主持会议的原则与技巧
我国各行各业的各级领导者,都要主持或大或小、或高或低领导层次的会议。会议主持人是会议进程的实际领导者,他是否善于主持、引导会议的进程,对于会议效果的优化、会议效率的高低,都将具有关键性的作用。尽管会议进程无定式,要求会议主持人就具体情况灵活作出具体的反应,但仍然有一些基本的原则必须遵守,有一些技巧可供采用。
(一)主持会议的一般原则
1.以实现目标为中心引导会议的原则
对任何一项领导工作来说,目的都是最重要的,而工作方式、方法是为实现目的服务的,是可以随机变化、灵活多样的。会议活动的目的,集中地通过会议目标表现出来。主持会议,须紧紧围绕着会议目标引导会议,实现会议目标。
会议目标首先表现在会议议题上。会议议题,即是会议要解决的问题、会议要讨论的主题。会议议题本身就蕴含着会议讨论问题的范畴、性质和方向。以实现会议目标为中心,引导会议活动,就要求会议主持人与参加会议人员充分了解议题,在会议讨论过程中始终围绕议题,对议题的讨论务求有结论。
会议目标的实现,要靠会议主持人对会议进程的引导。会议目标本身并不包括解决问题的最后办法,但要求会议终结时得出解决这些问题的办法。会议主持人要引导与会人员尽可能把相关情况都摆出来,把对这些情况的分析、认识统一起来,把解决问题的可能的办法都提出来,经过讨论,得到优化的解决问题的办法。会议本身,就意味着情况、思想的交流与观点、做法的争论。会议主持人要缜密地注视这种交流、争论的方向和程度,当方向偏离目标时予以纠偏,当讨论出现可能向着目标深化的时机时,抓住时机,深入下去,一步一步地去接近和实现目标。
会议目标在会议活动中最后表现为会议的决定或结论。会议主持人必须高度注意会议最后的决定或结论,用心体察这一结论是否与原订会议目标的实质相一致。
2.会议的主持人与普通一员“角色”统一的原则会议主持人,既是会议进程的领导者,又是普通一员。会议主持人如果把自己等同于出席会议人员,就会放弃引导会议进程去实现目标的重要责任;会议主持人又必须把自己置于普通一员的地位,平等地对待、尊重出席会议人员,才能引导他们与自己合作,共同完成会议任务。会议主持人是会议进程的领导者,他应有团结到会人员一起议事的魅力,应能象磁石吸引铁粉那样把与会人员吸引在自己的周围,把与会人员的思想吸引到会议议题的讨论上来。
会议主持人既要有自己的意见和引导会议的意图,又不能以任何方式表现出非要与会人员同意、附和自己意见不可的意思;会议主持人既要恰当地对偏离议题的现象进行干预,又要放开让大家讨论,让人把话说完;会议主持人既要对干扰会议正常进行的言行进行必要的劝解和制止,对显然错误的、片面极端的意见进行恰到好处的解释,又要认真地,耐心地听取与会人员发表的各种意见,包括与自己意见相同的、不完全相同的、完全反对自己的意见。会议主持人往往具有某一领导职务,处于某种领导地位。这种地位要求他们时刻注意自己也是会议的普通一员,在会议过程中不以自己的地位压人,不以自己的观点强加于人,不以自己的意见代替
多数人的意见,坚持群言堂,避免一言堂。
3.严格按会议规则主持会议的原则
会议规则,是会议活动的法规,不得随意违反。如果违反了,将造成与会人员的强烈不满。即使会议勉强进行,其结果也难以得到确认。
4.节约时间的原则
节约时间,既是提高会议效率的重要条件,又是保证会议的良好气氛、使会议正常进行的要求。如果会上有一个发言者嗦嗦一讲就是半小时,一小时,既无新意,又不沾议题之边,必然使与会者感到索然无味,不愿再听,而去想别的、干别的,可能使整个会议处于瘫痪无效状态。因此,会议主持人必须设法保持会议的正常气氛和较快的处理问题的节奏。为了节约时间,会议主持人要选用适用的、高效的会议方法,要尽可能运用会前准备好的文字材料去介绍背景情况,要避免琐事的纠缠而浪费时间,要对言不及义、唠唠叨叨的发言者示意简练些,要适时终止无法得出结论的争论。
