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乌什县维吾尔医医院
一、办公室文件收发阅办制度
为了及时、准确收发和规范管理县委、县政府及相关部门下发的各类文件、资料，特制订办公室文件收发阅办制度：
1、各类文件、传真件的收发、传阅和批示必须做到及时、准确、完整、规范，严格按要求认真填写《文件签收登记表》。
2、要本着“谁领文件谁负责”的原则，按照文件下发单位的要求及时领取文件，对文件负责到底。
3、文件领回后，要对文件编号、登记，并在第一时间交送党政办主任阅示，并及时上报领导批示。如遇特殊情况当时未能批示，务必在下班前电话请示。
4、领导批示后，需传阅的文件，必须按时限要求传阅，并及时收回归档，登记在册；需交办的文件，及时呈送当事人办理，并登记文件去向，不得横传、推诿、积压；对一时不能办理的，要根据时限要求督促落实，不得以任何理由延误。
5、各类文件按年度、类别等认真分类归档保存，如需查找和借阅须经党政办同意。
6、对保管期限届满的档案重新逐卷进行鉴定，对仍有保存价值的档案应继续保存，对无需保存的档案进行销毁。
7、经鉴定同意销毁的文件，应在办公室主任和至少一名工作人员的共同监督下销毁。严禁将文件、资料和内部报刊在未经销毁的情况下当废品出售。
二、文件传阅、管理制度
1、办公室负责及时将中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及县直各部门等文件整理分类登记造册，主要领导签批意见送各分管领导传阅。
2、紧急文件及时登记、及时上报主要领导阅示，保证文件的时效性。绝密、机密、秘密文件按传阅范围登记造册，专卷传阅。
3、文件传阅要履行签字手续，送出文件、退回文件要清点文件数。领导与领导之间，各科室与部门之间文件不得横传，不得将文件夹内的文件随意抽出、复印或丢失。各领导将阅后的文件及时交回办公室，自觉遵守保密纪律，严防泄密事件发生。
4、办公室对传阅完毕的文件要及时清点、核对妥善保管。按照上级要求，做好中央、省文件年终清退工作；做好有查考利用价值文件的平时归卷、保管工作；做好年终文件的销毁工作。
三、办公室资料员管理制度
1、保持设备整洁，按时、保质、保量完成任务。
2、遵守工作纪律，加强自我学习，提高工作水平。
3、爱护设备，专人操作，不许无关人员随意操作电脑。
4、打印文件要做到高质量、低成本、少损耗；每次印制的文件，必须认真校对后才能印制。
5、各科室印制材料，必须有办公室主任签字，见签字后才准以印制。
6、所有资料未经负责人或办公室主任允许，不得私自外借。
7、以上制度自发布之日起执行。
四、文件收发、传阅管理制度
1、凡文件应在收文当天，使用专用登记本进行登记。
2、文件登记后，应及时送院办公室主任阅签。然后按照签批意见，分送有关领导阅示。传文要迅速，急件急送，不积压、不拖延，紧急文件应在24小时内催办完毕，并及时向有关领导汇报办理情况。
3、任何单位和个人不得自行传阅、复印文件。复印文件应经院领导批准，并登记复印份数，复印件按正式文件管理。
4、“三密”文件，领导传阅不出办公室，并及时归还，其他同志阅“三密”文件不出文件室，阅后归还要及时。任何人不得在住宅、家里阅读和存放“三密”文件。
5、“三密”文件、资料的清退、销毁、归档则由机要室按规定统一处理。
6、文件传阅和承办后，按文件内容分类整理立卷归档。
五、文件催办制度
1、一般情况下，有承办时限规定的公文，才需要催办。
2、公文传阅要迅速，急件急送，不积压，不拖延，紧急文件在24小时内催办完毕。
3、领导批阅后的文件，根据领导指示，送有关人员传阅或有关科室，并及时向有关领导汇报办理情况。
4、凡有明确规定限期办理的文件，承办人应及时办理，院办公室负责公文处理人员应定期或随时向承办部门或人员催询，限期完成。
5、催办人员可采取深入现场、召集会议、电话催询、制发催办单、函等方式及时了解情况，并记录在案，作为催办依据，及时采取措施克服障碍解决承办中遇到的问题，及时验收和注销。
6、催办人员要维护催办工作的权威性、严肃性和有效性。
六、信访制度
1、群众或患者给医院或未冠名领导的来信，由医院办公室干事签收、拆封、登记、交办相关科室，能直接答复的直接答复。
2、凡直接到医院办公室反映情况的人员，按职能科室分管范围，引导至有关科室接洽处理。
3、需各科处理的信访案件，转相关职能主管部门，由主管部门分流到科室处理。科主任或护长需认真组织查证，医院办公室督办落实各科室的信访件。一般情况6个工作天完成调查材料，7个工作天答复群众或患者。资料上交办公室存档。
4、反映方针、政策、领导作风的信件要送院长、书记或办公室阅处。院长亲收信件，由院长折封批办。来信涉及到两个或两个以上科室的问题，应由主要科室牵头，协同有关科室商讨处理。
5、属于归口分工不清的问题，由办公室报告院领导批示相关科室办理。
6、医院公开投诉电话，值班人员24小时接听。设置投诉箱。办公室定期收集意见，整理后提交院领导传阅。自觉接受群众和患者的监督。
七、文件审批制度
减少公文数量，提高公文质量，按照《国家行政机关公文处理办法》和院长分工的原则办理公文审批。
1、凡是向医院、卫生和人口计划生育局上级部门的请示、报告工作，印发重要文件和答复重要问题，必须以医院党委或医院名义行文。召开全院性工作会议，印发一般的文件和答复有关问题，可以以院办公室及有关科室的名义行文。
2、以党支部名义行文，由党支部书记签发。以医院名义行文，经院办公室核稿后，按工作分工由分管院领导签发。上报卫生和人口计划生育局及上级有关部门的请示、报告须经院长签发，以院办公室名义的行文，由办公室主任签发。草拟文件涉及两个或两个以上科室业务时，主办科室负责人应请有关科室会稿，再送办公室核稿呈批。主批人审批公文应当签署明确，并写上姓名和审批时间。
3、医院各科室向医院请示、报告工作的公文，应由主要负责人或主持工作的负责人签发，送办公室登记，由办公室主任提出拟办意见，医院领导批示后交有关科室处理，按规定时间办理完毕，填写办理结果后送院档案室归档。
八、会议室使用制度
1、会议室由院务部统一管理，实行专人负责制。
2、会议承办人需认真填写“会议室使用申请单”，便于办公室安排和登记备案。会前由会议室管理员做好会场布置及设备调试。
3、除临床各科室主办的学术会议资料各自存档外，医院召开的会议资料由院办整理、立卷、存档。
4、会议结束后，由会议室管理员和清洁工负责打扫会议室，查收设备。
5、会议室使用费用摊销：除医院举行的各类会议之外，临床各部门主办的学术会议实行有偿使用，每季度由会议专管员汇总后，经部门领导签字确认后交经管科。
九、会议室管理制度
会议室是我院召开会议、研讨工作、接待来客的专用场所。为充分发挥会议室的使用效能，保障会议室的有效使用和会议的正常举行，特制定以下管理制度：
1、医院多功能大会议室统一由医院办公室负责管理，按照轻重缓急统筹安排使用。音控室、音频、视频、电脑等多媒体设备由信息宣传科负责管理、维护和添置。小会议室主要用于院领导办公会议、党委会议以及院领导召开的其他重要会议。
2、会议室只限本院内部使用，外单位借用会议室须经医院办公室批准，未经批准不得将会议室借给外单位使用。
3、为避免会议发生冲突，各科室使用会议室需提前说明，并注明事由，同意后领取会议室钥匙。
4、如需使用多媒体设备，请事先与医院办公室联系，以便派专人做好调试工作。使用多媒体设备过程中要严格按操作程序执行，切勿随意操作；使用结束后，应按操作程序关闭电源，整理好仪器设备，严禁直接关闭多媒体系统的总电源。
5、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁，在会议室悬挂、张贴标语条幅，会议结束应及时清除，以保持墙面整洁。会议室用后应及时关好窗和空调，并锁好门，将钥匙交还办公室。未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用负责人承担相应责任。
6、信息宣传科负责对会议室的多媒体设备定期进行检查，发现问题及时通知相关部门进行维修、保养。会议室设备一概不外借，以确保会议室能够正常使用。
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文件收发管理制度
在不断进步的社会中，大家逐渐认识到制度的重要性，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，下面是小编精心整理的文件收发管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
1、目的
为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。
2、适用范围
公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。
3、职责
公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;
4、发文管理规定及流程
4.1发文规定
4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;
4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;
4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;
4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。
4.2发文字号编排
