文书工作心得体会（精选多篇）

推荐第1篇：文书工作

文书工作“十一五”回顾 “十二五”规划

一、“十一五”回顾

“十一五”是公司加入中信集团新公司开始的五年，公司从实际出发，提出管理升级，通过实现“三个转变”和“三个延伸”，促进管理升级，提升企业综合竞争实力。综合事务部作为公司的重要枢纽部门，也是公司对外形象的窗口部门。而作为综合事务文书工作是公司工作中上传下达的中转站，它具有广泛的联系性，这就要求文书工作手勤、腿勤、思想敏捷，面对繁杂琐碎的大量事务性工作，冷静办理各项事务，力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错，基本做到了事事有着落。提高工作效率。

“十一五”期间文书工作取得如下主要成果：

（一） 成功运用了现代化信息工具。

随着信息技术不断发展，公司改变以往传统运作模式，实现了管理流程信息化，充分利用现代技术OA办公，按OA办公系统流程要求，建立科学简约、清晰明了的工作流程，优化流程，使各项工作均依流程运行。保证各类文件拟办，传阅的时效性，并及时将文件精神传达至各基层，确保传递流畅。文件阅办完毕后，负责文件的归档、保管及查阅。减少很多工作的中间环节，降低行政成本。利用程序设计使办公室各项工作衔接紧密，疏而不漏，提高办公效率。

（二） 印信管理进一步规范。

在印信管理方面，重新制定印信管理制度，实行了等级审

批制度，确认领导或主管领导签字后方可开信函、加盖公章，从而严肃印信管理，完善印信制度。规范完善各项管理制度。

（三） 制度建设不断加强。

同时又亲自编写了《印信管理办法》《公文管理》、《证照管理办法》等，编写组织说明、岗位说明书。通过岗位说明书的编写，明确了岗位责任和岗位标准，为员工树立提高自身素质的旗帜，引导员工向适应岗位要求的方向塑造自己。

（四） 个人素质在实践中得到升华。

在“十一五”期间，公司围绕管理升级，全面实施精益管理，经过学习、考试等再造活动，以及参加现场改善方法的实践，对精益生产思想更加理解、认同和接受，并在自己的工作中率先起带头作用。使各项工作的效率显著提升，过去是让我做，主动性不强，行为规范自由。现在不但是让我做的做到了，而且是能积极主动去做好，不甘心落后于别人，自觉按程序、规章制度和行为规范来约束自己。

在公司全力推进员工再造的进程中，用这次员工再造的有利时机来提高自己的综合素质。无论是一些概念、管理知识、技术技能、道德素养等通过学习培训都有了全面提升。能够把自己的成长与企业发展同步思考，深刻理解公司“适岗唯上，成企达己”的用人理念。体现在行为方式、看待事物、分析问题的角度和方法，解决问题的实际能力等方面。尤其是公司通过强力推进精益管理培训、6S实操培训、座谈交流、知识竞赛、口号和案例征集、验收考试等活动，使我的学习力增强，提升自我素质的愿望更加迫切，并逐步将学习视为自己生活和工作

中不可缺少的主要内容。

同时对自己的岗位职责进行了重新梳理，对各种文件、资料进行了整理整顿；办公室等进行了定置和规范管理。

二、十二五工作规划

“十二五”时期，是进一步深入实践科学发展观、全面落实党的十七大提出的战略目标的时期，同时，也将是我公司发展的重要战略机遇期。把我公司打造成现代企业，发挥自身优势，实现跨跃发展的五年规划。这对文书工作的要求更高，为了按照新时期公司的安排做好文书工，结合综合事务部实际，现提出文书书岗位“十二五”规划编制工作方案。

（一）指导思想及工作目标

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，牢固树立科学发展观，坚持“服务第一”的指导方针，把办公室工作当成是促进单位发展的助推器和保障线，全面提高办公室工作的总体水平。实现全力提高文书工作质量，理顺文书业务流程，注重高质量服务目标，为公司的“十二五”目标做出的贡献。

（二）重点工作及保障措施

1、强化管理，提高服务质量

在日常工作中，接打电话要准确、简练和规范；言谈举止、着装要文明端庄和得体；办公室要整洁、清爽；时刻注重个人形象。凡事要坚持政策原则，依法办事，以理服人。二要深入调查，弄清事情来龙去脉，对处理意见胸有成竹。三要灵活多变，一把钥匙一把锁，坚持原则不呆板，灵活处置不乱套。四是加强自身修养，待人以诚，与人为善。

2、优化手段，推进规范管理。

建立健全的规章制度，将现代化的管理手段更多地应用于办公室工作的方方面面。规范内部工作流程，对工作进行梳理、整合、修订和补充，量化科室工作，推行“零差错”管理。提高办公室工作效率，促进各项管理工作的科学化、规范化，更好地为我公司的发展服务。

3、认真学习，提高文字性工作能力。

加强学习钻研，听透上情，掌握下情，了解外情。对文稿要精心写作、确保语言准确、简洁、精炼。在电子公文交换中，新形势、新需要，高标准、严要求，要掌握计算机操作技能，熟悉电子公文制度，严格电子公文处理规范。

4、协调关系，使综合事务部全面工作顺利开展。

在做好对外接待、人事、档案管理、工会、监察等一系列工作的同时，发挥好枢纽作用，积极协调配合各部门认真完成各种临时性工作。

5、收发文管理

在工作中，抓好上级的文件程序处理工作，做到了文件的及时收发、传阅、送阅，按照规范化标准，圆满完成文书立卷工作，并提高了办文质量，加快办文速度。本着简捷快办的原则，根据承办事项的轻重缓急，急件在当日内完成，规范性文件按计划完成。要加快工作节奏，尽量把承办工作往前赶，提前任务。同时，要及时反馈情况，做到件件有着落，事事有交待。每周五对本周受理人文稿进行盘点清理，做到不拖、不压、不遗漏，不断提高办文效率，确保公文的质量，力求每个环节

严密有序、精益求精。

6、印信管理

严格执行政策《印信管理》办法，实行了等级审批制度，确认领导或主管领导签字后方可开信函、加盖公章，加强对电子印章的管理，杜绝违规操作从而严肃印信管理，完善印信各项管理制度。

7、档案管理

做好公司档案管理工作和保密工作，根据档案管理要求，每年年初，将文件（纸制、电子）进行分门别类进行归档。为公司的发展及各项工作服务。

十二五期间，我们将遵循科学发展观，围绕中信集团总体发展战略和目标，秉持“严细实恒”的管理风格，将继续贯彻“以人为本，提升管理、创新技术、扩模增容，节能减排、开拓市场、用足政策”的工作方针，持之以恒地推动公司“三个转变”、三个延伸“目标的实现，要运用理论与实践相结合地开展工作，用精益思想去分析问题、解决问题，形成精益管理意识。将中信锦铁打造成为国内最好，世界一流的冶金化工企业集团。

推荐第2篇：文书工作内容

⒈严格把关，规范公文行为。全年处理省市各类文件多件，起草区政府文件件，区政府办公室文件件。同时，认真贯彻落实《黑龙江省关于〈国家机关公文处理办法〉的实施细则》，抓好上级的文件程序处理工作，做到了文件的及时收发、传阅、送阅，按照规范化标准，圆满完成了××年度文书立卷工作，并提高了办文质量，加快了办文速度。在印信管理方面实行了等级审批制度，确认领导或主管领导签字后方可开信函、加盖公章，从而严肃印信管理，完善印信制度。

⒉抓住热点，做好信息反馈。我从加强各位秘书负责的信息网络着手，拓宽信息覆盖面，重点开发特色信息、精品信息。抓住今年工作热点，先后撰写了《龙凤区全面推进再就业和劳力转移工作》、《龙凤区加大对湿地的保护力度》、《龙凤区安全工作坚持四到位》等各类信息篇，被《大庆信息》转发篇。

⒊服务大局，接待工作上水平。凡是上级领导来我区检查指导工作，我都能够协同有关部门认真准备接待，拟定接待计划，注意接待细节，先后组织接待了副省长马淑杰带队的城建情况检查、全市重点工作检查、全市农业大拉练等大型检查多次，从没有出现纰漏。月日，在接待全市工业大拉练中，由于检查内容多，涉及部门多，事前，在办公室全体人员的帮助下，制定了详细的接待方案，组织有关部门召开了协调会，安排分解了接待任务，认真起草打印了个被检查点的基本情况，并附以彩图，装订成册，以图文并茂的形式介绍了工业工作进展情况，不但确立了办公室在领导、专家心目中的良好形象，而且还推动了办公室接待工作再上新台阶。

⒋耐心细致，搞好后勤工作。政府办领导、调研员、秘书、司机和离退休人员共人，日常后勤服务工作比较琐碎，面对大量的日常性工作和领导临时交办的事项，我都能抓紧时间，高效、圆满、妥善地办理好，为办公室工作的正常开展提供了有效保证。

党委办公室办文规程

一、收文处理规程

（一）收文签收、登记

1、党办机要秘书要认真履行签注手续。签收时认真核对信件所标明的寄发单位和收文单位以及收文份数，并注明签收时间。

2、当天签收的公文原则上当天登记，紧急公文即收即登。收文登记要注明来文单位、文件号、标题、收文流水号、收文时间、份数等。

（二）分发、拟办

1、重要文件：由机要秘书附上“文件批阅单”，送党办负责人拟签。

2、一般性文件：由机要秘书附上“文件传阅单”，送党办负责人拟签。

3、会议通知：上级部门、平行机关的会议通知以及下级单位、部门邀请参加的会议通知，必须认真做好登记（电话通知则用党办电话记录簿登记），送党办负责人签阅，按签阅的内容及时办理。

（三）传阅、签批

1、文件应严格按规定程序传阅。传阅的文件按拟签的阅文对象，“自上而下”依序传阅，特殊情况下，按“谁主管谁先阅，谁在家谁先阅”的原则处理。下级机关请示件“自下而上”依序呈送领导批阅。

2、实行文件圈阅、签批制度。阅文人员应对当天传送的文件当天阅办。逾期未阅的，党办负责人应给予提醒。

3、在公文传递过程中，党办机要秘书应及时在“收文簿”上注明流向，并协助党办负责人掌握阅处日期，避免误事。

（四）承办、注办

1、党办机要秘书要及时将校党委领导批办件告知党办负责人，必要时党办应将批示内容报告分管党办的副书记，并根据承办内容及批示要求，采取制发公文、召开会议、面谈、电话沟通、跟踪督查等形式，承办好批示件。

2、需要协调解决和提出贯彻意见的，由党办负责人主持协调，并由党办做好催办督查工作。

3、拟批准同意或需转发、批转的，由党办通知有关单位，文件拟就后按发文处理规程发文。

4、需提交党委会讨论的，应由党务秘书签收，并填写党委会议题预审单。

5、领导批示需转有关部门办理或提出意见的公文，由机要秘书登记后转出，并做到急件公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。

6、公文在办理、运转中，党办机要秘书必须对每一道环节注明流向和时间。

7、每月上旬，党办要召集有关人员，就重要公文的流向、领导批示的落实情况进行检查、汇总，并向分管党办的副书记汇报。

二、发文处理规程

（一）拟稿。以党委、党委办公室名义下发的文件，原则上由党办秘书起草，根据文件的内容和涉及范围，也可以由有关职能部门和承办单位代拟稿。

（二）审签。文件呈送签批前应由党办科级秘书核稿，附“中共九院委员会（或办公室）发文单”，注明文件标题、承办单位、拟稿人、核稿人、份数、发文范围及主题词，然后呈送领导签发。

1、以党委名义印发的公文，一般审签程序为：党办科级秘书核稿→党办负责人拟签→分管该项工作或分管党办的副书记审签→党委书记签发。以党委名义上报的公文须经党委书记批准或委托主持工作的副书记签发。处理日常工作的公文，由分管该项工作的副书记签发。

2、以党委办公室名义印发的公文，一般审签程序为：党办科级秘书核稿→党办负责人签发。重要公文应送分管该项工作或分管党办的副书记签发。

3、以党委与行政名义联合行文，一般程序为：院办秘书科核稿→院办主任审稿→党办负责人审稿→分管副院长审签→分管该项工作或分管党办副书记审签→院长会签→党委书记签发。

4、以党办与院办名义联合行文，由院办草拟的文稿一般审签程序为：院办拟稿、核稿→党办核稿→院办主任会签→党办负责人签发；由党办草拟的文稿一般审签的程序为：党办拟稿、核稿→院办核稿→院办主任会签→党办负责人签发。

（三）编号。根据文件的内容、重要程度、确定文种、等级、发文范围，编制文件字号，涉及机密的文件，应视涉密程度标明秘级。未经领导签批的文件不予编号。

（四）、校印。印制文件前拟稿（承办）单位应指定专人认真校对文件清样，付印前党办秘书应在文种、文件格式、文字上进一步把关。

（五）用印。党委、党办文件正式下发前应加盖公章。用印前应认真校对领导签批所分送审签的相关领导是否审签，凡是领导未审签的不得用印。

（六）分发。发文时要在发文登记薄上注明文号、内容、时间、份数、流向。由各部门、各单位承办，编入党委、党办文号的文件，可由各承办部门、单位负责分发，但须在发文登记薄上加以说明并作好移交。

三、文件归档清退

1、上级机关来文传阅、办理后，交党办机要秘书统一保管，每年年初应当按字号分类，并按文书档案管理要求归档。

2、发文存档三份。每次发文后，将正式文件连同原稿发文单一起按文号分类存放，下年初将其中两份按档案管理要求送档案室，另外一份制作好目录、封面，装订成册留存党办备查。

市政府办公室办文单办理工作制度

一、所辖各市（区），市各委办局，市各公司、直属单位，凡以书面形式向市政府请示工作的公文，应一事一报，一式三份，送市政府办公室秘书处，不要呈送领导个人。凡是报来的公文不符合有关规定的文件要退回报送单位，并说明退回原因。

二、秘书处收到书面文件后，应按先后顺序登记编号，填写办文单，根据办公室各处分工转给相关处室提出拟办意见呈分管领导批办。

三、正、副秘书长、正、副主任根据职权，签署意见后退相关处登记办理结果后转秘书处存档。

四、秘书处根据秘书长、副秘书长、主任、副主任的批示，有结论的，即复印或微机发送请示单位和有关部门，在办文登记薄上注明处理结果后予以办结，督时不能办结的要电话告知呈报部门并说明原因。

五、秘书长、副秘书长、主任、副主任认为需要请示市长或分管副市长决定的，由秘书处送有关市长审定签署意见后复印或微机发出，并发请示单位以作初步答复，业务主管部门收到办文单后，应按办文单规定的时间要求（一般为7天）尽快将处理意见报市政府办公室。部门意见返回后由秘书处负责呈报分管市长、秘书长、副秘书长、主任、副主任审定批示，尔后复印或微机发请示单位和有关部门，以作最后答复。

六、要坚持效率优先的原则。办理过程中，应以急事急办，一般事情快办的原则，在保证质量的前提下，紧急事情随到随办，一般事情每环节不得超过二天。为确保办文单的高效运行，秘书处在办文单运行过程中应坚持签收和督办制度，以缩短办文周期，提高工作效率。

第一章

总则

第一条

本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。

第二条

所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。

第三条

全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 第四条

必须严格保守文书的机密。

第五条

文书按下列要点处臵或办理：

1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处臵都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。

2．须请示审批即使在紧急状况下，以口头或电话形式处臵的事项，事后也必须以文 书形式记录下来。

第六条

文书的主管原则规定如下：

1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部庶务科负责。 2．分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。

第二章

文书的收发

第七条

到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处臵。

1．一般文书予以启封，分送各部门、科室。 2．私人文书不必开启，直送收信人。

3．须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回庶务科。

第八条

节假日等规定工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。 

签发人 责任人签名

文书分类

(一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。

(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。

(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。

(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。

(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。

办公室内部人员岗位职责 综合办公室文书岗位职责 综合办公室主任岗位职责 综合办公室文书岗位职责 合办公室主任岗位职责

作者：综合办公… 公司制度来源：本站原创 点击数：177 更新时间：2010-4-30

1、遵纪守法，遵守国家的规章制度，服从领导，保守公司秘密。

2、负责办公室制度建设，逐步实现办公室工作的制度化、规范化和程序化。

3、负责制定本室年度工作计划和工作措施，并组织实施，负责本室人员的工作安排、业务学习、培训和考核。

4、负责公文的批转、传递、保密工作，落实领导批示，并及时反馈落实情况。

5、组织起草、审核各种公文，把好文字关和政策关。

6、负责起草各类综合性文字材料。

7、负责主办的会议准备、组织、记录，督查督办会议决议（决定）的落实。

8、负责对外沟通、联系、汇报、约请等，安排或代表领导参加公务接待和公务活动。

9、负责起草公司有关劳动人事、薪酬分配、绩效考核方面的管理制度以及机构人员调整计划，并组织实施。

10、负责审核各单位上报的基础资料（考勤考核表、工作任务单、加班工资申请

表等）和工资发放明细表。

11、负责对综合管理员的培训和考核。

12、负责公司法律事务工作。

13、负责公司机关车辆和司机管理工作。

14、负责办公室和库房标准化建设，完成办公楼区域卫生保洁工作。

15、按时完成领导交办的其他工作。

1、遵纪守法，遵守国家的规章制度，服从领导，保守公司秘密。

2、负责上级机关和有关单位来文的接收登记、传递、催办和管理，公文处理做到及时、准确、安全、保密、归档。

3、做好印信、文印、复印管理工作。

4、负责公司会议的通知，筹备、布臵签到工作和会议室管理。

5、做好公司印刷品、办公设备耗材和本部室办公用品的管理。

6、负责公司会议室及办公室、闲臵房钥匙的管理工作。

7、负责公司接待工作。

8、负责公司合同台帐和公司受奖、受罚统计台帐的管理。

9、负责公司员工绩效考核台帐的管理。

10、负责制作公司员工月考核汇总表。

11、负责公司员工上岗证的制作。

12、负责公司大事记的编写。

13、负责本部门每月项目付款申请表的上报审批。

14、负责本部门员工的考勤。

15、负责办公室和库房标准化建设，完成办公楼区域卫生保洁工作。

16、按时完成公司领导交办的其他工作。办公室内部人员岗位职责及考核办法例文（1）

办公室内部人员岗位职责及考核办法例文

（一）主任岗位职责

1、协调办公室各岗位与区行各部室及各基层办事处工作。

2、督促抓好全行安全保卫工作。

3、负责开展全行性的思想政治工作和党建工作。

4、督促“争先创优”活动和精神文明建设活动的开展。

5、负责全行性重要会议的组织。

6、抓好增收节支和后勤服务。

7、组织协调好本部门各岗位之间的工作。

8、及时贯彻落实行领导交办的各项工作。

[摘要] 文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会的过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了文书档案管理办公自动化应用的优点和存在的问题及应对方法。?