(二)主持会议的一般过程与要求
1.说明会议议题
会议主持人在会议开始,须简要说明议题讨论的必要性、有关的背景情况、议题内涵的要点和议题讨论要达到的目的。必要时,要具体阐释开会将采取的方法、为什么要采用这种方法以及这种方法的具体要求。
主持会议人须知,说明会议议题的目的,除了明确会议将要讨论什么问题以外,重点是引起与会者对议题的重视和兴趣,引导大家讨论的方向、角度、侧重点。会议主持人在说明会议议题时,态度、语气要客观,不夹杂个人的好恶亲疏之情,不可将自己的已成之见揉合在议题说明中一起和盘托出,不可对会议准备期间了解到的与会人对议题的态度亮底,更不可驳斥这些意见中与自己看法不同的意见。以免影响会议的正常讨论和与会者的正常发言。如果有必要介绍一些基层干部、群众对议题的反映,也要把议题说明本身与这种介绍严格分开。
2.引导会议讨论进程
会议主持人在会议进程中要负责维持会议秩序,交待会议秘书去提醒与会人员按时到会,会议讨论时提醒与会人员不说小话,不阅文读报,不搞副业,在较长时间的会间要适当休息。会议主持人要注意会议有良好的气氛与时间的节奏。会议主持人要密切注意讨论的方向,将离题的节外生枝的讨论引回到议题上来。会议主持人要注意议题讨论的深化,在重复性意见和具有新意的意见之间鼓励后者发言,在多数人意见相同时,鼓励少数持不同意见的人发言。要注意讨论的分歧之点,善于把相隔多人、相隔较长时间的分歧意见的要点归纳起来,把本来不太明确的意见分歧的实质突出明朗化,引导与会人员对这些有可能使问题讨论深入下去的分歧点进行争论,以求得问题研究的深入和更好解决。
会议主持人要注意议题发言人的面,可以客气地请沉默者表态。会议主持人要适时地提出会议进一步讨论的要求。比如,当会议议题讨论一段时间后,如情况已明,提醒大家不要再重复已有情况的说明;当会议时间已经不多时,提出抓紧时间作简明发言的要求;当会议议题涉及的重点问题尚未讨论透彻时,集中题目,请大家就这些重点问题作进一步分析,发表意见;当会议目的已经达到时,适时地终止讨论,转换议题。
3.作出会议结论
作会议结论,须注意以下几点。
(1)要总结与会者多数人的意见,不能以个人的意见代替会议的意见。例如,有一个领导人主持开会,他总是最后发言,说:“大家都说了,看法都很好(其实有重大的、实质性分歧),我觉得这件事情应当这么看„„应当这么做„„”说完他的个人意见后,问大家“这个问题就这样了吧:?”会场沉默。沉默即表示同意。他接着说:“下面讨论第二个问题„„”这种做法经常使得出席会议人员与会议秘书不清楚他的发言是对会议的总结,还是他个人的态度,当他所说的自己的看法与会议多数人意见一致时,还好说;如果相反,就使得出席会议人员困惑、不满,使得执行会议决定人员为难。会议主持人最后一个发言,不是不可,但必须将个人意见与会议结论严格分开。
(2)要对被明确否定的意见适当作一些说明或解释,说明否定其意见的理由,说明允许其保留,但也应当执行集体的决议,这样,对会后执行会议决定是有利的。
(3)凡是会议结论有执行要求的,会议结论中就要具体地明确这些工作由谁办、如何办、何时办、办到什么程度、何时进行检查、由谁进行检查。这些会议结论忌抽象、笼统,不能似是而非,使执行人有多种理解,难于执行。
(4)作会议结论要明晰、简要。
(5)作会议结论要把说话的速度放慢,加深到会人员的印象,也便于记录员准确、完整地记下会议结论。