4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：
公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);
公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;
4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：
4.3文件分类
4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的'各类管理规章制度;
4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;
4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;
4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况;
4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;
4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;
4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准;
4.3.8批复：答复相关部门(单位)的请示;
4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法。
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文件收发管理制度
目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。
文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。 收发文管理：
一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。
二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。
三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。
五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。
六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。
七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。
八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。 九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。
十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。
十一：文件由负责人统一发送，送件人应将文件内容，报送日期，部门，接收人等有关事项填写清楚，并向文件签发人报告报送结果。
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篇一：收发文工作总结范文 收发文工作总结范文 眨眼一年就又要过去了，回首这一年来的工作，有成绩也有不足。一年来，在办公室x主任、x主任的领导下，在全体办公室人员的共同协作下，顺利地完成了办公室的各项工作任务，现总结回顾，主要是：
一、工作态度积极认真，工作方法积极主动，工作质量快速高效
办公室日常工作很杂，打扫日常卫生、收发传真、接听电话、接待来访客人或职工、带人参观、信件的登记和通知、打料单领酒、职能部门不定时发放的各种答题活动、每周四安排机关人员学习、上级领导及部门领导安排的临时工作??但无论是日常的勤杂事务工作，还是协助办公室其他员工，我都是热心诚恳地处理工作中的每一个环节，从企业整体形象考虑，从办公室自身窗口作用出发，对领导安排的每一项工作任务都能快速完成，从不计较个人得失，以一颗感恩的心对待每一位同事和每一项工作。这种平和的心态使我的工作质量快速高效。
二、文字处理工作及时
我个人的主要工作就是写材料，是一项脑力活动密集的工作，回顾一年来，给x总的材料主要完成了元月份的述职述廉报告，2月份国资委的述职报告，4月份董事会的总经理工作报告及三个季度的经济运行分析会材料；平时完成了种种申报材料：“三五人才”“政协委员推荐”、、“科协”材料，“学习xx大精神感想”、“陕鼓参观感”、“出国考察汇报材料”及讲话发言稿；办公室完成的材料有“半年方针目标自查报告”、“党风廉政建设自查报告”、“党支部书记讲堂课”、“陕鼓参观感”、“出国考察感想”、“公司上半年工作总结”及年底的党、政、工、团、文明委、方针目标、廉政建设等10份工作总结材料及通讯稿件、四篇团员座谈会上的发言材料。一年来，材料并不是很多，但涉及面广，我都基本上按时快速完成了，尽管材料都完成了，但只有公司上半年的工作总结受到x总的肯定外，其它材料真的有点对不起领导。一年来存在的问题：
1、文字材料内容缺乏深度、宽度
作品必须有素材，有了素材必须有作者深刻的观点，文字材料堆砌了事实，但没有透视力，这一点主要是缺乏自我观察力，没有经常性深入生产一线，对生产活动中的闪光点、亮点和存在的问题缺乏了解，多次大型活动没有机会参与，缺少了自己观察的视角，写出的材料有点闭门造车的感觉。这一点要和领导沟通，希望能给自己创造一些参与学习的机会，尽快提高自己，正如x董批评的，你再不深入一线，就不是写材料而是“做材料”，这点希望x主任能多考虑。
2、勤务事多，练笔时间相对少
办公室一直是敞开门办公，人来人往，协调处理的事务比较多，小x、小x外出活动多，为了工作正常开展，我的所有材料只有每天晚上回家写，这样就一直留守办公室，帮助小x、小x处理事务，接听电话、收发传真，造成了勤务事多，练笔时间少的矛盾了，因为办公室没有电脑，我的材料每一次都有不同的观点、雷同少、创新多，但提高小。
3、知识面窄，自身素质有待提高
我喜欢文字，但一直偏向于感性的东西，理性的东西少一 点，对政治的敏感性不强，涉猎知识的层面就比较窄，写出的材料就缺乏力度了，以后要多读、多看、多听、多写，用心、用耳、用脑、用笔去感受，努力提高自己的文学素养，向其他同事多学习、多借鉴，写出有力度、有内涵的材料，给领导一份满意的回报。
展望新的一年，我豪情满怀，在办公室主任的悉心指导下，在其他同事的热心帮助下，我一定会更快地发挥自己的专长，再此也衷心希望领导给我们文字工作者多提供一些锻练、学习、参与活动的机会。篇二：收发室工作总结 收发室工作总结 学校收发室的工作是一项服务性很强的工作，它工作职责是传递信息，是对校内校外通信联络的一个中转站，服务于学校的教学、科研、生活，它的工作好坏，直接影响广大师生员工的工作与生活。因此收发室是隶属于接待服务中心的一个服务性机构，它主要负责接收和分发全校的报刊、文件、信函、包裹等，以及疑难信笺的查询、分检、登记、分发等工作项目。 我在工作中怀着高度的工作责任感，和高尚的公德心去认真的干工作。从来没有私拆他人信件，偷窃他人信件、邮资，及时派发和分配的各种资料。通过这次的工作我觉得收发室工作可以分为三大类：
1、重复性和繁琐性 收发室工作内容上，每天需要处理的只有报刊、杂志以及一些通知等文件，以及对信件、邮件的登录和派发；工作流程上，每天也是基本相同，邮局派发信件报刊的时间也很有规律。但尽管收发室工作在内容、流程以及时间上都有急强的规律性，但是由于上述部门多和报刊杂志种类多的特点，使得收发室工作显得非常繁杂。而由于每天取邮件和杂志的人很多，又不具有规律性，可能一天要办理几十个小业务，耗时不多但十分零散。
2、时效性和准确性 这一特点主要体现在报纸上。由于报纸是一种非常讲究时效的刊物，上面登录的都是新近发生的国内外大事，人们正是由于其时效性强才订阅的，因此，收发室必须保证报纸及时准确的送到订阅人或部门手中。准确登记邮件杂志，以及准确的派发各种刊物也是很重要。
3、规范性和技巧性 工作的规范性主要指收发室工作工作时间规范、工作制度规范、工作程序规范。工作时间上严格按照规定时间上下班，以确保邮局顺利送抵和收件人顺利领取邮件杂志。程序规范主要指邮件领取者必须严格按照：出示有效证件、在记录表上找到自己名字、核对邮件完整性的顺序进行。在邮件领取人找到自己姓名后，收发室必须根据邮件标签认真核对，并做好记录。我们工作的规律性，可以根据工作特点找到技巧，例如报纸的分发，可以根据各部门订阅的相同性和差异性对报纸采取不同的分类方式，这样可以大大节省时间。开始时我完成所有报纸分发需要 40 分钟，掌握技巧后可以把时间控制在 25 分钟以内，大大提高了工作的效率。我的启示与收获： 通过这一学期天的工作，虽然工资不高，但我觉得还是值得的。因为这是我第一次真正的接触与机关工作类似的事务，我对机关工作有了一个感性的认识，收发室工作和机关工作一样都需要极强的严肃性。从工作中我知道认真的真正含义。它不仅仅指仔细，还应该包括对从事工作的思考，从中对工作有个全面的认识，只有这样才能真正做好一个工作，无论其简单还是复杂，重要还是不值得一提。 另一方面，这份工作让我有了一次锻炼自己的机会。由于性格特点我以前很少与外界交往，人际圈仅仅包括一些同学和朋友。而这次实践，我接触到学校不同人群，让我知道了人际交往中，应该根据不同对象采用不同的沟通方式和语言技巧，还要善于捕捉对象的表情信息。只有这样才能真正达到沟通的目的。 学校作为事业单位，其管理方式与企业很不相同，但是无论事业单位、党政机关，抑或是公私企业，其办公室业务，都有其相似之处。从小小收发室工作，引申到公司企业，都要求工作人员学会工作，学会学习观察。因为只有通过自己手和眼，感觉到和看到的才是最真实的最可靠的。篇三：办公室工作总结 2014年度办公室工作总结
