2011年考试大纲实务
档案专业基础（中级）》、《档案专业实务（中级）》考试大纲
前 言
根据原北京市人事局《北京市人事局关于工程技术等系列中、初级职称试行专业技术资格制度有关问题的通知》（京人发 [2005]26号）及《关于北京市中、初级专业技术资格考试、评审工作有关问题的通知》（京人发[2005]34号）文件的要求，从2005年起，我市档案系列中级专业技术资格试行以考代评的评价方式，为了做好考试工作，我们编写了本大纲。本大纲既是申报人参加考试的复习备考依据，也是专业技术资格考试命题的依据。在考试知识体系及知识点的知晓程度上，本大纲从对档案专业中级专业技术资格人员应具备的学识和技能要求出发，在基本要求中提出了“掌握”、“熟悉”和“了解”共3个层次的要求，这3个层次的涵义为：掌握系指在理解准确、透彻的基础上，能熟练自如地运用并分析解决实际问题；熟悉系指能说明其要点，并解决实际问题；了解系指概略知道其原理及应用范畴。在考试内容的安排上，本大纲从对档案专业中级专业技术资格人员的工作需要和综合素质要求出发，主要考核申报人专业基础知识、专业理论知识和相关知识，以及解决实际问题的能力。命题内容在本大纲所规定的范围内，考试将采取笔试、闭卷的方式。考试题型分为客观题和主观题。 《档案专业基础（中级）》《档案专业实务（中级）》 考试大纲编写组二○一一年一月
档案专业实务
第一部分公文管理
基本要求：
了解：公文的格式和稿本，文书立卷的定义和组织
熟悉：公文的概念、特点和分类，文书工作的具体内容和基本要求，文书立卷的基本原则
掌握：《国家行政机关公文处理办法》中规定的上列公文文种的名称和用途，文书办理程序和要求，行文规则，常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报），特殊类型文书的处理（会议文书、信访文书），案卷整理规范，归档制度
一、公文概述
（一）公文的概念、特点和分类
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。
特点：第
一、公文是由法定作者制成的。
第二、公文具有法定的权威和特定的效用
第三、公文具有法定的规范体式 第
四、公文具有规定的处理程序。
第五、公文与文件、文书既有联系又有区别。
1、公文的概念和特点
2、公文的分类
（1）从公文来源的角度分类
（2）从公文行文方向的角度分类
（3）从公文涉密程度的角度分类
（4）从公文稿本的角度分类
（二）《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
（三）公文的格式和稿本
1、公文的格式
简称就是公文的表现形式。一般包括公文的结构、公文的排版形式、公文的印装要求等。
2、公文各种稿本的名称和作用
公文稿本有：
1草稿。供讨论、征求意见、修改审批之用。
2定稿。是日后对文高内容查考的最直接最原始的凭证，能产生正式法定效用。 3正本。具有查考价值和现行执行效用。 4存本。作用限于存档备考。
5副本。供备查、知照、传阅使用。
二、文书工作
（一）文书工作的具体内容和基本要求 内容：1发文的办理 2收文的办理
3公文材料的日常收集管理与提供利用服务。
4公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清退 5其他各种有关公文处理事务。
基本要求：1公文处理工作必须加强集中统一管理。1）统一领导2）统一制度3）统一管理4）统一归档。
2公文处理工作必须准确、周密。 3必须及时、迅速
4必须安全、可靠、确保国家机密
5精简公文，反对官僚主义和文牍主义。
（二）行文规则
1公文要统一管理，公文的收发、审核、用印、归档和销毁等工作要由文秘部门专职文秘人员统一完成。
2需翻印上级机关公文时，要经本机关负责人或办公室主任批准，并注明翻印的机关、日期、分数和印发范围。
3传递密级公文时，必须采取一定的保密措施。 4公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章，并是同正式公文管理。 5机关合并时，全部公文应当随之合并管理。
6不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴别和办公室负责人批准，定期销毁。
（三）常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报）
（四）文书办理程序和要求
1、发文办理程序和要求
1）草拟。要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定，达到情况确实、观点明确、条理清楚、文字精练、标点准确、篇幅力求简短。
2）审核。一般由机关秘书部门负责人或指定有经验的秘书人员担任工作。 3）签发。联合发文时，需经所有连署机关的领导人会签。 4）复核。
5）缮印。缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字，标点等。 6）校对。
