《秘书参谋职能概论》
一、课程性质
秘书参谋职能概论课程，是秘书学的重要学科组成部分，是理论实践相结合、侧重实际应用的一个新的分支学科。本概论阐述参谋与秘书的同异，秘书参谋与领导职能的关系，中外秘书参谋的比较；秘书参谋的机理、范畴、效应、素养、规律、形态、方法及艺术。
二、设臵目的
为了让学生系统的理解秘书参谋职能的基本理论，掌握秘书参谋的基本方法，具有秘书参谋的基本素养和能力，以适应国家现代化建设中各个方面领导工作对相应秘书参谋辅助的现实需要，具体要求：
理解秘书参谋的基本理论和方法，学会履行秘书参谋职能；
理解秘书参谋中秘书同领导、部门之间的正常职能关系，把握进行秘书参谋的规律、原则，从认识上提高进行有效参谋辅助的自觉性；
理论联系实际，注意通过实际与案例掌握秘书参谋的范畴、形态、方法及艺术，获得进行实际秘书参谋职能辅助的能力。
秘书参谋职能概论是一门多学科交叉的学科，例如game playing博弈，game theory博弈论。词语解释是局戏、围棋、赌博。现代数学中有博弈论，亦名“对策论”、“赛局理论”，属应用数学的一个分支，表示在多决策主体之间行为具有相互作用时，各主体根据所掌握信息及对自身能力的认知，做出有利于自己的决策的一种行为理论。是研究具有斗争或竞争性质现象的数学理论和方法。也是运筹学的一个重要学科。
第一章 绪论
一、学习目的与要求通过学习本章，要了解秘书及秘书工作基本知识的基础上，理解泛义参谋的概念、实质、组织，进而掌握秘书参谋的特性、含义，明确秘书参谋部门及相关秘书人员工作的基本内容及本质特征。理解秘书参谋对领导活动的作用，以及深入研究和学习秘书参谋职能对深化秘书学理论推动秘书工作实践有重要的意义。
二、学习重点和难点 本章的重点和难点：泛义参谋同秘书参谋的基本区别；秘书及秘书参谋的基本概念；系统学习秘书参谋职能的意义。
第一节秘书及秘书工作
关于秘书工作的相关问题：
秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说：“谋事在人，成事在天”， 1
成事者必先谋事。何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。
工作地位上的从属性
秘书工作不是独立的，是从属于领导的，是完全按领导意图办事的。这是为什么?
一是领导与秘书的先后关系。很显然，先有领导后有秘书。领导在台上，秘书在台下。秘书是伴随领导而出现的。
二是秘书要听领导的(当然现今也有例外)。因为领导有权，无权的听有权的、小权的听大权的，理所当然。前些年常讨论“权大还是法大”、“法律面前人人平等”，理论上很明确，但在实际中“权力面前人人服从。”秘书任何时候都不能摆脱领导的权力控制，权柄决不能倒臵。领导的需要就是秘书工作的中心，领导工作的对象就是秘书工作的领域;秘书是工作在领导的权力场上的。
把秘书说成是寸权皆无也不符合实际。譬如说，国办大学校领导的日常活动经费一般掌握在办公室主任手里，有时一把手对主任授权:“对领导的开支要严格控制，不合理的要顶住。”校办主任必须对一把手负责。面对当今社会，陈良宇（原上海市委书记，曾任上海市长秘书）、程维高（原河北省委书记，曾是常州市长的秘书）之类大人物的秘书，其权力之大，官位升迁之快，贪污受贿之巨，令人结舌。秘书的权力不受到严格限制那也是后患无穷。社会较为普遍的认同，秘书是升迁最快的仕途之径，很多领导就是秘书出身。
有人说，领导对的我服从，领导错的我反对。说得何等轻松!搞文秘工作的多是共产党员，党的组织原则是“下级服从上级”，“服从”前面并没有错和对的前提，这就意味着绝对服从，下级是不能给上级判定错误的，领导的错误不是你秘书说了算的。
三是服务对象问题。办公室为领导和领导工作服务、为职能部门服务、为基层服务。在这三个服务中，第一个服务是主要的，眼睛向上，察言观色。领导评价你好就好，正如一幅对联所说，“说你行你就行不行也行，说你不行就不行行也不行”，横批是“不服不行”。说好听一点秘书是领导的参谋助手，说难听了是狗头军师。你处在领导和群众的夹缝中，两头都满意的时候很少，只要一头不满意，你就要受夹板气。工作出了差错，在众人面前领导要首先批评你。对外讲，领导和群众的利益是完全一致的，领导班子是团结的，其实秘书都心中有数，秘书介入其中是大忌。
