展会策划操作流程
所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的，使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。
一、策划阶段
（一）项目的选定
1． 执行项目市场调查。根据本地、本区域的教育产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势学科和主导学科，其次考虑重点发展中的学科，再次考虑政府扶持的学科。 2． 办展资源的整合。办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源。信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量；如：该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等；社会关系指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系；与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等； 3． 同行对此项目的反应。同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑；
4． 该项目举办的时间选定。原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避免冲突。
5． 创意命题。项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。
（二）寻求支持单位
寻求的目标--行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。目的是提高展览会的档次、规格和权威性；扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观； 能代表行业的发展状况和趋势； 能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略；
（三）寻求合作单位
寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有海外的代理机构（国际展）的建立。目的是提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；善用资源，优势互补，加快资源整合；最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；最大限度地降低招展成本。
二、实施阶段
（一）广告攻势
宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。媒体广告 ：围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。户外广告：利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。
（二）招展和组团工作
如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。 主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展： 1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络； 2.组织实施的具体工作项目； （１） 认真做好项目预算。
（２） 收集可能参展的客户名录，建立信息库。
（３） 宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。 （４） 主办单位打印文件下发。
（５） 利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。 （６） 利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。
（７） 电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。 （８） 印刷宣传资料一般有： a.招展邀请函、征询函、调查表等 b.展商须知（或参展手册） c.招商邀请函 d.门票 e.会刊 f.纸袋
g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。
（９）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。 （１０）上门拜访一些主要的牵头参展企业。
（１１）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。 （１２）展位的销售安排及布置。
（１３）收集尽范围可能的参观商名录，，有计划地发送登记表和门票。 （１４）与展览会有关的各项广告征集工作。 （１５）展览工程业务和展具租赁的预定工作。
（１６）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。
（１７）展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。 （１８）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。 （１９）展览会有关数据、信息的统计和收集。 （２０）着眼于第二届的预告宣传工作。 3.组织实施过程的阶段划分： 从展商的角度划分： （１）初步认识展览会阶段。 （２）进一步了解展览会阶段。 （３）被展览会吸引阶段。 （４）拍板决定参展阶段。 （５）展览实施阶段。 从主办单位工作划分： （１）信息发布阶段： a.发送调查表； b.发送征询表； c.发送邀请函。 （２）营造气氛阶段： a.媒体广告、文章宣传； b.新闻发布会、酒会及研讨会； c.主办单位文件下发对口企业； d.电话、传真、网络广泛宣传； e.第二次发邀请函； f.合作单位发邀请函。 （３）与展商直接联系阶段： a.电话、传真、电子邮件； b.拜访重点客户；
c.合作单位同时开始招展工作。 （４）与展商洽谈阶段： a.电话； b.约见； c.拜访； d.传真；
e.发送筹备进度报告； f.发送门票。
（５）展览服务阶段： a.广告征集；
b.工程预定展具工作； c.招商广告安排； d.招商邀请函； e.招商门票发放； f.现场营造气氛；
g.发送各种类型的调查表； h.着眼于第二届的宣传； i.现场的专业服务。
三、展后阶段
展后工作一般分三个阶段进行：展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。
（一）展后跟踪阶段；
展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的是加深目标客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。
1.感谢工作--对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。
2.媒体跟踪报道--主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等；展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等； 3.发布下届展览信息; 4.给展商发放展后意见调查表、征询表。
（二）总结阶段；
一般展后总结分三部分：1.从筹备到开展中的各项工作总结；2.效益分析和成本核算；3.项目市场调查--本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。
（三）评估阶段；
评估工作在展览会开展前一个月进行，主办单位成立专门的评估小组，并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然后作出预测和统计，系统地评估，如：对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否具有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。
一、计划立项
1、工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。 （1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查 对行业而言项目的利润增长点是否够大
地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。
时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。 同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。 （2）实施的具体方案 （3）宣传费用计划表 A、广告时间段的投入
以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体] B、广告投放的形式
户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）
杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）
2、寻找主办单位。
（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等
（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。
3、申请各种批文
4、场地联系
以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会.
5、联系宣传媒体
（1） 对象：专业媒体和大众媒体
（2） 方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。
6、制作邀请函（已经附）
7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）
二、实施招展
1、招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等
2、招展的步骤：
（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位） （2）跟踪拜访（找准负责人） A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）； 针对第一种客户： 问清客户需求 要求进一步促成购买 愉快地答应客户的 针对第二种客户： 了解客户拒绝的原因 为面谈作好准备 二次面谈
向客户推荐下一届展览会 要求客户介绍其它客户 保持关系，待以后联系 针对第三种客户： 问清客户需求和异议 进行第二次拜访 消除顾客顾虑
3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南
三、实施招商
（1） 在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商 （2） 通过媒体可以间接招来一些参观商
（3） 主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。 （4） 组办单位为展会提供的工作
四、相关活动
展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。
五、展会现场
（1） 布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等 （2） 开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等
六、展会后的控制工作
包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作