7）用印。要与制发公文机关、部门或单位一致。 8）登记。
9）分发。要注意文件密级和紧急程度，凡密件等要在封套上盖章注明。
2、收文办理程序和要求
1）签收
2）拟办。凡两个以上部门办理公文应当明确主办单位。 3）批办
4）承办，应按时限要求办理，办文确有困难，应及时予以说明。 5）催办 6）注办
3、特殊类型文书的处理（会议文书、信访文书）
三、文书立卷
（一）文书立卷的定义和组织
1、文书立卷的定义
是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号、和基本编目，使之有序化的过程。
2、文书立卷的组织机构
3、文书立卷的组织形式 (二)文书立卷的基本原则
遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（三）案卷整理规范（书71页）
1、填写卷内目录和备考表
2、拟写案卷题名
3、案卷排列和编号
4、编制案卷目录
（四）归档制度
1、归档范围（以国家档案局2006年12月18日发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为准）
即归档公文整理的范围。一个单位归档范围的规定要考虑三个要素：1本机关的职能活动。2公文办理完毕3具有查考利用价值。
2、归档时间
办理完毕的公务一般应在第二年6月低前向本单位档案部门移交。
3、归档要求
1应归档的公文材料其种类、分数及每份文件的页数均应齐全、完整，并要进行分类立卷，正确划分保管期限，使之达到系统有序。
2归档案卷封面的各个项目，均应填写清楚。
3归档案卷要按一定次序系统排列，编制顺序号及案卷目录一式数份。 第二部分文书档案管理
基本要求：
了解：档案鉴定工作的内容和原则，档案鉴定工作制度的内容，档案著录和标引的含义，档案检索工作的内容，档案检索工具种类，档案利用工作的基本内容和要求，档案用户需求的构成，档案提供利用的基本途径与方式，开放档案，档案统计工作的步骤
熟悉：文书档案收集工作的内容和要求，文书档案整理工作的内容和原则，鉴定档案价值的标准，档案利用工作的要求，档案登记工作的内容
掌握：文书档案收集工作的方法，文书档案整理工作的方法和步骤，档案鉴定工作的方法和步骤，档案保管期限表的作用和类型，档案销毁工作，计算档案检索效率的方法，常用档案检索工具的编制方法
一、文书档案的收集工作
（一）文书档案收集工作的内容和要求
（二）文书档案收集工作的方法
1、档案室收集工作的具体内容和要求
2、档案馆档案的来源、收集范围和要求
3、档案馆收集撤销机关档案收集的要求
4、历史档案的接收和征集
二、文书档案的整理工作
（一）文书档案整理工作的内容和原则
（二）文书档案整理工作的方法和步骤
1、区分全宗
（1）立档单位的概念和构成条件
（2）立档单位的变化和全宗的划分
（3）联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念
2、全宗内档案常用的分类方法和应用
（1）年度分类法
（2）组织机构分类法
（3）问题分类法
（4）复式分类法
3、档号及编制方法
4、立档单位和全宗历史考证的编写方法
三、档案的鉴定工作
（一）档案鉴定工作的内容和原则
（二）档案鉴定工作制度的内容
（三）鉴定档案价值的标准
1、档案来源标准
2、档案内容标准
3、档案形式特征标准
4、相对价值标准
（四）文书档案鉴定工作的方法和步骤
（五）档案销毁工作
（六）档案保管期限表的作用和类型
四、档案检索工作
（一）档案检索工作的内容
（二）计算档案检索效率的方法
（三）档案著录和标引的含义
（四）档案检索工具种类
1、按体例分
2、按载体形式分
3、按功能分
（五）常用档案检索工具的编制方法
1、卷内目录
2、案卷目录
3、全引目录
4、分类目录
5、专题目录
6、主题卡片
7、文号索引
8、人名索引
9、全宗指南
10、专题指南
11、档案馆指南
五、档案利用工作
（一）档案利用工作的基本内容和要求
（二）档案用户需求的构成
（三）档案提供利用的基本途径和方式
1、基本途径
（1）以档案原件提供利用
（2）以档案复制品提供利用
（3）综合档案内容编写参考资料提供利用
（四）开放档案
1、开放档案的含义
2、开放档案的期限
六、档案登记和统计工作
（一）档案登记工作的内容
1、档案状况登记的主要形式
2、档案工作登记的主要形式
（二）档案统计工作的步骤
第三部分科技文件与科技档案管理
基本要求：
了解：科技文件和科技档案的概念，科技文件工作与科技档案工作的基本内容
熟悉：科技档案的特点、种类与内容构成，科技档案工作的内容与原则
掌握：科技文件鉴别、整理与归档，科技档案收集、整理、保管与开发利用工作
一、科技文件管理
（一）科技文件和科技文件工作概念和基本内容
1、科技文件和科技文件工作的概念
2、科技文件工作的基本内容
（二）科技文件的鉴别与整理
1、科技文件形成积累的措施
2、科技文件的鉴别
3、科技文件组卷方法
4、科技文件案卷编目内容与方法
（三）科技文件归档制度的内容
1、归档范围
2、归档时间
3、归档手续和要求
