财务控制是连锁药店的基本命题
2009-1-21 11:39:41 关键字：连锁 药店
近日，某药品零售连锁公司总部接到店员的匿名举报，反映设在总部一楼的门店在进销存数字上弄虚作假、店长有私吞营业款的现象等问题。按理说，这家门店就在总部的眼皮底下，店长不会有这么大的胆子冒然犯事；如果真有此事，为什么现在才有员工反映？主管门店事务的王副总不禁心生疑窦。为查明真相，王副总双管齐下：一是进行账面盘点，查看门店进销存的账面记录；二是找员工私下谈话，进一步了解情况，以便多方查证，并希望找到匿名举报者获得真凭实据。但是，没有一位店员承认自己是那位匿名举报者。但通过细致调查发现，该店当月的进销存情况在账面上确实存在不少疑点，而且多处不符。可仅凭这一点，能否判定店长存在经济问题吗？是否应按管理不善、防盗不力处理？
分析
目前，在不少连锁药店可能都存在这样的问题：总部为了节省人力成本，压缩支出，要求各门店在岗位设置上尽量做到精简高效，体现一专多能，实行一人多岗，店长既是全部经营事务的管理者，又充当兼职会计和出纳的角色，一些必须分开设置、以便互相监督的专职岗位没有设立或形同虚设。在这种权力过于集中且缺乏有效监督和制约的情况下，就很容易出现前面所述的问题，总部对门店的财务管理与控制往往成了“马后炮”。
连锁门店出现上述问题，充分暴露了当前药品零售连锁经营模式下的管理漏洞。如何使财务管理与控制从后台走向前台？笔者提出4点建议：
实行财务集权制
应由总部制定财务政策，设计包括连锁门店在内的整个公司的财务制度。如费用开支审批制度、现金管理制度、固定资产管理制度等。另外，对总部和各连锁门店的财务人员实行集中管理，门店不负责对财务人员的考核。这样，既有利于会计信息的及时交流，又有利于加强财务控制和监督，以达到整个公司财务制度上的协调、一致。
严把商品采购关
总部对商品采购的计划和控制应着重体现在以下几个方面：一是门店商品采购计划的制定必须体现总部财务部门有关资金的管理、保障和效益等方面的要求；二是商品采购计划只有在财务部门作出相配套的资金供应计划时，才能付诸执行；三是资金应重点保证主导商品、季节性商品和促销商品的采购，并针对这些商品在采购计划中制定出财务控制指标，明确销售量、毛利率和周转率等，以提高资金的使用效益，促进预期经济指标的实现。
加强存货管理
一是要合理控制进货与存货的比例，重点是制定大批量进货的数量警戒线及严格的审批制度。二是要合理确定门店的订货量，为防止流动资金在门店产生沉淀，总部财务部门要与采购部一起明确门店的最大订货量与订货金额，一般的门店存货量是其销量的1.5～2倍。如配送中心效率高的话，则要尽量实行零库货。三是要强化统一配送，减少门店的商品库存量，尽可能地将门店存货空间转化为营业空间。
加强现金管理
在门店的收银环节，财务管理控制的目标是保证与商品价格相符的现金完整收回。因此，每个门店都应安排专职收银员，将店长们从长期以来肩负收银、记账等职责中剥离出来，并制定相应的制度，控制收银环节可能出现的漏洞，保证现金的安全。
