1.1 数字化档案的特点
2.1档案数字化建设的巨大作用
3.1档案数字化建设的必然性及其意义：3.1 1 开展档案数字化建设是适应我国档案数字化建设整体发展的需要。3.1.2高校档案数字化建设是社会信息化建设的必然趋势。 3.1.3 档案数字化建设有利于信息资源的开发利用服务。3.1.4 档案数字化建设对促进高校档案管理有着重要的意义
4.1怎样加强档案数字化建设：4.1.1 权衡费用与价值, 4.1.2 加大数字化档案信息数据库建设的力度数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统。4.1.3 加强数字化档案信息网络建设,4.1.4 提高档案工作者素质, 4.1.5 建立档案数字化建设试点,
信息时代档案工作的主题是档案信息化建设, 而档案数字化建设对档案数字化建设进行研究具有十分重要的意义，因为档案数字化建设是档案信息化建设中一个重要的内容, 是档案管理过程中一场深刻的革命。关于档案数字化理论的研究起源于于美国, 随着信息技术与网络技术的发展而飞速发展,并且逐步在发展中国家兴起。目前，国内档案数字化工作还刚刚起步，还处在探索与论证阶段, 对档案数字化建设的研究也刚刚兴起, 且主要集中在数字档案馆建设的研究领域, 以及一些专门档案数字化建设的研究领域。为了应对我国档案数字化建设的需要, 适应现代信息技术的挑战, 指导档案部门进行档案数字化建设, 需要分三部分对档案数字化建设中出现的若干问题进行探讨。
档案数字化是运用计算机技术，数字影像技术,OCR技术，数据库技术，存储技术等把传统载体档案资源转化为数字的档案信息，以数字的形式存储，网络的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以实现资源共享，便于档案利用的过程。
1.1 数字化档案的特点
数字化档案是利用现代技术, 将过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的, 对国家和社会有保存价值, 并可 供社会共享的, 各种文字、图表、声像等不同形式的数字化历史记录。数字化档案能否满足充分的真实性、完整性、可靠性和可用性要求，是否具有原始凭证价值，是其能否作为机构业务凭证用于机构法律、审计、管理等方面业务需求的判断标准；最终对源档案和数字化档案的保管策略和处置规则产生决定性影响，这就需要在不同情境下，根据数字化目的和法律权限管理要求，完善源文件和数字化档案的保管策略，尤其是建立数字化档案的处置范围及其策略。档案数字化的基本思路应该是：档案分类——档案鉴选——技术方案选择——权限管理——档案长久保存，档案数字化活动应该与整个档案管理流程（尤其是档案数字化完成
之后的管理环节）紧密衔接。与传统载体档案相比, 数字化档案主要有以下特点: 第一, 信息的非人工识读性。
第二, 系统依赖性。
第三, 信息与载体的可分离性。
第四, 信息的易变性。
第五, 信息存储的高密度性。
第六, 多种信息媒体的集成性。
正是由于数字化档案的特性, 其利用与传统介质档案相比, 显示出了巨大的优越性, 具体来说, 数字化档案信息利用使档案载体形式向着多样化发展,必然彻底改进现有 的管理方式,发挥现有管理方式不能实现的作用。
2.1档案数字化建设的巨大作用
档案数字化建设的目的是利用计算机网络作为信息通道，向社会提供数字 化 档 案 信 息利用服务。因此，在档案数字化过程中，应采 用 统 一 的 数字化标准。标准化按照级别分为：国际标准、区域标准、国家标准、行业标准和企业标准。在档案数字化建设过 程中，应首先考虑采用高级别的标准，即使在档案数字化的初级阶段，也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一步到位。而档案数字化的结果是形成便于社会利用的档案信息资源。因此，在档案数字化建设过程中要坚持末端服务原则，以服现代化管理务为导向、以利用为目标促进档案数字化工作发展。．要体现服务的特色。应把社会的利用需求作 档案数字化建设的根本动力，分析不同行业、不同类型的档案用户的信息利用需要，依据馆藏特点确定数据库主题和类型，建立富有特色的专题数据库，提供个性化的数字档案信息利用服务。因为“特色即优势”，特色档案信息资源和特色利用服务往往是赢得社会认同、充分实现档案信息价值的关键所在。要注重查阅利用的便捷性。馆藏档案数字化以后，利用的途径从传统的复印、提供原件的方式转变成依靠计算机、网络进行查阅的利用方式。数字信息查阅的高速、快捷、简便等优势得以凸显，利用者可以打破时间、地域上的限制，不必亲临档案馆便可以利用进入网络的数字化档案。为保证数字化档案查利用的便捷性，档案馆应加强档案网站建设和网络系统的更新维护，确保信息传输、检索、查阅、下载方便快捷。
3.1档案数字化建设的必然性及其意义
3.1 1 开展档案数字化建设是适应我国档案数字化建设整体发展的需要。
随着网络技术的出现以及计算机技术与网络技术、现代通讯技术的结合,进入90年代以来,世界各国的档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。我国档案部门也在积极探索档案数字化建设,国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划,1999年完成了5电子文件归档与归档电子文件管理规范6,同时要求各级档案部门都积极地开展档案数字化建设的研究和实践;在教育部办公厅向全国高校档案部门转发5全国档案事业发展/十五0计划6中明确要求高校档案部门应积极做好档案信息化建设工作,做好电子文件归档与管理,积极开展档案工作数字化和网络化的建设工作。
3.1.2高校档案数字化建设是社会信息化建设的必然趋势。
高校信息化建设的实施,数字校园的成功运转,为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变,形成了大量的数字化档案信息。另一方面,计算机大量应用于高校教学、科
