会议的策划
所谓“会议”，是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头、书面或者声像等作为交流方式的群体性活动。在现代企业运转过程中，会议已经成为了不可或缺的重要部分。
一般而言，会议管理包括了四个阶段，依次分别是会议策划、会议筹备、会议实施与会议结束。其中，会议策划开始于筹备阶段之前。它是指为了使会议取得预期目的，而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议，使之达到预期效果的重要前提。
会议策划的前期工作主要包括了两个方面：一是确定会议的策划者，尽量要选择精干而且有丰富经验的人来负责，二是收集信息，充分了解会议的目的与性质，以及召开会议者的要求等。
在会议策划过程中，策划者往往需要遵循四大原则，分别是目的性原则、利益主导原则、整体规划原则、可操作性原则。
目的性是会议的重要特征之一。或者是为了传递有关信息，或者是为了打造品牌形象，或者是为了推动销售额，召开会议总有一定的目的。因此，策划也必须围绕着会议目的来进行，进而满足企业需求。 根据亚当·斯密的“经济人”观点，人类的一切策划活动，实际上都是在谋求特定的利益。策划者应该秉持共赢的理念，明确知道会议所要追求的利益，并为利益的实现合理配置资源，考虑是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。
一次会议的成功举行，包括了场地选择、食宿安排、邀请函设计与会后评估等诸多因素。整体规划原则要求策划者应该具有全局观，做出周到的统筹规划，以避免给会议活动造成无法弥补的损失。
会议策划的可操作性要求策划者应结合市场的客观情况，以及公司的实际需要和能力来操作，使会议活动能够在总体策略的指导下顺利进行。
一般而言，会议策划的内容可以归纳为“五W，一H、B”：
首先，What是指开什么会议，会议的名称是什么；
其次，When是指什么时候举行会议；
第三，Where即在什么地方开会；
第四，Who就是指参加会议的人是谁；
第五，Why即为什么开会，会议的主题是什么；
第六，How是指会议将怎样进行；
最后，Budget就是会议的成本预算。
会议名称是会议的正式称谓，标示了会议的某些基本信息。凡举行会议都应当事先确定其名称。一般而言，策划会议名称的常用方法主要包括了
揭示会议主办者
例如“森马品牌提升发布会”，反映出主办者是森马
揭示会议功能
例如“汇天公司产品鉴定大会”，反映出会议功能在于产品鉴定
揭示与会者身份
例如“游戏开发者大会”，反映出与会者的身份是游戏开发者
揭示会议出席范围
例如“移动通信世界大会”，反映了会议出席范围是全球性的
揭示会议时间或届次
例如“2010年世贸股东大会”与“第24届万国邮联大会”分别反映出会议的年度和届次 揭示会议地点
例如“上海国际贸易洽谈会”，反映出会议的东道主是上海
揭示会议方式
例如“电信公司视频会议”，反映会议采取的方式是视频
这些策划会议名称的方法通常不是单独使用，而是根据会议组织者的需要来加以综合运用的。会议时间是会议策划内容之一。它主要涉及了两个方面：一是指在什么时候召开会议，二是指会期的长短。
会议地点的策划包含了两个事项：一是选择合适的地方（即会议召开的举办地），如在哪个地区或者城市举办；二是选择合适的、具体的会议活动场所，如在哪个酒店举办会议。为了使会议取得预期效果，策划人员应根据会议需要，综合考虑多种因素，选择并确定合适的会议地点。
就会议举办地而言，选择在哪个地区或城市召开会议时往往需要参考的因素包括： 第一， 第二， 第三， 第四， 第五， 第六，
举办地与会议举办者及参会者所在地之间的距离。距离适中不会让潜在的参会者因相隔太会后是否有观光参观活动。如果有，那么应该考虑与活动地邻近的地方作为会议举办地； 会议期间，会议举办地的气候如何。这一点可以与季节因素共同考虑；
举办地是否适合公司的业务需要。例如，苏州明显要比桂林更能成为华东六省一市区域性举办地的交通环境是否便利。例如，对于国际会议来说，会议地点所在的城市必须要有国举办地的形象是否符合会议目的等。 远而放弃，也有助于减少交通成本；
销售会议的会址； 际机场；
酒店费用主要包括了住宿费用和餐饮费用，在会议成本中占了较大的比例。会议策划者应该搞清楚酒店的市场价格是多少，一般能有多少折扣；收费形式是怎样的，需要在会前预先支付多少定金；针对预订却由于参会者临时缺席等原因而没有入住的房间，是否允许退房，或者允许多高的退房率；会产生附加费用的项目有哪些；等等。