[关健词]文书档案 办公自动化应用 存在问题 应对方法

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足

各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高

机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲臵在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档

案综合管理人员要求高

对文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的办公自动化应用在过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化和外网之间，设臵物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。?

第一节《归档文件整理规则》的特点

《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。

第二节

整理原则

归档文件整理原则：

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。

3、便于保管利用。

第三节

归档文件整理程序

归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。

一、

分类

分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。

1、确定分类方法

①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设臵党群工作、行政管理、业务管理三个类。此分类方法适用较大的单位。

②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设臵简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

2、编制分类方案

在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。但学校档案，业务管理类为教学管理。事业单位档案，业务管理类为经营管理。其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。

二、

确定整理单位

归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。即一般以每份文件为1件。

针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”

1、正本与定稿；

2、正本与附件。当附件较多，为独立文本时，自行为一件。

3、正文与文件处理单；

4、转发文与被转发文；

5、原件与复制件；

6、复文与来文。上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；

7、不同文字的同一文本；

8、同一个人的人事调动的各种介绍信；

9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；

10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；

三、

装订

装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。

（一）确定装订方法

1、归档文件确定以“件”为装订单位，逐件进行文件级装订的方法，即凡是整理单位明确“为一件”的文件应装订在一起。

2、明确“为一件”的各组归档文件，装订时其排序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；正文与文件处理单：正文在最前面，文件处理单在最后；若文件处理单上有领导的重要批示等，文件处理单应放在最前面；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；复文在前，请示在后；中文本在前，其他文字本在后。

3、归档文件的保管期限短期的，装订的方式不作要求。装订是可以不拆除原装订物，直接按卷装订，或按件装盒。

（二）装订的用品

1、归档文件逐件装订的用品，应选择国家档案局推荐认可的、质量符合档案保护要求的、适宜永久保存的不锈钢夹。

2、针对归档文件“件”内页数只有两、三页纸的，暂时可以采取在文件的左上角处粘一些胶水的办法进行装订。

3、针对归档文件“件”内页数较多，超过不锈钢夹限制的页数时，暂时可以采取“三孔一线”的装订方法。

（三）装订前归档文件的取齐方式和纸幅要求

1、装订前，“件”内各页文件的取齐方式，采取左侧装订时，按左、下侧对齐。

2、装订时，归档文件纸张幅面的规格为A4型和16开型两种。档案盒尺寸是按照A4型的规格设计制作的。因此，实际工作中，如果归档文件的纸幅不符合上述两种规格，为方便将来文件装盒、利用，需按A4型进行修整。

①同“件”内的各页文件，有A4型和16开型时，只要不影响侧面装订，可不作修整，左、下侧取齐即可。

②超大型大纸张，如报表等，其修整方法，以A4纸张为标准，按取齐右、下侧的方式进行折叠，但要注意尽量注意折叠次数，同时折痕处应尽量位于字迹之外，文件页数多时，宜采取单张折叠。

③超小纸张，如介绍信等，其修整方法，以A4纸张为衬托，按取齐右、下侧的方式进行粘贴。

（四）装订前归档文件的质量要求

1、每件文件要完整、齐全、页数要全，排序要正确。

2、文件的字迹材料必须是耐久的或者比较耐久的碳素墨水、黑色油墨、彩色油墨、蓝黑墨水、印泥、激光打印、油（胶）印。

3、对不符合上述字迹材料要求的其保管期限又定为永久、长期保存的归档文件，装订前应进行复制，并将复制件与原件作为一件归档。

4、复制件的制作方法有复印机的复制件和手工眷写的抄件等。采取复印机制作复制件，最好采用单面复制，复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，以免粘连。

5、凡是采用电脑喷墨打印、色带打印的文件，不宜永久、长期保存，必须进行复制后才能归档。

6、底稿的归档要求，一般有正文的文件都应有一份底稿一并归档，确无底稿时，也需在正文后附一份文件签发单，与正文作为一件归档。

7、针对破损的文件，应进行修裱，修补。

8、装订前，应去除易锈蚀的金属物，如订书钉，大头针等。

四、

排列

归档文件的排列是指分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等方法，确定归档文件先后次序的过程。

1、归档文件的排列强调“事由原则”

“事由原则”指在分类方案的最低一级类目内，同一事由的相关文件应当排列在一起。

2、事由的界定

“事由”是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，如张三的任免通知等。是一个比较小的概念。

3、排列的方法

①先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起。

②再将同一事由的文件在分类方案的最低一级类目内分开。

③在同一最低一级类目中，尽可能将同一属性的不同事由文件进行集中排列，如同属于人事任免属性的不同事由---不同人的任免文件尽可能集中放在一起。

4、同一事由的归档文件的排列方法

可以按文件形成时间的先后顺序排列，或者按文件的重要程度排列。

5、不同事由的归档文件的排列方法

①

按事由具有的共同属性分别集中排列。

②按不同事由形成时间的先后顺序排列，即“随办随归”。③按不同事由的重要程序进行排列。

6、划定为长期的归档文件的排列方法

五、编号

编号包括编制件号、加盖归档章和编制每件的页号三项工作。

编页号是以确定为一件的归档文件为编号单位，对每件各页号码的编制。

1、页号使用铅笔编号，页号编在文件的右上角。

2、编页号，以文件中有图文的页面为一页，空白页不计，两面有字的两面编号。

3、印刷件，能利用原页号的可不再编号，只有其底稿接着编号。

六、装盒

装档案盒、填写档案盒背脊、填写备考表。

七、编目

八、编目包括编制归档文件目录、编写整理说明、档案目录夹的填写和装订三项工作。

编制归档文件目录

归档文件的编目即指编制归档文件目录，它以装入档案盒的归档文件数量为基础，或者以同一年度同一类的归档文件数量为基础，进行目录的编制。

归档文件目录各项目及其填写方法和要求：

1、档号：归档文件整理和保管的代号。由全宗号（342）+保管期限+年度+问题组成，各号间用“——”相隔，即全宗号—保管期限—年度—问题。

①档号填写在归档文件目录框的右上侧。全宗号：以阿拉伯数字标注。

②保管期限：用“永久”、“长期”、“短期”汉字标注，也可用“Y”、“C”、“D”代码标注。

③年度：用四位阿拉伯数字标注。

④问题：按立档单位分类方案的最低一级类目的汉字标注。

2、件号：指室编件号，以阿拉伯数字

1、

2、3……表示。

3、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时要求：

①一般应使用全称或者通用简称。如“怀化职业技术学院”可称为“怀化职院”，不能使用“本院”等简称。

②责任者应为文件发文者面不是执行者。

③联合发文时，一般应将所有责任者照实抄录；责任者过多时可适当省略，但立档单位的责任者必须抄录。

④内部文件无责任者的“白头文件”，应根据文件内容、形式等特征加以考证填写。

⑤在“请示”等形式的来文上直接批示的文件，其责任者的填写，坚持“以我为主”的原则，责任者填写立档单位；如果是重要的事件，责任者也可填写批示的单位或个人。

⑥一个人的调动介绍信之类，统一“为一件”时，其责任者填写排放在最前面一件的责任者。

4、文号：文件的发文字号，填写时要求将文件上的字号照实抄录，即一般由机关代字、年度、顺序号等组成，三项都不能省略。如怀职院行字[2006]12号，即怀化职业技术学院2006年第12号文件。

5、题名：文件的标题。完整的题名由责任者、问题、文种三个部分组成，一般填写时文件标题应照实抄录。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号

①题名中包含了责任者的，不论有几个，即使前面责任者项中已填写了，仍要照实抄录，

②正题名与副题名：有的文件有副题名或并列题名，即标题中破折号或冒号后面的部分。此类要照实抄录，它是对正标题进行解释说明的。

③会议记录：如果是全年作为一件的，题名可为“[××单位××××年××会议记录]”题名为会议议题内的内容，题名可不加[]。

④在“请示”等形式的来文上直接批示的文件，填写题名时，先把正文标题照实抄录，再在后面加[]，把批示的内容拟标题填写进去；或者以“责任者”填写为准，其文件标题填写在前，再在后面加[]，把未填的内容填写进去。

⑤几份文件作为一件的，如：转发文与被转发文、复文与来文等，填写题名时，先填写排在前面的正文标题，再在后面加[]，把被转发文、来文等的标题填写进去。

⑥人事任免的文件，填写题名时，如果立档单位为任免通知制发单位，先把文件原标题照实抄录，再在后面加[]，把文件上任免人员的名单全部照实抄录到题名内，如果是上级任免立档单位某一个人或某几个人时，则是先把文件原标题照实抄录，再在后面加[]，把立档单位相关的人员名单填写进去。

⑦介绍信：立档单位有以一个人调动的一系列介绍信存根作为一件时，先填写衬贴在最前面的标题，再加[]，将衬贴在后面的作者与标题填写进去。

组织、人事、工委等部门开据的有关人事介绍信存根，以件为单位，先照实抄录介绍信存根名称，再把包括的全部人名填在其后。

⑧简报：一般要求先填写简报名称和期数，再加[]，把主要内容标题填写进去。

6、日期：文件的制发日期，填写时应以八位数字标注年、月、日，并分两行填写。如2006年1月1日即填写成

①几份文件作为一件时，判定“件”的日期，以装订在最前面的文件日期为准。

②会议记录以全年为一件的，填写第一次会议和最后一次会议的起止日期。如2005年1月5日至12月20日即填写成

③组织、人事、工委等部门开据的介绍信存根以自然册为一件的，填写本册第一个人和最后一个人的起止日期。

7、页数：每件文件（含文件处理单、正文与底稿）的页数。

8、备注：注释文件需要说明的情况。

推荐第3篇：文书工作职责

办公室文书工作职责

一、努力学习党的方针政策，提高政治思想水平和业务水平，勤勤恳恳，兢兢业业，热爱并认真做好本职工作,努力提高专业技术水平。

二、提高文书处理工作的基本技能，钻研业务，精益求精，讲求实效。

三、认真做好会议记录，会议记录必须真实、准确、全面、完整，字迹要求清楚，决议要求明确，对重要发言力求做到准确完整，遵守保密制度，不得随意泄漏会议内容，会议记录，必须妥善保管，不得外传或遗失。

四、公文处理必须做到及时、准确、安全,实行严格的保密制度，保守党和国家机密。收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，都要严格执行登记制度，努力把好各道关口，做到环环有手续，件件有着落。建立收文、发文、传阅、借阅、移交、销毁登记薄。秘密文件当日收回、专卷保管，做到万无一失。对于机密文件的内容不能同无关人员谈论，给无关人员阅看。

五、认真负责地保管和使用好所有印章、印信。严格执行《印章的管理与使用制度》，保证印章的绝对安全和正常使用，防止印章被盗和滥用。

六、及时收集在工作中形成的、办理完毕具有查考价值的所有材料。负责运用微机完成有关档案、资料的输入、整理、查阅等工作。

七、积极主动地做好办公室一切事务性工作，完成领导交办的其他工作。

推荐第4篇：文书工作标准

文书工作标准

1范围

本标准规定了邯郸冀南化工股份有限公司办公室文书的工作内容与要求、责任与权限、检查与考核。 本标准适用于邯郸冀南化工股份有限公司办公室文书岗位。 2素质要求

2.1文化程度：具有大专及以上学历。

2.2能够正确领会理解上级有关管理方面的各项方针、政策、法令、法规和有关文件精神。2.3在文书工作中,具有较强的组织管理能力。 3职责

3.1.1 对文件的丢失、传递错误，超期传阅、安全负责。 3.1.2 对失密、泄密负责。

3.1.3 对印章、信函使用错误负责。

3.1.4 对办理事务等发生误办、误传等错误负责。 3.1.5 对公文的处理不符合标准负责。 4安全责任

4.1认真宣传、贯彻、落实“安全第

一、预防为主、综合治理”的方针，树立牢固的安全观念，养成遵章守纪的良好习惯。5权限

5.2.1 有权检查各部门行政文件保管情况，收缴行政文件、资料。 5.2.2 对不符合规定的用印、开信、出证，有权拒绝办理。 5.2.3 对公务范围以外的查阅，复印文件，有权拒绝。

5.2.4 对不符合拟文程序，未经领导签批的文件、资料，有权拒绝用印。 6工作内容与要求 2.1 工作内容

6.1.1 在办公室主任、副主任的直接领导下，负责行政办公系统文件、信函、资料、图文传真、电报电话等的收发、登录、呈批、传递、催办、文卷归档等程序的处理。 6.1.2 负责行政文件的清缴、保管、借阅和文书立卷及定期移交。

6.1.3 收集、整理全公司的行政公文，做到分类清楚，排列正确，保证文件的完整、齐全。 6.1.4 负责印章、介绍信、便函的管理工作。 6.1.5 按照保密规定，负责保密工作。 6.1.6 接受并完成临时交办的事务性工作。 6.2 工作要求

6.2.1 收入文件、信函、传真、电报、电话等，每天拆封、登录、送批、传阅、传阅周转、催办、存档文件。

6.2.2 文件分送过程跟踪记录，文件送达清楚，防止丢失文件，每月清理一次，每季全面检查一次。

6.2.3每年3至4月份进行文书收集。分类、整理、登记立卷归档。 6.2.4 按照《印章使用规定》，正确使用公章和信函。 6.1.5 按照《公文处理规定》，认真处理公司各类公文。 6.2.6 遵守保密规定，严守保密纪律，不发生失密、泄密。 7检查与考核

