档案管理制度
第一章 总则
第一条 为了加强对公司档案材料的管理，充分发挥档案信息的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》、《外商投资企业档案管理暂行规定》和其他有关法律法规的规定，结合本企业的实际，制定本办法。
第二条 公司各类档案材料的形成、归档、分类、鉴定、保管、借阅、保密、统计、销毁等档案管理的步骤和内容，均要遵照本办法执行。
第二章 档案管理机构
第三条 公司的档案工作由公司行政总监分管，设置档案室和专职或兼职档案管理人员，档案管理人员应具有档案专业知识和技能，负责档案的具体管理工作。
第四条 档案管理人员的主要职责： (一) 参与制定公司档案工作的规章制度；
(二) 对公司各部门档案材料的归档工作，进行指导和监督； (三) 做好公司档案材料的收集、整理、保管和利用工作； (四) 做好永久性档案材料向有关档案机关移交工作；
(五) 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的现代化和科学化。 第三章 档案材料归档的范围
第五条 公司文件材料的归档范围主要包括：
(一) 企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。包括合资企业申请立项的意向书、可行性研究报告、洽谈纪要、协议、合资合同、公司章程、出资证明、批准文件、委派和撤换董事通知、董事会名单等。
(二) 董事会、总裁办公会议及其相关的会议形成的文件材料。包括会议决议，会议纪要、会议纪录等。
(三) 行政管理方面的文件材料。包括公司颁布的各种综合性的规定、决定、规章制度和奖惩办法等。
(四) 财务、会计及其管理方面的文件材料。包括审计报告，财务计划，财务预算，财务决算，年、季、月会计报表，会计账簿，会计凭证等。
(五) 劳动工资、人事管理方面的文件材料。包括人事任命、人事调整、人事管理、奖惩记录、员工名册、员工档案，员工工资审核记录等。
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(六) 法律事务方面的文件材料。包括法律意见书、经济纠纷材料、各类诉讼案件材料等。 (七) 经营管理方面的文件材料。包括公司发展计划，年度的生产计划，营销计划，公司年度和月度工作总结，单项工作总结，调查报告，公司的各类计划指标、技术指标、营销指标，以及公司各类命令、工作指示、调度纪录等，还包括在经营活动中形成的合同书、协议书，以及其他原始记录和凭证。
(八) 安全生产管理方面的文件材料。包括安全生产规章制度、操作规程、安全生产检查总结、安全生产统计报表、事故调查报告等。
(九) 生产技术管理方面的文件材料。
(十) 仪器、设备方面的文件材料。包括仪器、设备维修、改装、保养记录，设备统计台帐，设备使用说明书，合格证，图纸和有关技术文件、材料等。
(十一) 基本建设方面的文件材料。包括立项、报建、设计、施工、竣工验收各个阶段的文件材料。
(十二) 科学技术研究、技术引进、技术转让方面的文件材料。 (十三) 教育培训方面的文件材料。 (十四) 情报信息方面的文件材料。
(十五) 证书证件方面的文件材料。包括法人营业执照、税务登记证、法人代码证、土地使用证，房产证、进出口许可证等各种企业生产经营需要的证件，以及企业和产品获得的各类荣誉证书，达标证书和证明等。
日常工作需要使用的证照由总裁办保管，有关部门按规定办理借用和年审。 (十六) 其他具有利用价值的文件材料。 第四章 档案材料管理的程序
第六条 档案管理的程序包括：收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用等工序。
第七条 会计档案按照《中华人民共和国会计法》有关规定进行管理。 第五章 档案材料的收集
第八条 各部门形成的档案材料原则上由本部门负责立卷和归档，根据公司规定向档案室移交，任何个人不得据为己有。
第九条 凡属第三章规定范围的档案材料，均应立卷归档。 第十条 立卷归档的时间要求。
(一) 会议材料，在会议结束后一周内归档。
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(二) 基建项目材料，在项目验收后二周内归档。 (三) 各种案件材料，在结案后一周内归档。
(四) 其他档案材料，在已经办理完毕后，一周内立卷归档，移交给档案室。
(五) 对于某些专门文件、或个别驻地在外的业务部门单位的文件，为方便日常工作的需要，档案材料立卷归档的时间，报主管领导批准后可适当延长。
(六) 会计档案原则上在翌年五月份前，将档案目录移交档案室，两年后移交档案材料。 (七) 各部门确实因为业务和工作需要保留档案材料的，经主管领导批准后，可以保留，但必须按照立卷归档时间要求，移交档案目录清单，并办理有关手续。
第十一条 立卷归档的要求
(一) 各部门兼职档案员或经办人员，在规定的时间内，把整理审定完毕的档案资料，移交给档案室归档。
(二) 移交档案要填写移交清单，移交清单一式三份，移交人和接收人双方签字后各执一份，另一份保留在移交的档案中。
(三) 归档的文件材料必须完整、真实、准确，请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。
(四) 立卷时要编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁的拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无金属物，填写备考表，注明保管期限。
(五) 填写案卷一律使用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应该清楚，准确。
(六) 立卷应以本公司形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能够正确反映企业生产活动状况和面貌。
(七) 立卷应以问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切关系的文件组合在一起。 (八) 立卷应把其他单位的文件与本公司的文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
(九) 立卷后，发现需立卷的文件材料，可按立卷原则进行插卷。
