究责任。
第五章档案移交
第十九条 行政村、社区档案人员变动时，要做好档案的清理交接工作，移交时要编制档案移交清单，行政村、社区分管领导要进行监交，移交人、接交人和监交人均应在移交清单上签字，任何人不得私自存留行政村、社区档案。
第六章附则
第二十条 本规定由西昌市档案局负责解释。第二十一条 本办法自公布之日执行。