本工作标准执行情况由主管领导检查与考核，每半年一次。



推荐第5篇：村文书工作职责

村文书工作职责

1、在党支部、村委会领导下，依照财务制度，履行村财务手续。

2、负责印章、介绍信、证明、户口的管理，及时、准确、完整填报有关各类统计、调查表格。

3、及时收缴应收款，结清暂领款，对收不起、结不清的问题及时向村领导反映，做好参谋。

4热爱本职，坚守岗位，认真学习业务培训，提高专业水平和工作效率，当好村党支部、村委会的贤内助。

推荐第6篇：村文书工作职责

村文书工作职责

（农村经营管理部份）

一、村文书的村会计职责剥离后，村文书仍为本行政辖区内农村经营管理负责人。

二、负责本村农民负担、农村财务、农村土地承包管理、农业统计等农村经营管理方面的工作。

三、负责本行政辖区内各核算单位收入、支出的监督和管理。

四、审核本行政辖区各核算单位的收支的真实性、合理性、合法性、合规性。

五、协助委派会计开展工作。

六、组织“两审一办”工作会，每季度帐目结算工作并负责召集有关人员。

七、听取和收集干部群众的财务管理、农民负担、农村土地承包的意见和反映,并负责具体问题的处理。

八、为本辖区内的财务公开提供工作条件及便利。

委派会计岗位职责

一、负责委托单位日常财务管理，会计核算、财务公开等应归属于财务会计工作范围的各项工作。

二、认真钻研财经、政策法规和业务知识，不断提高会计业务管理水平。

三、严格执行《

镇村组财务管理试行办法》、《

镇村组财务管理试行办法实施细则》及会计核算制度，正确使用会计科目，真实、准确无误地处理会计业务。

四、按时定期向主管部门和受托的村、组报送报表和各种资料。

五、正确进行会计事项并进行财务分析，为所在村、组提供决策依据。

六、坚持“两审一办”，财务公开制度，按时结帐、按时公开，凡未经审批及民主理财小组审查通过的收支发票不得入帐。

七、做好会计档案登记保存，会计资料必须真实齐全，不得丢失。

八、协助村、组管好集体经济组织的固定资产。

九、发现问题及时反映和汇报，对财务管理情况提出有效建议。

十、严格执行各项规章制度，加强与核算单位负责人信息沟通，做到信息互通。

委派会计岗位职责

一、负责委托单位日常财务管理，会计核算、财务公开等应归属于财务会计工作范围的各项工作。

二、认真钻研财经、政策法规和业务知识，不断提高会计

业务管理水平。

三、严格执行《

镇村组财务管理试行办法》、《

镇村组财务管理试行办法实施细则》及会计核算制度，正确使用会计科目，真实、准确无误地处理会计业务。

四、按时定期向主管部门和受托的村、组报送报表和各种资料。

五、正确进行会计事项并进行财务分析，为所在村、组提供决策依据。

六、坚持“两审一办”，财务公开制度，按时结帐、按时公开，凡未经审批及民主理财小组审查通过的收支发票不得入帐。

七、做好会计档案登记保存，会计资料必须真实齐全，不得丢失。

八、协助村、组管好集体经济组织的固定资产。

九、发现问题及时反映和汇报，对财务管理情况提出有效建议。

十、严格执行各项规章制度，加强与核算单位负责人信息沟通，做到信息互通。

委派会计岗位职责

一、负责委托单位日常财务管理，会计核算、财务公开等应归属于财务会计工作范围的各项工作。

二、认真钻研财经、政策法规和业务知识，不断提高会计业务管理水平。

三、严格执行《

镇村组财务管理试行办法》、《

镇村组财务管理试行办法实施细则》及会计核算制度，正确使用会计科目，真实、准确无误地处理会计业务。

四、按时定期向主管部门和受托的村、组报送报表和各种资料。

五、正确进行会计事项并进行财务分析，为所在村、组提供决策依据。

六、坚持“两审一办”，财务公开制度，按时结帐、按时公开，凡未经审批及民主理财小组审查通过的收支发票不得入帐。

七、做好会计档案登记保存，会计资料必须真实齐全，不得丢失。

八、协助村、组管好集体经济组织的固定资产。

九、发现问题及时反映和汇报，对财务管理情况提出有效建议。

十、严格执行各项规章制度，加强与核算单位负责人信息沟通，做到信息互通。

委派会计岗位职责

一、负责委托单位日常财务管理，会计核算、财务公开等应归属于财务会计工作范围的各项工作。

二、认真钻研财经、政策法规和业务知识，不断提高会计业务管理水平。

三、严格执行《

镇村组财务管理试行办法》、《

镇

村组财务管理试行办法实施细则》及会计核算制度，正确使用会计科目，真实、准确无误地处理会计业务。

四、按时定期向主管部门和受托的村、组报送报表和各种资料。

五、正确进行会计事项并进行财务分析，为所在村、组提供决策依据。

六、坚持“两审一办”，财务公开制度，按时结帐、按时公开，凡未经审批及民主理财小组审查通过的收支发票不得入帐。

七、做好会计档案登记保存，会计资料必须真实齐全，不得丢失。

八、协助村、组管好集体经济组织的固定资产。

九、发现问题及时反映和汇报，对财务管理情况提出有效建议。

十、严格执行各项规章制度，加强与核算单位负责人信息沟通，做到信息互通。

推荐第7篇：文书工作与档案管理

文书工作与档案管理

1、什么是文书？

文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。

2、什么是公务文书

法定机关与组织为了一定目的在社会活动中未处理公务而形成并使用的具有特定格式，并需要经过一定的程序处理的应用性的文字材料，简称公文。

3、公文的本质特征。

政党和国家机器具体领导与管理政务机关组织处理工作的一种工具。

4、文书的分类

公务文书

通用公文，专用公文，技术公文 文书｛

私人文书P4（随意性）

5、公文的特点

一、工具性 （1）管理国家机关政务和事务的工具

（2）是各类国家机关在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图交流情况传播经验的工具

（3）是机关内部推进工作的工具

二、权威性 （1）有法定的作者制定和发行的——法定：具有一定的职权、职能作者：行为主体机构组织而不是人。

三、统一性

四、现实性

6、公文的作用

(1)领导指导作用

（2）行为规范作用

（3）公务联系和执照作用

（4）

凭据记载作用

（5）传递信息与宣传教育

7、文书工作： 机关形成处理和管理公文的各个环节及其中相关衔接的各道程序

与手续是完成和处理公文的作用

第二节

档案与档案管理

一、什么是档案

（1）定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中的作为历史记录保存起来以备查考的作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料

（2）作用：凭证依据

（3）属性：原始记录性

二、是么是档案管理

（1）定义：档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。

（2）基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。

第三节

档案与文书

一、文书与档案的联系与区别P10 （1）联系：①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同

②两者在内容与格式上完全一致

③两者互为因果 （2）区别：①两者的性质与形式不同

②两者的目的与作用不同

③两者存在和发挥效用的时间不同

（二）文书工作与档案管理区别与联系P14

（一）联系①两者的工作对象相同

②两者的某些工作环境相同

③两者互为因果

④两者工作人员的基本素质要求相同

（二）区别①两者的工作任务不同

②两者的服务对象不同

③两者的工作目的不同

④两者工作的具体内容不同 思考题：

1、文书、公文、文书工作的含义

2、公文的本质特征

3、文书的类别如何划分

4、如何理解公文

5、文书作品与文书的不同？

第二章

公文的种类 第一节 公文种类的划分

一、公文种类划分的意义P21 (一)适应坐直管辖范围和功能，保证机关工作有序运转 (二)适应机关不同的行文关系，保证文件及时、迅速、处理 (三)适应行文的具体要求，保证文书正确处理和有效 (四)适应不同文书种类要求

请示，报告用于隶属关系机构，否则用函 “请示”上级碧血得给予回复“报告”可以不回复

二、公文种类划分P22

（一）从文书的公用和适用范围

（1）政党文书类（2）规章文书类（3）机关日常事务类（4）司法文书类（5）经济文书类（6）科技文书类（7）外事文书类（8）礼仪公文类（9）书信文书类

（二）从文书的来源分

（1）收文

(2)发文

（3）内部公文

（三）从行文关系上分

（1）上行文

（2）下行文

（3）平行文

（四）从文书的制法机关和作用来分

（1）法规文书

（2）党内文书 （3）行政文书 （4）群体文书

(5)以个人名义制法的文书

（五）从机密缓急程度分：绝密、机密、秘密

特急、急件

电报分为：特急、加急、平体

（六）从文书的性质和作用

（1）规范性公文 （2）指挥性公文 （3）决断性公文 （4）报请性公文 （5）知照性公文 （6）契约型公文 （7）记录性公文 （8）礼仪性公文 （9）计划性公文

三、什么是公文种类名称

各机关日常使用的公文，按照公文的性质和用途可分为若干种为每种公文所规定的固定名称，及公文种类的名称

（一）文中作用

概括地标明公文的性质制发目的和要求，便于收文机关进行文书整理。

（二）文种的确定和使用原则

2 ★确定文种

（1）根据发文机关的职权

（2）考虑发文机关与收文机关之间的工作关系

（3）看发文的具体目的与要求 ★使用原则

必须按照统一的规定，不可以随便定名，随意乱用

第二节

通用公文

一、法定公文

由国家党政机关正式规定，发布并使用的公文种类

（一）命令（令）

范围：适用于依照有关法律公布行政法规和规章……….P26 特点：载体性，强制性，权威性，严肃性 种类：发布令，行政令，嘉奖令P27

（二）决定

范围：适用于对重要事项或重要行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或这撤销下级机关不适当的决定事项

特点：决策性，指挥性，时效性

种类：法定性决定，指挥性决定，事项性决定，变更性决定

（三）报告

范围：是用于向国内外宣布重要事项或法定事项 ※ ※ ※

党的机关

行政机关

权力机关

│

│

│

中国共产党中央委员会

国务院

全国人大

│

│

│ 组织部,宣传部,

(教育部,卫生部,公安税务总局,工商管理) 常务委员会 群众团体,其他公会

│

│

职能部门 省级党委

│

市级

│

法院

县区级

独立的司法机关｛

独立于国家政权之外 │

检察院

乡级

│

企事业→中国独有 村党支部

特点：公开性，广泛性，庄重性，限定性。 种类：周知类公告，事项性公告。

（四）通知

范围：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 特点：专门性，普通性，灵活性。

我国的国际管理机构

3 种类：执行性通告，告知性通告。

公告于通告的区别

发布机关级别不同

发布事项的方式不同

发布事项的范围不同

所公布事项的特点不同

（五）通知

范围：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不同隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。

特点：应用广泛，发文数量多，执行性预告执行兼而有之。

种类：批转类通知，转发类通知，印发规章类通知，贯彻执行类通知，事项类通知

（六）通报

范围：适用于表彰先进性，批评错误，传达重要精神或者情况。 特点：典型性，教育性，真实性。 种类：（表彰，批评，情况）通告

情况通报 第九十号

XX市公安局办公室偏

2007年11月7日

我局犯盗窃斗争取得重大胜利 ※ 同志与通报的异同

同：两个文种都有传达的意思，均属告知性公文。

异：通知侧重按要求，明确界限，通报侧重于说明介绍，陈达情况。

（七）议案

范围：适用各级人民政府按照法律程序和同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 特点：法律的依据性，事项的重大型，批准的生效性，行政范畴的独特性 种类：立法案，条约案，预算决案，重大事项按，机构变动案，人事任免案，

人民政府议案与人民代表议案的比较

联系：

1、依照有关法律条文，人民政府和人民代表都有议案提出权

2、都关系到国计民生

3、其批准单位都是人民代表大会

区别：

1、作者属性不同。

2、办理的方法不同。

3、涉及的范畴不同。

4、提出的时间不同

（八）报告

范围：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 特点：汇报性，陈述性，具体性

种类：综合性报告，专题性报告，情况报告，呈转性报告，答复报告，例行报告送文送物报告。

（九）请示

范围：适用于向上级机关请求指示，批准。 特点：请求性，权限明确性，内容单一性， 种类：直请性，请转型。 使用范围：

涉及方、针政策界限不清的问题

工作中遇有疑难问题

工作中遇到困难请求上级支持

工作中遇到新情况新问题而无章可循

工作中意见分歧，无法统一执行，需上级作出裁决。

超出本机关职权处理范围的事项

印本单位情况特殊难以执行上级的统一要求需要变通处理的事项

指定上级应当请示的事项

※请示与报告的区别

行文目的不同，行文时间不同，内容要求不同，结尾用语不同

（十）批复

范围：及审批答复适用于答复下级机关的请示事项， 特点：针对性，权威性 种类：专指性批复，普发性批复

（十一）意见

范围：适用于对重要问题提出见解和处理办法 特点：作者广泛，内容具体行文方向多样 种类：指导性意见，建议性意见，商洽性意见

（十二）函

范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 特点：灵活简便，平行往来

种类：告知函，商洽函，询问函，求情批准函，答复函

（十三）会议纪要→整理和概况

会议纪要→尊重原貌 范围：适用于记载、传达会议情况和议定事项 特点：行文关系的多样性 种类：指示性，通知性，讨论性

（十四）决议

范围：政党机关才适用于会议讨论通过的重要决策事项。 特点：内容的限定性，形式过程的限定性 种类：方针政策性，专门问题的公布性

决定和决议的区别

（形式过程，内容作用有差别）

（十五）指示→党政机关用

范围：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求 特点：高度的原则性，鲜明的决策性 种类：指挥类，方针政策类 （十六）公报→党政机关

范围：用于公开发布重要决定或者重大事项。

特点：受文对象广泛性，内容的重要性，强列的新闻性，制发机关的特定性。 种类：新闻公报、会议公报。

公报与公告的区别 使用机关不同；内容侧重点不同。 （十七）条例——党机关

范围：用于党的中央组织制定规范党组织的工作，活动和党员行为的规章制度。 特点：制发机关的稳定性;内容的稳定性；格式的固定性；执行的强制性。 （十八）规定——党机关

范围：用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范 特点：规范对象，范围的确定性；措施的具体性；执行的强制性

条例与规定的区别

条列的系统性强，规定的具体性强；条例的政策性强；规定的针对性强。

机关常用公文

（一）公示

范围：适用于各种需要向社会和广大人民群众公开的事项。

种类：干部任免公示；各种评奖结果公示；其他福利待遇等情况公示；各种资质人员公示；规章制度共识；其他公示

（二）计划

范围：对即将开战的工作所作出系统化条理化的安排设想的书面表达形式 特点：目的性，超前性，实践性，计划性 种类：综合性，专项性。阶段性。

（三）简报

范围：带有新闻性质的，机关，团体，企事业单位用来指导工作，向上级机关反映情况和问题交流经验以及沟通信息的一种公务文书。 特点：简练，快捷，实际 种类：综合性，汇报性，总结性

（四）述职报告

范围：领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性的书面报告。

特点：述职主题的唯一性；报告内容的规定性；形式时间的特定性；使用价值的鉴定性

（五）总结

范围：对已完成或正在进行的某项活动的效果作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳，分析而形成的文字材料。 特点：指导性，真实性，专门性 种类：经验总结，工作总结

工作总结和综合性报告的区别

☆报告主要是具体表述工作情况，不搞经验的提炼，只做理论陈述；总结要求总结经验理出体会。找出问题，对工作情况只做概述。

☆报告要求之处工作中存在的问题，并提出下一步的工作意见；总结在谈存在的问题时，重点在分析问题出现的原因，造成影响。

（六）调查报告

范围：以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论 特点：针对性强，用事实说话，揭示事物的本质规律；具有时效性，

种类：反映社会情况的；介绍新生事物的；总结典型经验的；揭露问题的，考擦历史事实的。

企业常用公文

（一）商品广告

由商品经营者或服务提供者承担费用媒介和形式，介绍（信息）是构成商业的基本要求。 特点：沟通性，感染性，灵活性

种类：报纸，杂志，广播，电视，手机短信，邮寄，车船，现场广告 (二)经济合同 范围：P62 特点：法律性，一致性，互利性，规范性，双向性 种类：P62

（三）产品说明书 范围：P63 特点：知识性；准确性；平易性

（四）市场调查报告

6 范围：P63 专用公文，杂体类公文 专用公文

（一） 司法文书

范围：P63 特点：法律的约束性，内容的规范性，形式的程式性，文字解释的单一性 种类：P66

（二） 人事文书

范围：P66 特点：内容真实可信，材料有凭证标记；材料以涉及个人为主 种类：P66_67

（三） 会计文书

范围：P67 特点：依据性，凭证性，考核性 种类：会计凭证，会计账簿，会计报表

（四） 信访文书

范围：P67 特点：信访人员成动态性，文书处理的急迫性，文书主题的广泛性 种类：求决类，申诉类，控告检举类，批评建议类，杂体类

（一）

（二） 迎送类、礼仪公文

范围：特点：种类 P68 信函类文书：P68——69

建议与倡议书的区别

P69

复习思考题

1、

2、

3、

4、

5、

6、

7、

8、

9、公文种类划分的意义? 公文可分为哪些种类？

了解一些专用文书的基本概念和内容？ 文种作用？确定和实用文中的原则

法定公文中每种公文的适用范围，特点，种类。

《国家行政机关公文处理办法》《中共机关公文处理条例》中各规定了多少重多少种公文种类，它们的名称。

总结：商品广告，经济合同。

计划的特点；总结与报告的区别。调查报告的种类 请示与报告；公文与公告；公告于通报；决定与决议 ；通知与通报规定与条例有什么区别 人民政府议案和人民代表议案的联系与区别

一、什么是公文的体式

指的是文书的文体和格式，文书具有规范的文体格式，文书的制作必须按照这种规范的文体格式要求，不随便标新立异

二、

（一） 文体的分类

文体与公文文体的含义

①文体：为适应不同的实际需要，文章形成了各种不同的语文体式 P72

第三章 公文的体式与稿本

7 ②公文文体：为适应行政工作，公共事务管理的需要而形成的语文体式

③现行机关公文的文体特征：公文文体是一种兼有议论文说明文记叙文三种表达方式和一般特点的应用文体

三、

1、

2、

3、

四、公文作为应用文体的具体表现

公文在讲清道理说明观点分析情况得出结论时要有适当的议论，但又与议论文不同，不需要做过多的专门议论。

公文要说明一定的事实但他又与一般的说明文不同，不需要对不必要的细节作过多的说明。 公文在反映工作情况，事件发生的经过某人某单位事迹时，需要叙述有关情况但它又与一般记叙文不同，它的重点不在具体记叙事实而是为了说明一定的问题，因而叙事必须简明朴实不做过多的描述。