(十) 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统反映问题，做到查找方便。
(十一) 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须是原件，并保持完好。
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(十二) 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第六章 档案材料的借阅
第十二条 档案材料主要供本公司利用，一般不允许外单位人员查阅，如有特殊情况，外单位人员须持介绍信，并经主管领导批准，可查阅无密级档案。
第十三条 各部门工作人员可以查阅本部门业务工作范围的档案资料，如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经主管领导批准，方可查阅。
第十四条 档案材料的借阅者应负责档案的完整和完全，未经许可，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注记，不得转借，如有违反，予以处罚。
第十五条 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式，复制品应仔细校对，与原稿无误后，提供使用。
第十六条 必要时，档案室可对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章才有效。对外单位出具证明材料，必须得到主管领导批准。档案证明材料只是证明某事在档案上有记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案材料作解释或下结论。
第十七条 档案材料一般不可带出档案室，如有特殊情况，必须经过主管领导的批准并办理借阅手续，借期最多为一周，如延长借阅时间，需及时办理续借手续。逾期不归还者，档案管理员要及时催还。
第十八条 借阅档案材料必须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报主管领导批准后，责令遗失者赔偿，并给予纪律处分。
第七章 档案材料的保密要求
第十九条 档案管理员和借阅档案的人员，要加强保密意识，共同做好保密工作。 第二十条 档案分一般档案和密级档案两类，密级档案分为绝密、机密和秘密三级。 第二十一条 有密级档案只允许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案需要复制、摘录时，必须得到主管领导的批准。
第二十二条 有密级档案只限归档人使用，其他人利用要经过主管领导批准。 第二十三条 对已经到了保密期限的档案，要及时请档案鉴定小组鉴定解密，并报主管领导批准，对解密档案作一般档案管理，提供使用。
第二十四条 档案管理员丢失或擅自提供、泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分。
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第二十五条 公司员工调离本企业时，需按照档案室的要求整理已经形成的文件材料，移交给档案室，并退还所借的档案资料，档案员审查无误签字后，才能办理离职手续。档案管理员离职，由主管领导监督办理交接手续，完成交接后，才能办理离职手续。
第八章 档案材料的鉴定
第二十六条 公司成立档案鉴定小组，负责制定档案材料的保管期限表，确定和调整档案的密级，对档案存、毁提出处理意见。档案鉴定小组由主管领导担任组长，组员由有关部门负责人、技术人员和档案管理工作人员组成。
第二十七条 档案保管期限分为永久、长期和短期。具有长远查考利用及研究价值的永久保存，在一定时期内有查考利用价值的长期或短期保存，凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期从长。
第二十八条 对每一份档案材料应根据保管期限表，确定该档案材料的保管期限。 第二十九条 基本建设方面档案材料保管期限，遵照《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001执行。
第三十条 会计档案保管期限以具体保管年限登记，遵照《会计法》和其他有关规定执行。
第九章 超期档案的销毁
第三十一条 对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理员登记造册，经档案鉴定小组鉴定后，报董事会批准，按规定销毁。
第三十二条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。销毁档案的目录必须永久保存。
第三十三条 销毁文件必须在指定地点进行，由档案室和有关部门指派专人共同监督，严禁将销毁的文件作为他用、或作废纸出售，文件销毁后，监销人应在销毁册上签字，以示负责
第十章 档案材料的保管
第三十四条 档案材料是公司的宝贵财富，必须妥善保管，确保万无一失。
第三十五条 档案管理人员对归档的档案材料要认真整理、分类、标号、登记、保管，做到档案材料齐全、分类准确、折叠整齐、美观、规范，以及存放合理。
第三十六条 设置存放档案的库房和箱柜，并做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防污染措施，维护和延长档案的寿命。
第三十七条 实物和声像档案材料的要更根据其自身的特点，制定完善的保管方案，妥发布实施日期 第5页 善保管。
第十一章 违反档案管理办法的处罚规定
第三十八条 对将工作中形成的应当归档的档案材料据为己有，拒绝向公司档案室移交者，除追缴档案和责令赔偿损失外，还给予记大过和降职、撤职处分，拒绝移交档案超过二年的给予开除处分。
第三十九条 损毁、丢失或者擅自销毁档案材料者，除责令赔偿损失外，视档案的期限不同，分别给予警告或记过处分，属永久保存期限档案的，给予降职、撤职或开除处分。
第四十条 擅自提供、抄录、复制密级档案者，视密级情况分别给予警告、记过和降职、撤职处分。泄露秘密者，按照《员工奖惩办法》处分，并责令赔偿经济损失。
第四十一条 涂改、伪造档案者，除责令改正、赔偿损失外，给予警告或记过处分。 第十二章 其他
第四十二条 本办法经总裁核准后颁布实施，修改时亦同。
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