部门职能及岗位职责
一、岗位职责
（一） 总经理岗位职责
1、负责企业日常行政、经营和管理全面工作；
2、负责组织协调和调度总公司各部门、各分公司的日常工作；
3、负责组织制定并实施公司的行政管理、招商经营、物业管理、房地产及热力项目开发各项规章制度，实现管理科学化、规划化。
4、负责审核、批准董事长授权范围内的各项日常开支。
5、负责审定对招商、经营、物业管理、房地产及热力项目合同及企业的总结、报告、计划以及复函、电文等文稿，及时解决在执行中出现的问题；
6、及时掌握市场信息，以便拓展企业的各项业务，以助于企业制定招商确定经营策略，以实现经营效益最大化；
7、组织公司各部门制定并实施年度经营承包计划和总公司的年度经营计划；
8、负责组织定期召开总经理办公例会，研究解决各部门在执行中出现的问题，检查各项工作的落实情况，并提出下一步的工作计划；
9、组织公司职能部门做好员工的培训、绩效考核和管理工作，提高员工整体素质；
10、完成董事长交办的其它工作。
行政办公室
一、部门职能
负责公司日常行政事务性工作，负责文件起草、打印、收发、文书档案，；办公
1 设备及办公用品，公司车辆等管理工作；负责公司营业热照登记、注册、审核、年检、变更等工作。
二、部门岗位职责
（一）主任岗位职责
1、根据总经理的指令，负责组织公司综合性工作计划、指示、报告、总结、简报、通知等公文起草工作；
2、负责组织、安排公司的办公例会及其它各类会议，组织有关文件资料，准备决议的编审工作，记录整理会议纪要，并在会后负责按会议决议核查、监督各部门各项工作的落实；
3、负责做好客户和来宾的来访、来信和投诉的接待工作；
4、负责公司营业执照、登记、注册、审核、年检和变更工作；
5、负责公司的车辆管理工作；
6、负责公司通讯工具（固定电话和移动电话）的管理工作；
7、负责公司办公用品的管理工作；
8、负责公司对外招待费的管理工作；
9、负责公司日常行政管理工作和各部门之间的协调工作；
10、负责安排节假日值班和礼品采购工作；
11、负责制定本部门的工作和对本部门的人员的考勤考绩工作；
12、完成总经理交办的其它工作。
（二）主管岗位职责
1、在办公室主任的领导下，主管办公室日常行政工作；
2、负责做好公司各部门请示、报告、通知、通报、报销单据的收发工作；
2
3、负责做好公司各部门办公用品采购计划的审核、汇总、报批和办公用品的采购、保管、发放及费用结算工作；
4、负责公司固定电话缴费和移动电话话费充值卡的采购保管工发放工作；
5、负责做好公司各部门的文印工作；
6、做好电话转接、宾客来访、投诉等日常接待工作；
7、负责公司各部门报纸刊物征订和分发；
8、协助办公室主任做好公司车辆的调度工作；
9、协助办公室主任做好公司各类会议的组织准备工作；
10、负责办公设备使用、维修和耗材采购工作。
（三）内勤岗位职责
1、在办公室主任的领导下，负责公司来宾的接等和来电接转工作；
2、负责接待和安排来访或公司领导约见的客人；
3、负责公司电话总面的接转、并做好记录；
4、协助行政主管做好公司各部门的报刊、邮件的收发和文印工作；
5、协助人力资源主管做好应骋人员的登记和接待工作；
6、及时准确地记录、汇总、报送本部门员工的考勤；
7、完成上级领导交办的其它工作。
（四）驾驶员岗位职责
1、在办公室主任的领导下，负责公司的公务用车；
2、服从调度安排，严格根据派车指令，执行出车任务；
3、负责车辆的日常维护和保养，注意保持车辆整洁；
4、努力钻研业务技术，熟悉车辆性能，保证车辆随时处于良好状态之中，发现
3 不安全的因素；及时排除；
5、加强安全意识，自觉地遵守交通规则，保证行车安全；
6、配合调度做好车辆的维修保养和年审工作；
7、严格执行车辆管理规定，节约用油耗；
8、下班后按指定地点停放车辆；
9、注意仪容仪表、礼貌用语、敬业守业、尽职守时；
10、不得公车私用，不准把公车交给他人使用；
11、完成上级交办的其它工作。
三、部门管理工作规程
（一）主任管理工作规程 每日：
1、提前到岗，整理自己仪容、仪表和办公室卫生，进入工作状态；
2、检查本部门员工到岗情况和仪容仪表情况；
3、协调各分公司、各部门之间的工作关系；
4、接待和处理外来客人的意见和要求；
5、布臵本部门工作并督促检查进展和完成情况；
6、负责公司下发公文的起草与发文前的审核工作；
7、初审有关请示和报告；