研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料,开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。
3.1.3 档案数字化建设有利于信息资源的开发利用服务。
数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中应用,更有利于档案信息资源的开发利用。
3.1.4 档案数字化建设对促进高校档案管理有着重要的意义
档案数字化建设,数字化档案的产生,使档案载体形式向着多样化发展,必然彻底改进现有 的管理方式,发挥现有管理方式不能实现的作用。首先,在数字化环境下,进一步改变馆藏档案结构,节省存储空间,馆藏档案信息量得以极限增长。其次,有利于进一步延长档案原件寿命,降低档案原件丢失与损坏的风险,受到损伤的原始档案,其数字拷贝可有补偿原件的作用。数字化可以用某种方法增强原始档案信息,或通过消除档案上外来的污迹、斑痕等改善、恢复原始档案的信息,还可以解决纸张脆化的档案利用问题。
4.1怎样加强档案数字化建设
数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维, 采用科学的方法, 促进数字化档案信息的利用, 从而更好地为经济和社会发展服务。要做好数字化档案信息的利用工作, 主要 应把握好以下几个方面:
4.1.1 权衡费用与价值, 做好数字化档案的鉴定工作在进行数字化建设过程中, 一定要把握好档案数字化处理的度, 通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡, 避免不必要的浪费、减少日后的管理成本, 如果不进行成本、效益分析, 档案数字化建设所产生的价值等于或小于建设所需费用, 档案数字化建设就没有任何意义, 甚至是一种浪费。因此, 在档案数字化建设中, 要讲究成本观念和效益观念。
4.1.2 加大数字化档案信息数据库建设的力度数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统。包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。首先, 要加大数字化档案信息资源数据库建设的力度。其次,要加大电子文档管理系统建设的力度。
4.1.3 加强数字化档案信息网络建设, 促进数字化档案信息的网络化利用a.加快档案网站建设。b.加强数字化档案信息资源的组织建设。不同的档案部门应搞好馆际协作, 在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调, 注重数字化信息资源建设的质量, 避免重复建设, 并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务, 真正实现信息资源共享。
4.1.4 提高档案工作者素质, 加强档案用户教育培训。a.要提高档案工作者素质。b.要加强档案用户教育培训。
4.1.5 建立档案数字化建设试点, 建设数字档案馆a.进行档案数字化建设试点, 探索、总结档案数字化建设的理论。b.建设数字档案馆。数字档案馆是一个数字化、网络化的系统, 它
将分散于不同载体, 不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存储, 以网络化的方式互
相连接, 提供及时利用, 实现资源共享。它具有虚拟性、馆藏数字性 ( 其信息的记录是采用 数字“0”、“1”两个比特, 其介质是磁性材料或光学材料)、资源共享性和传输网络化的 特点。
一方面通过网络直接归档。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过登录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术核对身份，确认正确后同意接收。经采集系统接收文件目录和全文，再经检查系统检查确认正确后发送消息给归档单位，将目录与全文分别导入至目录数据库和文件存储系统保存。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。另一方面通过移交电子文件载体的形式归档。这种归档方式必须有移交凭证，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，用于确认电子文件的完整性和原始性，电子文件登记表应与电子文件同时保存。 如果对其内容进行更改，还需要有更改通知单。更改通知单上生产单位、计算机系统、软件名称、盘带规格、更换原因、更换内容、更换人及批准人的详细项目，都需要受到严格的电子文件管理制度的制约。此外，在管理中建立必要的备份，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。对电子文件的著录也是信息资源建设的重要内容。通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，才能准确描述电子文件的形成过程和成果。就著录内容而言，涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也从文件内容转移到文件的形成背景上。
总而言之，档案数字化建设是一项复杂的、庞大的长期的系统工程, 同时也是一项长远的、艰巨的战略任务。因此, 对于档案数字化建设理论的研究也是一个十分复杂的值得长期深入研究和探讨的课题, 仅仅一篇文章的论述是无法解决实际问题的。虽然此前对档案数字化建设的原则问题进行过深入的探讨, 但由于各地的档案数字化建设一直处在不同层次的发展变化中, 论文当中难免有些内容与实际情况不符。加之水平有限, 故论文有些问题探讨的不够深入不够彻底。本人诚恳希望能和国内外同仁共同进一步研究档案的数字化建设问题, 以此进一步促进我国的档案工作发展，以期取得更大的成绩, 使我国档案工作的发展更快的与世界接轨!