二、科技档案管理
（一）科技档案工作的任务与基本原则
1、科技档案工作的内容
2、科技档案工作的基本原则
3、微观科技档案机构的任务
（二）科技档案的概念、种类和特点
1、科技档案概念
2、科技档案种类
（1）工业生产技术档案
（2）基本建设档案
（3）设备档案
（4）自然科学研究档案
3、科技档案特点
（三）科技档案收集工作的方法和要求
1、科技档案收集方法与渠道
2、科技专业档案馆的接收制度
（四）科技档案整理工作
1、科技档案整理工作的内容
2、科技档案分类的基本方法
3、科技档案号的编制
（五）科技档案鉴定工作
1、科技档案鉴定工作的内容
2、科技档案鉴定的原则
3、科技档案内容鉴别方法
（六）科技档案的保管
1、科技档案的方法与要求
2、科技档案保管制度
（七）科技档案的开发利用
1、科技档案开发利用工作的基本内容
2、科技档案检索工具的种类
3、科技档案编研成品的基本类型
4、科技档案提供服务的方式
第四部分会计档案管理
基本要求：
了解：会计档案的概念和特点
熟悉：会计档案的归档、鉴定和销毁
掌握：会计档案的整理
一、会计档案的概念和特点 概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要历史资料和证据。
成分：会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
二、会计档案的归档
三、会计档案的整理
（一）全宗内会计文件的分类
（1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
（2）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。
（3）会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
（二）会计文件的立卷
1）会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统
一、档案形成统
一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
①分类标准统一。
一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
②档案形成统一。
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
③管理要求统一。
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
（一）会计档案整理的内容
（二）会计档案的分类标准、方法
（三）会计档案的组卷、编目
四、会计档案的鉴定和销毁
（一）会计档案鉴定的依据
（一）会计档案保管期限 分为永久、定期两类，定期又分3年、5年、10年、15年、25年。 永久：重要是年度决算财务报告以及会计档案保管清册及销毁清册。 25年：现金出纳帐、银行存款帐、税收日记账。
15年：各类凭证、总账、明细账、日记账、档案移交清册。 10年：财政总预算、税收机关的凭证、报表等。
5年：银行余额调节表、银行对账单、机关、事业单位的月度、季度财务报告等。 3年：企业的月度、季度财务报告等
（三）会计档案鉴定的步骤和方法
1：会计机构在进行会计核算专业材料组卷时，根据确定案卷的保管期限。
2：对已满保管期限的案卷，进行再次审核，确定是继续存留还是销毁。（二次鉴定），是由档案机构提出意见并会同会计机构，共同进行的工作。
（四）会计档案的销毁
1：档案机构会同会记机构提出销毁意见，编制会计档案的销毁清册。 2：单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 3：档案机构和会计机构共同派员参加监销工作，销毁会计档案应到指定的造纸厂。
第五部分 声像档案管理
基本要求：
了解：照片档案的保管要求，录音录像档案的保管要求
熟悉：照片档案的构成，录音录像档案的概念和种类
掌握：照片档案的整理，录音录像档案的整理
一、照片档案
照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。
（一）照片档案的构成：底片、照片、文字说明
（二）照片档案的整理
1、分类
一是按年度—专题分类，二是按专题一年度分类
2、编号
流水号，其格式为两段式：案卷号—照片号。
3、存放
4、文字说明的编写方法 有总说明和分说明两种。
总说明要求有时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等。 分说明要求有照片题名，底片号，参见号。
（三）照片档案的保管要求
二、录音录像档案
（一）录音录像档案的概念和种类 分为录音档案、录像档案两类。
（二）录音录像档案的整理
1、分类
2、编号
3、文字说明
（二）录音录像档案的编目
一盒或一磁带为一个保管单位，著录一个条目。 参见号是指纸质载体档案的档号。