四是要正确认识自己的成绩。秘书就是领导身后默默无闻的岗位，只讲奉献不讲成绩。常会听到“秘书的手、领导的嘴。”千万不能认同。你查资料、搞调研、开夜车写了一个人人称赞的好报告，有人会问你:“唉!这是您的大作吧?”决不能揽在自己名下，这是领导的思路。一个有修养的秘书写文章要留有领导修改发挥的余地，即使你认为领导改得不好，也要认为这是领导的独特风格，不能与领导争辩。你眼里有领导，领导眼里才有你。林黛玉有才而清高，薛宝钗无才但会讨好贾母，最后宝二奶奶的宝座还不是落在了薛宝钗身上了。
五是关于时间。秘书的时间也是受领导支配的，要按领导的时间安排去办事。每天上班，领导没来你先来，领导走后你再走。每周五天、每天八小时工作制，对你无意义。有人说领导的事情公事私事说不清，其实是能说清的，只是没人说罢了。正像有的人所说，秘书是六无人身:干工作无日无夜;干起事来无家无业;
遇到难事无脸无皮。有气不能挂在脸上，挨了批评要面带微笑。秘书要把自己消融在集体和领导工作之中，不显个性，不突个人。
人格特征上的方圆性
上面说了这么多从属性，那主任、秘书连一点独立性也没有吗?当然不是，上面讲得是工作而不是人格。秘书也要保持自己的人格、尊严，但这个人格不是彰显，不是狐假虎威。秘书可以说是领导最信任的人，甚至是当作自己的家人，也是最有升迁机会的人，当然也是最具风险的人，有其独特微妙的人事关系。借用领导之权行个人之私是秘书的首忌，一切陷人囹圄者莫不如此。
秘书应是外圆内方的人格特点。但不是一个圆而是三个圆，一是工作圆满，有较强的协调综合能力;二是圆熟能力，工作很熟练。领导不太喜欢能力特别强的人，但也不喜欢什么也办不成的人，这个能力的把握是一门艺术;三是圆通能力，不能没有原则，但也要通融，而又不能圆滑，不能给领导留下办事不可信、不可靠的印象。所谓“内方”是指在人格上方方正正，有自己的办事原则，有底线。
工作性质上的辅助性
一、办公室的职责
首先明确，办公室是办事机构，不是决策机构。秘书要记住阿庆嫂对胡传奎说的一句话:“大主意由您(领导)拿!”提方案、提建议可以，但拍板不是你的职责。
忠于职守。守就是守本分，做好本职工作。要做到三不越:不越位、不越职、不越权。不越权是关键，越权就侵犯了领导的权力，就有了权欲。不能凭好心来办事，应该的事不等于现实的事，世界上很多事不是凭好心办成的，但不能失职。“各人自扫门前雪，莫管他人瓦上籍”这是一句很自私的话，但对秘书来说有时还是切合实际的。
“门前三包”不就是自扫门前雪吗?周恩来总理对秘书工作有六个字要求“准确、迅速、保密”。准确就是准确领会领导的意图，准确按领导意图办事;迅速就是办事果断利落，办事不能慢性子，不能让领导等你，而是你等领导，当天事当天毕;保密范围很广，国家机密、工作机密，还有领导个人的私密，领导的私密你知道了就算到头了。
工作的被动与主动问题。交办交办，一交就办，不交不办。工作的被动性也不是秘书独有的。秘书要眼中有活，一个秘书不知自己该干什么、不该干什么，一切都由领导分派，那是不称职的。秘书要例行公事的事提前办，信息工作随时办。公文是办公室信息工作的主渠道，收发、传达要快。遇到突发事件要立即办，来不及请示，此时体现了秘书的主动性，办得好不好要看秘书的创造性，当然这个创造性是基于对领导处理问题的一贯风范，不能超出领导的期望值，超过了就要出风头。
关于服务对象。秘书就是眼光向上，看领导眼色行事。人们反对察言观色，其实办公室人员都要察言观色，这是正常的。在家里不是还要看爱人、孩子、老人的脸色来说话办事吗!不然就要出问题。看领导脸色不对了，话要转，事要停，快点转向，不能把察言观色统统理解为庸俗化。为领导服务好就是要适合领导的口味儿，就要真正了解领导。要了解领导如下几方面的情况:①了解领导的综合情况;②了解领导的学历;③了解领导的经历;④了解领导的背景;⑤了解领导的
生活习惯;⑥了解领导的家庭情况。了解这些情况对体现领导的工作风格、融洽感情关系是至关重要的。在处理这些关系中既不能脱离社会现实而产生冷漠的人情关系，又不能过分追求官欲。正如《红楼梦》第五回，在宁国府有一幅对联:“世事洞明皆学问，人情练达即文章”。这就是对人生体验与创作之间关系的最简捷的概括。人生体验的深刻与否，是至关重要的。
二、处理好与领导的关系
1.与领导的本质关系
