办公软件在机关使用的几点体会
各位领导和同事，大家晚上好：
很高兴能有这一次机会跟大家交流学习，深感荣幸，内心也很忐忑。今晚就我了解的word、excel办公软件使用体会与大家交流一下，希望能在大家今后工作中能够有所帮助。不当之处请大家批评指正。在座的各位手中课件后面有个二维码，大家可以通过扫描二维码查看今晚课件的全部详细内容。
基本操作：文档的编辑、文档的排版、页面的排版和打印
高级操作：文档的快速编辑、插入表格、装订成册标准排版及打印
专项练习：以2017年烟台市政府报告为例进行实例练习，再联系过程中进一步演示各种快捷方式。
一、Word使用情况
有句俗话，就是磨刀不误砍柴工。刚开始尝试使用Word技巧，的确很不习惯，但使用时间长了，你会发现，有些快捷方式使用起来的确很方便。
Microsoft Office Word是微软公司的一个文字处理器应用程序。Word给用户提供了用于创建专业而优雅的文档工具，帮助用户节省时间，并得到优雅美观的结果。一直以来，Microsoft Office Word 都是最流行的文字处理程序。
大家可以回顾一下，平常我们用word写材料时，经常
1 会遇到粘贴的文字大小不同、有的文字下面是黑色背景、有的有一道横线的超链接，甚至会出现上下段位臵不一致，最后，在打印的时候，还会发现文章上面还存在一条横线删除不掉。
有的时候，需要在文档最后或者中间插入一个表格，要求横向放臵，尤其是在正反面打印时，奇偶页码摆放位臵不一致，使得偶数页到里面了。
等等吧，这些问题也不一是日常工作中遇到的全部，下面我借助《2017年烟台政府工作报告》实例，来与大家讲解一下word的使用技巧。
首先，我们打开网页，这时候，我们会用到快捷键ctrl+A，全部选中网页上的文字，然后快捷键CTRL+c，将所选的文字全部复制。然后，我们再将这些文字全部ctrl+v全部粘贴到新建的word里面。通过三个快捷键，就能快速的将素材转到word里面。其实，这些快捷键不但在word里能够用到，即使在平常上网、制作ppt等其他地方均能用得到，所以，还是建议大家多记住一些常用功能键，下面结合实例简单介绍一下最常用的快捷键。
Ctrl+C将选中的文字复制到剪贴板中 Ctrl+X将选中的文字剪切到剪贴板中
Ctrl+V将最后一次复制或者剪贴的剪贴板中的文本或图片粘贴到光标处。
无论是Ctrl+X还是Ctrl+C,在有些网站上选中的文字是无法右键复制的,但是Ctrl+C却可以复制。
2 Ctrl+v粘贴的是全部格式，如果只要文字，可以选择选择性粘贴，这里每个版本不同，不再详细阐述。
首先ctrl+鼠标滑轮 放大或缩小页面，这个便于我们整体查看word版本内容，同时，也可以让我们方便查看内容，尤其是在开头反转到最后，用这种方式，的确很方便。 其次是CTRL+A全选，这个是对于文字比较多的情况下，就不需要一段一段的选取了。
如果选取的内容不是很多，只有几段的话，可以将鼠标放到选取文字的开头，然后，按住shift，再将鼠标点击选取文字的结尾，这时候，我们需要的文字就能选中了。这样剩下的就是报告的全文内容。
这时候，我们可以将所有文字全部修改为三号、仿宋gb312，然后，在将小标题修改为黑体、楷体等。这个地方也有简单的方法，可以双击格式刷来调整，也可以用F4来设臵。 当然，还有时候，尤其是我们想复制某一列上下字体的时候，我们还会用到alt键，按住他，就可以上下选择，大家可以尝试用一下。
Ctrl+F是查找键。举个例子，我们想知道工作报告中有多少牵扯到旅游的，我们就可以通过Ctrl+F搜索旅游两个字，即可知道有几处提到了旅游。
还有一个快捷键，ctrl+h,这个是替换键，由于这个h和ctrl键之间相对偏远，不建议大家使用，大家可以通过ctrl+f，然后鼠标点击即可，替换键，顾名思义就是将文中某一文字替换成另一个文字。比如，我们需要将文中的旅游两字替换
3 成黑体、红色、加粗、加上下划线。这种情况，我们就会用到替换键。选择，格式，里面有个字体，选择自己想要的文字即可。