公文的格式

含义：就是公文的表现形式，即各种公文文体的表现形式和样式 公文格式的范畴：

公文介质——纸介质

公文数据的表现形式——文字，符号，图表，图形 公文的组成要素——从内容形式的所有要素 公文格式的类型

行政公文格式

专用公文格式

一般文章式公文格式 公文格式的标准化

含义：指国家行政机关的公文，采取法定性的规格式标准并严格贯彻执行 公文格式标准化的作用P78

1、

2、

3、

练习

五、

1、

2、公文的稿本及其作用

含义：指的是同一文中在撰写，审核，印制过程种根据公文处理的需要而形成的在形式，内容作用上有所不同的文稿和文体

文稿

草稿——特点：尚未定型；非正式；无效力

种类：讨论稿，征

求

意见稿，修改稿，送审稿

定稿——是文种标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或最后通过的最后完成稿，它

是缮印和发出的正式文件标准和依据

3、① ② ③ 文体

根据已经签发的定稿所制发的正式公文文体 特点：根据定稿制作

发给主送机关

具有实际效力

定型本（试行本，暂行本）——有时有证明的效力主要用于条例规章办公等规定性的文章

修订本

4、副本

根据公文正本复制誊抄的其他本成为副本

4、存本

指发文机关印制一份公文的正本留本机关的除草稿，定稿以外的制本

复习思考题

1、

2、公文的体式？公文的文体？公文的格式？ 公文文体的特征？ 体现了公文的权威性，有效性，有利于公的贯彻执行 方便了公文的处理，有利于提高工作效率 顺应了社会的发展，有利于实现办公自动化

3、

4、

5、书熟悉掌握国家标准的《国家行政机关公文格式》内容 公文的标题有哪几个要素构成，哪些要素可以省略。 公文的文稿和文中大致有哪几种

第四章

公文的形成

p96

思考题

1、

2、

3、

4、

5、

6、

7、

8、

9、

10、公文写作的基本原理有哪些 简述公文实用性原理

什么是主题？其作用依据和要求是什么？ 公文材料的使用特点和要求是什么？ 如何筛选加工材料

公文结构的任务方法作用是什么 公文语言表达的要求 公文有哪些要素 公文形式的步骤是什么 论述美观是公文形式的必然要求

第五章

关于文书工作

文书工作：机关形式处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各道程序与手续，是完成和处理公文的工作

二、理解

1、文书工作的对象是公文及机关常用文

2、文书工作的基本内容是撰制，处理，管理公文

3、文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总数，而不是仅指某一个或某几个程序

4、每道程序或手续都有各自的规范和技术要求

三、文书工作的重要性

1、文书工作是异性政策性，业务性很强的工作

2、文书工作是党和国家宏观管理国家事务和政务的工作

3、文书工作是机关内部微观管理提高工作效率的手段之一

4、文书工作的系统性决定了文书工作的优劣直接影响着机关工作的好坏

四、文书工作的特点

政治性，机密性，时间性，规范性 五 文工作的作用

1、机关的喉舌作用

2、及关间的纽带作用

3、促进和提高机关效率的作用

4、机关的门户作用

六、文书工作的基本要求

1、树立深入实际，实事求是，认真真负责的工作作风，精简公文反对官僚主义，形式主义和文牍主义。

2、公文处理必须准确，周密，保证质量，避免差错，必须及时迅速。

3、处理与管理公文，必须保障安全运转，保守党和国家的机密。

4、公文管理必须由文书工作部门统一负责。

七、文书工作者的素养

1、政治思想素养

1）较高的政治素养

坚定正确的政治方向

一定的思想理论水平

9 2）较高的政策水平

对政策的领悟和理解力

为制定和执行政策服务 3）较强的法制观念

要懂法守法

2、职业道德素养

1）热爱本职，忠于职守。

2）埋头苦干，严谨精细

3）遵守纪律，亚守秘密

（树立高度的保密意识；养成良好的保密习惯；坚决同时密泄密行为作斗争）

3、业务工作素养 1） 2） 必备的专业基础知识（基础理论知识，实际操作知识，其他基本知识）

熟练业务的技能（文字综合处理的能力；书写能力；印制能力；速记能力；校对能力；运用现代化办公设备的能力）

习题

1、

2、

3、

4、

5、

6、

第六章、公文的处理

第一节，行文制度

行文制度指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系，行行文方式和行文规则三个方面

一、行文关系

指发文机关与收文机关之间的文件往来关系，具体得说是根据机关的组织系统领导关系和职权范围所确定的机关之间的授受关系 种类：隶属，非隶属

二、行文方向和行文方式 下行文

逐级行文

多级行文

直达基层和群众

上行文

逐级行文

多级行文

越级行文 可越级行文的几种特殊情况 1）

性的社会实件 2） 3） 4） 5） 6） 经多次请示上级机关，长期没能得到解决的问题 直属上下级之间有争议而无法解决的问题 对直属上级机关揭发检举问题

上级机关干部交办的并指定越级上报的情况 询问与联系极个别的必要的具体问题

平行文：指互相没有隶属关系，业务指导关系的同级机关，或不属同一系统的机关部门之间的一种行文

三、行文规则P289

第二节 公文的处理程序

概念：公文处理工作的一个环节叫一道程序，各个环节之间前后衔接环环相扣，有一定的排列顺序，总起来构成公文运转处理整个流程。他指的是一个机关公文运转处理的系列 由于发生紧急特殊情况，逐级上报会延误时机造成损失的，如战争，严重的自然灾害，突发什么是文书工作？应如何理解？ 文书工作有什么重要性？

文书工作的特点，作用，基本要求是什么？ 文书工作人员的政治素养包括哪些？

什么是职业道德，文书工作人员应具备哪些职业道德。 文书工作人员应具备哪些业务工作素养。

二、特点：

1、确定性

2、连续性

3、规范性

三、内容

1,、发文处理

2、收文处理

第三节 发文处理环节

一、

拟稿：机关文秘人员或其他人员根据工作需要或交拟要求撰制公文文稿

承担者：办公部门的文秘人员；业务部门的有关人员；组织专门班子；机关的其他工作人员；机关领导

基本要求：

1、准确反映客观实际情况；

2、正确体现发文目的和要求；

3、符合党和国家的方针政策；

4、符合公文写作的基本要求；

5、正确合理使用文种；

6、填写发文处理单（又称发文拟稿纸）

二、核稿：初稿拟定之后在送交领导签发之前，对交稿的内容体式等进行全面的检查审定

承担者：

1、办公部门的负责人（办公室主任，一般小型机关采用这种方式）

2、机关工作经验丰富的文秘人员

任务：

1、行文是否确有必要；

2、是否符合党和国家的政策方针；

3、提出的措施和意见是否切合实际；

4、公文格式文种选择和标注是否规范；

5、文字表达和标点符号是否准确恰当；

6、行文程序和审批是否妥当

三、拟定主题词：代表公文内容持证和归属类别的关键词和词组

特点：主题性

类别性

层次性

要求：

1、选择最准精确的词或词组；

2、要注意主题词之间的排列顺序；

3、要依据《国务院公文主题词表》

四、呈批：把经过审核的文稿，报送给机关主管领导或主要责任人做最后的审阅并检查 2 注意事项；1）程序前必须考核

2）根据签发权限呈送

3）要及时呈送

五．签发：单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文处理单位签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。

2.签发的权限：1)机关的重要公文，由机关的主要负责人签发；

2）一般事务性，由主持日常工作或分管该工作的领导人签发；

3）以部门名义制发的公文，由部门领导人签发；

4）经会议授权或经签发人授权的公文，又被授权人签发；

5) 联合行文，几个机关的主要负责人要会签；

6）例行的，临时的，事务性公文，酬情可不签发；

3． 要求：1.对拟签公文作全面的审定；

2．签发公文要规范

六．1.复核：公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核。审核内容为处理程序、附件材料、文件格式等方面。

2、任务：1）审拟、签发手续是否完备。

2)附件材料是否完备。

3）格式是否统

一、规范。

七、

1、注发：批注经领导人同意发出的公文如何印发。

2任务； 1）、发售范围；

2）、阅读范围；

3）、紧急程度；

4）秘密程度

5）发出方式；

6）印制格式

八、编文号：给经领导签发的公文，安文号的组成规律编上号码，代号

原则：要反映出的制发机关；制发年度和在该机关本年度内发文的顺序

要求：三个组成部分的排列顺序不可颠倒

要反映机关发文的先后顺序

不能出现有文无号或有号无文的现象

九、打字排版

打字室将手写文稿变成印刷文稿的过程

排版是在印刷文稿时按格式版面等要求将文稿设计的美观规范。

要求

1、字体字号适当

2、美观匀称整洁

3、用纸合乎规范

4、排版符合规定

十、校对：对制作的文稿校样与经领导签发的定稿进行校对校正，以保证打印出文稿与原告相符准确无误

原则：忠于原告是校对的基本原则

承担者：1）专职校对员

2）兼职校对员

3）其他人员

校对方法：1）折校法

2）唱校法

3）看校法

4） 校对符号：P107

要求：1）认真细致

2）注意校对技巧

3）正确使用较对符号

4）用另色笔较对 十

一、缮印：根据发文定稿制成公文正本的过程

要求：忠于经过审核签发的文稿

版面设计要美观大方

注意保密

十二、用印：在缮印好的文稿的形成日期处加盖发文机关的印章

要求：

1、按规定用印

2、要端正清晰

3、以签发为依据 十

三、登记：文稿用印之后，封发之前，对文稿进行记录并检查

形式：一般采用簿册或登记方法

要求：加强对发出公文的处理

项目要齐全，不要有遗漏 十

四、封发：将印刷好的公文装入封套内发出。

1、

2、

部门收。

3、

4、

5、填写回收单据：

内回执

外回执

发文通知单 装封套

加封：粘、缝、轧（用装订机扎上）、捆扎、印、铅封

十五、传递：将封好的公文按一定形式送达收文机关。

形式：

1、机要交通传递。

2、邮局传递

3、指派专人传递

4、公交转运站传递

收文处理程序

十六、签收：收件人收到送达本机关、本部门的公文、函件、电报等，经过认真清点之后，在送件人得投递单上或发文单位的回签单据上签名或者说是所旅行的一种手续。

目的：

1、确保公文运转的安全可靠。

2、明确交接双方的责任

范围：

1、机要交通送来的机密件。

2、邮局送来的挂号件电报。

3、专人送来的公文。

4、从转运站取回来的有回执的公文

任务：

1、清点

2、检查

3、签字

要求：

1、要认真不许马虎

2、要耐心不怕麻烦

十

七、拆封：文书人员将收到的公文的封套内的文件及物品取出

原则：

1、收件人是机关部门的由文秘人员拆封

2、某人“亲启”“亲收”字样的送交相关人拆封

3、有保密要求的送交机密室拆封

任务：

1、清点和核对

2、检查和处理 （1）送错的公文要及时送回。（2）不符合行为关系的除急件外一般应退回并告知发文单位今后改正。（3）缺页少份无机关印章等错漏情况，应向发文机关调查，采取相应措施予以补救

要求：

1、保持公文及物品的完好无损。

2、要取净封套内的所有物品

3、封套一般不保留，如需点份：

写封套

注意事项顺序

（1）收文机关尽量写全称。（2）一般写收文机关办公 12 保留与公文装订在一起

十八、登记：这里指收文登记将外机关后或外单位寄送来的公文拆封后用文字记录其存在来源去向、时间、编号、内容和处理情况

作用：

1、管理和保护

2、查找和检查

3、统计和催办

4、责任和凭证

范围：

1、上级机关的来文，政策性的指导性的

2、下级机关的来文请求、汇报、建议、批评性的

3、隶属机关的商洽性的或答复性的

4、所有机密公文必须登记

形式：联单卡片，簿册式

内容：收文号，发文日期，来文机关，来文字号，来文标题，备注，份数，签收人，签发日期

要求：

1、认真负责

2、字迹要清晰工整

十九、翻印：将收到的文件为了阅读传达贯彻的需要按照原文的样子重新排版印刷或复印。

原则：

1、必要性原则

2、审批的原则

审批和要求：

1、要有必要的注明

2、要想原发文机关备案

3、要进行严格管理

4、要防止发生错误

二

十、分发：文秘人员要按照一定的分文原则，区别不同情况，把经过登记的收文分发给领导阅批或转往有关部门办理

原则：

1、批准分发原则

2、既定分发原则

3、”三主”优先原则

要求：

1、履行分发文登记手续

2、及时分发公文

3、注意保密

4、严格按分发范围分发 二十一：传阅：收文机关收到单份或份数较少的公文时，为了使多位领导或有关部门阅知，而组织他们先后传递阅读公文

方法：

1、轮辐式传阅法

2、接力式传阅法

3、专人传递法

要求：

1、填写传阅公文登记单

2、履行签字手续

3、合理调度传阅顺序和时间

4、到阅文室阅文 二十

二、拟办：对需要办理和答复的收文提出初步意见以供领导批办。时参考最能发挥秘书参谋作用的环节）

作用：

1、有利于发挥文书部门的参谋和助手作用

2、有利于提高办文的速度和质量

范围：

1、上级机关主送本机关需要落实的公文。

2、下级机关和机关内各部门主送本机关的请求性和建议性公文

3、不隶属机关主送本机关的商洽性公文

4、其他需要贯彻和兼办的公文

承担者：

1、文书部门负责人

2、业务部门负责人

3、承办人或兼职人员

要求：

1、熟悉本机关的情况

2、拟办意见要科学合理具体可行

3、拟办意见要简明扼要

4、拟办意见要按规定填写

二十三、批办、机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后对文件如何办理，办理原则过程应注意的问题做出最后决定，并在收文处理单上加以指示或批示的环节

作用：

1、使收文处理开始进入实际性和实时性阶段

2、有利于加强对收文处理工作的领导

承担者：

1、相关主管领导或主要领导

2、文书部门负责人

批复意见的内容：

1、处理的原则和方法

2、承办的部门和权限

3、签署

要求：

1、如有拟办意见，对其是否采纳或部分采纳要有明确态度

2、及时准确，符合实际

3、按规定将批办意见写在“收文处理单上”

二十四、承办：

1、遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序

2、任务：（1）落实来文的内容精神

（2）起草回复公文

（3）转发或批转公文 （4）整理各种文字材料

（5）处理需特殊办理的事项，如上传，检举等。

3、承担者：（1）文秘人员 （2）业务部门业务人员

（3）专门的处理班子

4、要求：（1）遵守承办原则

（有批示的按批示意见处理；无批示的按来文内容，要求并参照；以惯例管理。）

（2）做好会签工作

（3）分清轻重缓急

（4）填写处理结果

二十五、催办

：按公文办理的实际要求，文秘部门对承办工作进行检查与催办，防止公文处理的延误与积压

作用：

1、防止公文积压与延误

2、上级机关主送本机关并需要承办的公文

3、无隶属机关主送本机关商洽性，请批性公文或其他应回复公文

种类：内催力，外催力

方式：

1、电话催办

2、信函催办

3、崔办卡催办

4、登门催办

5、开会催办

要求：

1、要有专人负责

2、要形成制度

3、要加强对催办工作的领导

4、要填写收文催办记录单

二十六、办复：收文机关对来文机关要求回复的公文（包括来电，询问等）给予答复

范围：

1、对上级来文回复

2、对下级来文回复

3、对无隶属关系的机关回复

形式：

1、文复

2、函复

3、电复

4、面复

要求：

1、认真办复凡需办复的公文，力争件件有着落事事有回看

2、特殊情况特殊处理

3、注明办复情况

二十七、注办：对公文的承办情况和处理结果由经办人在收文处理单上所做的简要注明

作用：

1、便于考察责任

2、便于公文的整理

内容：

1、对附文的注办

2、对传阅文件

3、对传达文件的注办

要求：

1、要重视注办工作

2、要通过注办发现问题

复习思考题

1、

2、

3、

4、

5、

6、

7、

8、

9、

10、

11、

12、

13、

14、

15、

16、什么是行文制度？其内容？ 什么是行文关系？

上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情况下可越级行文？ 了解熟悉《国家行政机关公文处理办法》第四章“行文规则” 公文处理程序？其特点。 拟搞的要求？核稿的任务 主题词的特点和要求 签发的权限？注发的原则？

校对？校对的方法？如何使用校对符号？ 用印的要求？封发的任务？传递的形式。 签收的范围

收文登记的作用和内容？ 分发的原则？传阅的方法？ 拟办？批办？承办？催办？

拟办的要求？批办的要求？承办的任务？ 催办的种类，方式，要求？

第七章

一、什么是公文整理归档

文书整理归档是指将处理完毕的具有一定查考利用价值的应作为档案保存的文件材料，按照他们在行式过程中的联系以件为单位分类整理并进行装盒，归档的过程

二、如何理解公文整理归档的定义

14 整理归档的文书必须是办理完毕的

整理归档的文书必须必须具有一定的查考利用价值 整理归档的公文材料的介质是纸质 整理归档的公文是以件为单位，分类整理 整理归档的公文保管方式是案盒

三、文书整理归档的意义

保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和维护文书档案的完整和安全，便于文书档案的保管，文书集中归档，为档案工作奠定基础

