*****村镇银行股份有限公司
文书档案管理制度
第一章 总 则
第一条
为加强*****村镇银行股份有限公司（以下简称“本行”）文书档案的科学管理，充分发挥文书档案服务于各项业务工作的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关档案工作的制度和规定，并结合本行实际情况，特制定本制度。
第二章 文书档案管理的任务
第二条 本行办公室设立文书档案室，统一管理本行的文书档案资料。文书档案由档案室专职人员立卷，各部门综合人员负责向档案室提供有关文件、材料。
第三条 文书档案管理的主要任务：
一、搞好文书、材料的立卷、归档工作；
二、负责档案资料的收集、整理、保管和统计工作；
三、负责档案资料的调阅和利用工作；
四、组织安排对已超过保管期限的档案资料的鉴定、销毁工作；
五、严格执行本行保密制度，保护档案的完整和安全；
六、办公室对各部室立卷工作有业务指导和督促的任务。
第三章 文件材料的分类方案
第四条 文书档案的分类方案有类别：综合类、审计稽核类、计划财务类、人教类、纪检监察类、党群类、安全保卫类、中间业务类、基本建设类、设备类等。
第四章 文件材料的立卷归档
第五条 文书档案立卷归档范围
一、本行自身形成以及与有关部门联合颁发的，反映本行主要工作活动的文件材料：
(一)各种工作规划、计划、总结； (二)反映本行业务活动的文件材料；
(三)正式发文，包括转发或与其他单位联合颁发的文件； (四)本行制定的章程、制度、办法等规定性文件材料； (五)党支部、团组织、工会和各职能部门在工作中形成的重要文件材料；
(六)涉及机构、人员编制、干部任免、人事劳资、专业职务评聘、培训、保卫、财务、审计、计划等方面的文件材料；
(七)与有关单位签订的各种合同、协议文件材料； (八)本行重要的调研资料；
2 (九)本行财产、物资、档案等交接凭证、清册；
(十)本行关于安全保卫工作的通知、报告、总结及安防设施检查、自查及验收的相关文件材料；
(十一)外事工作及有关领导视察中形成的批示、题词、照片、录相、录音、光盘等文件材料；
(十二)本行编印的工作动态，例如：周报、月报、年报等、工作简报、专报信息及员工会和办公会纪要等；
(十三)历年的大事记。
二、本行与有关单位之间的来往文件材料，包括： (一)相关部门的所有来往文件；
(二)有关单位颁发的非本行主要业务但需要执行的法规性文件；
(三)有关单位对本行工作检查形成的重要文件； (四)参加相关部门会议的会议材料；
(五)有关单位与本行联系、协商工作的重要往来文件。 第六条 各部门需收集、提供的文件材料范围
一、营业部需收集、提供的文件材料范围： (一)本行关于财务工作计划、总结、报告、分析； (二)本行关于营业部决算的意见; (三)本行行关于财务决算工作的有关材料；
(四)本行关于销毁作废的银行汇票、票证专用章和密押的通知、通告；
3 (五)本行关于财会工作的专题、典型的调查报告； (六)本行关于收贷、收息的报告； (七)本行关于财务检查的自查报告；
(八)本行关于业务、系统、人员交接及人员出入等相关的各类登记簿；
(九)本行关于计算机安全检查、运行情况通报、专题报告文件材料；
(十)本行关于反洗钱工作的通知、通报及报告等文件材料； (十一)本行关于中间业务、保险代理业务收费、统计等文件材料；
(十二)其他相关材料。
二、办公室需收集、整理文件材料范围：
(一)本行自身形成以及与有关部门联合颁发的，反映本行主要工作活动的文件材料。
1.各类会议的文件材料，例如：股东会及党、政、团、工、妇的会议、工作会议、专题会议、办公会议等文件；
2.正式发文，包括转发或与其他单位联合颁发的文件； 3.反映本行业务活动的各种工作规划、计划、总结、报告、要点、统计等文件材料；
4.本行关于普法教育工作等文件材料；
5.本行各部门及部门人员向行领导呈送的请示、报告等有行领导批示的文件材料（包括签报、购物申请单等）；
4 6.各职能部门在工作中形成的重要文件材料；
7.本行关于安全保卫工作的会议通知、讲话、报告、总结、典型材料等文件材料；
8.本行重要的调研资料；
9.各级领导视察、检查本行工作形成的文件材料； 10.涉及机构、人员编制、干部任免、人事劳资、专业职务评聘等方面的文件材料；
11.本行制定的章程、制度、办法等规定性文件材料； 12.与有关单位签订的各种合同、协议（贷款合同、房屋租赁、设备购臵等）文件材料；
13.本行财产、物资、档案等交接凭证、清册；
14.本行编印的工作动态。例如：工作简报、专报信息和办公会纪要等；
15.涉及系统、人员及本行安防设施及组织结构的各类安全防范材料及表格；
16.外事工作及有关领导视察中形成的批示、题词、照片、录相、录音、光盘等文件材料；
17.本行组织机构沿革、领导班子沿革、历年的大事记、年鉴等。
(二)本行与有关单位之间的来往文件材料，包括： 1.人民银行、银监等各级监管部门的所有来往文件； 2.政府、党委、团组织、工会及协会组织等各级部门的所有
5 来往文件；
3.各股东及国家开发银行分行的所有来往文件；
4.有关单位颁发的非本行主要业务但需要执行的法规性文件；
5.有关单位对本行工作检查形成的重要文件（包括安防验收报告）；
6.有关单位与本行联系、协商工作的重要往来文件。 (三)本行关于人事的文件材料，包括：
1.本行关于机构设臵、名称更改、人员编制、职工名册等文件材料；
2.本行关于人事任免的材料；
3.本行关于人事工作年度计划、总结、报告；
4.本行职工招聘、录用、调动、离退职、死亡等材料； 5.本行对人员考核的有关材料； 6.本行对职工处分的有关材料；
