文件收/发、打/复印管理规定
一、目的
为规范我公司文件收发管理，严格控制文件打印、复印成本，使员工养成良好的节约意识，特制定本规定。
二、适用范围
公司全体员工。
三、规定
1、传真文件的接收与发送
1.1接收的所有传真件应详细填写《传真接收记录》，并由接收人及时通知接受人。
1.2部分传真文件办公室根据其内容的重要性决定是否存档，经总经理签批的决议传真文件，总经理签批后当事人应将文件交予办公室档案室存档。
1.3信件、书刊、报纸等外来文件，应有保安值班人接受、填写记录并送交至办公室，由办公室分发至各部门并做好签收记录。
1.4各部门发出的传真件应详细记录《传真发送记录》。
1.5各部门需要邮寄的信件应统一交至办公室，由办公室统一邮寄。
1.6各部门的传真收发记录由办公室统一监督、检查，每月1日由办公室回收所有记录存档，备查。
2、文件打/复印
2.1各部门应培养节约用纸的意识，非呈报文件等没有必要打印出的可传递电子版，非重要文件提倡用单面作废纸张打/复印。
2.2能用双面打/复印的文件应设置双面打/复印。
2.3各部门人员对所有文件的打/复印都应自觉详细填写《文件打印复印登记表》；有打印机的部门也应填写《文件打印复印登记表》，并由办公室控制用纸，并每月1日回收各部门上月《文件打印复印登记表》存档。
2.4彩色文件的打印，应填写申请单，由部门经理及办公室主任审批后方可打印。
3、公司内文件（包括制度文件、岗位说明书、操作要领书等）的收发
3.1公司内文件由办公室统一编号下发，下发时做好文件发放登记。
3.2公司内文件因更换版本或其他原因需收回时，由办公室统一回收，各部门不得私自作废或销毁。
4、外来文件（如上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件）的收发
4.1外来文件只要符合我公司《档案管理规定》入档范围的文件，接受部门应主动将文件存档于档案室。
4.2与行政有关的所有外来文件，应由办公室主任审阅处理，需提报总经理签批的文件，经总经理签批处理意见后原件（附《文件处理单》）留办公室档案室存档，当事人可持复印件备用，特殊文件除外。
4.3因外来文件内容需要而准备的用于提报、备审等的文字资料均需报办公室档案室存档。
5、附则
5.1严禁公司职员私自打/复印及传真收/发非工作文件，一经发现处以20元罚款。
5.2对不自觉填写传真收/发登记及文件打/复印登记表的，一经发现处以10元罚款。 本规定自下发之日起执行。