四、文书整理归档工作的改革

以件取代卷

优点

1、以客观标准取代主观标准

2、更加符合文书整理的基本原则

3、文书整理

更简便易行和具有确定性

4、有利于整理手段的现代化

以案盒取代案卷 优点

1、方便文书档案的借阅和查找

2、方便档案的复制和保密

3、简化了装订

手续

4、使文书工作与档案工作统一起来

文书整理归档的范围和原则要求

P310 附录四

六、文书整理归档范围

应该整理归档的材料

上级机关来文

针对本机关的指示指导性文件

本机关必须贯彻执行的文件

与本机关业务有关需要答复参照办理的文件

本机关文件（P162）

下级机关来文

向本机关报送的有关方针政策性的请示性的或反映重要活动的及反映较长时间内全面情况的文件

同级或非隶属机关的来文

与本机关业务有关的，有参考价值的文件。

其他文件材料 无需整理归档的材料

(1_6)P163 文书整理归档的基本原则和质量要求

1、文书整理归档的基本原则

遵循文件形成的客观规律；保持文件之间的有机联系；区分文书的不同价值；便于保管和查找利用

文书整理归档的质量要求

1、整理归档的文件应齐全完整

2、整理归档的文书要符合档案保护的要求

3、整理归档的文书材料的保管期限应界定准确

4、整理归档的文书要符合档案保护的要求。

第三节

文书整理归档的方法和步骤

一、编制分类方案类目

制出来的归档文书的类别和条目。

2、方式：按保管期限分类，安组织机构分类，按问题分类，按年度分类，

3、初步整理

及时收集已经处理完毕的文书材料装订，定期检查

4、系统整理，

确定案盒内文书

检查调整

文件是否齐全，剔除重复的，

P169 案盒内文件的排列

P169—170 案盒内文件的编号

P170 填写案盒事项

P171---172 归档

P174 归档制度

归档范围------即文书整理的范围

归档时间------第二年的上半年

归档要求-------收集齐全完整，经过整理，案盒符合要求

编制移交目录

思考题

1、分类方案类目指的是在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，按照文书整理的原则，拟

1、简述文书整理归档的定义

2、

3、

4、

5、

6、

7、

8、以件代卷的有点 议案和取代案卷的意义 文书整理归档的基本原则 文书整理归档的质量要求 分类方案的类目 如何确定案盒内文书

如何填写案盒内归档文件目录表

第八章

一、档案

是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治军事经济科学，技术，文化宗教等活动直接形式的对国家和社会有保存价值的各种文字，图像等不同形式的历史记录。

这一定意义包含以下几种含义

1、档案来源的广泛性

2、档案转化的条件性，

（1）处理完毕才有可能转化为档案。

（2）对日后实际工作和可续活动有一定查考利用价值的，才有可能转化为档案。

（3）按照一定的规律集中保存过来，才能最后成为档案。

3、档案和裁体形式的多样性。

二、档案的本质属性

原始记录性

三、档案的特点

1、真实性（相对的）

2、可靠性

3、历史性

4、唯一性

四、档案的作用

凭证参考作用

五、档案管理工作的内容

收集工作，管理工作，鉴定工作，检索工作，提供利用，统计登记

六、档案管理工作的性质

管理性

表现（1） 是负责管理档案的一项专门业务， （2）在一定的机关单位是机关工作的组成部分，（3）是专门管理档案的科学性工作。

服务性

公益性

政治性

七、档案工作的基本原则

档案工作实行统一领导分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。 这一原则的基本原理

组织原则：统一领导，分级管理

基本要求：维护档案的管理与安全

根本目的：便于社会各方面的利用

八、档案室

性质：机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和提高工作效率的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

基本任务：（1）对各部门形成的各种文件材料的收集整理立卷归档工作进行监督和指导。

（2）集中统一管理机关各种门类和裁体的档案，积极提供利用为机关各项工作服务

（3）在统一领导分级管理的前提下，各专业对自身档案工作进行监督指导

（4）按规定向档案馆移交应进馆的档案

（5）办理领导交办的其他有关档案业务工作。 档案馆

*基本业务

#接受与收集档案

#科学的管理档案

#开展档案的利用工作

#编辑出版档案史料

#参与编修史志的工作

*我国档案馆的种类

#综合性档案馆

#专门和部门性档案馆

#档案事业管理机构——各级档案事业管理局

复习思考题

1、什么是档案？这一定义包含了哪些含义？

2、档案的本质属性？ 档案的特点和作用？

3、档案管理工作的内容。

4、档案工作性质和基本原则？

5、我国有哪些档案工作的组织？

第九章 档案的收集与鉴定

一、档案收集工作

收集工作的内容和要求

收集工作的内容

1、档案的接受

2、档案的收集 收集工作的要求

1、加强档案馆（室）外的调查和指导工作

2、积极推行入馆（室）档案的标准化

3、保证归档和入馆档案的齐全和完整

4、维护全宗和全宗群的相对完整性。收集工作的特点

1、预见性与计划性

2、针对性与及时性

3、系统性与完整性

建立与健全归档制度的必要性。

2、归档是各机关的文书部门与文书工作人员将工作和生产活动中形成并办理完毕的文书，整理排序，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。

归档制度：各机关单位的文书处理部门做好归档工作及时科学地移交档案的重要依据，也是机关档案部门取得档案，监督、指导、检查本机关、单位文书归档工作的必要手段。 归档制度内容：

1、归档范围

2、归档时间

3、归档档案质量要求 归档手续：

1、建立移交目录

2、清点、核对

3、履行签字手续

档案是在归档工作中的作用

1、档案室对形成文件的监督作用

2、档案室在对归档工作中的指导作用

3、完善了归档档案的检查制度

4、保证了临时性文件收集工作。

5、加强了档案的科学管理

档案馆档案的接收和征集：

1、馆藏档案的来源

（1）现行机关

（2）撤销机关

（3）组织和个人

（4）

馆际间交流、交换

2、档案馆接受或征集档案的范围

（P183）

3、档案馆对现行机关档案的接收： A、接收要求 （1）进馆档案应按全宗整

理，保持全宗的完整性。

（2）进馆档案必须是经过鉴定的，具有长远保存价值的档案

（3）与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随档案一起移交。

（4）

清点核对

B、接收档案期限

基本原则：不影响本机关的查考使用，又要保证国家档案的顺利积累，便于

社会各方面开发利用档案信息资源。

具体规定：《机关档案工作条例》《档案馆工作通则》省级以上机关将永久保

存的档案在本机关将保存20年左右。省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久长期保存的档案在本机关保存15年左右。

4、档案馆对撤销机关档案的接收

如是全撤销应将长期保存的档案

由合并单位接收保管。

5、档案馆对历史档案的接收与征集

A、收集档案的对象和途径

（1）收集

散存在一些国家机关、社会组织中的历史档案

（2）收集收藏在个人手中的历史档案

（3）收集少数民族地区的历史档案

（4）收集各种机构及历史研究部门所收集的历史档案

（5）收集散失在国外的历史档案。

B、方法

（1）发布通告

（2）调查研究

（3）广泛宣传

6、档案馆（室）藏的主要内容

馆→档案

藏

档→资料

案 →实物

二、

1、

2、

3、档案鉴定工作

指定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表 具体制定档案材料的价值，确定其保管期限

挑出无保存价值和保管期限满的档案按规定进行销毁或相应处理

（一） 鉴定工作的基本内容

全

部接收入馆

如是合并应将档案进行清理，该入馆的入馆，不该入馆的应

（二） 鉴定档案价值的原则

1、原则：从国家和人民整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。

2、影像档案价值的因素：档案自身的特点和状况

（1）文件内容

（2）文件的形成者 （3）文件形成时间和实效

（4）文件的名称

（5）文件的外形特点

（6）文件的可靠程度与有效性

（7）文件的保存状况

社会利用需要： （1）社会需求的广泛性

（2）社会需求的阶段性

（三） 鉴定档案的标准

1、档案属性标准

（1）档案来源标准

（2）档案内容标准

（3）档案形成标准

2、社会需要标准（1）社会需要的方向

（2）社会需要的方向

（3）社会需要的时间

3、相对价值标准

（四） 档案的销毁

1、编制档案销毁清册

2、编制立档单位和全宗简要说明

销毁方法：

1、指派两人以上监销

2、销毁后监销人员须在销毁清册上注明已销毁字样

3、监销人签字及签署销毁日期

销毁方式

1、粉碎

2、送造纸厂作原料

（五） 档案保管期限表

1、含义：用表册的形式列举档案的来源，内容和形式指明其保管期限的指导性标准性文件，是档案馆档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据

2、结构：顺序号，条款，保管期限，附注，说明

3、作用：在一定程度上避免个人认识的局限性和片面性，题字鉴定工作的质量和效率，防止错误地销毁档案。

4、类型：（1）通用档案保管期限表

（2）专门档案保管期限表。

（3）同系统机关干部档案保管期限表。

（4）同类型机关档案保管期限表

（5）机关档案保管期限表。 复习思考题

1、档案收集工作的内容，有什么要求和特点？

2、什么是归档？归档制度？ 归档制度的内容？为什么实行归档度？

3、机关档案在归档中的作用？

4、档案馆档案的来源。

收集范围和收集要求

5、档案价值鉴定工作基本原则和基本内容？影响档案价值的因素？

6、销毁档案时应编写什么文件？内容？

7、档案管理期限表？结构？作用？类型？

技能训练P194

第十章

一、档案整理工作的内容和原则

（一）基本内容：

1、全宗的划分和排列。

2、全宗内分类

3、按件整理档案文件 （文书立卷排列与编号）

4、编制目录

（二）原则

1、尊重和维护档案的本质特征，保持文件之间的历史联系。

（2）便于保管与利用。

（3）充分尊重和利用原有的整理结果。

二、什么是全宗

（一）全宗的划分与排列

（1）含义：一个国家机构社会组织，个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类管理单位。

（2）全总原则：一个全总是一个不可分割的整体，在管理中不可分散，不同全总的档案不容混淆。 (3)、确认与区分全宗

①全宗从其形成者角度看有组织和个人两大类

②组织全宗是全宗的主题部分，在档案管理现实中占绝大多数

③ 个人全宗又称人物全宗，在档案管理中占极少部分

1、组织全宗的构成条件——立档单位的全部档案

2、立档单位的构成条件：①可独立行使职权并能以自己的名义单独对外行文，②设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划③没有管理人事的机构或人员，并有一定的人事全免权。

3、个人全宗的构成条件

①对社会有突出贡献和有杰出的影响的个人②其档案只具有个人属性不会与组织全宗发生大量的交叉和重复的档案③较为全面的记录和反应了个人社会活动的基本情况和过程，并能完整、系统的保存下来。

（4）组建全宗的补充形式

联合全宗；

汇集全宗；

档案汇集

（5）划分全宗群

①有若干具有某种联系的全宗组成的全体②非实体保管单位，也不是一个确定的秩序层次和管理层次，而是全宗之上的“虚类”观念性的概念体。

（二）全宗内档案的分类

1、全宗内档案分类的基本要求。

（1）分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发

（2）分类方法及其分类结果应反映全宗档案的状况，维护档案的历史本来面貌。

（3）分类方法及其分类结果应具有联系性，以便于管理和实际操作。

①所分出的类别总和，要正好将全宗内档案全部分割完毕，既不能剩余，也不能有剩余的分类（虚类）

②分类标准必须一致，不能同时使用一个以上的分类标准，但不同全宗内的分类标准可以不一致

③子类之间必须界限清晰，不能互相交叉包括

④具体类别必须含义明确，所指确定，在现实中有清晰可见的客观对应物。

2、档案分类方案的编制

（1）档案分类方案就是标列各个类目名称，表示全总内档案分类体系的刚要 。

（2）档案分类方案的作用

①为具体划分档案提供标准和依据

②可以提高分类工作的质量和效率。 （3）编制档案分类方案的要求

①要科学合理

②每一级的分类方法要前后统一

③要简单明了，易于操作

3、档案分类方法

（1）年度分类方法

含义：就是按照档案形成的自然年度或专业年度进行分类，每一年度内的档案文件为一个类别 优点：

简便易行

（2）组织机构分类法

含义：按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别

优点：①能较好的保持文件来源方面的联系，能反映出立档单位内部组织机构的工作职责和状况

②组织机构的名称就是类名，简便易于掌握

③为编制专题目录和查找利用提供了方便 (3)问题分类法

含义；按照文件内容所说明的问题进行分类，每一问题为一类别 优点：可以使同一内容的档案文件相对集中，便于按专题进行查找利用 缺点：

（4）保管期限分类法

根据划定的不同保管期限对档案文件进行分类 复式分类法及其应用

含义：在实际工作中单纯采用一种分类法的情况是少见，通常是选用几个级次，将几种分类法结合起来使用。

按照年度、机构（问题）、保管期限三种组合起来组合成八种复式分类法

① 年 ——机——保 ②保——年——机

③年——问——保

④保——年——问

⑤问——年——保

⑥年——保

⑦保——年

⑧机——年——保

（二） 个人全宗内档案的分类

1、生平传记材料

2、创作材料

3、公务活动材料

4、个人书信

5、经济材料

6、亲属材料

7、评价材料

8、音像材料

9、其他

三、案卷排列和案卷目录

（一）案卷排列

含义：一般案卷形成的时间顺序和各案卷内容上的相互联系进行 （二案）卷编号

1、给每个案卷编写一个固定的号码

2、案卷编号只能使用自然整数严格按照案卷排列顺序依次编号

20 编号方法有两种

① 一种是按全宗内所分类别，年度或保管期限分别编立从1号卷开始的序号（分编） ② 另一种是无论其分类与否，一个全宗的全部案卷只编立一个从1号开始的统一序号（统编）

（三） 编制案卷目录

1、案卷目录的编制方法

①如全宗内使用的是统编号序法，那么案卷目录就只能统编（编出一本目录）

②如全宗内采用分编好序法，那么案卷目录就只能按编号法分别编成几个目录。

2、案卷目录的形成、结构、内容

①形成

②结构与内容

a、封面与扉页

内容有：全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位项目

b、目次：即目录所在分类目的索引

c、序言或说明

d、简称对照表

e、案卷目录表

f、备考表

四、档案的排架与编目

（一）档案编号与排架

1、档案编号就是对已整理好的档案编写顺序档案排架就是

2、归档文件的排列方法

（1）同一事由的文件，可按时间先后顺序排列

（2）不同事由的文件排序

①按事由形成时间（办结时间）的先后顺序排列

②按事由的重要程序排列

③按事由具有的共同属性分别集中排列 （3）归档文件的编号

1、归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号，编号方法是在文件首页上端的空白位置加盖归档（参见第七章）

（三）全宗编号与排列

1、全宗编号是给每一个全宗编一个固定号码并以此作为该全宗的指称代码，以方便档案的管理。

2、方法是流水编号法，就是对所有全宗按一定顺序用自然数从1开始顺序编号

3、全宗编号必须具有惟一性，所谓惟一性是指一个全宗只能有一个代码，一个档案内不能有两个相同的全宗号。

4、全宗的排列是指在库房中固定全宗的存放位置和排列顺序

5、全宗排列的方法是按进馆（室）的先后顺序进行的

（四）案盒的排列编号

1、案盒排列

①保管期限——时间

②保管期限——重要程度

2、案盒编号

①统编法，一个全宗所有的案盒只编一个从1开始的号序系统②分编法，按全宗内所分类别分别编号。

（五）文件与案盒目录的编制

1、归档文件目录（参考第七章）

2、编制案盒目录

（1）案盒目录的作用P204

（2）编制方法，①统编：一个全宗内只编一个目录

②分编：分别以全宗内不同目录编制几个目录

（六）编制档号

1、档号：是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，对档案的编号，也就是全宗号，案盒目录号，案盒号，盒内文件所在页号或件号的合称。

