三、简答题
1． 什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？p37
答：受意是指文员接受和领会上司意图。受意有两种：
1、直接受意
2、间接受意。 运用受意的方法：
一、一一用心倾听；
二、认真记录；
三、弄清意图；
四、及时实施 2． 公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。P274
答：公文的完全格式包括18项：①.版头，②.发文字号，③.印刷顺序序号，④.密级，⑸.紧急程度，⑥.签发人姓名，⑦.公文标题，⑧.主送机关，⑨.正文，⑩.附件，⑾.发文机关，⑿.成文日期，⒀.机关印章，⒁.注释，⒂.阅读，⒃.主题词，⒄.抄送单位，⒅.印发说明。
3． 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？P136
答：
一、以决定事项为重点，逐项列出较易明了；
二、简洁而有概念地写出会议经过，不必写所有人员的发言；
三、要注意的是，要写什么议题？以怎样的顺序提了？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上；
四、要写正确、写清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观地记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。
4． 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？p244
答：应适当地利用口头评议的特点，以自己的说法去表示，并在传达时不使对方产生误会。为此必须正确掌握说话的目的和重点。要领：
一、语句要简短；
二、由结论先说；
三、利用重复的效果；
四、说话完之后要整理；
五、说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言。
5． 单位印章主要有哪些？P251印章的刻制和使用有哪些规定？P252-253
答：单位印章主要有：
1、落款章
2、更正章；
3、骑缝章；
4、骑边章；
5、见证章；
6、密封章；
7、封存章。印章的刻制必需按照有关规定执行，不得私自刻制。刻制公章有两种情况：一是由上级主管机关刻制颁布发；二是由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制。
国务院规定：国家行政机关和企业单位、社会团体的公章一律为圆形，外资单位通常为椭圆形。其他印章如收发章、财务章可用长方形、三角形或椭圆形。领导人和法人代表的印章一般用方形。 6． 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？P274答：有十三类十四种：①.命令（令）；②.决定；③.公告；⑤.通告；⑥.通报；⑦.议案；⑧.报告；⑨.请示；⑩.批复；⑾.意见；⑿.函；⒀.会议纪要。
7． 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？P38
答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的作用：
1、参谋作用；
2、补缺作用；
3、增进关系作用。进言的方法和要求：
1、适事；
2、适时；
3、适地、
4、适度 8．什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？P284
答：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为文书立卷。通常可以按照以下几种特征立卷：①.按问题特征立卷。将放映同一问题的文书组成案卷。②.按作者特征立卷。将同一作者为标准将有关资料组合成卷的方法。③.按文种特征立卷。将同一文种名称为标准将文书组合成卷。④.按时间特征立卷。以文书形成或文书内容的时间为标准组合立卷。⑤.按地区特征立卷。以文书的地区、地点、和部位因数为标准组合立卷，将涉及同一地区的文件组成案卷，可以放映该地区的工作情况和有关地区问题的处理。⑥按通讯者的特征立卷。以本单位与外单位或某些问题的往来文书为标准立卷。按照问题特征立卷的基本含义：将反应同一问题的文书组成案件，这种方法放映对某一问题或某一具体问题的相互关系和处理情况，运用最广泛。如关于“某型号产品”可以将开发设计、工艺安排。加工制造。商标，包装产品销售情况等方面组合一起立卷。 9． 信访来信受理的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求什么？P106-108
答：(1).受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件；(2).及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订；(3).认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料；(4).逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办；(5).认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办；(6).及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。
10． 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？P241 答：基本方法：
一、不要失去报告的适当时机；
二、不要弄错报告对象及顺序。要求：报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作其中报告。要直接向指示工作的人报告，报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过。
11． 文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P278 答：①.拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。②.核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查核核实。③.签发。机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。④编号。已经签发的文件，由秘书统一编排发文字号。⑤.缮印。对已经签发的文件定稿进行誉清、复印、或排版印制。⑥.校对。指文件的誉写稿，打印稿或清样按定稿校对校正。⑦.用印。是指在完成文件上加盖机关印章。⑧.登记。一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找。⑨分发。对准备发出的文件进行分装和发送。
12．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？P176-177 答案:（1）要获得上司的许可；（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等；（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。（5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
13.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾方法有哪几种？一般应怎么做？P40
答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢
绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。 (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。 14.提高会议效率可以有哪些做法？P162-165
答：
一、遵循法律法规；
二、合理确定会议目标；
三、确定必要的与会者；
四、减少会议数量；
五、缩小会议规模；
六、简化会议程序；
七、缩短会议时间；
八、控制会议经费；
九、分析会议成本。 15.简述数码摄像机的使用技巧。P20
答：
一、稳。稳是摄像要点中的要点。
二、清。指画面图像力求清晰。
三、平。画面均应处于水平状态。
四、准。取景范围和实际录制内容相一致，色彩还原要准确。
五、匀。主要是指镜头运动时速度要均匀。 17.国家秘密的范围包括哪些？P263 答：国家事务的重大决策中的秘密事项；
（二）国防建设和武装力量活动中的秘密事项；
（三）外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；
（四）国民经济和社会发展中的秘密事项；
（五）科学技术中的秘密事项；
（六）维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项；
（七）其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。不符合《中华人民共和国保守国家秘密法》第二条规定的，不属于国家秘密。政党的秘密事项中符合《中华人民共和国保守国家秘密法》第二条规定的，属于国家秘密。 18.简述文书归档新规则的主要内容。P292 答：（1）整理单位，以“件”取代“卷”。（2）保管单位，以“案盒”取代“案卷”。（3）分类方式，以“年度、机构（问题）、保管期限”取代“六个特征”。 19.简述电子文件的主要类型。P299 答：（1）文本文件。（2）格式文本文件。（3）数据文件。（4）图形文件。（5）图像文件。（6）视频文件。（7）声音文件。（8）程序文件。（9）演示文稿文件。（10）超文本文件。（11）Flash动画文件。（12）复合电子文件。（13）智能电子文件。
20.简述电子文档存储载体和设备管理的要求。P311 答：（1）管理部门每年应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。（2）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽读检验，采用等距抽样或随机抽样的方式，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。（3）对磁性载体上的电子文件，应对4年进行逻辑检测，采用专用或自行编制的检测软件对载体上的信息进行读写校验。（4）存储电子文件的光盘或其他载体上应贴上标签，注明全宗号、归档年度、盘号和套别。（5）每件存储载体的根目录下应有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。