2014年度，办公室在学院党政的正确领导下，紧密团结和依 靠办公室全体工作人员，在全院教职工的积极支持下，紧紧围绕 学院中心和重点工作，不断改进工作作风，努力强化组织协调， 全面加强内部管理，顺利完成了各项工作任务。现将一年来的工 作总结如下：
一、加强学习，不断提高本部门工作人员的能力
在日常工作中加强理论知识的学习，不断优化知识结构，提 高综合素质，增强工作能力。一是组织本部门工作人员认真学习了党的有关政治理论。系统学习了习总书记系列重要讲话、党的 十八届四中全会精神及社会主义核心价值观等精神，及时组织办 公室人员参加了市委宣讲团关于党的十八届四中全会宣讲报告 会，认真撰写了学习笔记，增强了学习实效。二是深入学习了中 央八项规定和省市委“双十条”规定等相关文件精神。按照上级和学 院的部署安排，组织办公室工作人员认真学习了中央八项规定和 省市委“双十条”规定，进一步增强了办公室工作人员的廉政意识。 三是深入贯彻学习了党的群众路线教育实践活动精神。以党的群 众路线教育实践活动为契机，抓学习，提升了办公室人员的工作
能力；抓宣传，提升了学院的形象；抓落实，改进了工作作风，工作效率不断提高，服务能力明显提升。
二、认真履职，圆满完成各项工作任务
紧紧围绕学院重点工作和领导交办的工作，认真负责、及时 有效地完成了各项任务。
（一）强化全局意识，当好参谋助手。根据办公室工作职能， 努力发挥好参谋助手的作用。
一是强化参谋职能。对上级下发的重要文件及领导的批办文 件认真审阅、归纳整理、签署办理意见；对有关工作情况认真梳 理，提出建议性意见，为领导科学决策提供参考。
二是做好文稿服务。对学院的重要文件、工作计划、总结汇 报等材料都精心组织起草，认真把关，高质量、高效率完成了文 稿起草工作。共组织起草《党风廉政建设和反腐败工作总结》《学 院保密工作自查报告》《学院教育宣传工作总结》《学院贯彻落实 中央八项规定和省委“双十条”规定情况报告》《学院领导班子述职 述廉报告》以及学院工作计划、总结等各类综合材料40余篇，有 效推进了学院工作。
三是加强宣传工作。就学院管理、教育教学、招生就业等方 面的重要活动，积极联系甘肃经济日报社、每日甘肃、金昌日报 社和金昌电视台等新闻媒体予以报道，全年共在《甘肃经济日报》 《金昌日报》和金昌电视台等媒体刊发学院各类宣传文稿15篇。 不断改善学院网页宣传功能，进一步充实网页宣传内容，多形式、多层次地对外宣传学院工作。
（二）抓好办文办会，提升工作效率。一是认真办理好各类文件。认真参照各级行政机关制定的机 关公文处理办法，完善了收文、发文、缮印等各项制度，指导有 关人员做好收发文的登记、分发、归档和保密工作，本年度共处 理行政收文423份、党委收文464份；上报行政行文168份、党 委行文47份。
二是组织召开好各类会议。及时与领导沟通，根据学院工作 需要和领导安排，本年度共组织院长办公会议、党政联席会议、中心组学习以及党的群众路线教育实践活动总结大会、效能风暴 民主评议机关作风大会等会议11次，注意在会前拟定好会议议 程，收集整理好议题，确保会议组织严密，安排有序，收到良好 效果。
（三）坚持牵头揽总，做好协调服务。
一是抓好服务工作。坚持对办公室所有工作人员高标准、严 要求，从日常的文件整理、档案管理、日常事务办理等方面，不 断增强服务意识，通过认真、细致、高效的服务，保证学院教育 教学工作正常有序运转。
二是抓好协调工作。对各部门需要办公室出面协调的工作， 尽力参与协调，把各方意见统一到学院发展大局上来，使部门之 间信息互通、立足大局、形成合力。
三是做好领导专家来访的接待工作。认真做好了省市领导、
专家学者、企业和兄弟院校负责人来访的接待工作，每次接待都认真组织、周密安排，展现了学院良好形象。
（四）深入督查检查，强化决策落实。为了提高督查的质量 和效果，重点抓了以下几项督查工作：
一是抓好上级文件及会议内容贯彻落实的督查。按照文件及
会议要求的时限和规定，认真催办并及时将落实情况呈报院领导。 二是抓好院长办公会议定事项的督查。围绕院长办公会议定 的重点工作，认真安排督查落实，对办理过程中存在的问题，及 时向领导报告，使领导及时掌握情况，科学决策，推进工作。 三是做好值班安排和督查工作。根据安全、综治等工作需要， 安排好学院领导和教职工值班工作，并强化督导检查，保证了教 育教学工作的正常开展。
三、周密安排，推进相关业务工作
坚持服务为本，不断完善内部管理，认真完成了办公室代管 的各项业务工作。
一是加强了网络中心工作。为加强学院信息化建设，提高工 作效率，制定了《学院办公自动化系统管理制度》，规范了系统的 管理和使用。做好了多媒体设备维修和网络服务工作，全年共排 除多媒体设备和网络故障近百次，保证了学院多媒体设备和网络 的正常运行。
二是完善了图书馆管理。本着为师生服务的宗旨，图书馆坚 持每个工作日都开放，全年累计借书3784册，还书3671册，催 还图书256册。为了满足教师和学生对阅览室的需求，征订2015年报纸55种、杂志280种。阅览室全年累计接待读者785人次。
另外，严格按照规定程序采购，累计完成采购工作150多批次。 三是完成了学院文化建设的有关任务。根据学院安排，结合 我院办学理念、办学特色、文化交流、活动开展、办学成果等方 面的情况，先后设计制作和修改文化墙、教学楼道展板60多块， 营造了浓厚的学院文化氛围。及时更换综合楼、教学楼的led屏 宣传内容，丰富了校园文化。
一年来，团结和带领办公室全体工作人员，协调一致，勤奋 工作，圆满完成了各项工作任务，但与领导的期望、广大教职工 的要求还有差距。2014年，将紧紧围绕学院重点工作和院领导的 安排部署，团结和带领办公室全体人员，不断改进工作方法，不 断提高工作效率，不断增强服务水平，进一步为学院大局服务好， 为学院师生服务好，为教育教学工作服务好。
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文件收发、归档管理制度
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。
第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。 第三条 公文的签收
1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第四条 公文的编号保管
1.办公室文秘拆封和签收后应及时附上\"文件处理传阅单\"，作分类登记编号、保管。2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。 第五条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第六条 文件的传阅与催办
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导\"批示\"、\"拟办意见\"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。
6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。第七条 发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。 2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。
3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。 第八条 发文的范围：
1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于： (1)公布单位规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件； (3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；
(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定； (5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定； (7)其他有关重大事项；
3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。第九条 发文程序规定：
1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；
2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。
4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。
5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印； 11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；