2、档号的结构

①全宗号

②案盒目录号

③案盒号

④页号或件号

⑤档号的四部分之间用——短横连接

5-23-12-68

3、档号的编写要求

①要完整成套

②各层次的号码不能重复

五、档案的保管

（一）含义：对已整理好并排架入库的档案进行日常维护，保护性工作

21

（二）基本任务

1、维护档案的秩序，使其不散不乱

2、保护档案的实体，使其不丢不毁，并对坏损档案采取修补措施

（三）档案保管的物质条件

1、档案库号

①库房必须专用

②必须坚固

③不能建在低洼处不能是木制结构

④远离水源、火源、污染源

⑤门窗的封闭性能好

2、资料库

收集与保管与档案有关的图书资料以补充档案充分利用的需要。

3、装具

档案箱

档案柜

档案架

4、案盒

5、技术设备

机械

仪器

仪表

器具与设备

6、消耗品

（四）档案的库房管理

1、进出库管理

①库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入 ② 非档案工作人员原则上不允许进入库房

③ 档案管理人员在库房内不允许从事于管理工作无关的活动 ④ 离开库房是必须关灯、断电，关好窗户，锁好房门

2、八防措施

①防火

②防盗

③防水

④防潮

⑤防雷

⑥防虫

⑦防尘⑧防光

3、库房的温湿度控制

（1）温度

14度——20度

相对湿度：50%——60%

（2）控制和调节温湿度的方法

①对库房进行严格封闭

②使用增温增湿，或降温降湿机器设备

③通风

④其他措施，如放置水盆，挂置温纱布增湿，放置木炭，生石灰降温

4、库房编号与装具排列

编号方法一般为流水号

5、档案存放位置索引

（1）为便于档案存放情况和迅速取放档案，可用索引的形式反映档案存放情况

（2）两种形式

①是以全宗为单位编制的档案，存放位置索引，标明某一全宗的档案具体存放在什么位置

P209

②是以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引，用来指出某一库房及装具中存放了哪些档案。

6、全宗盒

（1）由在管理某一全宗过程中形成的管理记录性材料组成的专门案盒，是全宗的档案，但并不是全宗内的档案

（2）作用 ①可以加强对全宗的连续管理

②有助于档案工作人员尽快熟悉全宗和立档单位情况

③可以澄清，明确责任

（3）内容

①在收集环节所产生的材料

P210

思考题

1、档案整理工作的内容与原则？

2、什么是全宗？立档单位的构成条件。

3、组织全宗内档案分类的一般方法是什么？复式分类有几种方法？

4、案盒排列的基本方法有哪些？案盒目录的主要内容有哪些？

5、什么是档号？档号有哪些内容组成？

6、档案管理？基本任务？

7、档案管理的物质条件有哪些？档案库房管理的进出制度和八防措施？

8、适宜的档案库房温度是多少？

9、档案存放位置索引的方式？ 各有什么样的内容格式？

10、档案代理卡的内容和格式？

补：档案代理卡

为便于管理，调档时可填写一张卡片放在所调出案盒的位置上，在卡片上注明所调案 22 盒的基本情况，还盒时再把它取下。

第十一章

一、检索的含义是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件

二、检索的一般过程

1、信息存储

（1）含义：是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编辑，形成检索工具和档案信息数据库的过程。

（2）内容：①著录标引

②编制检索工具

2、检索阶段

（1）含义：指利用检索工具查找所需档案的过程 （2）主要内容：

确定查找内容

查找

三、档案检索语言

1、含义：检索语言也称为标引语言，是根据检索的需要编制的一种专门语言

2、特点：

单义性

专业性

3、作用：①作为概念转换的依据

②揭示检索标识之间的逻辑关系

③对检索标识进行系统化排列。

四、档案标引

1、含义：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程 ——赋予主题词标识的过程称为主题标引 ——赋予分类号标识的过程称为分类标引

2、标引的步骤方法

——主题分析与概念转换两个方面

（1）主题分析

①类型：单主题

多主题两种类型

②因素：通用因素、位置因素、时间因素、文件类型因素 （2）概念转换

①含义：在确定了文件的主题概念之后，再将其转换为检索语言标出

②转换的结果有两种：

转换成分类号——分类标引（220页）

转换成主题词——主题标引（221页）

3、中国档案分类法 221页

（1） 含义：是进行档案分类标引和组织档案分类目录的主要依据，适用于我国各个历史时期所形成的档案

4、档案著录

（1）著录规则

按国家标准《档案著录规则》的规定，档案著录工作主要包括著录项目，标识符号，著录格式，著录级别，著录项目细则与内容

214——218页 第二节

档案检索工具

一、档案检索工具是报道档案内容和形式及查找利用档案资料的基本工具，其基本职能有两点

一是存储档案信息

二是检索档案信息

二、档案检索体系

1、建立档案检索体系的必要性

①是提高检索效率的需要

②是扩大档案部门影响宣传报道馆（室）藏的需要

③是实现资源共享，扩大对外交流的需要

2、建立档案检索体系的要求

①要科学合理

②要立足于提高检索效率

③要规范标准

三、档案检索工具的种类

按载体形态划分

①卡片式检索工具

②书本式检索工具

③缩微式检索工具

④电子检索工具

按编制方式划分

①目录

②索引

③指南

按用途划分

①查检性检索工具

②报道性检索工具

③馆藏性检索工具 按查检方式

①手工检索工具

②机器检索工具

23 四

检索工具的编制

1、案卷文件目录

2、分类目录：①填卡

②排列

③设置指引卡

3、主题目录：①编制条目

②排列

4、专题目录：①选题

②选材

③填卡

④分类和排列

5、文号索引

6、人名索引：

综合性索引

专题性人名索引

7、全总指南

立档单位历史和全宗概况

全宗内档案的内容与成分

第三节

档案的计算机检索

一、档案计算机检索的特点

1、信息存储量大

2、检索速度快

3、检索途径多元化

4、检索灵活方便

5、音、像、意结合直观生动

6、对计算机检索系统的依赖性强

二、计算机检索系统的功能与流程

1、档案计算机检索的功能

①服务性功能

②系统基础功能

2、计算机检索的流程（ 231页）

三、计算机检索的结构及其设计要求

1、计算机检索结构

①硬件

②软件

③数据

2、设计要求

①先进性

②标准性

③完备性

④简易性 思考题

1、什么是档案检索？

2、档案检索工作的内容？

3、从哪些方面分析档案文件的主题？

4、《中国档案分析法》包括哪些内容？《中华人民共和国档案分类法》包括几大类？

5、什么是《中国档案主题词表》？

6、档案著录项目的内容？

7、掌握检索条目的著录方法。

8、建立档案检索工具的必要性。

9、按不同划分标准，档案检索工具有哪些种类？

10、

11、

12、主题目卡片编制步骤？ 档案计算机检索的特点？

档案计算机检索有哪些功能和流程？

第十二章

档案的提供利用

档案的提供利用也称档案信息的开发利用工作，通过一定的方式和方法尽可能的开发档案信息，直接向有关单位和人员提供信息服务。

第一节 档案提供利用的形式与特点

一、档案提供利用的一般形式

1、直接利用工作与间接利用工作

（1） 直接利用：通过阅览，外借，复制，资询，档案证明等服务方式，直接向利用者提供档案材料。 （2） 间接利用：通过整理，汇集，编写等方式，对现存档案信息进行开发，编辑成各种专门参考资料，向利用者提供完整、系统、精炼的二次信息的工作。

二、档案提供利用工作的要求

1、明确档案提供利用工作的意义，树立服务思想。

2、加强各项基础准备工作，调整供求关系。

3、对内熟悉馆藏档案，对外了解利用需要。

24

4、完善档案利用的服务方式，提高利用效率。

三、档案用户的特点和利用规律

238页

1、档案用户：档案工作的服务对象，是利用档案，实现档案价值的主体

2、档案用户的特点

（1）按基本性质分：团体用户，个人用户

（2）按与档案部门的关系分：主要用户，次要用户，潜在用户。 （3）从利用档案的目的分：研究型用户，事物型用户，资讯型用户。 第二节

档案的直接利用工作

一、阅览服务

（2）为用户提供必要的阅览条件

①人员条件：在阅览室里配有熟悉藏馆，了解有关专业知识，业务能力强的工作人员。

②物质条件：装备必要的物质设施，如，复印机，阅读器，微机等并为用户提供检索工具，工具书，参考资料等。

③制度条件：阅览规则与制度，对接待对象，阅览范围，阅览要求与手续等。

（3）接待档案用户：解答用户提出的相关问题。

（4）通过有效方式满足档案用户需要。

二、外接服务：借阅证制度、代卷（盒）卡制度、借阅审批制度，催还和续借制度

三、复制制度

1、档案管（室）根据档案用户的合理要求，以档案原件或已有的档案副本为根据，通过复制，包括静电复印，摹写，抄录，摘录等手段，向档案用户提供档案复制品的一种服务方式。

四、档案资讯服务：档案收藏部门答复用户询问，指导其利用档案信息资源的一种服务方式。

五、制发档案证明服务：档案管（室）根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而摘抄编写的一种书面证明材料

六、档案的电子化服务

1、档案的电子化服务

（1）直接利用

（2）提供拷贝

（3）通信传输

（4）网络服务 第三节

间接利用工作的主要形式

一、间接利用工作的特点

1——3

242——243

二、间接利用工作的主要方式

（一）全总指南

243

1、含义

2、结构：立档单位历史沿革简介

1、要求：（1）档案收藏部门要开辟阅览室

25

推荐第8篇：办公室文书工作职责

XXXXX司 法 鉴 定 中 心

办公室文书工作职责

1.服从办公室主任及中心主任、副主任的领导与指挥。

2.工作作风要规范、准确、及时，恪守国家保密法则。

3.负责做好日常的收发、签收、登记、分办、送批、传递传阅、催办以及发文的呈批、缮印、校对、用印、封发工作。

4.负责文书材料的归档立卷，特别是对司法鉴定过程中各种材料的收集、整理、编目、检索等工作所进行的一系列规范活动，以保证司法鉴定档案的完整、系统和安全，做到保密，要求有登记，有结果，不积压推拖。

5.做好印签、打字、通讯、来信来访接待性工作。

6.做好“日志”和电话接收，传达记录，保管好电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备，做好使用及登记工作。

7.完成中心领导临时交办的各项工作任务。

8.负责机构行文、准备工作，协助办公室主任做好各项工作。

推荐第9篇：文书工作原则规定

文书工作原则规定

第一条 准确无误

1、要求文书运转的各个阶段和每个环节，从文书的政策思想到事实内容，从起草、审改、签发、印制、盖章到收发、登记、送批、传阅、运转、承办等，每一个环节均不可以发生错漏。

2、拟写文稿既要符合有关法规和政策，又要实事求是。下行文要符合下情，上行文要防止弄虚作假、报喜不报忧。行文必须明确，防止产生歧义，要避免错别字和标点符号的差错。文书运转过程要防止错投错送、错立卷、错归档、错销毁等情况的发生。

第二条 迅速及时要求在文书的运转过程中，必须根据公文内容的轻重缓急，及时做出处理，做到不积压、不拖拉、不扯皮、不推诿，既不误时，又不误事。

第三条 安全保密

1、要求文书从形成到终止，必须严守保密纪律和保密制度，做到不失密、不泄密，确保公文不丢失、不被盗。

2、传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用电脑、传真机传输秘密公文，必须采用加密装置。另外，要保护好公文。

3、在书写和印刷时，要注意选好纸张、墨水和油墨，确保文件制作质量；在阅读文件时，要防止茶水泼溅、烟灰烫痕；在保管时，要防潮、防霉、防风吹日晒。

第四条 集中统一

文书工作必须规范化、标准化，要求管理权责统

一、制度统

一、做法标准统一。

推荐第10篇：文书工作与档案管理

1、文书的概念;一是指文字材料，二是指文字书写，三指从事文书工作的人。文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。

2、文书包括公务文书和私人文书。

3、公务文书，简称公文，是指机关在公务活动中形成和使用的具有特定格式的文书，如请示、批复、报告、通知等。

4、文书的作用：主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各种路线方针、政策、管理实务，处理事务，沟通机关、单位之间联系的一种工具。具体变现：领导指导作用；行为规范作用；公务联系和知照作用；凭据记载作用；传递信息和宣传教育作用。

5、档案的概念；档案是机关、组织、和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图表、音像以及其各种方式好载体的历史记录。档案是最原始的历史记录。

6、档案的特性

（1）来源的广泛性。

（2）形成的条件性。

其一，处理完毕的文件才能作为档案。

其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为

7、档案保存。

其三，按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

（3）记录方式和载体形式的多样性。

（4）原始的记录性。

8、档案的类别；文书档案、科技档案、专门档案

9、档案的作用

（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。

（2）历史凭据作用。

（3）科学研究的基础和条件作用。

10、文书与档案的关系： 1）、文书与档案的联系

（1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。 （2）在内容格式上完全一致。

（3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结。

2）、文书与档案的区别

（1）两者的性质和形式不同。

（2）两者的目的和作用不同。 （3）两者存在和发挥效用的时间不同。

11、文书工作的组织机构：一种设立专门的文书工作机构；一种不需要专门文书工作部门，只在办公室、秘书室、内设一两个专职或兼职负责文书工作的人员。

12、档案管理的工作机构类型：（1）档案室；（2）档案馆；（3）档案事业管理机构； 第二章

1、公务文书，简称公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。

2、文书种类的划分

１）按公文种类名称是否法定划分 （1）法定公文（2）事务文书

2）按公文的来源去向划分

（1）发文（2）收文

3）按公文的行文方向划分

（1）上行文 （2）下行文（3）平行文

4）按公文阅读范围和机密程度划分

（1）公布的公文（2）内部公文

5）按公文的使用范围划分

（1）通用公文 （2）专用公文 （3）技术公文

3、党政文书类别：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

4、公告和通告有哪些区别：公告的事项应该是国家大事，非重要非法定事项不宜用公告，公告的发布权限有严格规定。通告往往针对实际业务活动而发布，可用来公布社会生活中的一些具体事务，制发单位十分广泛。

5、文书的格式：组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

6、眉首一般由公文份数序号、密级和保密期限（“绝密”、“机密”和“秘密”）、紧急程度（“特急”、“急件”）、发文机关标志（发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。）、发文字号、签发人等部分组成。

7、主体：主体一般由标题（发文机关、事由、文种三部分组成）、主送机关（又称送达机关和行文对象，是指发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位。）、正文（正文是文件的主体部分，用来表述公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。）、附件(用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。)、成文日期（是指文件的制成时间，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。）、印章（是指正文末尾加盖的发文机关印章或领导签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。）、附注等要素组成。

8、版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。

9、版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。

10、主题词：主题词是提示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。

11、抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。

12、印发机关和印发时间：

印发机关和印发时间是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、制发日期和印制份数。

13、文书的文稿包括草稿、定稿两种。

草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。

14、正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。

15、副本是指公文形成之后，由于实际工作需要，往往使正本文件发生许多增值或变化文本。

16、存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关除草稿、定稿以外的印制本。

17、复制本是指依据正式文本进行复印或翻印、缩微等复制出来的文本。第三章

1、行文制度是指机关和机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定。

2、我国行政机关的行文关系一般包括两个类别：隶属关系非隶属关系

3、行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文

4、文书处理程序图46页

5、收文的传阅是指分送人员按照办公室主任的指示或领导人的批示，将单份收文按照一定顺序送给几位有关领导人及部门负责人，供阅知或阅批。

6、传阅收文主要有4种方式，轮辐式、集中传阅式、阅文室传阅式、回传式。第四章

1、归档文件整理

归档文件整理，是指文书部门按照有关规定将处理完毕的具有保存利用价值的文件材料收集齐全，经过价值鉴定区分保管期限、分类整理、排列、编号、装盒，定期将整理好的文件材料移交给档案室。

2、鉴定文件材料的价值，指判定文件材料有无保存利用价值及价值大小，也即判定文件材料是否应当收集立卷及保管期限的长短。文件材料的价值取决于两方面：一是文件材料所含有的信息（内容的重要性、内容的独特性、内容的时效性），二是本机关和社会利用文件材料的需要。

3、文件材料所含有的信息，包括内容特征和形式特征 1）文件材料的内容特征 一是内容的重要性 二是内容的独特性 三是内容的时效性

2）文件材料的形式特征 一是文件材料的作者 二是文件材料的文种 三是文件材料形成的时间 四是稿本

五是文件材料的外形特点

4、归档文件的保管期限：短期保存（15年以下）、长期保存（16—50年）、永久保存（50年以上）

5、装订是整理归档文件的第一步，包括三个环节：1）确定文件的整理单位；（1）正文与不同稿本。（2）正文与附件。（3）文件处理单与文件。（4）原件与复制件。（5）转发件与被转发件。（6）报表、名册、图册等。（7）来文与复文。（8）汉文文本、少数民族文本与外来文文。2）修整文件；是指对不符合要求的归档文件进行必要的修整，包括修裱、复制、折叠等。（1）除去易锈蚀的金属物。（2）修裱破损文件。（3）复制字迹模糊或易蜕变的文件。（4）折叠超大纸张。3）装订文件。（1）对齐文件（2）装订方式。

6、归档文件的分类：1）选择分类方法（年度—机构—保管期限分类法；年度—保管期限—机构分类法；保管期限—年度—机构分类法；年度—问题—保管期限分类法；年度—保管期限—问题分类法；保管期限—年度—问题分类法；年度—保管期限分类法。保管期限—年度分类法。

7、归档文件的排列：1）排列归档文件的事由。2）排列归档文件的方法。

8、如何对归档文件进行分类排列？

首先选择分类方法，确定分类方案，对归档文件进行分类；把类内归档文件先按事由原则将属于同一事由的文件集中在一起，并按照一定方法排列，再将不同事由的文件按照一定方法排列。 第五章