秘书与领导是权力与服从的关系，你服从的是领导的权力。服从有几种:一是盲目服从。对领导言听计从，丧失了判别正确与错误的能力;二是自私服从。明明知道领导错了，不说二话，违心地按领导所说去做。这往往有其所求、有其所私;三是被迫服从。提出了异议领导不听，时间长了就免开尊口;四是自由地服从。这样的领导是开明的领导，这样的秘书是心悦诚服地为领导服务，这是最理想的。服从是本质，但服从的目的有各种各样。
2.原则问题
与领导相处要有原则，大约有这样几条原则:
（1）服从原则忠于职守，顺从领导旨意。一是要忠，二是要顺。其实不管什么社会都要忠、要顺，不能对领导三心二意。华国锋当主席主要靠毛主席批示的“你办事我放心”六个字。细想一想，有哪个领导愿意提拔总好给自己提意见的人啊?要想当领导首先要当一个好的被领导。
(2)距离原则与领导保持一定距离，与所有领导的距离要平衡好，不要形成过分偏向哪一方的印象。在保持工作关系的距离内，不要过从甚密，也不能一切都听某个领导的，有时候也要有自己的一些见解，表现出你的才能，当然最后要听领导的。
(3)法纪原则要把握住政策、纪律、法律关，这三个底线不能超越。当当秘书的人一定是出类拔萃的人，是有清醒头脑的人，一定能分清并把握是非、法律界限。
(4)谏意原则古代有谏意大夫，现在没有，职责落在了秘书身上。这是一种补偿功能，要替领导补台。非常直接尖锐地给领导提意见的人有好结果的不多。该提意见你不提事业受损，良心何在?秘书处于两难境地的时候很多。古人说:“两利权衡取其重，两弊权衡选其轻”。向领导提意见要非常有把握，要从维护领导形象的角度去提，要使领导听着顺耳。常言说“良药苦口利于病，忠言逆耳利于行”、“闻过则喜”，有多少领导可以真正做到呢?秘书要做到“良药甜口”、“忠言顺耳”，难度是相当大的。例如，一个小王秘书对同为华东大学毕业的领导提意见，很婉转，用先扬后抑的方法。
那么如何向领导提意见呢?有四种方法需要把握:一是不在公开场合提。在公开场合提容易把领导推到两难境地，接受与否都有失领导面子;二是不在有第三者的场合提。三是不在领导心情不好的时候提。不要使领导形成落井下石之感;四是领导不信任你不提。朱元璋建立了朱姓大明朝后，同姓家族都来要官，朱元璋感到很难办。一次与刘伯温在御花园散步，刘伯温说我学着画了一张画，画的是一颗人头，头发很乱，每根头发上一顶官帽(谐音:冠【官多发[法】乱)。朱元璋哈哈大笑说明白了，对朱姓家族没有封官。刘伯温提意见水平很高，顺耳甜口，被称为“国师”。《论语》中说:“未信而谏，圣人所谏”，领导不信任不要提建议，贴心话不是到处说的。交深言深，交浅言浅。孟子说:“君有大过则谏，反复之而不听，则异位”。
3.工作任务上的综合性
综合性问题。概括起来是“三三四四”:第一个三是三个中心，即信息中心、协调综合中心和参谋办事中心;第二个三是三办十项工作，即办文(撰文、文书处理)、办会、办事(信息调研、协调)、督查、信访、接待、机要、综合办理;第一个四是四句话，即贯通上下，协调左右，联系内外，综合办理。所以说办公室处于枢纽地位;第二个四是四个结论，即参政、管理事务、搞好服务，提高综合管理能力。综合管理能力实际上就是领导能力。
当然，办公室也不是什么都干，是“有所必为，有所不为”。必为就是忠于职守。不为有三个事不管:一是不该管的事不管。是部门的事、是领导的事不管。不该你管你管了，不一定是好效果;二是管不了的事不管。虽然在你的职责范围内，但有特殊背景，管不了不是能力所限，而是关系无法处理;三是没有成效的事不管。要管就要管好，管不好的事就不管，不做无效劳动。比如说老百姓对高物价有意见，大发牢骚，这是你管不了管不好的事。
秘书的心态一定要好，要站在领导的高度去看问题，不能随波逐流、人云亦云。在领导身边，要眼界开阔，要经受得住压力和非议，不必“祀国无事优天倾”。对各种不雅、不公、不平之事看到知道得很多，但不能抱打不平，更不能路见不平拔刀相助，不充当“为民请命”的角色。如来佛说:“你对过去优怨，对现在优怨，对未来优怨，你将成为枯草”。要有清朝诗人《日日好》的自然心态，“春赏百花秋赏月，夏有凉风冬有雪。心中若无闲事情，日日都是好时节”。
思考讨论：
1.秘书工作的内容包括哪些方面？就某一个方面谈一下自己的看法。
3.谈一下你所熟悉的古代可以称的上参谋的人，或者所知道的有关参谋的典型示例。