8、完成上级交办的其他工作；
9、填写个人工作日志。 每周：
1、通知召开公司领导班子会议和参加公司周六总经理办公例会，汇报一周
4 来的主要工作完成情况及下一周安排，并认真做好会议记录；
2、星期一上午写出经理办公例会会议记录并下发；
3、周一上午召开本部门工作例会传达会议精神，布臵本部门工作；
4、每周至少检查一次车辆使用情况；
5、掌握各单位和各部门的工作计划进度；
6、配合企管部对两分公司进行每周的纪查工作。 每月：
1、审签部门员工考勤表；
2、制定本部门月工作计划；
3、收集汇总分公司、各部门月工作计划，结合公司的实际，拟定公司月工作计划草案，报公司领导班子会议审核通过后，整理下发。
4、组织召开本部门月工作总结会，肯定成绩、找准问题，布臵下月工作重点；
5、根据员工的岗位情况，每月分别进行一次有针对性的培训；
6、组织对本部门的员工的考核工作；
7、组织分析当月车辆维修的能源消耗情况，制定节能降耗措施和下月耗油计划；
8、根据三部门和公司实际，制订本部门费用支出计划；
9、收集两经营单位和公司各职能部门每月资金收、支度划，报公司财务部。 每季：
1、协助企管部进行客户满意度调查和分析客户满意度的有关情况，为落实整改措施提出建议；
2、参与企管部组织的消防安全、设备设施的检查工作，对存在的问题提出建议；
3、组织本部门有关人员购买车辆养路费；
4、汇总办公和通讯费用使用情况，为季度考核提供依据；
5、根据公司的实际情况，写出公司季度工作总结。 每年：
1、起草年度工作总结、报告；
2、筹备召开公司年终工作总结暨表彰大会；
3、办理车辆年检及保险的有关事宜；
4、做好公司的营业执照、外汇登记证、批准证书和组织机构代码证等的年审工作；
5、会同企管部做好中秋节、春节员工福利计划和采购工作。
（二） 主管管理工作规程 每日：
1、提前到岗，整理办公室卫生和本人仪容仪表，进入工作状态；
2、检查自己下属人员的到岗情况和仪容仪表情况；
3、协助主任协调各分公司和部门之间的工作关系；
4、按车辆管理有关规定和要求合理调度车辆；
5、完成当天的打印复印工作，做好纸张等文具用量记录；
6、接待外来人员的来访来电有关事务；
7、填写三部门员工考勤表；
8、记录个人的工作情况；
9、完成上级领导交办的其他工作；
10、下班前整理个人办公用品，保持办公桌的整洁。 每周：
1、通知各分公司、各部门有关人员参加公司的周例会和其他会议；
2、参加公司周例会，认真做好会议记录；
3、草拟公司周例会会议纪要；
4、负责公司行文的下发、登记工作；
5、每周查看一次车辆使用情况；
6、负责公司宴请的订餐工作。 每月：
1、汇总本部门员工考勤情况，经主任审核签字后报公司；
2、按时收集各分公司、各部门资金收、支计划，并报给财务部
3、按时收集各分公司、各部门月工作计划安排计划，报主任；
4、汇总各分公司、各部门打印、复印所用纸张数量，核算后转给内勤；
5、负责对办公、通讯设备账目的管理工作和记载工作；负责联系所属设备的维护，员工调动时，负责通讯、办公设备的移交工作；
6、负责办公用品的小型采购与分发；
7、参与办公室轮流值班；
8、检查本部门员工对制度的落实情况；
9、参与公司组织的对下属各种检查工作；
10、整理当月收发文件资料，按存档要求分类保管。 每季：
1、实施客户满意工程，根据本部门的实际，及时向主任提出整改意见；
2、负责对各分公司、各部门办公用品、通讯费用的汇总，为公民事考核提供依据；
3、协助主任收集各分公司、各部门季度工作情况，为主任草拟公司季度工作小结提供材料。
每年：
1、负责公司各类营业执照、外汇登记证、批准证书、组织机构代码证的变更及年检工作；
2、根据公司安排，负责员工福利事宜的联络、采购、分发；
3、协助主任筹备召开公司年终总结暨表彰大会；
4、协助主任办理车辆年检及保险事宜。
（三） 内勤管理工作规程 每日：
1、提前到岗，整理办公室卫生和本人仪容仪表，进入工作状态；
2、负责各分公司及部门的合同（协议）法律的审核传递和其用章的申报；
3、负责各分公司、各部门的请示、报告、报销单据的登记及传递；
4、协助车辆调度员调度车辆；
5、负责车辆行驶记录；
6、做好个人的工作记录；
7、下班前检查办公区各办公室，会议室门窗关锁和电源开关情况；
8、完成上级领导交办的其它工作；
9、下班前整理个人办公用品，保持办公桌面的整洁。
8 每日：