1、归档手续。

2、发文。

3、档案的鉴定

4、影响档案价值的因素：

5、档案价值鉴定工作的内容：

6、档案的销毁： 第六章

1、全宗是档案的保管单位。

全宗即一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。一个独立的社会组织形成的全部档案称为组织全宗；一个著名人物形成的全部档案称为人物全宗。

2、全宗常用的分类方法主要有三种，年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。

3、年度分类法就是按档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别。

4、档案保管的重要性

决定着档案寿命的长短

2）决定着档案事业的兴衰

5、进出库制度和“八防”措施

1）进出库制度

库房是保管档案的重要场所，因此必须有严格的进出库制度。 （1）库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入。

（2）档案工作人员在库房内不允许从事与管理工作无关的活动。

（3）非档案工作人员如因工作需要必须进入库房，则必须有档案工作人员始终陪同。 （4）离开库房时，必须关灯、断电、关好窗户、锁好房门。 2）“八防”措施

（1）防火（2）防盗（3）防水（4）防潮（5）防霉（6）防虫（7）防尘（8）防光 第七章

1、档案著录是在编制档案检索工具时，对档案内容和形式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。

2、档案著录工作的内容主要包括著录项目、标志符号、著录格式、著录项目细则等方面。

3、档案著录项目有七个大项

1）提名与责任说明项。该项包括正题名、并列提名、副题名及说明性文字、文字编号、责任者、附件六个单元。 2）稿本与文种项。 3）密级与保管期限项。 4）时间项。

5）载体类型及形态项。 6）附注与提要项。

7)排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等六个单元。

档案标引实在档案著录工作中对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标志的过程。 第九章

1、专门档案是一个集合概念，是指在一些专门性活动中的产生和形成的档案种类。

2、人事档案的概念。人事档案是社会组织在人事管理活动中形成的记载个人经历、德才能绩、工作表现的以个人为单位集中保存起来的以备查考的文件材料。

3、人事档案的特点。其具体体现为：现实性。真实性。动态性。机密性

4、人事档案的正本，其内容分为以下十类：履历材料。自传材料。鉴定、考核、考察材料。学历、评聘干部专业技术职称、评定职工岗位技能的材料。政治历史情况的调查材料。参加中国共产党、共青团以及民主党派的材料。奖励材料。处分材料。录用、任免、聘用、招用、劳动合同、调动、转业、复员退伍、工资、保险福利、待遇、出国、退（离）休、退职的材料，以及各种代表大会代表登记表等材料。其他可供组织参考的材料。

5、人事档案材料的收集：（1）人事档案袋归档范围。（2）人事档案的归档要求。（3）多渠道收集人事档案材料。（4）建立人事档案材料收集制度。

6、人事档案的鉴别：（1）人事档案鉴别的概念、意义。（2）人事档案鉴别的原则。（3）鉴别人事档案材料的内容、方法。第一，判断材料是否属于人事档案。第二，判断是否是当事人的档案材料。第三，判断材料是否办理完结和手续齐全。第四，判断材料是否真实、准确、完整。第五，检查材料是否重复。

7、人事档案的保管，根据规定，具体范围划分如下： （1）在职人员人事档案的保管。

（2）退（离）休人员人事档案的保管。 （3）死亡人员人事档案的保管。 （4）其他人员人事档案的保管。@

8、人事档案的传递：

（1）人事档案或人事材料必须通过机要交通转递，不允许公开邮寄或让本人自带。 （2）转递档案必须办理转递手续。

（3）县级以上的组织、人事部门才能直接转递人事档案。

（4）收到人事档案的单位应在核对无误后签名、盖章，并及时退回回执。 （5）转出的人事档案必须保持完整，不允许分批转出或留存部分档案。 （6）严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。

第11篇：现代企业文书工作概述

现代企业文书工作简述

邱启松

所谓文书工作即是指从事文字的记录和书写方面的工作人员。广义地讲，是指人类在社会实践中所形成的一切文字材料：狭义地讲，则是指国家党政机关、人民团体、企事业单位和个人在社会实践活动中形成的，为了记录和传递信息、表达意图、处理和联系事务、留备稽考等并具有固定体式的文字材料。

我国文书工作，历史渊源，从西周时期就出现了正式的文书记载。文书和文书工作经历了几千年的发展和改进，形成了现代文书体系。而现代企业的文书工作的主要表现形式即是企业公文的起草、处理及内容的实施等。这里我仅就现代企业公文写作及作用等几个较重要方面作以下阐述。

现代企业公文的特点与重要性

一、现代企业公文特点：

1、目的明确

公文作为人类行使管理职权、联系工作、处理事务的工具，其文字内容必须正确地表达形成者的意愿，代表形成者的思想、观点、规定和要求，使接收者正确了解形成者的意图以及所要办理的事项。因此，目的明确是公文的一个重要特点。

2、针对性强

公文是形成者为解决某方面的问题而制发的，具有很强的针对性，离开了具体的针对事物，公文也就成了废品。

3、表意客观

文书表意客观是指针对其它文学作品、专业文献而言的。而公文的表意必须具体而客观，言简意赅、立场鲜明、赞成什么、号召什么、贬斥什么，必须明确地表示，使公文的接收者一目了然。这样才能达到公文制发者的目的。

4、体式固定

各种公文都有其不同体例式样的固定格式。国务院颁布了各种公文的体式和管理制度。

二、公文的作用

1、联系作用

公文作为人们管理与交往的重要手段，在人们生活中起着纽带和桥梁作用。公文对于互相了解情况和协调有关事务、证明身份、体现权利都发挥着重要作用。

2、传播作用

公文作为联系的工具为信息的流通开辟了一条有效的渠道。

3、督导作用

公文是形成者为了解决某一方面问题，贯彻自己 的意志而特发的。它客观上要求公文的接收者按照公文的要求，迅速落实和查纠某一问题。因此，对于公文接收者有监督执行、指导工作的作用。

4、凭证与参考作用

公文的制发者在使用公文传达自己意图的同时，也就用文字真实而客观地记录下了自己的意图。这是公文向外传达意图的必要条件。所以，公文对后来的工作、生活中可能出现的争执和问题起到核实、对比、仲裁与咨询的作用。

公文工作的组织与行文规则

一、公文工作机构与组织领导

公文工作是机关、企事业单位日常工作的一个重要组成部分，是直接为机关、企事业单位的领导工作和业务工作服务的，是作为企事业单位行使职权、处理工作的一种手段。因此，要设立公文工作的专门机构，这种机构归企事业单位的中心机构负责领导。

二、行文规则

公文作为制发者发给有关部门和人员阅办的文字材料。有其一定的行文制度，必须按文书制度办事。

公文运行可分为两个阶段：一是在制发机关内经过的一系列处理程序。二是向外发出、递送给受文机关。其规则一般如下：

制发机关：拟稿→核稿→签发→编号→卷印→核对→用印→登记封发 受文单位：签收、启封→登记→分发→传阅→拟办→批办→承办→催办→注办→立卷→归档。

企业公文工作人员职业道德与业务修养

一、公文写作人员必须遵守职业道德。其职业道德的核心，就是为企业的各部门提供信息和服务。

1、要有强烈的事业心和责任感。

文书工作具有高度和政策性，又是一项事务性工作。所以其性质决定了从事这项工作的人员要有强烈的事业心和高度的责任感。必须有为领导机关和领导者服务，为基层服务的责任心。

2、要有不怕困难，乐于奉献的精神。

公文写作工作是一项事务性很强的工作，任务较多，对于公文写作人员来说，奉献、苦干是其基本准则。

3、要谦虚谨慎、平等待人。

公文工作的重要性和服务性决定其工作态度。工作人员待人接物、处理问题必须谦虚、谨慎、礼貌待人。其工作中必须四忌：一忌命令口气；二忌急躁情绪、心不在焉；三忌冷言冷语；四忌指手划脚、以势压人。

4、遵守纪律、严守秘密。

公文写作人员处理管理的文件多是涉及企业内部重要文件及商业秘密。因此，遵守纪律、严守秘密对工作者的重要性不言而喻。

5、积极参与，主动负责。

公文写作的服务性和事务性，决定了公文写作者要积极、主动地参与工作，勇于负责。工作上必须有三勤：腿勤、手勤、脑勤。

二、公文写作者的业务修养。

公文工作者除了要有良好的政治素质职业道德，同时还必须有较高的业务能力。只有德才兼备才能出色完成工作任务。

1、具有较高的政治觉悟和政策水平。

公文工作者如没有较高的政治觉悟和政治水平，就 不可能客观地反映情况，不可能有正确的思考方向，也不能从企业的全局利益思考问题，也就不能发挥公文在企业工作中的重要作用。

2、提高专业知识水平。

公文写作者必须对本质工作要有充分的了解，熟悉专业知识技能，以及掌握本企业、本单位机构、组织状况、工作情况及各机构的职权范围，所发的文件才能有的放矢，抓住关键。

3、要具有一定的写作知识。

起草公文是文书日常工作，要熟悉各种文件的格式、结构层次，特别是语言修养方面特别重要。

4、办事能力强，坚守保密制度。

文书写作者要不断学习，自我超载，改善心智模式，提高观察问题、分析问题，综合解决问题水平，使自己办事能力全面提升。保密工作是该项工作的基本要求。

5、要具有敏锐的洞察力与直觉。

公文体现了制发者与制发机关领导的意图与目的。因此，这就要求工作者必须具有敏锐的洞察力，要了解领导的性格情趣、领导风格、工作方式、充分领悟领导的意图，始终保持与领导思想、步调一致。这是由文书工作服务于企业、服务于领导工作决策的性质而决定的。

6、要有广博的科学文化知识，熟练运用现代办公设备，提高工作效率。没有广博的知识和合理知识结构，文书工作者就不可能有出色的工作表现。现代社会是信息至胜时代。公文工作者必须熟练掌握、运用现代办公技术、信息技术，加强自我学习，才能在工作中得心应手，才能有敏捷的思维，也才能提高工作效率，更好地为企业建设、发展、领导决策、职工工作生活服好务。

二00七年十月二十三日

注：以上论述如有不妥之处请多指正

第12篇：秘书与文书工作(演讲稿)

通用公文，指各类各级机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等；

专用公文，指在一定专业机关和业务范围内专门使用的文件，如外交文件、司法文件、军事文件、会计文件等。

⑴ 按公文的行文关系和方向，可以分为上行文、平行文和下行文。

行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的接收关系。

⑵ 按公文的机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文和公布公文。⑶ 按公文的处理时限要求，可分为平件公文、急件公文和特急件公文。

⑷ 按公文的来源分，可分为收来公文和本机关制成公文。其中，本机关制成公文又可分为对外公文和内部公文。

4、行政文书分类

国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定了13种国家行政机关公文：

（1）命令（令）

命令（令）：“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。

命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。

（2）决定

决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。

（3）公告

公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。公告可以分为三种类型：第一类是向国内外宣布重大事项的公告；第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告；第三类是向特定对象发布的公告。

（4）通告

通告：“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。

通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。

（5）通知

通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。

通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。

（6）通报

通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。

通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

（7）议案

议案：“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。

议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。

（8）报告

报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。

（9）请示

请示：“适用于向上级机关请求指示、批准”。

（10）批复

批复：“适用于答复下级机关的请示事项”。

批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。

（11）意见

意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”

意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。

意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

（12）函

函：“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。 函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。

（13）会议纪要

会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。 办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：××省人民政府省长办公会议纪要、××省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。

第13篇：秘书与文书工作(演讲稿)

文书工作概述

一、文书工作的相关概念

（一）文书

文书，是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。

公务文书，是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。

私人文书，是个人、家庭或宗族在与他人交往或处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。

（二）公文

公文有广义和狭义两种理解。

从广义上说，党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可称公文。

从狭义上说，公务文书是专指是国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。它是传达、贯彻党和政府的方针、政策，发布行政法则和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。一般特指国务院于2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的13种国家行政机关公文。

1、公文的特点

⑴ 作者资格性，读者特定性

作者的资格性，指公文的作者是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。公文读者的特定性，是指有的公文的读者是特指的受文机关，而有的公文读者，则可以是社会的全体成员等。

文学作品的作者是个人，一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结合。读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表或者称为第一领导人。有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册。这一社会组织及其第一领导人，就成为公文的法定作者。至于动笔起草公文初稿的人，如秘书，应称为起草人，不是法律意义上的作者。公文的读者是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。有一点要注意，有的告知性公文如通告，指定了读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群众。⑵ 明确的工具性

公文是各级各类机关、团体、单位等组织行使管理职能和业务职能的重要工具，是为国家政务、社会公务和公众事务服务的工具。“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”行政机关的公文（包括电报），“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务

活动的重要工具。”公文是机关、团体、单位领导意图、意志的载体。

⑶ 直接的实用性

公文的内容总是有特定的指向，直接针对着某一具体、现实的公务活动，并对处理这一事务有直接的实用价值。

有些公文在特定的时间、空间范围内，对受文对象的行为能产生不同程度的强制性影响。公文的这种强制性，来源于发文机关的法定权威性，来源于公文本身的公务性和规定性。

⑷ 内容的公务性与真实性

个人的感受认识，只能用文学作品或者一般科学文章来表达。但是，不管是起草者个人，还是领导个人，都不能用公文来表情达意。领导者个人只有在职务的前提下，并且只能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息。党纪国法都规定了公文内容的范围和性质。

公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。内容真实、准确，这是对公文写作的基本要求。

⑸ 体式的规范性，制作的程序性

公文的体式，必须符合《国家行政机关公文处理办法》的规定和《国家行政机关公文格式》的规定。

这里要说的格式是文章都有的。但是，一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外在的文面格式，按照习惯形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有惯用的格式和法定的格式两种。惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。如普通公文中计划和总结的格式。法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。法定公文中的行政公文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。还要进一步说明的是，公文格式同时又是程式，呈现出公文写作和办理的程序性。

公文格式的规范性，是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。公务具有公众性和同一性，对社会组织成员产生一致的认可、制约和指挥，否则社会组织就不可能运作。相应的，反映和办理公务的公文，也就形成了格式和程式，显著提高了公文写作和办理的效率。完全可以预见，随着时代的发展和社会组织的进步，公文的规范及格式会更加科学、严谨，以致于公文写作和办理会有高度先进的电脑软件来实现电子化和自动化。

公文从准备撰写到制作成文，有严格的程序；若不履行法定的程序，就无法制成公文，即便写出文章，也不可能生效。

⑹ 法定权力的制约性

这一点，公文在文章中是独一无二的。公文只能由法定的作者发出。法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。也就是说，对于作者和读者，公文具有法规给予社会组织职权所产生的制约性。制约性在不同的公文中有不同的情况。行政公文的命令，对于公文的接受者具有强制性。如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁。发出命令的政府机关有权依照法律规定，动用军队或警察等器进行处罚。行政公文的决定，具有国家指挥性和约束力。行政公文的通知，具有规定性、指挥性和指导性。经济公文合同，依照《中华人民共和国合同法》对于缔约各方具有确定的制约性，如奖惩、期限等。普通公文的讲话稿，对听众具有领导者所拥有的指导性和指挥性。法规性公文如法律、规章，制约性更是不言而喻的。公文正因为有制约性，才能产生现实的管理作用。

2、公文的分类

⑴ 按公文的使用范围，可分为通用公文和专用公文。

通用公文，指各类各级机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等；

专用公文，指在一定专业机关和业务范围内专门使用的文件，如外交文件、司法文件、军事文件、会计文件等。

⑵ 按公文的行文关系和方向，可以分为上行文、平行文和下行文。

行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的接收关系。

⑶

⑷ 按公文的机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文和公布公文。按公文的处理时限要求，可分为平件公文、急件公文和特急件公文。

⑸ 按公文的来源分，可分为收来公文和本机关制成公文。其中，本机关制成公文又可分为对外公文和内部公文。

4、行政文书分类

国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定了13种国家行政机关公文：

（1）命令（令）

命令（令）：“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。

命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。

（2）决定

决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。

（3）公告

公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。公告可以分为三种类型：第一类是向国内外宣布重大事项的公告；第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告；第三类是向

特定对象发布的公告。

（4）通告

通告：“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。

通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。

（5）通知

通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。

通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。

（6）通报

通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。

通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

（7）议案

议案：“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。

议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。

（8）报告

报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。

（9）请示

请示：“适用于向上级机关请求指示、批准”。

（10）批复

批复：“适用于答复下级机关的请示事项”。

批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。

（11）意见

意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”

意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。

意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

（12）函

函：“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。 函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。

（13）会议纪要

会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。 办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：××省人民政府省长办公会议纪要、××省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。