会议主持人须知,作会议结论的水平与艺术在于:主持人在认真倾听了各种意见之后,能将各个人意见的精华吸收到结论中来,使与会者每个人都感到自己的意见受到了重视。假如会议中提出了十个意见,这十个意见的意向好象在会议结论中都有反映。这样的结论就是成功的、高水平的。作会议结论最忌讳的是: 与会者发表了十个意见,主持人作结论时却发表了一通自己早已想好的第十一个意见。如此久之,必然挫伤与会人员讨论问题的积极性,使会议气氛窒息,失去活力,甚至对主持会议的领导人强烈不满。
(三)主持会议的有关技巧
1.会议主持人自己该怎么发言会议主持人的发言对会议气氛、会议进程有着举足轻重(这里是举言轻重了)的影响。会议主持人在说明议题、作会议结论时声音要宏亮、语言节奏要适当放慢、要有适当的停顿,以表现出领导者的信心、魄力,形成一种无形的感染力,以助于与会者听懂和理解议题与结论。
会议主持人个人的表态发言,前面讲过,应与议题说明,作会议结论明确分开。会议主持人不宜率先发言,先表露自己的意见,那样容易给与会者造成“定调子”的感觉。即使会议主持人有较高的才华、水平,有高于众人一筹的解决问题的方案,也要等到会议议题讨论至中间,才露声色。那时,既使自己的想法别人提出来了,自己尔后表示谦虚地支持,对会议气氛也有好处。
会议主持人的发言,引导会议性插话,都要言简意明,以自己的表率作用使会议形成言简意明的会风。会议主持人在发言中,不可强调自己在某项工作中的作用,炫耀自己的历史业绩,以免影响与会者的积极性。
会议主持人还应当注意举止细节,不可咬着烟斗说话,不可对人指手画脚,不可随意打断别人的发言。会议主持人在会议过程中作必要的插话时,应有礼、有节。
2.会议主持人该如何安排会议议题次序
根据人的心理、生理、精力等特点,与会者在会议的前半部时间里,富有活力和创造性。因此,需要与会者开动脑筋、用集体智慧解决的难题,应当放在会议的前半部分,而把那些较为容易解决的问题的讨论放在后半部分。
对会议议题讨论的意见,有的可能完全一致,有的可能相当分歧。开会时,可以先讨论将出现分歧的议题,也可以先讨论可能一致的议题。主持会议人对此一定要有思考、有预见、有思想准备。一般说,应先讨论可能分歧的问题,这样,精力集中,有助于问题解决。是,当分歧统一不起来时,应放到会下专题研究,不必在会上长期争论下去,使本来可能一致的问题也没时间讨论。从会议气氛看,最后有一致意见,对散会气氛好得多。
3.会议主持人该如何对待沉默者
一般说来,不管会议开得多好,与会者总是有沉默的。沉默,有多种情况,有的是因为表示赞同别人的意见,有的是表示自己没有新的意见,有的是准备在听旁人的意见之后再讲。主持人对会议出现的以下沉默情况,要弄清楚原因,采取必要的引导措施:
(1)顾虑、害羞的沉默。
这一般是年轻人,资历浅的人、新来的人在老年人、德高望重的人、老熟人们云集的会议气氛下出现的心理反映。有时,他们或许有很好的意见,但讲出来,不一定被人接受,或者害羞,或者怕人讥笑,想讲又不敢讲,欲言又止,主持会议人应及时发现这种心理,抓住机会,鼓励他们发言,并以表情显示对他们发言很有兴趣。这样,他们发言的胆量就会越来越大。
(2)话不投机的沉默。
“酒逢知己千杯少,话不投机半句多。”如果会议出现一种观点、一边倒的气氛,有的人明知孤立,也就不发言了。对此,主持会议者应当着重考虑出席会议的人员结构是否合理,是否有助于会议目标的实现。比如,要开一个研究改革的会议,而出席会议的人绝大多数是保守观念严重的人,那么,少数人即使有再好的改革见解,也难以讲出来。
(3)言多必失的顾虑沉默。
如果会议没有民主气氛,动辄抓辫子、戴帽子、打棍子、使一些人不敢讲真话,担心言多必失,还是缄口不言好。十年内乱期间,在人身得不到保障的情况下,人们只能“大会上讲空话,小会上讲假话,回到家里讲真话”。主持会议者一定注意创造一种民主气氛,使与会者无顾虑地发言。主持会议者尤其不能作会议各种意见的“仲裁法官”,随时说别人的发言这对那错,那样,别人一张口,就是错的,谁还敢发言呢?