1、协助主管通知各分公司、部门有关人员参加公司的周例会和其他会议；
2、主管不在时参加公司周例会认真做好记录，根据记录草拟周例会纪要；
3、协助主管做好公司来宾的食宿预订工作；
4、协助主管办理公司行文的下发工作。 每月：
1、负责公司有关人员的手机费、固定电话费的交纳并编制费用支出报表；
2、汇总编制办公用品分发费用明细报表；
3、负责车辆用油的计划编制和购买油卡；
4、负责公司烟、酒的采购、保管，根据领导批示发放；
5、参与处理公司对外法律纠纷事宜。 每季：
1、协助主管编制通讯、办公费用汇总报表，为公司考核提供依据；
2、做好车辆养路费的购买计划；
3、收集汇总各分公司和各部门办公用品申报，编制季度办公用品开支计虹，待领导审批后，协助材料部购买力并发放。
每年：
1、汇总一年来办公室车辆用油数量、维修及费用支出报表；
2、汇总一年来办公通讯费用的支付报表；
3、汇总一年来招待费用支付和招待用烟酒采购报表；
4、协助主管办理员工的福利事宜；
5、协助主任筹备召开公司年终总结暨表彰大会。医院
（四） 驾驶员工作规程 每日：
1、提前到岗，负责车辆的日常维护和保养，保证车辆随时处于良好状态之中，发现不安全因素，及时排除；
2、在办公室等候，保证公司的公务用车；
3、严格执行车辆管理规定，节约用油除低能量消耗；
4、下班后按指定地点停放车辆；
5、完成上级领导交办的其它工作。 每年：配合调度做好车辆的维修保养和年审工作。 财务部
一、部门职能
负责公司财务工作的计划、组织、核算、控制和管理、指导和监督业务部门进行资金运行和管理，增加经营收入，节约费用开支。
二、部门岗位职责
（一）经理岗位职责
1、负责公司财务日常管理工作；
2、负责编制财务年度计划，并组织实施；
3、审核公司各部门与各分公司的费用支出；
4、负责各项资金的运作，调剂各业务部门所需资金，保证各项经营活动的正常运行；
5、参与重要经济合同协议方案的研究、审定和管理；
6、定期向总经理提供财务管理情况和财务分析资料；
7、完成上级领导交办的其它工作。
（二）经理助理岗位职责
1、负责统筹财务账目的设计，合理避税；
2、负责配合融资工作，编制银行报表；
3、负责编制会计报表，填制各项纳税申报表；
4、负责向税务机关进行纳税申报；
5、负责对经营部门的考核；
6、定期编制财务报表；
7、完成上级交办的其它工作。
（三）会计主管岗位职责
1、按照会计制度与会计核算原则处理账务；根据会计规定设臵账目；
2、按照适用的会计核算方式记账；
3、负责发票的购买、核销；
4、办理各税务事项；
5、编制半年财务报表，编制银行报表；
6、负责审核经营部门考核报表；
7、负责公司债权债务的清算；
8、完成上级领导交办的其它工作。
（四）出纳主管岗位职责
1、在部门经理的领导下，主管银行出纳工作；
2、办理日常银行结算业务，配合经理做好资金的周转调度；
3、负责公司银行账户的年检、审核、开发、销户资料，确保账户的可靠性、
11 安全性；
4、负责发票的保管和核销；
5、测算贷款财务费用，配合经理保障利息的正常偿还；
6、做好本部门日常考勤的记录工作；
7、完成上级领导交办的其它工作。
（五）出纳岗位职责
1、在部门经理的领导下，主管财务出纳工作；
2、严格执行现金管理和银行账户管理制度；
3、严格报销制度，认真审核原始凭证；
4、登记现金银行日记账，日清月结；
5、办理银行支票的交换与收缴；
6、完成上级交办的其它工作。
三、部门管理工作规程
（一）经理管理工作规程 每日：
1、提前到岗、整理自己的仪容、仪表和办公室卫生，进入工作状态；
2、检查本部门员工的到岗情况和仪容仪表情况；
3、组织日常会计核算；
4、审核处理日常报销；
5、审核合同付款；
6、掌握客户租房情况、供汽收费及其应收款情况；
7、协调财务与各部门的工作关系；
8、接待处理政府有关部门和其它组织的关系；
9、完成上级领导交办的其它工作。 每周：
1、参加公司周六经理例会，汇报财务本周工作及下周主要工作安排；
2、召开本部门工作例会，传达公司例会精神，布臵本部门的主要工作；
3、编制每周资金使收支情况明细表；
4、掌握和监督资金的合理使用，资金的回笼。 每月：
1、审签部门员工考勤表；
2、制定本部门工作计划和办公费用支出计划；
3、编制各部门、各分公司下一月份资金使用计划，报公共卫生司领导班子批准后实施，对当月执行情况简要总结汇报；