如一项内容的摄录是由多盒磁带录制而成的，就要在题名后注明盒的顺序号。 节目时间是指该内容的录音或录像录制时间。
（五）录音录像档案的保管要求
1库房要保持适宜的温湿度
2磁带应竖着放，卷绕平整，防止带体损坏 3防尘、放光 4防磁
5加强定期复制、转绕。
第六部分档案的保管与保护
基本要求：
了解：几种常见档案的保护要求
熟悉：档案库房的管理，档案修复技术
掌握：档案保护环境
一、档案库房的管理
（一）编号与排架
（二）档案的存放和排列
（三）档案存放位置索引
（四）档案的安全检查
二、几种常见档案的保护要求
（一）纸质档案的保护要求
（二）胶片档案的保护要求
（三）磁性载体档案的保护要求
（四）光盘档案的保护要求
三、档案保护环境
（一）档案库房防潮（水）、防高温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗、防火、防震的措施
（二）档案库房温湿度的调节与控制
（三）档案库房灭菌与杀虫的方法
四、档案修复技术
（一）档案修复前的准备工作
（二）档案修复方法
1、纸质档案的去污、去酸、加固、修裱、字迹恢复与显示
2、胶片档案的去尘、去污、消除划伤与折痕、恢复退色黑白影像
3、磁性载体档案的去污、剪接、消除复印效应
4、灾后档案的抢救
（1）水灾后档案的抢救
（2）火灾后档案的抢救
第七部分档案编研工作
基本要求：
了解：档案编研工作的内容
熟悉：会议简介、科技成果简介
掌握：大事记、组织机构沿革、统计数字汇集（基础数字汇集）、专题概要
一、档案编研工作的内容
二、常见档案参考资料的编写方法
大事记、组织机构沿革、统计数字汇集（基础数字汇集）、专题概要、会议简介、科技成果简介 书280页
第八部分 电子文件和档案信息管理
基本要求：
了解：本大纲涉及的电子政务基本知识、电子文件的概念和种类、档案信息数字化的含义、档案网站的含义与功能、数字档案馆的含义
熟悉：电子文件的特点、电子文件的管理原则、档案网站建设的问题与对策、数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系
掌握：电子文件的管理模式、档案信息数字化的内容与原则、档案网站的主要内容、数字档案馆的主要特点
一、电子政务基本知识
1、电子政务的概念和类别
2、电子政务的主要内容
3、电子政务的主要特点
二、电子文件
（一）电子文件的概念和种类
电子文件是以数码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
种类：按载体分有：软盘文件、硬盘、光盘、磁带文件等。 按形态分：文本文件、图形文件、表格、影像、声音文件等。 按功能分;草稿性电子文件（用计算机起草但不作为正式文件使用），辅助性电子文件（用计算机起草但作为正式文件使用但不作为正式文件保存、归档），正式性电子文件（用计算机起草、使用、保存、归档）
（二）电子文件的特点
电子文件的两个基本特征：
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件
三、电子文件管理
（一）电子文件的管理原则
（二）确保电子文件及电子档案的原始性、完整性、有效性和安全。
（三）实行全过程管理。
（四）电子文件至电子档案的管理环节。
（五）确保电子文件归档的质量。
（六）我国电子档案应采取集中管理模式。
（二）电子文件的管理模式
1、机构内部电子文件的管理模式
2、档案馆电子文件的管理模式
四、档案信息的数字化
（一）档案信息数字化的含义与原则
含义：是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
（三）档案信息数字化的内容
档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。主要困难：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题
五、档案网站建设
（一）档案网站的含义与功能
含义：档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。
档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。
（二）档案网站的主要内容
档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息
（三）档案网站建设的问题与对策
六、数字档案馆建设
（一）数字档案馆的含义
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。
（二）数字档案馆的主要特点
数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。
（三）数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系
两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。