(4)自由主义的沉默。
有的与会者认为议题与自己无关,抱无所谓态度,故不开动脑筋。主持会议者应设法启发这些人体会会议议题的重要性,促其开动脑筋。
(5)敌对的沉默。
常言道:“以沉默表示反抗。”如果与会者自始至终表现一副对主持人、对与会者爱理不理的样子,则往往是持这种态度。有的人是反对议题本身,或认为此时根本不应该讨论这一议题,或认为议题所指示的方向就是错误的。有的人并非反对议题,而是反对会议主持人。会议主持人对反对议题的人可先不予理采,静候与会人的发言去影响他们,到了一定的时候,当会议实践证明他们是错误的,沉默中思考问题的这些人自会改变态度,当会议实践证明他们是正确
的,他们自会在最后慷慨陈词。对于反对会议主持人的人,要慎重对待。这个问题,实质上是会议主持人如何团结持不同意见的同志一道工作的问题。在会议期间,会议主持人应格外尊重他们,应以格外自然亲切的感情、语气请他们拿出高见。
4.会议主持人该如何对待冷场
冷场,是会议活动中的一种常见而又使会议主持人感到难办的问题。冷场的原因很多,应针对原因,采取措施。
如果是由于与会者对议题不明白、不理解,因而感到无从开口,会议主持人就要详细、明晰地交待议题,对与会者进行耐心的启发。一般,可从对最了解情况的人发问,打破冷场局面。
如果是由于与会者过于年轻、幼稚、害羞而冷场,会议主持人可以幽默、生动的事例引入正题,先缓和紧张的气氛,再求打破冷场。
如果是由于议题直接涉及与会者多数人的利益,与会者碍于怕别人说自己“个人主义”而冷场,会议主持人可启发与其利益关系不大的、或者是公认为比较正直、公道的人发言。这种冷场,只要有人开头,就立即会热烈起来,因为利益会促使他们说话的。
5.会议主持人该如何处理会议讨论离题
离题,不可直接扭、强扭。那样,既会不同程度地伤害直接被扭的发言人的积极性,又往往容易使会议由热烈急速转变为冷场。扭转离题现象,要讲究技巧。比如,可以接过讨论中的一句贴着议题边缘的话,顺势向着议题讨论的方向引申一下,使讨论回到议题上来,也可以联系正在议论中的某一层意思,提出新的话题,使议论者在无意中回到正题上来;也可以以时间不多了为由,直接提出新的问题,以扭转离题。在离题现象中,还时常碰到琐事占据会议大量时间的情况。这种琐碎事情,可以认为是议题范畴以内的,但它是与会人员敏感的、紧迫的、细小的事情。对这种事情,与会人员往往兴趣大,有些人一定要纠缠个水落石出,而对重大的、影响深远的、不那么紧迫的议题本身却因小事纠缠而推到次要位置去了。这种现象,实际上是偏离了会议讨论议题的主干而到了末梢上去。对此,会议主持人要清醒, 不能因为它还没有从根本上离题而不管。在具体处理这种偏离议题重心的情况时,会议主持人可以自己的发言去直接引导,也可以对小事即行表决,快刀斩乱麻地处理掉它,以摆脱此类琐事的干扰。
6.会议主持人该如何适时中止会议讨论中的辩论会议讨论中有不同意见、发生辩论、争论,这是正常现象。问题在于,会议辩论不能无休止地进行,到一定程度,多方各执自己观点,相持不下时,会议主持人应当设法适时地中止辩论。不能适时地中止辩论,是会议主持人常犯的毛病之一。有时,辩论已经造成了某种一致,但会议主持人没有发觉,或者发觉了,没有及时地终止辩论,反而“夜长梦多”,又节外生枝,引起许多不必要的口舌,使会议主持人更难下终止辨论的决心。及时终止辩论的方式有:
(1)意见内涵基本一致,及时终止辩论;
(2)意见在大的方面基本一致,以求大同、存小异而终止辩论;
(3)对没有必要完全一致的问题,以求同存异而终止辩论;