4、负责资金平衡，按时还贷付息；
5、组织对本部门员工的考核工作；
6、对合同动态管理；
7、按时报表及纳税。 每季：
1、
2、
3、
4、
5、
写出季度财务分析报告；
参加经营单位召开的经营活动分析会； 参加考核物资资金定额执行情况； 参与对各经营单位的考评工作； 参与公司废旧物资的处理工作。
13 每年：
1、
2、
3、
4、
5、做出全年部门工作总结； 做出年度财务分析报告； 协调与税务部门的关系；
配合办公室对各类执照、证书]登记证的年检工作； 结合公司要求，制定下一年度工作计划和培训计划。
（二）经理助理管理工作规程
每日：
1、提前到岗，整理自己的仪容、仪表和办公室卫生，进入工作状态；
2、组织日常会计核算；
3、配合有关部门，对房地产开发单位遗留账目进行核对；
4、掌握客户租房情况，及其应收款情况，
5、完成上级领导交办的其他工作。 每月：
1、对合同动态管理；
2、按时报表及纳税；
3、负责配合融资工作，编制银行报表；
4、负责对经营部门的考核。 每季：
1、参加经营单位召开的经营活动分析会；
2、参与考核物资资金定额执行情况；
3、对与对各类经营单位的考评工作。
14 每半年： 编制半年财务报表。 每年：
1、编制年末财务报表；
2、对账目进行处结和封账工作；
3、负责统筹账目的设计，建立下一个年度的账目；
4、协调与税务部门的关系，办理企业的税务年检；
5、配合办公室对各类执照、证书、登记证的年检工作。
（三）会计主管管理工作规程 每日：
1、提前到岗，整理自己的仪容仪表，进入工作状态；
2、阅读公司文件，学习公司的各项规章制度；
3、按照审核无误的凭证登记明细分类账；
4、根据审批支付凭证需要转账凭证；
5、办理税务机关的日常业务；
6、完成上级交办的其它工作；
7、下班整理个人办公用品，保持桌面的整洁。 每周：
1、学习公司例会精神和指示，安排本周重点工作；
2、整理公司签订的各项合同。 每月：
1、按照会计制度核算原则审核各种原始凭证；
2、编制外部记账凭证；
3、登记外部日记分类账、明细分类账；
4、汇总记账凭证登记总分类账；
5、填报纳税财务报表；
6、报送税务局报表，办理税务其它事项；
7、审验发票，购买发票；
8、整理各种合同；
9、核对内部往来；
10、核对库存商品；编制银行报表；
11、装订会计凭证。 每年：
1、编制半年和全年财务报表；
2、结转本年账目；
3、建立下一年度新账；
4、企业所得税汇算清缴；
5、配合企业工商年检，办理企业税务年检工作；
6、债权债务核对；
7、盘点企业库存物资；
8、审核库存资金定额执行情况和周转次数。
管理制度
一、办公管理制度 办公管理规定
为了加强、规范公司办公管理，确保公司办公工作顺利进行，特制定公司办公制度，请各部门遵照执行。
一、办公室文员工作管理要求：
1、严格遵守公司考勤管理规定，按照工作时间上、下班，做到不迟到、不早退或中途离岗、串岗；上班签到，不能签到者说明原因，不得委托别人或代别人签到。
2、上班须提前到达工作岗位并整理办公室内务，下班前要整理好办公桌面，保持室内清洁。
3、尽职尽责坚守岗位，及时并准确地完成上级交办的各项工作，当班时间不准做任何与工作无关的事情；不准拨打和接听私人电话、私自会客、干私事；看与业务无关的书、报，或在工作岗位上吃东西。
4、保守公司秘密，不准乱翻、乱看上级或同事的文件、资料。
5、办公区域内不准大声喧哗、嬉笑；保持办公环境的清洁卫生，不准随地吐痰、丢烟头、纸屑、杂物等。
6、办公设施要整齐放臵，办公室不准张贴、悬挂、放臵任何与工作无关的照片、图画或其它物品。不得随意变动办公区域内的各种公用设施，如有特殊情况需作变动的，必须报部门经理批准。
7、礼貌、热情、快捷、耐心地接听来电和接待来客，不与来客谈及与工作无关的话题。
8、节约办公用品，爱护办公设备设施；节约水、电，下班前关闭所有电源、门窗，做好安全防范工作。
9、办公室文员在试用期满期前，中文打字速度要达到50字/分，英文打字速度必须达到15分钟打满3页A4型纸。
二、公文版面设臵：
1、纸张：采用国际标准A4型（210mm×297mm）
2、页边间距：全部设臵为2厘米。
3、标题：字体采用宋体加粗小三号字。位臵臵中。字符是距，如标题长度超过或达到正文的一半，采用“标准”格式；如未达到正文的一半长度，则字符间距可加宽；如标题一行不能打印完，则可分两行打印，但分行时不能破坏句子的意群；如需加上文号或副标题，采用宋体字，字体比正文小一号，居中，放标题的正下方。
