档案归整培训
一、档案定义
档案指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1.归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程
2.件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
二、归整原则 1.总的归整原则
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2.办结即归、随办随归原则
一项工作完成后须及时进行档案各类文件包括文字、音像、图片的归整工作，这样既可以避免因时间久远发生文件遗失问题，也在一定程度上缓解了因年底事务繁多增加工作量的问题。
3.文件齐全完整原则
归档文件应齐全完整。对破损的永久、长期保存的文件要进行修补；对字迹褪变、模糊不清的文件要采用复印或字迹固定液等方法进行加固。
三、不需归卷的文件
1.本协会的重份文件，同一个文件打印或铅印后会有许多份，除特别重要的文件可保留
二、三份外，其它文件只均保留一份。同一文件的草稿、定稿、正本不算重份文件
2.无查考利用价值的事务性，临时性文件，如召开一般会议的临时通知，不相隶属机关的驻地迁移，启用印信的通知、要求上报文件材料的公函、洽函工作介绍信、协会内不属于主要职能活动的一般文件如假日放假的通知等
3.未经签发的文电草稿，一般性文件除定稿外的历次修改稿、铅印文件中除主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿以外的各次校对稿。重要文稿除外。
4.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信
5.协会内部互相抄送的文件材料
6.协会秘书长兼任外机关职务形成的文件材料 7.以参考为目的从各方面搜集的文件材料 8.参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料
9.下游单位任免、奖惩非本协会工作人员的文件材料 10.越级和非隶属机关抄送的一般的、不需要办理的文件材料
11.下级单位送来的不应抄报或不必备案的文件材料 12.外单位送来的征求意见的未定稿文件。
四、各类文件归整具体说明
对于活动前、中、后发生的各类文件均须保存。如文字（含修改稿、审批表单、正文等）、各类宣传设计页、摄像、图片（含设计稿和照片）等。
1.音像、图片档案归整具体说明
（1）对于照片，须进行分类并刻盘保存。每个重大活动照片须包含各个重要场景，并对列举照片进行编号。对于列举出的场景代表照须有照片说明，包括活动具体日期、出席重要人员、活动内容简要说明。如“2010年4月12日，贾成炳理事长在中国铸造协会第六届二次理事会上致辞。中铸协秘书处领导、理事单位xxx家…..领导悉数出席。” 照片说明单须列于WORD。
（2）照片须本着一事一刻的原则保存。所刻光盘盘面须写明盘内所含内容。对于背板、LOGO等设计稿件图片亦须刻盘保存，并须包括初稿、改动较大稿及最终稿，同时包含最终稿设计理念说明。摄像记录资料须转换成电脑可识别文件格式后刻录成盘，盘面亦须标明盘内所含内容。所有光盘须放入封套保存。
（3）照片不要和文书档案装订在一起，不要贴在纸张上装订，要专门把照片档案归档。
2.文字档案归整具体说明
（1）一般性外来下发文件如《关于xxx的函》，仅有通知作用，没有后续处理问题，可按照时间顺序归总、排列。
（2） 一些内容性质类似的文件，譬如都是授予不同地方xx基地称号，可以将此类文件按照时间先后顺序归总、排列。
（3）某件工作很重要，过程也较复杂，内容也较多，如一卷不能容纳，可分为上、下两卷。（分薄卷归整）
（4）一项工作当年内确实不能结题，需要跨至下一年度，则可等到第二年工作全部完成后再合并归档。
（5）涉及几个部门共同参与的重大活动，由各部门相应整理完毕隶属自己的那部分档案后，交活动主办部门统一进行编页、归卷后再由办公室进行最后审核并留存。
五、档案装订
1.归档按件装订。排序如下：
（1）件内排序：装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后
（2）卷内排序：同一事由归档文件，按文件时间顺序排；不同事由的归档文件排列，即事由排列，也可按事由的时间顺序排列。
2.去除金属物
文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此，文件整理时须去除这些金属物。对于已装订成册的刊物、书籍可保持原册封。
3.超大纸张折叠
公文用纸幅面规格包括A4型和16开型两种。实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表等纸张幅面大于上述两种规格，整理时，可统一折成A4幅面大小。折叠时注意尽量减少折叠的次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。
4.编页
归档文字按件逐页编制页号，以固定件内材料的顺序和位臵。页号用阿拉伯数字在有文字正面的右上角标注；已有页码的报表，图册可不再重新编制页码。最终审核定卷前，请务必使用铅笔编写页码，以方便修改。
六、档案明细录入
1.编页完毕后，填写电子版《卷内目录》。《卷内目录》里“类目编号”参照《中国铸造协会文书档案分类编号与归档范围》、《中国铸造协会技术档案分类编号与归档范围》和《中国铸造协会档案分类编号示例》。
2.每卷档案最后须附《备案表》。如卷宗文件无缺失，注明“本卷文件齐全，无缺失”；如有缺失，在努力寻补文件未果的情况下，填写《档案缺失文件明细表》，附于《备案表》后，并须于《备案表》上注明“该卷缺失文件记录详见《档案缺失文件明细表》”的字样。备案表须有立卷人和部门领导亲笔签名确认。
3.录入各类表格时，须保持页面录入格式工整、规范，同一文件名称须保持在同一页面上。
七、档案保管期限 1.永久保管档案： 主要包括：
（1）本单位制定的法规政策性文件材料；
（2）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（3）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；
（4）本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（5）本单位机构演变、人事任免等文件材料；
（6）本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（7）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；
（8）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。
2.定期保管 主要包括：
（1）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（2）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（3）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；
（4）本单位一般性事务管理文件材料；
（5）本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；
（7）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（8）同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料； （9）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
八、档案归整责任分配及档案保管、借阅
1.各部门档案员负责平时档案文件保管工作和年底部门档案归整监办工作。部门档案整理完毕并报部门领导签字审核无误后，于当年年底上交办公室统一留存。当年各类档案，最迟不能晚于下一年度3月底前交办公室。
2.以往各部门各自分管档案柜钥匙统一上交至综合办公室保管，个人不得复制或留存。除档案或其它存档需要的物品外，一律移至别处。对于因故未作归档并由此产生不良后果的各类文件资料，将对负责该项工作人员本人进行问责。
3.综合办公室统一负责各部门档案审核、保管和借阅。 （1）借阅档案时，须进行档案借阅登记，并须于一周内归还。因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。
（2）凡涉及国家和协会等机密信息的档案，一般不得借阅。特殊情况必须借阅的，须填写《中国铸造协会机密档案借阅申请单》，报部门领导和协会秘书长批准后方可进行。
（3）凡经批准允许借阅的档案，可以摘抄或复印所查阅内容，但密级档案除外。
（4）对外借档案卷册归还时如发现卷册被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，由借阅本人对造成的后果负责。
4.对于经审核不合格归档卷宗，退回相关部门自行整改。
九、其它
1.关于以往档案，将由办公室牵头，各部门负责，对不合格档案进行归整。
2.2010年档案，请各部门按要求尽快归整后，务必于2011年7月31日前交综合办公室。
结束语
“对历史负责，为现实服务，替未来着想”