(4)对事关重大,必须作出结论,而又暂时难以一致的问题,可建议会议同意成立一个专门小组去进一步研究,待以后再向会议报告议题的进展情况及对策,再议。
7.会议主持人该如何处理会议活动中的争吵与纠纷
会议活动中发生不同意见的争论,再严肃、再尖锐、再激烈,只要是据理以争、心平气静,都是正常的。有时,会上会出现争吵、无理纠纷,使会议开不下去。这就需要会议主持人立即去平息它,恢复会议的正常秩序与正常气氛。引起会上争吵的原因大体上是以下三种情况:
第一,平时长期的思想深处的分歧发展到成见、偏见,两者对重大问题的认识往往不能统一,再加双方气质都有“钢”味,能伸不能屈,就往往会发展到“你说得对我也反对”的程度。这种成见、偏见带到会议上来,一方发言稍微有影射之意,对方就立即反击,引起争吵与纠纷。对此,主要是须把工作做在平时、做在会前。在会上,会议主持人要高度警觉,当一方的影射出口之后,密切注意对方的反应。若对方气恼表情已显现出来,应即插话,既肯定发言人的合理意见,又指出其影射他人的态度是不对的,即把对方的反击阻止在发源之处。
第二,由于个别人发言中有侮辱、人身攻击的意思,引起被侮辱,被攻击者的强烈不满而引起的争吵、纠纷。对此,会议主持人可从会议机构的严密性、会议名称的严肃性、会议议题的严肃性出发,以严肃的表情指出会议应当继续讨论什么,并立即示意有威信者发言。
第三,若争吵双方本无成见、又非有意,只是各自都喜欢钻牛角尖,嘴不饶人,好贪图争论占上风的便宜,因而在一言两语上纠缠不休起来,对此,会议主持人可从大处肯定双方发言的合理之外,点明处于下风的一方就原来的合理之处继续发言。
在制止上述争吵与纠纷的时候,会议主持人要及时处置,不可漠然置之、任其发展,要从会议大局出发说话,不可就纠纷的微小细节仲裁,以免把自己变成纠纷的一方而失去仲裁的资格;要镇静,不可因反感而气、而恼、而发火。
会议主持人须知:自己不是“球场的裁判”,而是会议的引路者。
8.会议主持人该如何实施对干扰会议进行的现象的批评
会议活动中难免有这样那样的干扰会议正常进行的现象,需要对这种现象的产生者进行批评。这种批评,不是平时的、个别的相互交换意见,可以充分的说明情况、原意,该怎么对待、怎么做等等,而是在极短的时间,几句话就要收效。这种批评,是为了让会议更好进行,让受批评者更积极,更活跃地参加会议的讨论,而不是批评之后让他去离开会场,反省思过。这种批评,不仅仅影响被批评人一个,而且影响着就在眼前的全体与会者,既要考虑被批评者个人的反映,更要注意对其它人的情绪造成的影响后果。所以,会议主持人对会议进程中不良现象的批评,乃是一种技巧。
会议主持人对某种不良现象进行批评,应竭力避免同与会者发生正面冲突,因为,一旦出现这种情况,会议就再没有协调者了;应尽量使被批评者感觉不出是在批评,而感到是某种鼓励;应使与会者体会到会议主持人是从全局、真正维护会议目的的人,而不能使他们产生主持人有某种私愿的印象。所以,会议主持人对某种不良现象的批评应尽可能是因势利导的、间接的、建设性的。比如,当批评某人观点偏颇、将把会议引向歧途时,可不评论其观点,不讲其观点的危害,而只正面强调正确的观点;当欲批评某人说小话时,先注意其小话说什么,将小话中于议题相关的内容点出来鼓励其会上发言;当阻止恶劣的借题发挥、打“横炮”、影射性的“人身攻击”,借机报复等现象时,可不去评论“横炮”、“攻击”、“报复”本身对会议的危害,而是以严肃的表情,表明一种正气,请其他人发言,收到制止这些现象的效果等等。
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