4、正文：字体采用宋体，小四号字，行间距用1.5倍行距；字符间采用“标准”格式；段首空两个汉字格（即四个西文字符），文中的年月日、百分数等数字统一用阿拉伯数字；文中的事项排序数字层次按以下顺序使用（如层次较少，可直接使用带括号的）
一、
二、三……
（一）、
（二）、
（三）……
1、
2、3……（1）、（2）、（3）……①、②、③……。
5、落款：在版面的右下方，格式同正文。
6、发文日期：在版面右下方，落款的下一行，用中文数字，大小同正文，不能简写。
7、表格间距设定为25磅。
三、各类公文的格式：
1、请示：是上行文，要求一事一文，并需明确提出本部的具体意见，以供上级领导参考，请示的写法如下：（1）标题：简明扼要地写明请示事项。（2）正文分三部分：第一：开头：点明受文者；第二：主体：明确请示缘由和请示事项；第三：结尾：采用请示语，如“以上妥否，请批示”，“妥否，请审批”等等。（3）落款：包括具名和日期，日期要写完整，不能简写（下同）。
2、报告：报告也是上行文，以陈述为主，实事求是的反映工作的真实情况，既要汇报工作，又要分析，以观点带材料，报告写法一般如下：（1）开头：称呼：写明报告对象；简要的概括报告的内容，开头段结束时用，“现将……情况报告如下：”。（2）主体：可包括工作情况，经验教训、存在问题，所采取的措施等内容，要求层次分明，合乎逻辑。结束语：一般写上“特此报告，”“以上报告，请审阅”等。（3）落款：要求同上。
3、通知：（1）会议通知：一般会议通知不用发文编号。标题：一般只写“通知”。内容：召开会的原因、名称、时间、地点、出席人员、有关事项等。落款：要求同上。（2）工作通知、指示通知、任免通知等：这类通知要求编发文号，存档，发文字号的格式（下同），由发文部门代号，年度（应全写、加括号）、顺序号组成。落款要求同上。（3）发布有关规章制度的通知：需编发问号，通知要说明指定有关规章制度的目的和要求，要求写得简短明了，排在有关规章制度的前面。落款要求同上。
4、计划（包括方案、规划、设想、意见等）：计划以叙述为主，其写法一般如下：
（1）标题：写明时间界限，计划内容等，如需讨论修改的，应在标题
19 后用括号注明“草案”、“讨论稿”等字样。（2）正文包括：计划依据、计划目标和具体措施等。（3）落款：要求同上。
5、总结：总结是叙议结合，以叙为主，间有议论，将所叙事实上升到理论高度分析，一般写法如下：（1）标题：视总结的内容有所区别，还可加上副标题。（2）正文包括：基本情况、主要做法、经验教训、存在问题及今后的努力方向等。（3）署名：可署在标题下面，也可写在文末。
6、会议纪要：会议纪要的格式如下：（1）标题：可直接写“会议纪要字样，也可写明会议名称。（2）正文：分三部分：第一：开头，概括会议基本情况，包括 会议时间、地点、与会人员、人数、会议主持人、记录人、会议目的和要求、指导思想、议程等；第二：主体，介绍会议主要精神。包括议论问题、结论、决议和任务等；第三：抄报、抄送领导或部门。
7、函：函适用范围较广，分公函和便函两种，公函是正式公文，包括：标题、发文字号、文头、印章等；便函，行文比较简便，可不加标题，不编发文字号。一般写法如下：函的语言要求准确、严谨、结束语有以下几种：如不要求答复，结束语用“特此函告”；如要求答复，可用“即请函复”，“特此函达，并希见复”；如是答复对方的函，则可用“特此函复”，“此复”等。便函的结束语多用“此致敬礼”。
8、合同：合同的格式可参考国家有关合同的规范文本的格式，一般包括以下四个部分：（1）标题：提示合同的性质；订立合同者的名称和简称；（2）合同条款，是合同的最重要部分，除写明附件的名称、份数、页数等，并附在合同后面。（3）尾部，包括落款、日期和附项。
四、行文收发文规定：
1、部门各类公文，如报告、请示、合同、计划、总结等，由承办人拟稿，部门经理核稿，由部门内勤登记编号后才能送公司办公室，报请总经理批示。
2、部门发文应按公文格式书写文稿，并由部门经理签发、内勤盖章后才能发出。公司内指令性文件须由总经理批准后，以公司办公室名义发文。
3、部门因工作需要，请求有关部门协助工作的，须报请总经理批准后，再转发文。
