文件管理制度
一、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合公司实际，制订文件管理制度。
二、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料等。
三、按照规范统一的原则，公司各类文件分别由行政办公室归口管理。
四、公文的签收
凡来公司公启文件均由行政文员登记签收，并交行政办公室主任拆封（私件除外）。在签收和拆封时，均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕按照文件管理制度应拒绝签收。
五、公文的编号保管
公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政办公室保管，不得个人保存。
六、公文的阅批与分转
1、凡正式文件均由行政办公室根据文件内容和性质阅签后，由行政文员分送承办部门阅办，重要文件呈送分管副总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，依照文件管理制度一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由行政办公室直接分转处理。如
涉及几个部门会办的文件，应请示副总经理后再分转处理。
3、为加速文件运转，行政办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按副总经理批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
七、文件的传阅与催办
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交行政办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，行政办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、行政办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即照文件管理制度指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
八、发文的规定
1、公司上报下发正式文件必须经副总经理批准，由行政办公室行使权力，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作
要求发文，应向行政办公室提出发文申请，并将文件底稿交行政办公室审核，报副总经理批准。
九、发文的范围
1、凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。
2、公司下发文件主要用于：
（1）发布公司规章制度。
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。
（3）公布公司体制机构变动或管理人员任免事项。
（4）公布公司的重大工程施工、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定。
（5）发布有关奖惩决定和通报。
（6）其他有关公司的重大事项。
3、公司向上行文、对外发文主要用于：
（1）向董事会呈报工作计划、请示报告、处理决定。
（2）同兄弟单位联系有关重大工程施工、技术、人事劳资、材料供应、经营管理、党群工作等事宜。
4、在公司日常生产施工、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由部门书面通知执行，一般不用公司文件发布。
十、发文程序规定
1、公司需要发文，由行政办公室草拟文稿，报副总经理签发。
2、草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
十一、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门经理签写便条，对有密级的文件须主管副总经理同意方可借阅。
十二、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得违反文件管理制度将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
十三、行政办公室对承办的公文应抓紧催办，定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任人，并如实向公司报告。
十四、公司应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
十五、文件的归档范围
凡下列文件统一分别由行政办公室负责归档：
1、上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复。
2、公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导讲话和生产经营工作等。
3、公司周行政例会、月行政例会、协调会、施工工作会议等会议记录。
4、参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇
报发言材料等。
5、上级领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。
6、反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像、摄影制品。
7、公司日志和大事记。
8、公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
9、各部门日常工作中形成的活动资料、设计图纸、施工方案等由各部门负责立卷归档管理。
十六、立卷归档管理要求
1、文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档管理。
十七、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政办公室应定期清理造册，进行销毁。
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