第三章 秘书参谋机理
第一节 参谋职能基础
一、秘书参谋机理的概念:秘书参谋活动的职能基础、实践需要、参谋特质、参谋功能等。(08.1多选32;)
二、秘书参谋职能的前提因素:(05.10简答37;)
1、领导的本质需要
2、系统的中介位置
3、民主管理的环节
(一)领导的本质需要(05.1论述)
1、领导活动的本质是有效地带领被领导者实现组织系统既定的目标。
2、从领导是一种社会实践过程来看,跟踪参与领导活动全过程的秘书参谋辅助,是不可或缺的组成部分。
3、从领导活动的主体看,领导者属于主导和支配地位,需要秘书的近身辅助。
4、从被领导者方面看,秘书可以随时协助领导者消除与被领导者之间可能出现的种种矛盾。
5、从领导活动的目标指向看,秘书可以提出参谋意见,协助领导者把握正确的整体目标。
6、从领导活动环境看,秘书能够了解环境变化的状态和趋势,协助领导者有效利用环境资源,促进事业的可持续发展。
7、从领导人承担的权责压力来看,领导拥有最高决策权,会产生压力,需要秘书充分发挥参谋辅助作用,使自己减少失误。
8、从科学决策的需要看,领导人最关键是进行科学有效地决策,因此需要秘书参谋辅助。
(二)系统的中介位置
1、秘书和秘书机构处于组织管理和领导活动的中介位置。
2、秘书在纵向上是决策与执行的中介。
3、秘书在横向职能管理系统中处于职能综合的中介位置。
4、与分管副职领导人和各职能部门负责人相比,更具有全局综合性;与各局部具体工作人员的参谋建议相比,更具有全面性;与组织外专家的参谋咨询相比,更具有及时性。(05.10单选7;08.10单选10;)
(三)民主管理的环节
1、秘书工作及其参谋活动,是民主管理不可或缺的环节。
2、引导和组织群众参与管理,是实施民主管理的重要手段。
三、参谋主体的角色优势(04.10单选7;05.1多选1;)
1、综合辅助的条件
2、沟通枢纽的条件(08.10单选9;)
3、近身服务条件(03.10单选7;)
四、秘书近身服务的条件体现在哪些方面?(08.10简答40)
1、谋断契合的便利(06.10单选7)
2、直接沟通的便利(07.1单选8;08.1简答38;)
3、相互理解信赖的基础(07.10单选8)
4、相互补偿的效果
第二节 秘书参谋特质
一、秘书参谋的特质包括:(04.10多选32;)
1、职能的自觉性
2、内涵的综合性
3、活动的受制性
4、作用的随机性
二、秘书职能的自觉性
(一)体现在:(08.10单选11;)
1、担任参谋角色的自觉性
2、参谋思考的自觉性
(二)缺乏参谋思考自觉性的原因:(06.10多选33;)
1、唯上观念
2、守旧观念
三、内涵的综合性(05.10单选9)
(一)内涵综合性的内容(05.1单选7;06.10简答37)
1、对领导各项职能的综合参谋
2、对领导各项活动的综合参谋
3、对领导处理各种关系的综合参谋
(二)对领导各项职能的综合参谋的体现
1、全局综合管理
2、各项职能管理
3、全局信息的综合管理
(三)对领导各项活动的综合参谋的体现
1、跟踪全过程的综合参谋
2、对具体活动的运筹与领导整体需要的结合
3、提供预备建议与细节的提醒补益相结合
(四)对领导处理各种关系的综合参谋的体现
1、处理上下级关系的综合性参谋
2、对内外关系的综合性参谋
3、协调各种利益的综合参谋
四、活动的受制性(08.10论述42)
(一)体现:(03.10多选32)
1、受制于领导者(参谋对象)
2、受制于组织环境
3、受制于秘书自身
(二)受制于领导者的体现
1、受制于领导权限和管理意向
2、受制于领导者的素质
3、受制于领导者信任程度
4、受制于领导者的认知状况
5、受制于领导心理情绪
(三)受制于组织环境
1、管理民主程度较高的组织
2、缺乏民主管理气氛的组织
(四)受制于秘书自身的体现
1、思想观念
2、认识水平
3、知识经验与态度
五、作用的随机性(03.10单选6;04.10论述43)
(一)秘书参谋随机性的定义:秘书基于近身、综合辅助领导者的职能条件,必须也可以随时适应领导者的各种辅助需要,及时、灵活而有效地发挥对口参谋效应。
(二)作用随机性的体现:
1、承担参谋任务的随机性(03.10单选12;04.10单选9)
2、进行参谋辅助的随机性
第三节 秘书参谋功能
一、秘书参谋功能的定义:秘书部门及相关秘书的参谋职能所应该发挥的实际作用。由职能基础、职能特质及活动机制决定。(03.10单选8;07.10多选31)
二、秘书参谋功能的内容:
1、综合的信息、职能支持(06.10单选9;07.1单选9)
2、跟踪的系统参谋辅助
3、贴近的拾遗补阙辅助
三、综合的信息、职能支持是秘书参谋的基本功能
1、初始信息的本质挖掘
2、特殊信息的典型研究(09.1单选10)
3、动态信息的发展预测
四、跟踪的系统参谋辅助(09.10单选5)
1、对决策管理的跟踪参谋
2、对管理各环节的系统参谋
3、对发展各阶段的全程参谋
五、贴近的拾遗补阙辅助
1、对领导者认知的拾遗补阙(08.1单选8)
2、对领导者管理行为的拾遗补阙
3、对领导者个人缺失的监督辅助