4、各部门上呈的文件除财务部经办的批文外，由部门内勤在每年的二月底前将上一年上呈的文件收集、整理送公司档案室存档备查。
5、部门内勤接到总经理批复文后须立即报给部门经理阅示，并按部门经理要求承办或转办。
6、凡部门安排外出参加会议带回来的文件、资料，应及时送回部门存查。
7、部门对上级或外单位行文，须按内部行文的规定，由拟稿人拟稿，部门经理签字，附情况说明报请总经理批准后发文。
8、员工承办公文所指定的工作时，必须认真负责。对自己经手处理的公文，应做到件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事，办理过程中出现问题须及时向上级汇报或请示。
9、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文叫内勤进行文件归档。
10、各级员工在调动时，应将文件进行清理，向接任人移交。
五、公章管理规定：
21
1、各部门公章要设定专人保管，使用部门公章要经部门经理批准，并办理登记手续。使用公司公章，必须填报公司公章使用登记表并附上需盖印章的文件、资料报总经理批准后，由总经理室秘书跟办。
2、公司（部门）公章原则上不得外借。特殊情况需带出的，必须经有关领导批准，由两个使用人签办借出手续。用印时，必须两人同时在场使用，使用完毕后必须及时归还，并补办登记手续。
3、公司（部门）公章不得按盖空白公文信笺。
4、未经批准擅自使用和外带公司（部门）公章者，作违反公司规章制度处理，造成影响的将视情况追究其法律责任。
六、文书档案管理规定：
1、档案员、各部门内勤要积极、及时收集应立卷的文件和资料。
2、文件及有关资料的借阅：借阅部门文件由部门经理批准。借阅档案室的文件由公司办公室主任批准。借阅秘密级以上的文件须在档案室内阅读，不得将文件携离档案室，阅后要在借阅登记表上签名。因工作需要借用非秘级文件，须办理借阅手续，阅后及时退还。
3、所立卷的档案，做到资料齐全、装订规范。
4、已不需再存档的公文，经过鉴别和部门领导批准后，部门文件、资料由内勤转档案员，由档案员统一定期销毁，不得随意丢弃。销毁秘密公文必须进行登记，并由办公室主任指定专人监督，保证不丢失，不漏销。秘密文件，不准作废品出售，一律集中送纸厂化浆处理或用碎纸机处理。
5、注意安全，保证文书档案无遗失，无虫蛀霉烂，无火警事故。
22 办公例会制度
为了规范我公司的各级例会制度，保证各项工作能更有效地上传下达，贯彻执行，特制定以下制度，望各有关人员依照执行。
一、各级例会的安排和内容：
每周六上午9：00召开集团周工作会议，由集团总经理（总经理不能主持时由总经理委托领导班子负责人）主持，出席人员为：总经理助理、经营管理总监、总顾问，各分公司经理及各职能部门的负责人参加。会议由办公室负责召集，办公室内勤负责记录并根据会议内容整理出会议纪要。会议主要内容：总结一周工作，颁布经总经理批准的新的规章制度和有关文件、文书。由各分公司和各部门负责人汇报本周工作安排和落实进度情况，工作中出现的新问题及解决措施，提出需要公司协调和解决的问题，根据会议内容，制定出下一周有专人负责的工作安排。
二、会议的注意事项：
1、公司例会由办公室指定专人负责会议的考勤、记录、会议纪要的发言与落实情况的督促工作，与会人员须做好各自会议记录，以便将总公司会议上颁布的新的规章制度和会议精神传达给各部门和每个员工。
2、各分公司和各部门召开的例会由各分公司和各部门指定专人记录、考勤，并对会议纪要存档。
3、所有参会人员不得无故迟到、缺席；会议期间除主持人外全体人员须将手机等通讯工具关掉，确保会议质量。
4、各分公司和各部门领导须对自己部门承办的各项工作进行全面的督导与检查；会上指定专人负责的工作，被指定人不得刻意推诿、懈怠，确有困难时
23 须及时汇报上级领导，以求得帮助解决。
5、会议上决定的事项或工作，需要报批的必须要报批，以文字作为依据。
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通讯费用管理规定
为了加强对通讯费用的管理，使其更好地为公司经营和管理服务，特作如下规定：
一、公司对有关单位和部门及有关人员核定的固定电话和移动电话通讯费用，是保证公司的正常经营管理需要的，因此，在加强电话费用管理的同时要确保电话畅通。
二、公司的行政办公室是办公电话的管理部门，负责各单位、各部门固定电话的配臵以及电话费用的管理，并定期或不定期检查电话的使用情况，提出考核意见。
