一、安排会议值班
（一） 会议值班工作的内容和意义
1、会议值班工作的内容
（1） 值班电话记录
（2） 值班接待记录
（3） 值班日记
（4） 做好信息传递
1、会议值班的意义
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议顺利进行。
（二）安排会议值班的工作程序
1、制定值班工作制度
（1）信息处理制度。
（2）岗位责任制度。
（3）交接班制度
2、明确值班工作任务
（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息
（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制
（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示
（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录
（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻
（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务
（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作
（8）必要时，应建立主管领导带班制度
3、编制会议值班表
会议值班表应包括以下内容：
（1）会议值班时间期限和具体值班时间
（2）会议值班人员姓名
（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号
（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名
（5）用简明的文字表明值班的工作内容
（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名
二、接待采访会议的新闻媒体
1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则
（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合
（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别
（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定
（4）要准备得全面周到、主动积极
（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑
（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道
（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料
2、接待新闻媒体的工作内容
（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送
（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息
（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题
（二）工作程序
1、媒体人员登记
2、为媒体人员提供简单的会议材料
3、安排拍照和新闻发布会等传统活动
4、安排媒体沟通会
（三）妥善处理新闻媒体的负面报道
（1）快速作出反应
（2）联合或聘请专业公关公司处理危机
（3）让负责人出面
（4）对未知的事实不要推测
（5）不要隐瞒事实真相
（6）为媒体采访敞开大门
（7）统一口径，用同一个声音说话
（8）频繁沟通
（四）汇总新闻媒体的各种报道
三、做好会议的记录工作和简报工作
1、为会议记录做好准备工作（准备足够的记录工具）
2、会议记录的内容
（1）会议描述
（2）与会者姓名
（3）缺席者请假条
（4）宣读上次会议记录
（5）有会议记录中产生的问题
（6）通讯记录
（7）一般事务
（8）其他事务
（9）下次会议日期
（10）主席签名
3、会议记录的工作程序
会议记录的结构是：标题+正文+尾部
（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种
（2）正文。首部+主体+结尾
（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”
（二）做好会议的简报工作
1、会议简报的内容
会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用
2、会议简报的工作程序
（1）会议简报的内容。
（2）会议简报的结构。
2、会议记录的要求
（1）速度要求
（2）真实性要求
1）准确
2）清楚
3）突出重点
（3）资料性要求
2、会议简报的要求
（1）真实准确
（2）短小精悍
（3）快是简报的质量体现
（4）生动活泼
四、收集信息的分类
（一）会议信息的分类
1、按照会议信息的作用划分
（1）与会者信息
（2）会议指导性、宣传性信息
（3）会议议题性信息
（4）会议主题内容信息
（5）记录性、结果性文件信息
（6）会议的程序性文件信息
（7）会议交流性文件信息
（8）会议参考性信息
（9）会议管理性信息
2、按照会议信息的保密性划分
（1）保密性会议信息
（2）内部性会议信息
（3）公开性会议信息
3、按照会议信息传递方式划分
（1）会议讲话信息
（2）会议书面信息
（3）会议声像信息
（二）收集会议信息的要求
1、齐全
2、及时
3、准确
4、有效
（1）责任到人
（2）履行登记
（3）严格保密
（4）明确范围
（5）有针对性
5、提供会议信息服务
（三）收集会议信息的工作程序
1、确定会议信息的搜集范围。
2、选择会议信息的搜集渠道。
3、确定搜集会议信息的方法
（1）召集开会
（2）提供书面材料
（3）个别约见
（4）会议结束时及时搜集
（5）个别催退
（6）按清退目录收集
（7）限时交退
（四）吃力会议信息的程序
五、会议信息的作用：
1、利用信息保证会议的顺利进行
（1）利用信息，策划会议
（2）利用信息，把握到会情况
（3）利用信息，进行情况反馈
2、利用信息进行会议沟通
3、利用信息进行催办
4、利用信息为决策服务
5、利用信息为商务活动服务
6、利用会议信息进行宣传
六、反馈会议信息
（一）反馈会议信息的内容和要求
1、反馈会议信息的内容
（1）反馈会前信息
（2）反馈会中信息
（3）反馈会后传达落实的情况
2、反馈会议信息的要求
（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合
（2）会议信息反馈的目的要明确
（3）充分重视会议的反馈信息沟通
（二）反馈会议信息的工作程序
1、布置会议信息收集工作
2、会议信息的搜集渠道的选择和建设
3、建立定期的会议信息反馈制度
4、做好会议信息的反馈汇报工作
5、抓好会议反馈信息的落实工作
（三）反馈方式与时机
1、会议信息的反馈时机
（1）在会议工作进展顺利时反馈
（2）在会议工作出现问题时反馈
（3）在会议工作吃处于停滞时反馈
2、选择信息的反馈形式（正面指导与建设性反馈）
3、会议信息的反馈方式
（1）口头反馈
（2）书面反馈
（3）会议反馈
