OA系统在烟草企业的综合运用
摘要：为进一步提高管理水平和无纸化办公水平，全国烟草企业都增加了很多应用软件，比如OA系统、人力资源系统、财务管理系统、绩效考核系统等等。这些系统在一定程度上提高了整个企业的工作效率和管理水平，但是同时如何提高资源利用率，避免资源浪费成为现在烟草企业信息化发展的瓶颈。OA系统作为基础数据比较全面的企业管理软件具备了很多应用软件所需要的数据和特点，所以通过OA系统加强资源整合是提高资源利用率的有效途径之一。
关键字：烟草企业 管理 OA系统 系统集成
OA（OFFICE AUTOMATION）系统即办公自动化系统就是采用Intranet技术使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度是衡量其实现现代化管理的标准，也是提高无纸化办公水平重要途径。在在全球化的竞争过程中，企业对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确.已越来越成为影响到一个企业市场竞争能力。百分之九十以上的烟草企业已经广泛的应有OA系统，这也是国家局提倡无纸化办公的重要举措之一。
一般OA系统相对其他应用软件有其自身的特点： 1．实行群体协同工作
这里所说的群体协同工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。
2．为企业全体员工提供帮助
办公自动化应该作为部门除了生产控制外的信息处理与管理的集合，对于单位的领导来说，办公自动化系统的决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据，高层决策不再是不了解情况.缺乏数据的环境下进行，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。对于中层管理者，办公自动化系统是信息管理系统。而对于普通管理者，办公自动化系统又是事务/业务处理系统。办公自动化系统能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境。使之准确、高效、愉快的工作。
3．拥有最基础数据
OA系统的数据库包含了职工姓名、年龄、职务、权限等等全体职工的基础信息，而且可根据需要对企业标志、机构组织等进行设臵，并进行人员的注册，为其设臵口令、Email地址、权限、角色等，使之具备烟草企业的特色。
4．流程化管理
OA系统为每项工作设臵了流程，从每项工作的发起、审核、校对、发布，按照人员角色和权限分配工作，实现了流程化管理，也明确了职责。
5．操作简单，管理方便
采用当今最流行的Browser/Server结构，因为它不需要在用户端安装专用软件，只需浏览器就可以使用系统的所有功能，操作简单，节省培训费用。而且对各类办公文档、公文等进行了全面统一的归档管理，并利用浏览器来提供统一的用户界面，极大地提高了工作的效率和质量。
鉴于以上OA系统的特点，充分利用其特点，整合各个应用软件共有数据，提高各系统集成度，能有效降低资源浪费。
一．OA系统特点的利用 1．流程化管理特点的利用
为适应行业新形势、新阶段、新任务所提出的新的发展要求，国家烟草专卖局下达了《关于烟草行业全面实施ISO9000质量管理体系的指导意见》，全国烟草系统都在全面推行和贯彻ISO9000质量管理体系建设。但由于ISO9000的推行缺乏有效的固化手段，时间一长相关措施的执行往往会流于形式，制定的质量管理制度也被束之高阁。虽然ISO9000标准倡导的文件化要求对质量管理制度、标准业务流程的固化起着相当好的作用，但由于文件与业务是可以分离的，企业实际业务运作是否严格按文件要求执行，也就因企业的管理水平、员工的质量意识等因素的不同而相差甚远。因此，ISO9000要在企业长期有效地运行，就需要寻求更为有效的固化手段——信息化技术。 通过与OA系统的结合，可以有效固化ISO9000的流程，并能达到以下功能：
（1）兼容性高，适用性强。利用了OA系统已有的基础信息平台与成熟的流程自定义管理平台，能够大大减轻系统维护工作量，保留用户使用习惯，实现一体化登陆，用户无需重新学习即可熟练使用。
（2）保留工作痕迹。公文管理流程中：为了记录流程当中各个环节人员所有的工作记录，实现痕迹保留功能，系统有效的记录文档中修改的过程环节，以便查阅检索。申请审批流程中：记录当前流程审批人员的意见记录，以便其它参与者以及申请人进行参考.查阅。
（3）减少操作，提高效率。通知、公告等可以一处发布，多处展现，即在两个系统中同时展现；在OA系统与体系管理系统之间的文件可以直接引用；整合权限设臵接口，实现两个系统管理结构权限的一致性，同时保证权限设臵与修改的一致性，提高安全性与保密性；整合流程定义、表单定义接口，保持OA的使用操作习惯，提高系统应用性，使我局广大员工快速熟悉体系管理系统的使用。同时，减少用户系统维护和再开发扩展工作量。
