外联物料部采购管理办法
一、原材料供应商管理制度供应商开发
１.制定目的
为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。
２.适用范围
本公司原材料供应新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。
３． 原材料供应商开发程序
原材料供应商开发权责
（1） 生产部使用原材料，由外联物料部负责供应商开发主导工作，由技术部门确认产品质量。
（2） 研发部使用材料，由研发部门确认负责供应商开发主导工作，外联物料部负责协助工作。
（3）一般物料、配件由外联物料部负责开发主导工作，使用部门提出相关意见或建议。
（4）生产专用设备由使用部门负责供应商开发主导工作，外联物料部负责协助工作。其他一般设备由外联物料部负责供应商开发主导工作。
（5） 研发部、品管部、技术部、生产部、外联物料部组成厂商调查小组，负责原材料供应商的调查评核。 原材料供应商的更换
（1）研发部、技术部、品质部确认更换产品的质量。并提交样品测试报告。
（2）外联物料部确认更换产品的性价比。
（3）由外联物料部提交申请经主管副总审核签字方可更换供应商。
原材料供应商基本资料表
应由原材料厂商填写《供应商基本资料表》，由采购员进行核实。该表包括下列内容：
（1） 公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。
（2） 公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。
（3） 设备状况。
（4） 人力资源状况。
（5） 主要产品及原材料。
（6） 主要客户。
（7） 其他必要事项。
外联物料部采购员填写《供方评审记录表》，由外联物料部经理签字审核。
供方评审记录表，一般包括下列内容：
（1）产品质量、质量保证体系情况
（2）生产能力、交货是否准时。
（3）售后服务情况。
（4）价格是否合理。
外联物料部采购员填写《供方情况调查表》，由外联物料部经理签字审核。：
供方情况调查表，一般包括下列内容：
（1）有无专职检验机构。
（2）专职检验人员素质。
（3）有无必要的质量管理制度。
（4）检验手段如何。
（5）计量制度是否健全。
（6）有无检验台帐和原始记录。
（7）有无器件借用制度。
（8）产品有无合格证制度。
（9）有无不合格品管理制度、执行情况。
（10）质量问题处理程序如何。
（11）有无进度保证制度。
（12）有无成品包装、运输保护措施。
原材料供应商开发流程
（1） 寻找原材料供应商。
（2） 填写原材料供应商基本资料表。
（3） 与原材料供应商洽谈。
（4） 作样品鉴定。
（5） 原材料供应商问卷调查。
（6） 提出原材料供应商调查评核之申请。
二、采购管理制度定购采购流程
1．制定目的
为落实物料、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。
2．适用范围
本公司物料、零件之订购、采购管理业务。
3． 请购规定
请购的提出，核准权限
（1）原材料的提出：生产部根据生产计划提交下月原材料的需求量，由生产部经理签字确认。
（2）设备/配件和其他生产低耗品的提出：由各部门提交《设备/物料采购申请单》，由各部门经理签字确认，报外联物料部确认后以呈批件形式由主管副总签字生效后才能采购。
物料采购核准权限
（1）原材料的核准权限，接受生产部提交的下月原材料的需求量表格，采购员需先与仓库核对原材料数量，确定采购数量，做出采购计划，经部门经理签字确认。
（2）配件和其他生产低耗品的核准权限，根据各部门提交的《设备/物料采购申请单》，外联物料部应本着节约原则及时落实该配件或耗材的使用情况（包括用于哪里，用多少，一个配件可使用的时间是多长）。如有疑义应及时与申购部门沟通。外联物料部确认后以呈批件形式由主管副总签字生效后才能采购。
4． 采购规定
采购方式
本公司采购方式一般有下列几种：
（1） 集中采购
（2） 合约采购
（3） 一般采购
除（1）（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。
采购作业规定
询价、议价
（1） 采购人员接获核准后之《设备/物料采购申请单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（目前各原材料只有一家供应商）
（2）专业材料、用品或项目，外联物料部应会同使用部门共同询价与议价。
（3）采购议价采购交互议价之方式。
（4）议价应注意品质、交期、服务兼顾。
合同的签订
（1）合同的内容包括
货物名称，型号，数量，单价，总价格 ，发票，包装
交货地点，到货日期
付款条件及方式
技术指标
验收
争议的解决
不可抗力
检验及索赔
（2）合同的制定
合同草稿由外联物料部制定，其技术指标由技术部、品质部或使用部门签字确认。
呈核及核准
（1） 采购人员询价、议价完成后，于《设备/物料采购申请单》上填写询价或议价结果。
（2） 标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。
（3） 采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购经理审核，主管副总核准。
（4） 对于其他生产低耗品的采购，外联物料部门接到申购部门《设备/物料采购申请单》后先落实是否需求购买，无误后应按实际需求内容填写《呈批件》，详细说明所购物品原因、数量、预计金额。报主管副总审批签字后购买。
订购作业
（1） 采购人员接获经核准之《设备/物料采购申请单》后，根据《采购计划》应以《采购订单》形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。
（2）合同采购根据采购合同填写合同签订申请单，并由物料部采购员签字确认合同内容，申请部门签字确认使用目的以可以生产的产品数量，物料部经理签字审核，由财务主管签字核实资金，再呈主管副总审批签字后实施采购。
（3） 采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。
验收与付款
（1） 经品质部检验合格签字后办理入库手续，不合格产品与供应商联系退货。
（2） 依财务管理规定，办理供应商付款工作。
四、采购管理制度 采购价格管理
1． 制定目的
为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。
2．适用范围
各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章处理。
3．价格审核规定
报价依据
技术部提供新材料之规格书，作为外联物料部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。
价格审核
（1） 供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。
（2） 外联物料部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。
（3） 外联物料部经理审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。
价格调查
（1） 已核定之材料，外联物料部门必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。
（2） 本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利外联物料部比价参考。
（3） 单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。
（4） 采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。
五、采购管理制度 采购品质管理
1、制定目的
规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。
2．适用范围
本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理，除另有规定外，悉依本规章执行。
3． 采购品质管理规定
文件资料要求
物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：
（1） 订购物料之规格、图纸、技术要求等。
（2） 产品技术精度、等级要求。
（3） 各种检验规范、标准或适用规格。
合格供应商之选择
物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。
品质保证之协定
愿材料料之采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：
（1） 供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。
（2） 供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。
（3） 供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。
（4） 接受本公司必要之供应商调查、评鉴。
进货验收之规定
供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：
（1）采购员需确认订购单、供应商、到货日期、物料的名称与规格。
（2）仓库管理员需确认数量。
（3）品质部需确认品质检验并填写检测报告。
（4）检验合格后由采购员办理入库手续。
退还不合格品
对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。
品质纠纷处理
有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：
处置依据
以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。
采购物料退货与索赔
（1） 拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购员。
（2） 外联物料部经办人员通知供应商换货。
（3） 订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。
（4） 确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。
采购其他索赔根据合同规定进行索赔