12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。
第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。 第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条 办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 第十三条 文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档： (1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；
(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等； (3)公司及部门各种会议记录； (4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等； (5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；
(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品； (9)工作日志和公司大事记；
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。第十四条 立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完 第十五条 文件的时效性
是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。 第十六条 文件销毁流程
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。 第十七条 文件销毁要求
经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。
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公司文件收发管理制度
文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。
四、文件的传阅与督办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。4.文件阅完后应交收发员切忌横传。
5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。
6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。
五、发文的规定
1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。
3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
六、发文的范围
1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.总经办、行政办公室下发文件主要用于： (1)公布公司规章制度
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件 (3)公布公司体制机构变动或干部任免事项
(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定 (5)发布相关奖惩决定和通报 (6)其他相关重大事项
3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于： (1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定
(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。
5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
七、发文程序规定
1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿
2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写
3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级
4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿
5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责 6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚 7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发 8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印 9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名
10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。
八、文件的借阅和清退
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。
借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
文件的立卷与归档范围
1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档
(1) 上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复 (2) 总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等
(3) 高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录 (4) 总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等 (5) 有保存价值的人民来信来访记录及处理结果
(6) 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等 (7) 上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料
(8) 反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品 (9) 单位日志和大事记
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
九、立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。
2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
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文件收发管理制度
第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。 第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
条 党政分工的原则本
文件(党支部和行政)
由办公室归口管理
(二)收文的管理
条 公文的签收
1.所有文件(除
订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由
或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)和邮票撕毁函件应查明原因
2.对口应立即报告第五条 公文的编号保管
在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对
并登记差错文件的文号
1.收发员(文书) 拆封和签收后应
2.本
附上\"文件传阅单\"作分类登记编号、保管外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)登记编号保管个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用 第六条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)分送和承办阅办为
2.应同各阅办
文件内容和性质阅签后由收发员(文书)
(或分管
)阅批后分送承办
文件或急作应立刻呈送
应在当天阅签完 文件积压误事性质的函、电、单据等可由办公室直接分转后再分转
如涉及几个会办的文件
3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关
系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外)
第七条 文件的传阅与催办
1.传阅文件应共场所也遵守传阅范围和保密规定