三、公司行政办公室根据各部门工作需要，业务量大小对各部门办公固定电话费进行核定，拟订每月各部门话费标准，报公司领导班子批准后执行。
四、使用单位应严格控制，两经营单位对超出核定指标的话费，按照经营承包协议有关条款执行；公司各部门对超出核定指标的话费，由部门负责人负担。
五、固定电话不准拨打与工作无关的私人电话，对打私人电话所产生的费用由拨打者自行负担。
六、严禁拨打信息服务电话，发现和查实后对当事人处以话费五倍的罚款。如查不到当事人，其费用由当事人单位或部门主要负责人承担。
七、固定电话一般不外借使用，因工作关系需要外借拨打市话的，对所产生的话费按照0.50元/分钟的收费标准收取，对外借拨打长途所
25 产生的长话费用，按实际产生的费用收取。费用收取由所在单位或部门负责，费用收取后上交公司财务中心。
八、因工作需要，单位和部门可申请安装固定电话，未经批准擅自安装的，所产生的安装及话费均由个人支付，同时要限期拆除。
九、对部分管理人员和特殊岗位人员的移动电话话费，由公司行政办公室根据岗位工作的需要，核定月话费补标准，报公司领导班子审批后执行，每月超出部分由个人负担。公司行政办公室负责购买移动电话费充值卡并办理发放手续。困工作需要或工作岗位变化，移动电话费用的补贴标准也随之调整。
十、移动电话必须保证每天24小时畅通。不得以任何理由（充电、关机、欠费等）拒接工作电话，发现拒接电话，且对工作产生不良影响，视情节轻重予以处罚50—100元。
十一、因工作需要外地出差，拨打长途电话超出移动电话核定的费用标准，对超出部分的费用，凭费用单据和相关证明，经总经理批示后，公司财务中心给予报销。
十二、本管理规定自颁布之日起执行。对公司以前制定的通讯费用管理规定同时废止。
26 电脑管理使用管理规定
为规范电脑使用管理，除严格执行《办公通讯设备管理实施细则》的规定外，补充：
一、建立电脑使用管理责任制。电脑及附属设备的操作，由使用单位或部门主要负责人指定专职人员的进行操作，非操作人员未经批准严禁操作。
二、公司配臵的电脑及附属高备，只限于本单位、本部门使用，同时要加强对电脑的维护和保养。
三、严禁将电脑用于非工作性活动，对违反规定的，按以下标准罚款。
1、工作时间玩游戏和私事上网的，每发现一次处于50元罚款；
2、非工作时间玩游戏和私事上网的，每发现一次处于30元罚款；
3、因违反有关规定擅自操作，造成电脑及其设备损坏的，除按标准处罚外，由当事人负责赔偿，并视情节轻重予以处分；
四、电脑及其设备出现故障，使用单位和使用部门应及时上报公司行政办公室，行政办公室根据故障情况，联系有关维修单位和专业技术人员进行维修。维修所产生的费用从使用单位的维修费中列支。
五、本规定自颁布之日起执行。
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办公通讯设备管理实施细则
第一章 总则
第一条 为了加强对办公、通讯设备的管理，提高设备的使用率和使用寿命，第二条 第三条 第四条 第五条 第六条 使其设备更好地为公司各部门办公和公司建设服务，根据公司制定的《设备管理试行办法》的规定，制定本管理实施细则。
办公、通讯设备的范围是由电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、多媒体（音响设备系列）、空调等组成。
办公、通讯设备由公司办公室统一管理，使用单位和使用部门负责的形式。实行统一编号、登记建卡的管理方式，日常维护和计划维护相结合，操作人员与专业管理相结合，保证设备正常运行。
第二章 设备的申请购臵
办公、通讯设备的购臵由使用单位、使用部门根据工作的实际需要和公司的实际情况，提出设备购买申请。申请的主要内容包括：设备名称、所需设备的必要性、设备规格、型号和要求；从实际需要和技术方面考虑，由有关方面的技术人员进行论证；使用单位和使用部门主要负责人签认。
使用单位、部门将主要负责人签认后的购臵申请送集团办公室，办公室调查收集市场有关资料和市场销售价格，并进行研究后与申请单位和部门沟通后，由公司主管领导审批后报总经理批准。
公司领导或总经理批准后，由公司办公室将设备申请的复印件转送申请单位和有关部门。
28 第七条 在购臵、通讯设备前，首先要收集和筛选信息资料，对重要设备选择3—5家经销商，将收集到的资料完整和所售商品，按自身的选择要求进行排队对比。
