课程背景：随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。 经常听到一些企业高层 抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地 全方位处理行政管理工作； 同时也有不少的行政管理人士感慨， 自己整体忙得天昏地暗， 却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而 且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。 为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管 理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。
学习收益：
→ 学会编写自己的岗位说明
→ 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识，
→ 学会奠定非领导的“领导“地位
→ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平
→ 有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率
→ 规范文档管理为企业运营发挥重要作用
→ 提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力
→ 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧
→ 了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象
课程内容:
第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/助理人员的自我角色定位
◇ 初级秘书/助理：事务性文员
◇ 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理
◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
2、优秀秘书/助理人员的胜任素质
◇ 如何提升秘书/助理人员的素质
◇ 优秀秘书与一般秘书的差异 ——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；
第二种认为吃年轻饭，混日子；
第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘书/助理的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？
2、为何要进行个人职业生涯规划？
◇ 分析自我，确立人生的方向
◇ 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
◇ 看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力 ——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢
3、职业生涯规划的简单步骤
◇ 掌握 SWOT 分析工具进行自我分析
◇ 运用“5W 提问”法进行自我分析
→What I am? 我是什么样的人？
→What I want? 我想要什么？ →What I can do? 我能做什么？ →What fit I most? 什么
是最适合我？ →What I can choose？我能够选择什么？ ——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。 ”运用 SWOT 分析工具认识自我
三、秘书/助理商务礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象 ◇ 着装的 TOP 原则 ◇ “拒绝”着装败笔——着装误区 ◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人 ——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待礼仪 ◇ 电话礼仪与应对技巧 ——现场演示：如何着装让我更优雅和自信
四、办公室 5S 管理 ◇ 5S 的概念 ◇ 推行 5S 的重要性 ◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作 ◇ 长期有效地推动 5S 工作的注意事项和操作方法 现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你 5 分钟 快速掌握 5S 技巧 第二部分 工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧 ◇ 时间管理的误区 ◇ 时间管理的原则 √目标管理与 80/20 法则 √缓急轻重的优先管理 √个人时间与领导工作时间计划与安排 ◇ 时间管理小窍门 ◇ 办公室接待与电话处理 ◇ 上级的时间管理与安排 ◇ 自我情绪控制与压力管理
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◇ 上司出差日程管理与工作计划 ——小组讨论： “你一天的工作是怎么安排的？” 我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到 70 岁，你拥有 25500 天。每人每天都有 24 小时，1440 分钟，86400 秒。人——倒计时，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精 彩？
二、会务组织与管理 ◇ 成功组织会议的技巧 ◇ 组织阶段的工作： ——会前准备 ——会中协助 ——会后整理 ◇ 会议座次安排的学问 ——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会 → 案例：如何应对会议中的“漏洞”？
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集 ◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍 ◇ 收集信息工作的三个诀窍 ◇ 信息的查实及传递 ◇ 信息的储存与保密
2、文档管理 ◇ 文档分类及储存的工作规范 ◇ 文档查阅及分装的工作规范 ◇ 文档销毁及保密的工作规范 ——案例：李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例 ◇ 通用公文： → 报告 → 请示 → 批复 → 函 → 决定 → 公告 → 通告 ◇ 事务公文： → 工作计划 → 工作总结 → 会议纪要 ◇ 礼仪文书： → 请柬 → 介绍信 → 推荐信 ——案例分享：请示/报告混为一体 撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
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第三天） 第三部分 统筹管理篇 （第三天）
一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧 ——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀 ◇ 学会聆听：不轻易打断对方的话 ◇ 怎样反问：了解对方的需求 ◇ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是 ◇ 表明立场：拒绝的艺术 ◇ 提出解决方案：提出 2-3 个解决方案 ——案例：如果是你该怎么说？ 为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟通过程及环节 ◇ 信息发送、接收、反馈 ◇ 有效发送的技巧 ——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象 ◇ 与上级沟通的原则 ◇ 与各种性格的领导打交道技巧 ◇ 跨部门的沟通技巧 ——游戏：究竟是谁的错？
二、行政管理人员办公室事务管理 ◇ 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁） ◇ 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑） ◇ 员工安全和保密工作 ◇ 公共关系管理 全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末 ——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？
三、事物性项目性工作的组织管理 ◇ 事务工作有哪些 ◇ 学会列事务清单 ◇ 用项目计划管理工作 ——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施
四、课程分享：我学到了什么？