7.本行关于工资劳保管理、转正、定级、调资、抚恤、职工休假、养老统筹、福利待遇等文件材料；
8.本行关于人员培训的请示、报告、批复；
9.本行关于因公出国政审及审批因私出国出境的有关规定、材料；
10.本行年终人员统计报表、劳动工资统计报表、机构编制统计报表；
6 11.本行召开人事工作会议的文件材料； 12.本行有关人事管理方面的规定、办法。
三、信贷业务部门需收集、整理的有关文件材料范围： (一)本行关于信贷管理工作计划、总结、报告、分析； (二)本行关于房地产、中小企业和个人信贷业务检查、专题报告、通报等文件材料；
(三)本行对不良资产清收、盘活、抵债资产处臵的计划、实施方案、专题报告等文件材料；
(四)本行关于信贷业务检查、专题报告、整改意见书等文件材料；
(五)本行召开年度及年度以下信贷工作会计形成的文件材料；
(六)本行关于贷款审查委员会会议纪要； (七)其它相关资料。
四、风险管理部需收集、提供的文件材料范围：
(一)本行关于风险管理工作计划、总结、报告、分析及考评结果等；
(二)资产质量分类资料及不良贷款认定、呆账核销等； (三)各类相关的会议纪要等； (四)其他相关材料。
第七条 不归档文件材料的范围：
一、重复性文件；
二、无保存价值的文件、便条及一般事务性电话记录；
三、未经会议讨论、未经领导审阅、签收、未生效的文件、电报草稿。
第八条 立卷归档的原则和要求
一、立卷就是把一些有共同特征和密切联系的文件组合到一起，构成一个案卷，把一些具有不同特征和联系不密切的文件分别进行立卷。立卷的原则，是从金融工作的特点出发，根据文件材料的形成过程和规律，最大限度地保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
二、归档案卷的要求
(一)整理要求：归档文件应完整，已破损的文件应予托裱，字迹模糊或易褪变的文件（传真件）应予复制，宽大的张页要折叠整齐，修整后的纸张要等同“16开”纸的大小，复制件与原件一并归档；归档文件禁止使用铅笔、圆珠笔和红墨水（纯蓝墨水）；归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊。
(二)整理规则：要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
1.在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
2.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示
8 与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。 3.卷内文件材料应区别不同的情况进行排列。密不可分的文件材料应依顺序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非诉讼案件卷，结论、决定、判决性文件材料在前，证明、依据等材料在后；其他文件材料依形成规律或特点，按时间顺序或重要程序排列。
4.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。页号统一编在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角；不装订的案卷在每份文件的右上角编写件号；图表、声像材料应在装具上或声像材料的背面逐件编号。卷内文件材料的厚度不超过100页，如文件过多，可分册立卷。
5.案卷要按规定格式逐件填写卷内文件目录，对文件的题名不要随意更改和简化；没有题名的要拟写题名，没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和内容。卷内目录装订在卷首。
6.案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明、确切，使用简称应通用易懂。用中性笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
7.有关卷内文件材料的情况说明，填写在卷内备考表内，若
9 无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和立档时间填上。 8.归档的照片要在背面加注说明和时间，单独编制目录，底版应同照片放在一起归档；U盘、光盘、录音带、录像带等要标明内容和形成的时间，单独编制目录。
9.每个立卷部门按年度案卷之间的联系进行排列，分别编制永久、长期或短期的案卷目录，编文书处理号。
10.归档的每一案卷应打印成一式三份卷内目录，其中一份臵卷首，一份由立卷人留底，另一份交档案部门作检索工具。
第九条 文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为十一年至三十年，短期为十年以下。对于不制定保管期限的档案材料，应按宜长不宜短的原则进行保管。
一、永久保管的档案。凡是反映本行主要业务活动和基本历史面貌的，对本行各项工作和经济建设、历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：
(一)本行制定的重要法规性文件；处理重要文件形成的文件材料；召开重要会议的主要材料；重要的请示报告，总结和综合统计报表；机构任免，行领导人任免的文件材料。
(二)上级机关颁发的针对本行主要业务工作需贯彻执行的重要文件材料。