人阅看
将有密级的文件带回家、宿舍和公
向外泄露内容 将文件转借对尚未传达的文件
2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)阅批文件
如有批示办理
\"批示\"、\"拟办意见\"办公室应责成事宜 超过两天阅后应签名以示和人员按文件所提要求和
3.阅文时抄录全文
任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密
4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办理将文件压放分散如需备查应归档周转
由
组织学习
文件或由办公
接到文件、函电应立即指定专人办保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应
6.室通知到阅文范围离、退休干部阅文
(三)发文的管理 第八条 发文的规定
1.律上报下发正式文件的权力分别自行向上、向下发送正式文件
团体、
需要向上反映汇报
情况或向下安排布置
工作要求发文应
党支部和行政办公室各
团体和
一
2.各分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核
分工
归口以党×字、政×党支部、行政办公室同意发文方可按党、政机构设置与字发文团体文件由党支部批转
3.对涉及多个分管范围的文件须经班子决定后批准签发其余文件均由主要第九条 发文的范围：
批准签发
1.凡以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报均属发文范围
2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于： (1)公布(2)转发(3)公布(4)公布(5)发布(6)规章制度； 文件或
文件精神制订的文件；
； 体制机构变动或干部任免重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 奖惩决定和通报； 重大；
3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于： (1)对(2)同兄弟群工作等事宜
4.日常生产、技术、管理、党群工作中部署、传达自行通知指示等
应按
图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排制度办理经分管
批准后由各科室书面或口头机关呈报、请示报告、
决定；
重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党不用发文
都不应发文不备查考可以科室名义用《工作简讯》发会5.各科室如会议所作的决定议纪要
(四)发文程序与要求
第十条 发文程序规定：
1.各科室需要发文应事先向党支部、行政办公室
2.党支部、行政办公室同意发文后主办科室应以
申请； 方针、政策和
法令
指
示或工作需要草拟文件初稿；
从本
角度
情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、
3.草拟文稿文字简炼、标点符号
、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.文稿拟就后拟搞人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿与拟稿人并签名、盖章、标定日期和密级；
党支部、行政的要求和
指示精神
文件规定对文稿
5.办公室应审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿重新拟稿；
6.经办公室审查修改后的文稿送分管
核稿(对文稿内容、质量
)；
7.对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟搞
8.需经会签的文稿应在交付打印前送会签
会签；
重新整理写清楚；
9.文稿审核会签后按批准权限的规定分别呈送党政
10.经批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)
审定批准签发； 编号送打字室打印；
11.文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名；
12.文件打字后由办公室派专人按数印刷再由收发员(文书)分发并检查(五)文件的借阅和清退 第十一条 各对有密级的文件须分管第十二条 借阅文件应工作人员因工作需要借阅
文件需经本
任何人
将文件人签写便条情况
或办公室主任同意后方可借阅
借阅登记手续就地阅看按时归还带走或全文抄录不允许拆卷和在文件上勾划等
第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办应文件和要求限期清退的文件
文件丢失
收缴清退工作
(
对事情
办妥的本
为月底一小清季末一中
报告 清、年终一总清)如查明原因和责任者并如实向
(六)文件的立卷与归档
第十五条 文件的归档范围：
1.凡下列文件(1)机关来文包括分别由办公室收发员(文书)
对
归档：
报告、申请的批复；
通知、、
发(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、言和生产工作的计划统计、季度、年度报表等；
(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织总结、决议、发言、简报、会议记录等； (5)有保存价值的(6)参加(7)机关的同志来来信来访记录及
结果；
例会记录； 的代表大会所
的报告、
会议带回的文件、资料及本在会上汇报表言材料等；
本
向
汇
检查视察工作的报告、指示记录报的提纲和材料； (8)反映本(9)(10)
2.生产活动、先进人物事迹及
工作等的音、像摄制品；
日志和大事记； 向请示批复的文件及上报的科室各
团体日常工作中
材料 的活动资料由各
科室、
团体立卷归档 第十六条 立卷要求
1.文件立卷应内容、名称、
顺序分门别类地
整理归档
文件、材料的完
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全整性
3.要材料要
4.上年度 平时立卷与年终立卷归档相立卷归档
的原则工作、会议的文件的文件材料要求在下年度7月份以前整理完
(七)文件的销毁 第十七条 多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应
清理造册并按规定办理申请销毁手续
第十八条 经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)和正副主任监督下销毁
分管的
公司档案管理制度 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。 归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
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文件收、发、工作会议管理制度
一、收文管理
1、上级来文、简报、信息等要在收到后及时处理。
2、项目监理部文件管理人员要按照公文处理办法，及时准确的将文件归类并报项目总监。
3、项目监理部文件管理人员要按照文件批示要求请有关人员传阅。传阅人员必须在公文处理笺上签字。
4、文件具体承办人员需长期保存文件的要在文件处理笺上标出“×××借存”字样，文件处理笺由项目监理部文件管理人员保存。
5、未按收文处理程序操做，影响工作的，追究有关人员责任，造成重大影响和损失的，按重大责任追究办法处理。
二、关于发文
1、项目监理部发文需经项目总监批准。
2、发文程序：拟定草稿经部门负责人或主管领导审批后，加附发文处理笺，请项目总监批准打印。
3、项目监理部发文，根据需要份数打、复印，原稿由项目监理部文件管理人员存档。
三、工作会议
1、项目监理部每周召开一次工作会议。
2、要求全体人员参加，并写出会议记录或记入监理日志。
3、每周工作会议检查上周工作会议落实情况。
推荐第9篇：文件收发管理制度（版）
文件收发管理制度
为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时准确，制定本制度。 公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知（以下统称“文件”）等公文，均由办公室机要文书负责登记和保管。
一、收文
1、文件登记。收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进行分类、编号、登记。
2、文件传阅。文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。
3、公司各部门要安排专人管理文件收发工作，按照上述规定认证登记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完毕后，要及时返还公司机要文书室。
4、密级文件、资料，必须根据批示传阅范围由公司机要文书专人传送；密级文件要在当天内阅读，下班前交回公司机要文书保管，以确保文件的安全。
二、发文
1、认真做好登记和编号工作，按照发文规定和要求，编订文号，并审查审批程序是否完备。
2、按规定，为公司制发的文件盖章，并保留公文底稿和一份文件存档。