酒店的服务设施关系到会议质量，应该与会议的规格相匹配。通常，会议策划者可以从酒店的硬性设施与软性服务这两方面来考察。就硬性设施而言，考虑因素包括了客房的数量、大小与质量、会议的支持设备、设施的新旧程度、娱乐设施（如游泳池、网球、高尔夫）、展示场地等；就软性服务而言，考虑因素包括了整体环境是否文明洁净，酒店员工整体素质如何，有无接待会议的经验，是否指定了一人总负责协调处理各项会务事务等。
酒店在城市中的什么位置，进出是否方便？附近有没有购物中心、餐馆和店外娱乐场所？是否接近机场？有哪些便利的交通工具？距离最近的医院有多远？等等。会议策划者在选择酒店的时候，应该根据具体的会议需要来综合考虑这些问题。
会议室是选择酒店的核心要素。如果酒店无法提供所需的会议室，那么其它条件再好也无济于事。根据面积大小，会议室可以被分为小型、中型和大型。采用哪种类型主要是由会议人数规模与会场布置模式来决定的。 Tips：
小型会议室30平方米大小为宜，不宜太高，一般为2.4-2.6米 中型会议室60平方米大小为宜
大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米
选择举办会议的酒店涉及到许多细节问题，例如会议室的实际形状，以及刚才视频中所提及的客房实际大小与光线等因素。因此，在做出选择哪家酒店的最后决定之前，实地考察一番是不可忽视的重要环节。
除了地点以外，与会人员也是会议策划的主要内容，即参加会议的对象，其数量是决定会议规模的直接因素。但是，与会人员的数量并不是越多越好，会议规模也并不是越大越好。 Tips：
在确定与会人员的同时，策划者同样需要根据会议情况来确定其主办单位、承办单位、支持单位、赞助单位、协助单位、协办单位或者合作单位。
为了提高会议的效率、实现预期目标，确定与会人员的时候，策划者应在遵守上述两大原则的基础之上考虑多项要素，例如：
（1） 与会者与会议所要实现的目标是否有直接或者主要的关系 （2） 与会者同会后的行动是否直接相关 （3） 与会者是否具备相关的专业知识或经验 （4） 与会者是否有能力或者有权利形成某项决议 （5） 与会者是否能全身心投入会议
会议主题是会议目标的转化，高度概括了会议主要内容和实质问题。与会人员通过它就可以形成对会议的大体了解。主题也是会议成功的重要因素，因为会议中所有活动都是紧紧围绕主题来安排的。 主题策划的要求：
将会议主题落实到会议目标上，为目标服务
准确性：主题名称表述清楚准确，避免含混或歧义；主题内容与权限相符，不超出会议的职权范围除了服务于目标以外，准确性也是非常重要的：一方面指主题名称表述要清楚准确，避免含混或歧义；另一方面是指主题内容与权限相符，不超出会议的职权范围。 Tips：
会议主题不同于会议议题，一般来说，一个会议只有一个主题，但议题可以有若干个，后者是围绕前者而设立的多个拟讨论的问题。议题是主题的具体化。
例如，博鳌会亚洲论坛2002年年会的主题是“新世纪、新挑战、新亚洲”，而议题则有20多个，如“亚洲经济发展前景”、“亚洲区域经济和贸易合作与展望”等。
当名称、主题等确定下来之后，策划者要考虑会议将怎样进行，也就是对会议的基本流程进行策划。一般而言，会议的流程通常包括了开幕辞、主要领导发言、特邀嘉宾演讲、与会者自由发言或讨论以及闭幕致谢等环节。
会议成本是会议策划不可缺少的重要组成部分。策划者通过预算会议各项费用来控制总支出，借以适当降低成本，提高会议效率。
一般而言，成本预算应遵守四项基本原则： （1）科学合理地分配各项开支 （2）总量控制，不能无限制地增加
（3）确保重点。经费不足时，把有限的经费用在刀刃上 （4）精打细算。严格审核每一项开支，合理节省经费
一般而言，不同会议之间的具体收入来源与支出事项会有所不同。例如，有的会议需要向与会者收取一定的参会费用，或者向会议主要发言人支付相应的酬劳费。
会议策划的成果最终要通过形成某种文书的形式反映与表达出来，这就是会议策划方案。它是会议筹备工作的依据，也是会议筹备工作有序进行的保障。方案经相关领导批准后由会务工作机构具体实施。通常，会议策划方案具有预测性和请示性的特点：所谓预测性，是指在筹备之前，根据实际情况和先前经验对会议重要事项进行设想和安排；所谓请示性，是指就方案内容请示上级主管部门或者相关领导的批准。
Tips：
会议日程是把会议中的各项活动按照时间单位加以具体落实安排。它表明了会议发展的进程，同时也是对完成各项活动所需时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。
