企业为什么需要OA办公系统
企业OA办公系统是建立在企业不断发展及不断适应市场竞争的时候，才会有强烈的需求。随着企业管理手段的不断创新，人们对管理的要求也在不断的提高，一些成长型的企业规模不断在扩大，人员、设备、环境等条件都在不断的增长更新，面对日益壮大的规模，传统的管理手段与模式已经不能为企业的成长提供有力支持的时候，企业就会感觉原先的管理方式对企业的更大发展已经越来越力不从心了。这样的结果就导致一些有创新意识的企业家们开始寻找新的出路，采取更加有效的手段，从而解决企业管理所面临的一系列问题。 企业在不断发展的过程中，作为企业的领导层，对市场信息的了解，公司内部人员管理和生产销售财务等诸多方面都表现出强烈的掌握欲望，以便在企业的未来发展中做出正确的战略规划，而传统的方式已经不能解决这些问题，这样就需要一种全新的辅助手段，来帮助企业的领导层解决对企业掌握不充分的问题;那么企业信息化，作为企业成长中的一种全新的辅助手段，是提升现代企业管理的重要方面之一，通过实施信息化来解决企业存在的一系列问题，从企业自身的发展来看，OA办公系统已经是企业在成长与发展过程中的重要部署之一。
一、生产与销售之间需要OA办公系统
以传统手段经营的企业，生产部门与销售部门之间是通过人为的方式进行沟通，相互之间的沟通没有形成一种统一规范的形式，而且这种语言的沟通在传达上还容易出现理解上的偏差。企业的销售人员对产品的理解主要是来自市场的需求，而生产人员对产品的理解主要是来自产品的性能。双方之间如果只是靠主管的领导之间的语言沟通，受个人主观意识的影响，很容易就出现理解上的不一致，极有可能导致生产出来的产品和销售部门理想中的产品存在很大的差异。特别是在处理一些紧急订单的时候，对于一些企业来讲，客户突然增加紧急订单或者追加订单数量是常有的事情，在面对这样情况的时候，企业的生产部门和销售部门之间的沟通就显得尤其重要了。
二、员工与管理需要OA办公系统
对于一个企业的管理而言，主要是以企业最上层面的领导和各个部门的主管人员来分开管理，来经营企业正常发展的，作为企业的领导，不太可能对企业的每一件事情每一个员工都了如指掌。最大限度的就是定期的通过与主管部门的负责人通过会议的形式，对下面的情况进行了解，这个时候的领导所了解的信息和企业的实际情况是有很大出入的。这也是现代企业的一种普遍现象。特别是对那些人员流动比较大的中小型企业而言，对人员的管理就显得尤为重要。可以说，企业的根本并不是掌握在领导的手里，而是掌握在员工的手里，一个销售人员可能要掌握企业很大比例的客户资料，如果企业领导对这些工作人员不能有很好的管理，一旦销售人员离职，就有可能是随之而来的失去一大批客户资源。另外，对于一些生产制造型企业来讲，企业的生产技术人员和产品设计人员的管理也非常重要。
三、库存与原材料管理需要OA办公系统 制造型企业的主要工作就是把原材料加工成产品，满足市场的需求。企业领导如何掌握库存的信息和原材料市场信息，是直接影响企业生产成本的重要因素。原材料的市场同样也是在不断的变化，价格的上涨下跌、市场的存货状况、新材料的上市等一系列信息都是需要企业随时来掌握的。特别是一些需要两种或者多种原材料的制造型企业，对原材料信息的掌握就显得更加重要了。另外，对库存的管理，很多企业在全国的很多城市都成立了办事处或者分公司，这些公司主要是负责该地区的产品销售和市场调研等工作，而这些各地的分支机构除了要完成总公司安排的各项任务之外，好要时刻了解本部的产品库存情况，才可以对市场做出相应的应对措施。如果对库存的掌握力度不够，就很有可能导致一种产品的积压或者销售脱节等现象。
四、市场竞争需要OA办公系统
随着市场竞争的不断加剧，竞争的形式也层出不穷，这个时候企业所面临最重要的问题就是该如何才能在竞争中脱颖而出，赢得更大的市场。为企业创造更大的价值。特别是一些处于成长型的企业，能够很好的把握市场和竞争规律，对竞争对手有充分的了解接显得特别重要了。以往的企业在面对市场竞争的时候，也只能做到出现问题之后才开始采取应对措施，只能等到事情发生之后，才知道该如何解决问题的办法。因为对市场和竞争对手们缺乏了解，所以，没有办法做到预防和防范，在竞争中，对虽然能够取得竞争的胜利的，但是，由于缺乏对竞争对手和市场信息的及时掌握，也会导致一些不必要的损失。
