采购岗位管理规范
岗位职责：
1) 制定并完善采购制度和采购流程：
根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；
负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；
2) 制定并实施采购计划：
根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划； 审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；
组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；
根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况； 督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；
3) 采购成本预算和控制：
编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本； 采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；
对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；
4) 选择并管理供应商：
根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；
建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统； 不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；
制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；
工作流程
供应商资质收集、评价
a.供应商资质文件收集及审核
根据供应商所供产品的类别：供应商商填写《供应商调查表》。要求供应商必须提供资质：《企业法人营业执照》（副本）、《税务登记证》（副本）、其他资料：一般纳税人证书、代理证书（或授权书）、质量体系认证证书（或质量保证书），以及公司其它部门要求的其他资料。
b.采购部门组织相关部门对供应商的相关文件管理、质量、交货能力及管理程序等进行审核。
5.2采购需求提出：
申购部门根据订单、库存量确定所需采购产品的品种、数量、规格、型号等要求并填写《采购申请单》由领导审批后至采购部。
5.3采购部按《合格供方名单》开展采购工作；
5.3.1凡购进物品、工具用具，尤其是定制品的为批量采购申请情况的，采购部应坚持先取样品，征得使用部门及领导同意后，方可进行采购或定制。
5.3.2采购部部在收到《采购申请单》后，在《合格供方名单》中选择质量、交期和价格符合要求的厂商，将供方报价和相关资料交相关部门主管审核、确定供货商。采购部签订《采购合同》递交部门经理审核，总经理签批后方可办理采购；
5.3.3订单跟进：
5.3.4 购销合同中应明确交货时期，并将相关信息传递到需求部门；
5.3.5 为确保供货商按期、按数、按质交货,采购人员应对供货商进行跟催过程；
5.3.6 若供货商因特殊原因无法满足《采购合同》订定的要求,则供货商修订的结果需要双方协调同意,并将相关信息传递到需求部门。
5.4验收
5.4.1A类采购物品到货后，由采购部交货至行政部门按照采购申请要求进行质量、数量检验，并填写《入库单》进行相关记录。
5.4.2B类采购物品到货后，由采购部交货至IT部门按照采购申请要求进行质量、数量检验，并填写验收意见进行记录。
5.4.3其他产品的验收：由申购部门按双方签订的合同要求或订单要求进行验证 ；
5.4.4 采购或外包过程中验收不合格，和供应商沟通过后填写《不良品退库单》进行退库，如需重新进行返工填写《返工单》并请部门负责人审批签字。
5.5 入库
5.5.1采购产品到货至单位，须经申请使用部门（库房行政管理人员）核实、验收签字，出具《入库单》。未经质量检验合格的货物不得入库。
6．账款结算
6.1费用报销
6.1.1采购报销必须以发票为据，不准出现白条报销。
6.1.2物品采购前，预借备用金，必须经总经理领签字批准方可借款，执行借款流程；物品采购完毕，需及时报销。
6.1.3 物品采购报销须填写报销单，执行费用报销流程
6.1.4凡不按上述规定采购者，财务部，应一律拒绝支付。
6.2 应付账款
a.财务部会计对《采购合同》、供应商发票、检验入库单进行审核，即“三单符合”审核。 b.三单中的第一单“采购订单”是指由采购合同、采购订单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成发票单据。第三单“入库单”是指由入库单、质检单等组成的收货单据。
c.财务部业务人员在“三单符合”审核后，方可制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。
d.有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。
6.3 账款核对
b.财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知采购部。采购部应及时与供应商联系处理，并在一周内将问题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有三单不符的情况记录，并定期跟踪和向采购部部门经理、财务经理汇报。
c.对在“三单符合审核”中多开票、重开票的供应商应提出警告，情节严重的，要考虑给予处罚或更换。
d.行政库房保管部门应在每月二十五日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递 到财务部，财务部应于当月根据之调整应付账款。
e.任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经采购部经理、财务部经理及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。
f.更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过财务部经理的批准。这些资料应附在相应的调整凭证后。
6.4应付账款分析
6.4.1采购部每季度进行一次应付账款的账龄分析，并分析资金安排和使用的合理性。
6.4.2 采购部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一周内告知财务部。
6.4.3采购部对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目，采购部应会同财务部人员进行调查，并经财务经理书面批准后及时处理。
6.4.4采购部在与供应商对账过程中，对发现的差异应及时与供应商联系解决。