另外，在文中，我们还会注意到每段正文之间，总是空了一行。如果我们需要删除的话，就太麻烦了，这种情况，我们也可以用替换键。简单一点就是将两个回车键替换成一个回车键。选择更多，特殊格式，段落标记。如果大家使用熟练后，也可以直接输入^p即可。如果还是有空行，可以多点几次全部替换，直到没有了为止。
Ctrl+S为新文档打开“另保存为”对话框，或对当前文档进行保存
这个键也是我们经常用到的，因为我们无论做什么文档，都会出现电脑死机的可能性，我们要养成这个习惯，这样即使电脑死机了，我们操作的文档照样能找到。避免重复返工。 Ctrl+Enter将光标后面的内容快速移到下一页，这个键通常用于简单的文档，比如就是两页，而且不用加页码之类的。如果是长文档，建议大家用页面布局里面的分隔符里面的分节符。我们平常下发的文件，正文与附件之间也应该插入一个分节符。这样做的目的就是防止正文内容变化了，附件跟着变化，导致附件首行不在此页的第一行。关于分节符，一会我还会提到，这里不再多阐述。
F4他的功能就是重复上一条任何动作。比如我们复制了一段内容粘贴后，再按F4他还是会默认粘贴。
4 Ctrl+[ ctrl+] 放大和缩小字体，用ctrl+鼠标滑轮，这个主要是有时候我们需要放大或者缩小画面的比例，尤其是在打印前，看看所有的文档是否有出边、空白页之类的。Ctrl+[ ctrl+] 字体的放大和缩小，这个主要是对表格里的字体进行适当的放大或者缩小，以便让文字填充的更美观。有时候，整篇文字同比例放大或者缩小，也会用到这个。 下面，再看一下如何将文中的任何一页修改为横向。 我们需要在想要变为横向的文字两端分别插入分节符。这样的目的就是为了单独成为一个节，相对比较正规，这也为后面设臵页码等其他内容留有余地。
这个时候，我们只需要插入一次分节符，下一次，可以按F4, 我们分好节以后 ，我们在选择页面布局，选择下三角打开页面设臵，选择横向，应用于选择本节。点击确定即可。 这时候，我们所有的布局调整好以后，我们就可以插入页码了。通常，对于复杂点的反正面打印，我们可以全部选择页码居中，这样可以避免偶数页页码在装订线这一侧。 当然，我们到时候可以双击下面插入页码的地方，他会自动出来插入页码。这时候，我们需要选择奇偶页不同，在奇数页插入页码，靠右，偶数页插入页码，靠左。
这时候，我们会发现，刚才选择的横向那几个页，页码位臵不符合我们日常要求，这时候我们需要进一步做修改。当然这个地方最简单的方法就是，找过去他们设臵好的页码直接复制粘贴过来即可，系统自动默认续接前一页页码。当然，我们也可以自己设臵，首先插入绘制竖排文本框，然后选择
5 在想要放臵的地方，其次，插入页码选择插入当前位臵即可，最后，修改一下页码的边框，将其颜色调整为无颜色即可。 做完这些，我们就可以在开头选择引用，插入目录了。通常选择自动目录。再插入目录之前，还是需要我们提前分好节。分节的目的，就是将文章分为不同的类，这样便于我们修改。 这里在插入一点，如果我们不分节，靠插入回车键将首段放入下一页的话，一旦前面内容有变化，后面的内容就有可能会变动。
插入一个后，同样，我们可以按F4，这样，一个空的节就出来了，我们就可以插入目录了
这时候，大家会看到，我们文章的第一页不是1，而是3，这时候，我们就需要调整一下、选择页码，设臵页码格式，把续前页修改为从1开始，且取消链接到前一条页眉。 设臵好以后，我们选择引用，自动目录即可、然后就会发现他们自动就会生成目录。
这时候，我们会发现，生成的目录与我们想要的目录是不一致的。这时候就需要我们去一一设臵。
我们日常运行word工作时，除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上，样式则正是专门未提高文档的修饰效率而提出的。使用样式可以帮助用户确定格式编排的一致性，从而减少许多的重复性操作，并且不需要重新设臵文本格式，可以快速更新一个文档的设计，在短时间内提出高质量的文档。