上述的企业OA办公系统的四个需求方面，只是OA办公系统为企业所解决的一些表面问题。其实，企业信息化是建立在企业不断发展及不断适应市场竞争的时候，才会有强烈的需求。特别是随着信息技术的飞速发展，信息资源的共享越来越便捷，能够时刻掌握市场的动态和整个行业的发展现状，是企业能够提升竞争能力的基本要求。企业通过利用OA办公系统信息化手段;对外，时刻掌握行业里的整体趋势；对内，时刻了解企业内部人、财、物等各个方面的信息动向。对内外信息的结合，才能够采取更加切实可行的发展手段，为企业的发展提供优质的信息参考依据。特别是一些求发展，促成长的中小型企业们，能够通过信息化手段提升企业的竞争能力和综合实力，是企业发展的重要手段。
OA选型需关注的五大关键因素
经过十几年的信息化发展历程，OA依靠稳定的安全性.通讯的便捷性.人性化的监管性等优势在广大企业中迅速普及，在众多企业中，办公自动化系统已成为企业内部的管理运作核心，为企业发展起着不可估量的作用，但其中也有部分企业，尽管上了OA系统，不仅没有体会到高效办公，反而被系统拖得人员疲惫，资金投入也付之东流。
因此，在业界对于OA选型的问题讨论从未停止过，而且有愈演愈烈之势。但由于市场上OA厂商众多，企业在OA选项往往会出现困惑。不知道如何从众多产品中挑选到适合企业自身发展的OA软件。面对琳琅满目的协同产品，如何把好选型关，找到最适合自己企业的软件是值得CIO们思考的问题。而在笔者看来，企业OA的选型更应关注以下五大因素，这样方可保证OA系统在企业中良性健康运行。
流程管理
流程管理是OA系统最重要的核心。因为OA系统的核心作用就是解决多人员、多部门间的高效协同办公问题，而这个工作正是通过流程管理来完成的，流程管理贯穿整个OA系统，也正因为强大的流程管理，OA系统才能够真正实现解决信息孤岛，打破部门壁垒的作用。
OA系统中，流程管理以事务性流程居多，即非业务性流程。但部分研究院、事业型单位、中小企业等也在通过OA系统管理大量的业务流程。集成业务流程管理，也是OA系统发展的一个重要趋势。之所以出现这种情况，是因为这些企业缺乏适合自己的业务管理系统，而通过对OA系统中的流程管理进行改造，来实现业务管理是一个行之有效的办法，既实现了办公、业务一体化管理，又非常的便利，成本也很低。
扩展性
与企业现有ERP、CRM、HR、财务等系统相融合集成，是OA系统的大势所趋。这是因为OA系统已经逐渐成为企业信息化办公的中枢系统，由于OA系统面向管理者的特点，越来越多的企业开始把信息化的目光转移到协同管理领域，并将打破信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛，构建统一办公门户作为信息化建设的一项重要任务，这时候就需要平台之间的整合集成。或许，未来OA将发展成所有系统的桌面形式。
移动性
据调查显示，在全球范围内有32%的员工在工作中依赖超过一个以上的移动设备。就协同OA软件而言，大部分应用在于协作和沟通，移动化可以极大提高工作效率。由此可见，移动协同OA的应用需求十分旺盛。因此，在企业的软件选型过程中，移动性也必将成为重要的考虑因素。这样企业员工可以不受时间和空间的限制，利用碎片时间进行任务处理，保证业务的随机处理性。
易用性
由于大部分组织内部人员年龄跨度较大，每一代人对操控性的概念和需求。比如60后的领导对电脑操作不熟练，70后喜欢用键盘，而80、90后喜欢用触摸屏操作，众口难调，给软件的选择带来了新的难题。
企业信息化需要让组织全体员工包括领导都真正参与进来，尤其是日常办公中必不可少的协同OA软件，易用性仍然是选型中的首要因素。市场上很多软件操作起来复杂异常，通常仅教会企业决策者一方熟悉掌握就需要花费很长一段时间，更不要说让企业全体上下熟练运用。很多企业就因为操作太复杂无法全员化使用而最终放弃。
稳定性
软件产品的稳定性和成熟度，是衡量软件优劣的一个重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的一个例证。如果某软件厂商是成立不久的OA软件厂商，其OA软件便不可能具有较高的稳定性和成熟度。因为软件的稳定性和产品的成熟度，是在用户不断反馈应用体验之后，再通过企业自身不断改进，这是一个循序渐进的进程，属于长期的过程。反之，如果没有一定时间和行业背景的沉淀，就妄谈自身产品具有很高的稳定性和成熟度，那无疑是一种言不由衷的谎言。
技术发展日新月异，要求协同OA软件选型必须跟得上技术和需求的潮流，才能让先进的信息技术为我所用，提升管理效率。而不能与时俱进的产品，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。因此，OA软件的实用功能能否满足企业自身的需求。只有目标明确，反复对OA软件进行准确而详尽的分析，才能选好OA的型。选对了产品，用透了软件的功能，才能实现找对门做对事，才能够走好企业信息化的第一步。
