房地产工程项目部资料系统管理制度（试行） 为进一步规范工程项目资料的收集整理与分盒归档，规范项目内业管理人员工作，提高项目管理人员职业素质与法律法规意识，特制定本制度。
本制度以“完整书面记录建设方与施工方、监理方合同履行的过程”为核心管理目标，结合目前我公司项目管理制度，将项目资料分为两大板块：公司管理系统资料和项目合同系统资料。具体分类分盒及诠释说明如下：
一、公司管理系统资料
（一）公司管理文件
公司制度汇编、工程安全体系、应急预案、公司安全责任书、工程制度、公司红头文、管理人员名单与调整交接记录等。
（二）施工管理文件
施工日志、工程师巡查记录、安全、质量、进度等相关公司管理文件和项目实施过程记录文件等，本项文件为我方内部控制资料，作为项目及管理人员考核依据，与监理或施工单位合同履行无关。
（三）公司磋商联系文件
本项中指公司内部管理中的磋商联系，与监理或施工单位合同履行无关的资料：公司工作报告、工作总结、公司各部门间的磋商联系文件、通知、劳资发放与发票报销明细等。
二、项目合同系统资料
（四）合同及其附件
按照公司现况，大合同包含合同正副本、邀请书、双方核对的预算书、现场管理制度等；零星工程合同一般包含施工内容说明（图纸）和预算书、谈判记录等附件。合同及附件须双方签字盖章才有效，在公司办公室、工程部、财务部存原件，项目部存原件或复印件。
（五）施工组织设计
施工组织设计在投标时施工单位提供一份，但仅是评标参考，在工程开始施工前，施工单位应正式向监理和建设单位报施工组织设计（施工进度计划与施
1工人员数量、组织计划也包含其中）以及专项施工方案（其中比较重要的涉及安全质量责任追查的方案有：脚手架施工方案、塔吊施工方案、模板施工方案、临时用电方案、环境安全管理方案、冬期施工方案、雨暑期施工方案等）。
以上本项文件需施工单位总工、技术负责人、安全负责人等重要负责人签字审核，报监理单位总监签字审核，最后交建设单位存签字盖章的原件一份。
本项中文件仍属于合同附件，是施工单位向监理和建设方施工组织设计承诺的核心内容，也是合同预算中措施费的依据。在合同履行过程中施工方进度节点没按承诺的计划完成、没有按方案采取冬雨季施工措施、脚手架及模板支撑没按方案进行施工等都可依据本项中的文件进行责任追究和违约索赔。
（六）施工单位资质及管理人员文件
资质文件：施工单位应向监理与建设方提供一份盖红章的营业执照、组织机构代码证、年检有效的施工资质等相关公司资质文件复印件。
管理人员名单：合同在履行中都应有双方对负责人指定的文件。每一份合同都应有一份施工方公司盖章指定项目经理和五大员人员名单、相关证件复印件、相关人员身份证复印件。另外在单体楼号项目经理挂靠施工单位的，也应有联通建筑公司盖章对此单体工程负责人的授权书，否则他签字的文件都仅代表个人行为。
（七）技术质量文件
图纸、图纸会审记录、图纸变更、建设方测量交验记录、有建设方参与的质量验收记录、在处理某项施工事宜中三方认可的国家相关技术质量标准要求等。
（八）工程施工材料文件
包括甲方指定材料函、甲供材料三方验收记录、材料调价文件、施工方报材料计划等。
（九）工程拨款文件
经过项目签字或中转的拨款审批表、支付证书等和工程拨款有关的文件。 本项目中文件应按楼号分册存档，并建立索引目录，以便拨款控制、对接
以及结算管理。
（十）合同价款变更文件
本项主要指合同价款在履行中调整的依据，包括签证及其依据文件、索赔报告及其依据文件、罚款单及其证据等。
本项中文件分册存档要求与上一项“工程拨款文件”相同。
（十一） 合同磋商联系文件
本项文件指建设、监理、施工三方在合同履行过程中所发生的协商、联系记录、附加承诺等，会影响或将来可能影响合同的权益、价款等相关文件，包括：监理例会记录、联系单、报告、变更请示、建设方相关要求和批示等。本项中的文件一般要当事人（责任人）签字或多个与会人员（证明人）签字，以备在以后合同履行中的协商证据。
希望各项目部认真按本制度执行。在试行过程中如有与实际不接轨的地方请提出宝贵意见，以备修订。
郭洪立
QQ:185483851
自己整理的，有什么不同意见欢迎与我交流。