(三)本行与贷款企业签定的贷款合同及有关的文件材料。
二、长期保管的档案。凡是反映本行一般工作活动，在较长时间内对本行工作有参考利用价值的文件材料，列为长期保管。
10 主要包括：
(一)本行处理一般工作形成的文件材料；一般会议的主要文件材料；一般的规章制度。
(二)上级机关颁发的属于本行主要业务并需要贯彻执行的一般文件材料。
三、短期保管的档案。凡是在较短时间内对本行有参考利用价值的档案，列为短期保管。主要包括：
(一)本行一般事务性的文件材料。
(二)上级机关颁发的非本行主管业务，但本行需要执行的文件材料。
(三)同级机关或非隶属机关颁发的需要本行执行的法规性文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件。
第十条 文书档案归档分类方法
文书立卷实行运用文件主要特征立卷和运用文件类型立卷相结合的方法。
第十一条 卷内文件目录臵于案卷卷首，其填写项目和要求是：
一、顺序号。按卷内文件材料先后顺序逐件填写；
二、文号。填写文件制发机关的发文字号；
三、责任者。填写文件的署名者；未署名的，应判定其作者，填写时可使用通用简称；
四、题名。即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或不能
11 说明文件内容的，自拟标题，外加“[]”号；
五、日期。填写文件的形成日期；没有日期的应调查清楚后再写。填写时在表示年、月、日的数字右下角加“。”号；
六、页号。填写卷内每份文件的登记号。最后一份文件填写其起止页号；
七、备注。留待对卷内文件变化时作说明。可填写此份文件同时形成的声像材料种类和被转发文件的文号。
第十二条 卷内备查表臵于案卷的末尾。其填写的内容和要求是：
一、本卷情况说明。填写卷内文件缺损，修改、补充、移出、销毁情况。归档后发生或发现的问题由有关档案保管人员填写并签名，标注时间；
二、立卷人。由立卷者签名；
三、检查人。由案卷质量审核者（各部门负责人）签名。 第十三条 案卷封面填写的内容及要求是：
一、全宗名称。填写立档单位名称；
二、类目名称。即本部门机构名称；
三、案卷题名。填写案卷标题，要求作者、问题、名称齐全完整，一般在五十字以下，由立卷人按规定要求草拟，待档案部门检查同意后，才能统一抄写；
四、时间。填写卷内文件所属的起止日期；
五、保管期限。即“永久”、“长期”、“短期”；
六、件、页数。填写本卷文件材料的总件数和总页数；
七、归档号。写档案的案卷号，由档案部门统一编制；
八、档案号的编制。封面档案号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号是档案馆指定的立档单位的编号，立卷人不必填写；目录号是本行全宗内案卷所属目录的编号；案卷号是目录内案卷的顺序编号；
九、填写案卷封面，要求整洁清楚，字迹工整，使用中性笔或钢笔填写。
第十四条 文书档案的保管期限应从档案所属年代的下一年一月一日起计算。长远规划、计划等文件材料的保管期限按其有效期满后的下一年一月一日起计算。
第十五条 归档
每年形成的归档，应于次年四月底以前整理后归入档案室。
第五章 档案的保管
第十六条 承办部室在文件材料处理完毕后，应及时将全部文件材料交档案室立卷人员。由立卷人员负责整理归档。
第十七条 案卷的排列应以档案分类方法为基础，按不同的保管期限分别排列入库。案卷排列方法应统一，前后一致。
第十八条 按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位臵。
13 第十九条 案卷目录应区分不同的保管期限，分年度或混年度编制目录号。在一个卷宗内，案卷目录不得重复。
第六章 文书档案的管理和利用
第二十条 档案的利用是归档管理的根本目的，档案部门要树立以利用为中心的思想，做好各种基础工作，积极开展档案的利用。
第二十一条 档案部门对接收各类档案，应进行审核，分类和必要的加工和整理，并分别编目、排列，做到保管安全，存放有序，查找方便。
第二十二条 档案部门要建立档案借阅制度，借阅档案必须履行登记手续，调阅人对调出的案卷要妥善保管，不得任意转借、遗失、污损和乱改乱画，更不得拆散原卷或抽取文件。
严格借阅手续，根据档案的机密程度确定不同的借阅范围，防止档案失密。
第二十三条 调阅档案，用后及时归还，一般不得超过三天，特殊原因最长不得超过十天。
第二十四条 本行保管的档案，主要供本行利用，对外单位提供档案需经行领导批准。
第二十五条 档案要建立定期检查登记制度。
第二十六条 加强档案室管理，设臵必要的专用库房和框
14 架，库房要备有防盗、防光、防尘、防潮、防高温、防虫等设施。
第七章 档案的鉴定、销毁、统计
第二十七条 档案部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案在办公室主任组织下，由档案部门和有关部门组成鉴定小组共同分析研究，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，要进行登记造册，经本行行领导审批后销毁。
第二十八条 销毁档案，应送指定的地点销毁，并指定两人监销，以防止档案遗失或泄密。销毁完毕，审批人、制表人和监交人均应在销毁清册上签字。
第二十九条 建立档案统计制度，对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计和登记。
第八章 附 则
第三十条 本制度由本行负责解释和修订。 第三十一条 本制度自发布之日起实施。