2．操作简单，管理方便特点的利用
为了解决审核人员出差在外无法及时审核待办文件和待审批文件的问题，可以充分利用OA系统的Browser/Server结构，不需要安装客户端专用软件，只需浏览器就可以使用的功能。审核人员只需要有一部普通手机并开通GPRS就可以通过手机上网的形式实现移动办公。
二．OA数据库的综合利用 1．OA系统与绩效考核系统的整合
烟草系统通过进行内部的考核、自身的比较，从而推动企业的发展。但是目前，无论是对标还是月度考核，都是依靠人工进行数据上报后，再由人工进行汇总和计算，由于部室众多，尤其是涉及的指标项繁多，对标和考核的工作量大，给相关部门带来了极大的工作压力，而且无法进行各种数据的对比，无法有效的通过数据提供预警，无法通过管理集中化、决策智能化来不断提升企业管理水平。
OA系统中的绩效考核系统实施后，可以达到下述目标：
无纸化操作：无纸化办公，全部操作电子化，节省了打印、笔墨、纸张等资源，节省了信息传递的时间，节省了公司运营的成本。
规范对标、考核流程：严格按照既定的规范进行对标和考核，有利于规范公司内部的考核流程，考核结果真实有意义。 提高公司管理效能：真实记录考核结果，领导或指定的人员可随时查看，通过多种报表数据，做到科学分析、有效管理。 提高决策的科学性：通过对标考核系统，高层决策以数据和真相为依据，做出的科学的决策，正确、有力。
降低对标、考核工作量：数据采集、计算、处理、报表全部由系统完成，极大的降低了对标过程中人工的参与度及工作量。
2．OA系统与人力资源系统的整合
目前，烟草系统的人力资源管理面临巨大的挑战，一是从单纯的人力信息维护管理向战略型人力资源管理转型，不但要对人员信息进行维护和管理，而且通过基本信息的管理帮助企业开发利用好现有的人力资源、控制人力成本、提供决策支持的人力资源信息等，从而确保企业完成既定的发展目标；二是要全面提高人力资源管理的效率，三是对通过人力资源管理对内部员工的职业发展起到良好的推动和指导作用、提高员工满意度。
在人力资源管理方面出现的各种问题主要由于人力资源管理的现状决定：
第一：分散的人员信息。 烟草系统在全国都有分支机构，员工分散在全国甚至全球各地，很难将所有员工的信息进行统一，并进行有效的组织和管理，这一方面对企业的人力资源管理的要求非常高，另一方面增加了管理的成本，对企业的人力资源管理形成了非常大的困扰；如果各分支机构单独管理，又会造成下面的一些问题；
总部
第二：不同地域，人力资源管理者的水平参差不齐。 烟草系统在全国存在分支机构，由于各分支机构的人力资源管理者水平参差不齐，管理流程不统一，从而导致对人力资源管理的水平和效率不同，如信息维护混乱、效率低下等，造成企业整体的人力资源整合困难；
第三：各种系统的整合性差。
总部信息汇总资源信息资源信息资源信息第一分部第二分部第三分部
在不同的历史时期，企业中各分支机构或不同的职能部门开发使用的不同的系统在集成方面存在较大的问题，一方面分支机构或各职能部门对员工信息数据进行重复的录入和更新，增加了人力资源管理的工作量，另一方面，各分支机构或职能部门的数据无法进行有效的组织，从而缺乏完整的员工个人记录，无法对员工的各种信息进行完整的管理。
通过OA系统中的人力资源管理，可以有效改善上述问题。
业务覆盖所有的人事管理（入职、调动、转正、离职、退休等，调动支持集团内任何组织间的调动）
人员的信息可历史追溯，即便是跨公司（子公司），人员的发展历程明确直观。
为培训、绩效、薪资等模块提供参数，为其他应用系统（如财务等）提供标准的数据接口。 在人事信息中可以直接查询人员的培训、绩效、薪资的数据信息，实现员工信息的集中管理。
3．OA系统与财务管理系统整合
随着国内烟草市场日益国际化，国内烟草商业企业面临着严峻的挑战。在国家烟草专卖局局的“电话访销、网上配货、电子结算、现代物流”指导思想下，强化以省为单位的销售网络建设，取消县级法人，加强专卖管理的力度，提高市场净化率以及市场占有率；同时推进“按单组织货源”的工商协同管理，以客户为中心大力向服务型商业模式转变。行业商业信息化应用系统建设也正逐步适应商业企业的现代物流零售应用商业模式，采用先进的IT技术手段，提高物流周转管理水平，提升客户满意度，有效降低行业物流成本。
以省公司为单位的集团财务系统，与业务紧密结合，实现“财务业务一体化”，实现卷烟销售和调拨的电子结算，满足行业财务应用的特殊需要，突出集团宏观管理和多级控制
OA系统与财务系统的结合，即打破了传统财务系统独立运作，造成信息孤岛的问题，又节约了企业成本，OA系统与财务系统可以共享一套软硬件设施。
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