三、规范文件管理
1、认真做好文件的防火、防盗、防窃、防虫、防潮等防护工作；一切密级文件和资料应存放在指定的保密柜。
2、定期检查清理文件。公文阅办完毕后，各部门应主动、及时退还，不得自行存放，如工作需要可保留非密级文件复印件以备查；文书对逾期未退还文件要及时追回；按保密部门规定和要求定期清退秘密文件；做到及时传阅，保证文件无积压、无遗漏、无差错、无遗失。
3、公司印发剩余的文件材料，以及没有保存价值需要销毁的重要资料，各部门要统一送到公司机要文书室，由机要主管按规定到保密部门规定的地点销毁，确保公司秘密。
4、做好文件的立卷归档工作。年度终了，文书要将收发文件收集整理后，及时保管归档，对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷，并及时归档。
编号
YCQ---04 序号 文件资料名称 文件编号 受控号 编制部门 发布日期 实施日期 发放部门 收件人 备注 1
推荐第10篇：企业文件收发规定
(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。
(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。
(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明\"秘密\"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
(六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
(七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
第11篇：公司文件收发管理制度
收发文件管理制度
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：
（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统
一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。
（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
三、收文管理
1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。
4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。
5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。
7、收文办理工作程序：
（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
-1- 室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。
（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。
（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。
（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。
（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。
（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。
四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。
2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。
3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。
4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。
六、附则
1、本制度由公司办公室负责解释。
2、本制度自发文之日起实施。
-2-
第12篇：文件收发及档案管理制度
文件收发及档案管理制度
一、文件收发
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
二、收文的管理
第四条 公文的签收
1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第五条 公文的编号保管
1.收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上\"文件处理传阅单\"，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用
三、档案管理
1.公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。
2 .档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。
3.凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。4.档案机构的主要职责
⑴ 制定档案工作的规章制度。
⑵对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。
⑶负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。
⑷ 积极开展档案的提供利用工作。 5、公司档案的构成与分类
⑴ 公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉等。 ⑵ 档案分类
① 党政文书档案
主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施，企业工作的指导原则。
② 上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。
③ 公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董事会、公司总部行政会议等形成的文件。
④ 计划和总结性文件。
⑤ 统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名册、团员年报及名册等。
⑥ 党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织机构图、厂庆活动资料、工业普查资料等。
6、经营文书档案
主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。
⑴ 计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。 ⑵指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。
⑶ 价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。
⑷ 凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。
⑸有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。 ⑹ 技术档案
主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。
⑺ 技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。
⑻ 产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。
⑼设备(仪器)档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。 ⑽ 基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。 ⑾ 引进资料档案。它包括引进产品交往的文件、考定资料、产品兰图、底图等。 ⑿会计档案
主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括： ⒀ 会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。
⒁ 会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。
⒂ 会计凭证档案。它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等)和记帐凭证(会计记录)。 ⒃ 声像档案：它是指将公司一些重要的实况，用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活动和文体活动等。
⒄ 人事档案：它包括干部档案、员工档案、党员档案等。
⒅ 荣誉档案：它主要指中央、省、市和有关上级机关授予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。