第八条 与经销商洽谈。在初选3—5个经销商范围内，与经销商洽谈，洽谈的主要内容包括：产品的品牌、质量、性能、运输、安装、服务承诺、价格配件供应等，根据洽谈的情况，作为记录。
第九条 设备的定购。在确定供货商之后，由办公室购买。
第十条 对一般的办公设备可直接通过供货商购买，对大型的设备，如：复印机或3000以上的设备，双方可签订合同或协议。
第十一条 签订购臵设备合同（协议）的主要内容应试包括
1、办公或通讯设备的名称、规格、型号、数量；
2、办公或通讯设备的价格和付款方式；
3、交货期限及地点、运输及验收方式；
4、双方的违约责任及赔偿的金额；
5、产品的质量保证及售后服务的有关事宜等。
第三章 设备的验收
第十二条 设备的到货难收
所购办公用品、通讯设备到货后，材料设备应组织有关人员（管理人员、保管人员、技术员等），核对所购货物名称、规格、数量是否与合同（协议）相符，并逐件检查核对。
第十三条 检查产品合格证、使用说明书、相关图纸、随机配件及随机工具等是否齐全。
29 第十四条 对重要办公、通讯设备要做好验收记录，写明验收地点、时间、参加人员，对存在问题需供需双方签字认可，并要求供货方给予处理或调换及退货。
第十五条 办公、通讯设备购臵后，由材料设备部和仓库管理人员办理入库手续。
第十六条 办公、通讯设备购臵后，由公司办公室负责统一编号（按设备编号管理规定）和建立台账，同时建立、使用卡片，并将有关资料、图纸原件交办公室存档，使用计单位保存复印件，以便在使用过程中查找有关资料。
第四章 设备的使用
第十七条 办公、通讯设备使用前，由使用单位或使用部门办理出库领用手续。
第十八条 设备启用必须先经过使用单位或使使用部门的领导和技术人员对操作者进行培训。培训的主要内容：设备的结构、性能、技术规范、安全操作、维护保养、技术理论、操作技能、管理制度等，经考核确认合格后方能操作和使用设备。
第十九条 实行专人操作、专人负责。根据办公、通讯设备的实际，如：电脑、复印机、油印机、打印机、刻字机、音响系列和电话交换机等，必须专人进行操作。
第二十条 建立设备操作岗位责任制。其主要内容包括：
1、服从主管领导管理和指挥，负责设备的管理和使用；
2、负责对设备的维护和日常保养，确保设备干净卫生，正常运行；
3、在使用设备时，出现故障及时修复，对修复不了的，及时上报主管
30 经理；
4、作好设备运行记录，存档，以便备查；
5、保管好设备有关资料和配件。
设备的操作人员必须严格遵守定人定机和各项操作规章制度，正确使用和精心维护。
第二十一条 实行设备周保养制度，认真做好保养记录，记录要清楚、准确。严格执行设备鼓掌和事故报告制度，对设备故障和出现事故隐瞒不报而影响设备使用和工作的，要追究其责任；对违反操作规程或私自交给他人操作，造成设备损坏，由当事人负责赔偿所造成的经济损失。
第二十二条 认真填写保养记录。周保养和专业技术人员保养相结合的方式进行维护保养，对每次保养的效果和实际情况认真作好记录，以便备查。
第二十三条 建立事故报告制度。办公和通讯设备发生重大故障和事故时，使用人首先采取停机使用措施，然后及时向主管经理汇报并通知公司办公室，根据故障程度和事故情况，再进行解决和处理。
第五章 设备的更新改造
第二十四条 根据设备使用年限和实际实用情况，设备老化，使工作受到影响时，由使用单位或部门写出书面申请，经有关技术人员鉴定后，报公司领导审批后可以更新。
第二十五条 根据设备使用年限，零部件经常出现故障，影响设备正常运行的，由使用单位或部门写出书面申请，经办公室审核，报请公司领导审批后可以改造、更换零部配件。
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第六章 设备的报废
第二十六条 根据设备使用年限和实际运行情况，已不能再继续使用，由使用单位或使用部门写出书面申请或填写设备报废申请表，办公室牵头，会同材料设备部、企管部、财务部有关人员以及有关技术人员鉴定后，报请公司领导审批后，可做报废处理。报废处理由材料设备部负责，逼供内将报废出来结果填写在报废表上。
第七章 附 则
第二十七条 本细则和以前有关规定不相符的，以本细则为准。
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