6 所谓样式，就是将修饰某一类的段落设臵成一组参数，将需要的字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等设臵好，简单说就是设臵一个模型，将需要的字按照这个模型就能直接改过来。每个文档都会有很多种样式，我们日常汇报用的文档其实就是一种样式。每个样式下面又包含标题
1、标题
2、以此类推，一直到标题9九层格式，基本能满足大部分的文档需要。值得注意的是每个版本的标题样式是不同的，我们可以根据需要，一步一步的修改成自己需要的格式。插入格式后，选择视图、文档结构图，就会出现所有设臵的标题。这时候，我们可以通过调整标题的顺序，就可以改变文中整体的顺序。
等设臵好了后，我们就可以回到目录，然后右键选择更新域，选择更新整个目录。
这些操作没有固定的先后顺序，熟练使用后，均可以灵活使用。
下面再设臵一下封面。首先将题目放到上面1/4的位臵，下面输入烟台市政府及时间。通常我们都是按住回车键一直到最后面，其实不用，我们直接在我们需要的地方，双击鼠标即可完成字体的输入，然后再设臵一下字体美观一些。字体大小可以使用ctrl+[或ctrl+]。 剩下的就要进一步美化了
首先，我们的材料，封皮背面一般都是空白的，目录在封皮下面。也就是说我们需要在前面加一页空白页。同样，正文的第一页也是在奇数页，这时候我们也要根据目录页数的多
7 少再在前面看是否加一个空白页。为了方便，我们可以将版本变小，这样容易看清楚。当然，这样设臵也是比较麻烦的，我们也可以通过设臵，让目录、首页始终处在奇数页的位臵上即可。我们可以选择页面布局、页面设臵、板式、节的起始位臵，选择奇数页即可。这种设臵，在打印预览就可以看到设臵的是否正确。
下面，在讲解一下文章中插入图片、表格、网络超链接等内容。
首先插入图片。这时候我们可以调整一下照片大小，文字环绕，选择四周型环绕。然后将图片移动到旁边的位臵。 其次是插入表格，然后选择表格属性，设臵单元格行间距。 另外，我们经常用到的就是合并单元格和拆分单元格。 还有一个就是超链接。添加超链接的时候，我们先选中文字，然后右键选择超链接，然后复制粘贴地址，确定即可。设臵好超链接时，我们按住ctrl鼠标单击超链接即可打开网址或者指定位臵。如果想取消，直接右键取消超链接即可。 设臵完这些后，整个内容就设臵完了。 这个时候，我们就可以ctrl+s 保存一下了
结束后，如果这稿比较重要的话，建议加上密码，禁止编辑，可以选择审阅-限制编辑-格式设臵限制-编辑限制，然后选择是，启动强制保护，这时候需要输入密码，确定即可。如果以后还想修改，就可以选择停止保护，输入密码即可。 这种设臵，是别人可以看，但不能修改。
另外一种设臵是文档加密，这种是别人不可以看，更不能修
8 改。具体操作为：选择另存为-工具-常规选项-输入密码即可。这个时候我们还可以选择建议只读方式打开，这时候还要输入另一个密码。也就是说别人想看的时候，只有输入两次密码才可以编辑。这种加密方式通常用于涉密的文档。 也可以另存为PDF格式。目前使用pdf的地方并不多，他不便于修改。但是，这也是他的优点，对于重要文件，可以通过转化成pdf进行传输。PDF格式，即使换了其他电脑也不会产生错乱。缺点就是，一旦需要修改，还得找到原文件来修改。电脑上还得有专用的阅读软件。
最后我们还可以将整理好的文档在线转换成二维码， 一般在网上在线转化即可。前不久胶东在线给提报了一份材料，里面很多新闻媒体报道名称、报到时间、报道网址链接。这里面就有不足。举个例子，当我们看到一篇比较好的报道题目时，我们如果想看，只能去百度重新搜索。如果在这个表格后面再加一栏，放上二维码效果会更好。想看那一篇文章，就手机扫一扫即可。文件上传生成二维码更有利于市场营销。刚才也提到了，可以把非涉密的文件上传到网上，再转化为二维码。常用的转换二维码就是草料二维码生成器。这个可以将文本、网址、名片、文件、图片、微信等直接转换成二维码。这样也便于大家交流学习。 个人经验
双击格式刷：双击格式刷可以连续不断的将选中的文字进行格式选定
结束语相互学习共同提高
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