具体归档文件材料范围详见《文件材料归档及保管期限的规定》
7、文件材料归档时间要求
⑴ 产品图和工艺底图归档，在设计完成整理、经样机签定图样全部修改后归档。 ⑵ 科技文件材料在试验成果鉴定后归档。
⑶ 新购设备仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收时接收归档。 ⑷ 基建工程项目竣工验收时接收归档。
⑸ 各项管理工作形成的文件材料，在次年由各职能部门负责人审定归档。
⑹ 财会档案文件材料在年度终了后暂由财会部门保存三年，期满后指定专人移交归挡。 ⑺ 声像档案在各项活动结束经整理随时归档。 ⑻ 荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。 ⑼ 人事档案归档按人事管理制度办理。
8、立卷要求
⑴ 立卷的文件材料，应按以自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。
⑵ 在一个卷内要按问题成文件形成的时间系统排列。
⑶ 案卷标题要简明准确，整理好的案卷应即确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。
⑷ 按归档要求进行装订、编号，填写卷首目录备考表。
⑸ 案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐一登记，填写案卷目录。
9、档案保管
⑴ 档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。
⑵ 建立档案管理人员岗位责任制。 ⑶ 档案接收按各类档案交接手续办理。
⑷ 以防为主，防治结合，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。 ⑸ 对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录(复印)。
⑹ 按公司保密制度做好档案保密工作。秘密档案超过规定期限应履行解密手续。 ⑺ 档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地点索引。 ⑻ 按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。
第13篇：公司文件收发管理规定
公司文件收发管理规定
一、公司内部文件分两级文件。
1、公司级文件要由公司综合管理部起草由总经理签发并决定下发那一级阅办。
2、部级文件由各部起草上报综合管理部由主管经理签发。
二、公司文件密级：
1、绝密文件属于高级技术或商业秘密，文件绝对不可外传，否则将会给公司造成无法挽回的损失（包括政治、经济损失），这类文件只在高级管理人员间传阅。
2、机密文件属于一般性保密，文件不得流失公司以外，这类文件只在中层以上干部间传阅。
三、公司行文文头、文尾、文号的编制：
1、属于公司级文件或上级下发文件其文号为：“津鑫电字（）年第
（）号”,签发人转发人为总经理。
2、属于部级文件其文号为津鑫电（部门称谓选一字）（）年第（）号，签发人为主管经理或总经理。
3、公司文件文头为“天津市鑫视界电子出版物制作有限公司文件”。
4、文件版记为拟文部门、印发日期、印发份数、核对者姓名。
四、文件范本：附后
五、文件回收：文件传阅后应归回综合管理部归档。
六、综合管理部应建立文件档案，发文时要由文件接收人签字
第14篇：某家居文件收发规定
冠树家居文件收发程序（试行）
编号：GZR-012
制定日期：2003年6月6日
修改日期：2007年7月25日
保密级别：A级
传达部门：各部门
一、收文处理程序：
1.签收：行政专员收到文件时，需对文件清点，待检查无误后在《文件收发登记表》上签字。
2.拆封：
（1）行政专员对所有来件进行分拣，行政专员可以拆封一般性常规文件，重要性文件须及时告
知上级处理；
（2）拆封时要认真细致，保持信封内文件的完好，拆封一律用剪刀从侧面慢慢剪开，不得用手
撕开；
（3）取出文件后需及时登记和发放，不得被他人翻阅或取走，有回执单的，需报相关部门审阅
后及时寄出。
3.登记：
（1）收文登记后，根据便于文件传递、统计、查找和催办的原则，采取按文件类别编号的方式
进行处理，如：收文日期、来文部门、主要内容、上呈部门、处理结果等；
（2）收文登记后，行政专员应尽快将文件送发相关部门处理。
4.承办：部分文件主管部门签批意见，再由总经理批示后，人力行政部负责检查催办并及时汇报；
5.归档：公司文件处理完毕后，人力行政部应及时向上级汇报处理情况，并将公文分级、分类立卷归档，妥善保管。
二、发文处理程序：
1.拟稿：各部门起草文件初稿，需做到：观点明确、情况详实、条理清晰、文字准确；
2.核稿：初稿形成后，由部门经理审核修改后交人力行政部，重要文件由总经理审核修改后签字；
3.用印：经总经理确认后，在打印好的文件落款处签字或加盖公司印章，印章端正、清晰，要将印章盖在落款日期上；
4.发放：所有文件由人力行政部统一发放，收件人须在人力行政部的《文件收发登记表》上签字后领取，如有旧的文件，必须以旧换新；
5.归档：文件原件由行政专员分类整理、编号后归档，同时更新电子文档。
第15篇：1 公司文件收发制度
第一节 公司文件收发管理制度
为规范收发文效率，提高收文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司高层领导指示汇编关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。文件管理内容主要包括：外部来函、电、包裹和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则，自即日起本公司各类文件(外来和内发)统一由办公室归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由办公室收发员(暂无)登记签收、拆封(由客户或集团下属企业直送的重要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(暂无)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1.收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(暂无)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或行政主管)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(待定)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
四、文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交收发员，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围，一线员工，一般由有关部门定期组织学习相关文件，或由办公室通知到单位阅文。
五、发文的规定
1.公司上报下发正式文件的权力分别集中高管办和行政办公室，各分公司和部门一律不得自行向上、向下发
送正式文件。
2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向高管办、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交高管办、行政办公室审核。高管办、行政办公室同意发文，方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由高管办批转。
3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
六、发文的范围：
1.凡是以公司名义、高管办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.高管办、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布公司规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项；
(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
(5)发布相关奖惩决定和通报；
(6)其他相关重大事项；
3.高管办、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；
(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常工程、技术、管理、建设工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
七、发文程序规定：
1.各科室需要发文，应事先向高管办、行政办公室提出申请；
2.高管办、行政办公室同意发文后，主办科室应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5.办公室应根据高管办、行政的要求和董事长有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；
8.需经高管办签署的文稿，应在交付打印前送高管办处签署；
9.文稿审核高管办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发；
10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员统一编号送打字室打印；
11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。
八、文件的借阅和清退
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。
借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
办公室收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
文件的立卷与归档范围：
1.凡下列文件统一分别由办公室收发员负责归档：
(1)上级部门来文，包括上级对本部门报告、申请的批复；
(2)高管办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
(3)高层管理会、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录；
(4)董事长办公会议、分公司、下属子公司代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；
(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；
(9)单位日志和大事记；
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
九、立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3.要坚
持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续。
2、经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
第16篇：局机关办公室收发人员工作自查自纠总结
局机关办公室成员自查自纠总结
一、文件
1.收文。存在收文不及时，文件过夜的现象（发生会议通知漏收，给局工作带来被动）；文件处理标签与内容不符，错字多字漏字等；附件未收集完整即呈阅；拟办意见未能做到准确合理； 2.传办。传看不及时，等领导阅文现象突出；涉及时限反馈、报送名单等未能及时准确；未告知分管领导、科室主要负责人直接传具体经办人；领导批示后涉及办公室阅知的未能有效反馈。
二、档案
1.文件归档不够及时
2.归档文件分类不能做到清晰准确
3.照片档案、实物档案方面，思想上不够重视，平时未能及时收集，整理归档较少。
4.人事档案上未能和组织人事科沟通协作，导致部分干部人事档案资料不够完整。
三、保密
1.对于收到的各级各单位的密级文件要妥善保管，传阅过后及时归。
2.日常工作中产生的废纸要收集整理，由办公室统一销毁，不可私自作废品处理。
3.QQ传送文件的现象突出，必须保证涉密文件不上网。
第17篇：办公室收发人员工作职责
一、收文处理：专人拆封，坚持“行登记，后使用”的原则，收文后详细校对来文单与文件是否相符；如有急件，急事先办。
二、文件分类登记：来文盖上印章后，分类登记，无论是急件、平件都需要随到随登，及时分送。收文要按年度编排，注意准确，不要出现空号、重号。要求分类准确，按收文要求逐项登记清楚。
三、送领导阅批：将来文先送局长阅批，然后再送分管批阅，最后送承办人员。
四、文件传阅工作：根据领导批示意见，分别送有关人员阅文，要认真在传阅登记簿上进行登记，阅文的同志要在登记簿上签字，以便查找，阅后及时交回，防止丢失。密级文件要在办公室阅文，防止丢失、泄密事件的发生。
五、文件的清理、保管和保密工作：文件立卷后，要及时提供利用，并注意防潮、防虫、防火、防盗、防止丢失、泄漏。每逢节假日、年终前要将文件核对清点，发现短缺，及时查找，确保文件的安全。
六、文书材料的归卷和立卷工作：当年来文，待文件结束后，即可抓紧时间分类装订成册。
七、发文：负责打印材料的校对、印制、装订。要进行发文编号登记。
八、承办局领导交办的其它工作。
第18篇：办公室收发人员工作职责
办公室收发人员工作职责
一、收文处理：专人拆封，坚持“行登记，后使用”的原则，收文后详细校对来文单与文件是否相符；如有急件，急事先办。
二、文件分类登记：来文盖上印章后，分类登记，无论是急件、平件都需要随到随登，及时分送。收文要按年度编排，注意准确，不要出现空号、重号。要求分类准确，按收文要求逐项登记清楚。
三、送领导阅批：将来文先送局长阅批，然后再送分管批阅，最后送承办人员。
四、文件传阅工作：根据领导批示意见，分别送有关人员阅文，要认真在传阅登记簿上进行登记，阅文的同志要在登记簿上签字，以便查找，阅后及时交回，防止丢失。密级文件要在办公室阅文，防止丢失、泄密事件的发生。
五、文件的清理、保管和保密工作：文件立卷后，要及时提供利用，并注意防潮、防虫、防火、防盗、防止丢失、泄漏。每逢节假日、年终前要将文件核对清点，发现短缺，及时查找，确保文件的安全。
六、文书材料的归卷和立卷工作：当年来文，待文件结束后，即可抓紧时间分类装订成册。
七、发文：负责打印材料的校对、印制、装订。要进行发文编号登记。
八、承办局领导交办的其它工作。
第19篇：文件收发、打复印管理规定
文件收/发、打/复印管理规定
一、目的
为规范我公司文件收发管理，严格控制文件打印、复印成本，使员工养成良好的节约意识，特制定本规定。
二、适用范围
公司全体员工。
三、规定
1、传真文件的接收与发送
1.1接收的所有传真件应详细填写《传真接收记录》，并由接收人及时通知接受人。
1.2部分传真文件办公室根据其内容的重要性决定是否存档，经总经理签批的决议传真文件，总经理签批后当事人应将文件交予办公室档案室存档。
1.3信件、书刊、报纸等外来文件，应有保安值班人接受、填写记录并送交至办公室，由办公室分发至各部门并做好签收记录。
1.4各部门发出的传真件应详细记录《传真发送记录》。
1.5各部门需要邮寄的信件应统一交至办公室，由办公室统一邮寄。
1.6各部门的传真收发记录由办公室统一监督、检查，每月1日由办公室回收所有记录存档，备查。
2、文件打/复印
2.1各部门应培养节约用纸的意识，非呈报文件等没有必要打印出的可传递电子版，非重要文件提倡用单面作废纸张打/复印。
2.2能用双面打/复印的文件应设置双面打/复印。
2.3各部门人员对所有文件的打/复印都应自觉详细填写《文件打印复印登记表》；有打印机的部门也应填写《文件打印复印登记表》，并由办公室控制用纸，并每月1日回收各部门上月《文件打印复印登记表》存档。
2.4彩色文件的打印，应填写申请单，由部门经理及办公室主任审批后方可打印。
3、公司内文件（包括制度文件、岗位说明书、操作要领书等）的收发
3.1公司内文件由办公室统一编号下发，下发时做好文件发放登记。
3.2公司内文件因更换版本或其他原因需收回时，由办公室统一回收，各部门不得私自作废或销毁。
4、外来文件（如上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件）的收发
4.1外来文件只要符合我公司《档案管理规定》入档范围的文件，接受部门应主动将文件存档于档案室。
4.2与行政有关的所有外来文件，应由办公室主任审阅处理，需提报总经理签批的文件，经总经理签批处理意见后原件（附《文件处理单》）留办公室档案室存档，当事人可持复印件备用，特殊文件除外。
4.3因外来文件内容需要而准备的用于提报、备审等的文字资料均需报办公室档案室存档。
5、附则
5.1严禁公司职员私自打/复印及传真收/发非工作文件，一经发现处以20元罚款。
5.2对不自觉填写传真收/发登记及文件打/复印登记表的，一经发现处以10元罚款。本规定自下发之日起执行。
第20篇：认真做好公司有关文件的收发
个人工作总结
一年来，本人热爱本职，工作兢兢业业，吃苦耐劳，能够以正确的态度对待各项工作，认真努力贯彻到实际工作中去。圆满的完成了领导交办的各项任务。现将本人思想及工作情况汇报如下：
在工作中，以制度、纪律规范自己的一言一行，严格遵守大队的各项规章制度，尊重领导，团结同志，谦虚谨慎，主动接受来自各方的意见，不断改进工作。认真做好大队日常性工作。
1、每天都要查看局网站，文件、会议通知及时下载打印，做好来文登记，送达领导传阅、批示下发各级领导、科室、中队。全年共传阅文件109件。认真做好大队红头文件的管理工作，全年共发放红头文件19件。严格按照《归档文件整理规则》进行文件材料收集、整理、并按照细则的有关规定进行装订、排列、编制归档目录。
2、严格按照大队制定的汽油发放数量，进行发放。每月对车辆的油耗进行认真统计，汇总。使大队领导及时掌握各车辆的用油情况。
3、对大队购置的办公用品认真进行整理、登记、分类保管。制作台账，并对数量、单价进行登记。领取物品时， 由本人签字。
4、一般程序案件卷宗的归档工作。一个案件办理终结后，对案件进行认真检查，有无遗漏，最后再装订、编号、并由大队领导签字、归档。
5、对园林局窗口的行政许可项目、及时交予大队领导审阅、批示。并通知相应的中队进行督察、反馈。行政许可、行政处罚统计的月、季、年度报表都在规定的时间内向局有关领导、及下属相关处室及时上报、反馈。
6、接听到的群众举报，及时上报大队领导批示。并通知管辖中队及移交相关部门进行查处。督促中队将案件的处理结果反馈举报人、或举报单位。全年共受理举报案件190件。
在今后的工作中，自己决心认真提高业务、工作水平，细心学习他人的长处。认真总结经验，克服不足，努力把工作做得更好。