（三）文书工作

文书工作，是围绕着文书的撰制、处理和管理而展开的一系列具体工作。

“文书”工作是围绕“文”而展开的一切工作，简称办文。是秘书人员一项十分重要的日常活动。包括起草撰制文书；收发、传递和处理文书；以及针对文书内容办理各种事务工作。

二、文书工作的任务

其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会主义现代化建设事业服务。上述任务的具体内容主要有以下三项：

(一)文书的形成工作

包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇报、电话、机关重大活动的记录及整理；

(二)文书的处理工作

包括文件的收发、登记、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办和留注；

(三)文书的管理工作’

包括文件的保管、调阅及文书材料的系统整理、立卷、编目、归档和对文书工作全过程的监督等。

三、文书工作的原则

文书工作的基本原则实际上就是文书工作的总体要求，它是党和国家统一规定的文书工作的准则。1996年5月，中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）在总则中规定：“公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密”。2000年8月24日，国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中强调：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”。“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”概括起来，文书工作的原则可归纳为八个字：“及时、准确、安全、统一”。

（一）及时迅速

及时是对文书工作的效率要求。随着社会发展节奏的加快，作为管理手段的文书工作也

必须提高自身的适应性。首先必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”；最后，要采用现代化的手段，以加快办文速度。

（二）准确无误

准确是对文书工作的质量要求。所谓准确，就是要求不出任何差错。首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次，在文书办理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，要建立健全各项文书工作的活动原则，合理地设计文书工作程序，改进文书工作人员的工作作风。

（三）安全保密

安全是对文书工作在政治上、物质上的要求。首先要保证文书内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善文书的拟制、办理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，特别应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文书实体的安全，要最大限度地控制自然因素和人为因素对文件的损害。如防止潮湿、霉蛀，选用合适的书写材料等。

（四）集中统一

统一是对文书工作管理上的要求。包括管理权责上的统

一、制度上的统一和标准上的统一。

所谓权责上的统一指的是各级行政机关的办公厅（室）都应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作；制度上的统一是指文书工作应建立统一的文书工作制度。如收发文制度、保密制度、用印制度、归档制度、文件销毁制度等；标准上的统一，是指文书工作应按统一的标准和规范来进行。如文件名称、格式的统一等等，以此来适应现代化发展技术的要求。

只有认真遵循文书工作的基本原则，才能真正做好文书工作。

四、文书工作的重要性

（一）从文书工作在机关工作中所处的地位来看，它是机关中一项不可缺少的重要日常工作，对于推动机关工作，提高工作效率和质量具有重要作用。

一个机关文书工作的质量和速度如何，不仅可以体现出机关的工作面貌和工作作风，而且还直接关系到党和国家的方针政策的贯彻执行，关系到机关工作的效率和质量高低，直接影响到能否履行机关本身的工作职能。

（二）从文书工作在整个国家工作中所处的地位来看，建立健全一套统一的科学的文书工作制度，才能有助于使全部国家机构上下通达，左右联系，互相协调，运转自如，政令畅通，犹如一部机器一样。

（三）从文书工作和档案工作的关系来看，文书工作对档案的形成质量和国家档案事业建设具有重要的、直接的影响。

从根本上说，档案（当然指的是文书档案）来源于文书。文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案是由文书转化而来的。

正因为档案来源于文书，而文书又是在机关工作中形成和处理的，所以文书工作不仅直接影响到文件的质量，同时也必然影响到档案的质量。从这个意义上说，文书工作是档案工作的基础，文书质量对档案质量具有决定性的影响。

第14篇：迎新座谈会发言稿……文书工作

尊敬的各位领导、同事们，大家好！

很高兴今天能有这样的机会，向领导们汇报这两年来的工作进展，跟同事们分享这两年来的工作经验和感受。

我是07年大学毕业，08年经过一年司法考试的奋战和沉淀，09年参加公务员考试后迈入公务员的队伍，成为一名检察干警的。很高兴我人生的第一份工作就能有这样的起点，很高兴最精彩的人生在这里启程。从迈出校园到步入社会，从一名学生变成一名检察官，从刚进院时的对工作无从下手到今天，我在这里，自信的向领导们汇报，跟同事们分享和交流，我深深感受到，检察事业带给我的不仅仅是蜕变。

感谢院领导的信任，工作之初就让我承担办公室文书的工作，赋予了我掌管检察院公章的重托，我深知责任重大，丝毫不敢怠慢，认真履行职责。但是刚刚开始工作毫无经验的我，只是很机械的，小心谨慎如履薄冰般的做好领导交代的每一项工作。我所在的办公室是全院运转的重要枢纽部门，负责许多的内外沟通和上传下达的工作，每天除了许多常规的事情要处理，还经常出现计划外的临时性任务，往往来的刻不容缓，当务之急马上要做，常常是忙碌的一天下来，计划内的事情没有处理完毕，计划外的事情手中还有很多……这对于刚刚开始工作的我确实有点焦头烂额，这样繁琐复杂的工作难免要出差错，但是，感谢领导们的宽容，谅解了我每一次的无心之过；感谢领导们的悉心指导，每当我工作没有头绪时总能一语点破。

工作数月后，我在院里领导和其他同志们的帮助下，我慢慢融入了这个集体，渐渐对院里的各项工作机制和流程有了进一步的掌握，也摸索出了一些自己的工作方法，其实对于一个新人刚刚参加工作，只要坚持多看、多问、多学、多想，多向老同志们请教工作方法和工作经验，遇到不懂不会的问题多跟老同志们沟通和学习，遇到拿不定主意的事情多向领导请示汇报，自己再用心多多揣摩，举一反三，慢慢摸索，自然能够顺利展开工作。从前在校园里，我们知道最好的老师在讲台上，而在工作中，最好的老师其实就在我们身边。

作为一个年轻干警，我常常被派出去参加各种活动，很感谢院领导给我们搭建了这样的平台，能让我在工作之余，丰富自己的视野和生活。参加院里组织的演讲比赛取得优异的成绩，我感谢办公室的领导亲自执笔写稿至深夜，代表院里参加省院组织的诗歌朗诵比赛，要感谢政治部的领导请来专业人士亲自传授点拨，代表院里参加全省民行知识竞赛，感谢民行的领导高度重视全程陪在我们左右，在每一次参加活动的过程中都锻炼了自己的能力，丰富了自己的阅历，也更加认识到了自己工作中的不足和欠缺。

忙碌的日子总是过得很快，转眼进院两年有余，也许尚未完全脱离学生稚气，但是我已经在向着成为一名检察官的方向努力，这两年来，我的思想得到了前所未有的锤炼，素质也有了明显的提高，这种全面进步的速度，是在校园里不曾也不可能拥有的，既然选择了成为公务员，我要求自己必须具有一定的政治素质和政治敏锐性，具有大局意识和团结的意识，这种团结不再是校园的高喊团结友爱的小团

结，工作中的团结，是集体的努力，集体的智慧，集体的包容，在这里，借此机会，我感谢这么久以来一直包容我、信任我的所有院领导和各处室的领导，深深的感谢大家对我工作的支持和配合。

最后，我想说，成为一名合格的检察官是任重而道远的，但是在成熟和完善自我的过程中，我时刻都不会放松警惕，时时刻刻都要用检察官的职业道德和行为规范对自己进行约束，确保自己的人生不偏离轨道，我一定不辜负领导和同志们的厚望，我一定会更加努力工作。

谢谢大家！

第15篇：文书工作与档案工作

文书工作与档案工作

一、教学目标

1．知识和技能目标：

理解文书与档案工作的特征，掌握文书与档案工作的内容和一体化操作的步骤。

2．操作技能目标：

能进行“一体化”操作。

3．情感目标：

通过对文档工作内容的学习，使学生建立起对本专业学习的兴趣和感情。

二、教学重点：掌握一体化操作的步骤。

（1）登记时便对文件进行分类；

（2）处理文件时便进行价值鉴别；

（3）建立立卷类目，随时立卷；

（4）标引档号、分类号、主题词；

（5）注录文件特征。

三、教学难点：理解一体化的概念。

四、教学策略：自主学习和协作学习、探究学习相结合。

五、课时安排：2 课时(45 分钟×2)。

六、教学环境：多媒体电教室。

七、授课过程：

一、导课

通过一段录像介绍文书与档案工作，由此引入新课。（播放录像）

二、讲授新课

（一）、文书工作与档案工作的特征

1．服务性插入图片展示

2．政治性

3．管理性提问：试比较班级管理工作与

（二）、文书档案工作的不同之处

文书工作与档案工作的内容：用幻片展示

阅读内容，用表格形式体现文书与档案工作内容插入表格（原文件）

（三）、文档一体化用幻灯片例举实

1．文档一体化的概念提问：文档一体化是否是将文书与档案工作合二为一？

2．文档一体化的操作步骤用录像展示列举生活中的一体化现象学生参与

三、课堂训练

让学生描述文档一体化的概念

四、课堂小结

五、布置作业

第16篇：社区居委会文书工作职责

社区居委会文书工作职责

一、搞好本社区居委会的财务结算。

二、执行国家民政劳动保障工作的法律、法规和政策。

三、掌握辖区内民政对象的情况，听取民政对象的意见，及时如实向上级反映，并提出建议协助解决。

四、搞好最低生活保障制度的申报，以及申报材料归档和保管工作，做到调查与发放情况张榜公开。

五、广泛开展拥军优属活动。

六、大力提倡奢风易俗，反对封建活动，提婚事新办，丧事简办，反对铺张浪费。

2014年4月15日

第17篇：应用文书工作总结评论基础

一、应用文书的含义与分类

（一） 含义

应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文

体总称。

（二）分类

主要分为三类：

行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活

动的重要工具。又称“通用公文”。

主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、

函、会议纪要、

事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：

传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。

商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：

意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

二、文书的制发过程

（一）通用公文的制发程序

草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发

（二）事务文书、商务文书的制度发程序

事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么

严格的、缜密的制发程序。但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式

一、通用公文的格式

指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。

（一）通用公文用纸和印装规格

（ 要求字目闪动）

1、采用国际标准A4型纸

2、公文页面与版心尺寸

3、文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。

4、公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。

（二）通用公文中各要素标识规则

1、眉首

1) 公文份数序号

2) 秘密等级和保密期限

3) 紧急程度

4) 发文机关标识

5) 发文字号

6) 签发人（会签人）

7) 红色反线

①00001②机密★

一年

③

特 急

④××××××××文件

⑤×××〔2006〕号

分析：“①”表示 公文份数序号

1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。每

一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。

2、份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。用阿拉伯数字标注。如001至999

“②”表示 秘密等级和保密期限

1、秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。如无保密内容，不得标注此项，以免

给工作增添麻烦。

2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。两字间空一格。如“机 密”

“③”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。

紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。

“④”表示 发文机关标识

一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字。

版头用套红大字居中印在公文首页上部。

版头这一格式项目需要特别注意的问题还有：

**发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。眉首

**几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关

依次在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。

几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，

例 ：安徽省人事厅

安徽省 科 委 文件

安徽省财政厅

** 在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。

“⑤”表示 发文字号有固定的模式：由发文机关代字＋年份(发文年度)＋序号(发文顺序号)

机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。陕西省人民政府的机关代字是“陕政

字”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字可以看出发文的是什么机关。

年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括

号，例如：〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。

序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其它

公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。

发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线

①关于×××工作的通知

第18篇：办公室文书工作个人总结分析

2011年个人工作总结

尊敬的各位领导： 步入2011年以来，在部门领导的关怀和鼓励下，在同事们的指导帮助下，我不论在思想上还是工作方法上都有了很大的进步，自身在各方面都有所提升。在全年的工作中，我努力发挥自身优势，勤奋踏实地完成了本职工作，也较为顺利完成了领导交办的各项任务。现将我2011年全年思想、工作总结如下：

一、立足岗位，努力提高

时代是不停发展变化的，所做的工作也是随时代的变化而变化着，要适应工作需要，唯一的方式就是加强学习。我在从事综合办公室文书工作以来，努力学习与工作相关的各类知识，虚心求教，多学、多问、多请示，在工作中注重理论与实践相结合，做到勤学习、常反思，努力丰富自己，充实自己，提高自己，使在工作中不掉队、不落伍，更好的胜任本职工作。

二、脚踏实地，努力工作

办公室是一个工作较为繁杂，任务比较中的部门。作为办公室一员肩负着领导助手的重任，同时又要是兼顾机关各项工作正常运行的多能手，不论是在日常办公还是处理问题，都得慎重考虑，出不得一丝纰漏，所有的这些都是身为办公室工作人员不可推卸的责任。在工作中，我牢固树立“办公室工作无小事”的理

念，严格组照岗位职责，努力工作。

我能够认真对待本职工作和领导和上级交办的每一件事。办公室是分公司机关上情下达、下情上报的桥梁，做好公文收发工作，对机关工作能正常高效运转起着至关重要的作用。为此，无论是公文分送，低值易耗品采购、验收、录入，还是会议前各类设备调试、准备，每件工作都尽自己所能做到一丝不苟，尽力做到领导和上级满意。对领导和上级交办的事项，认真对待、及时办理，努力做到工作不拖延、不误事、不敷衍。同时，在工作、生活中注意树立办公室严谨、活泼、团结形象。办公室是公司对外的窗口，所以在工作中无论接打电话、处理业务往来还是接人待事时刻注意自己的言行举止，做到常请示、勤汇报，对自己高标准严要求，做到不因为个人原因而影响到分公司形象。

三、端正工作作风，摆正位置 在工作中，我始终坚持勤奋、务实、高效的工作作风，认真做好各项工作。服从领导和上级交办的各项工作，不计较个人得失，对工作上的事，只分轻重缓急，不拈轻怕重。在生活中，坚持正直、谦虚、朴实的生活作风，摆正自己的位置，尊敬领导，团结同事，不计较个人得失，任劳任怨，努力做好自己的工作。

四、存在不足及下一步工作打算

总结全年的工作，深感仍存在很多不足之处。一是工作方法有待改进，工作效率有待提高；二是新闻报道深度不够，有些情

况了解得不够细，不够实，不够多，掌握材料不够充分，使工作被动。针对以上这些不足，我将在下一步工作中努力做好以下几点：

（一）改进学习方法，不断提高个人素质

在2011年的工作中，我将抓紧一切学习的时间和机会，在工作中学习，在学习中工作，在工作实践中磨练自己。同时更加系统、深入的学习工作的相关业务知识，进一步提升自身综合素质，为更好的胜任本职工作做好知识储备。

（二）严把文字关，提高文稿质量和水平。

文字工作是办公室工作的重要内容之一，公文类文稿一旦出现问题，将会直接影响到分公司决策的执行落实。在下一步工作中，我将在思想认识上高度重视，严把语言文字关、文字质量关、文字校对关，确保经手的文稿不出纰漏，协助办公室负责人抓好文字把关和综合业务工作。

（三）勤于动笔，增强文字功底。

向书本学习，向同事学习，向优秀单位学习，坚持读书看报，收看新闻，利用一切机会强化学习，坚持做到勤思、常练、多改，借鉴好的思路方法。以“领会领导意图快、贯彻落实快、具体操作快”为工作目标，将领导交办的工作宣传到位、落实到位。

（四）主动出击，做好宣传工作。

在2011年的新闻宣传工作中，做到深挖工作亮点，及时报 道分公司各项工作，持续保持将分公司新闻报道等宣传工作位于公司前例。

没有最好只有更好，在2011年的工作中，我将以更加饱满激昂的热情、更加积极主动的态度去迎接新的挑战，在岗位上发挥更大的作用，取得更大的进步，为公司大发展贡献自己所有的力量。

以上是我半年来工作学习的情况和2011年工作打算，不妥之处，敬请批评指正。篇二：办公室文书个人述职报告

办公室文书个人述职报告

文章标题：办公室文书个人述职报告 2007年2月

短暂的2006年擦肩而过。回首一年来的学习、工作，感到忙忙而又碌碌。似乎除额头上频添几丝白发、眼前视物更觉模糊以外，一无所获，两手空空。但一一回想起来，确也做了一些工作，有一些收获。现按组织要求简要汇报如下：

一、履行职责，做了一些应该做的工作。按照办公室分

工，我负责综合材料的草拟工作。做的工作，也主要是文稿的撰写。一年来，我先后草拟政府工作报告1篇1万2百余字。草拟政府工作计划、年度工作总结、三年工作总结、政府班子述职述廉报告以及有关专项工作计划、总结7篇，计2万1千余字；草拟全区经济社会发展情况、工业园区建设、招商引资、项目建设、新农村建设、政务公开以及有关文件贯彻落实情况汇报9篇，计约4万8千字；草拟了区委书记、区长、副区长在经济工作会议、农村工作会议、区委全委会、区政府全体组成人员等各种会议的讲话9篇，计约6万2千字。草拟了领导在各种开工、竣工、开业等典礼上的讲话6遍1万1千余字。还草拟了其他材料10多篇，计约4万字。一年来，累计草拟各种材料约有42篇，计约20万字。今年我区先后召开了党代会和人代会。根据组织的安排，我牵头负责了党代会和人代会两次大会的简报编撰工作。在区委办公室、组织部、监察局等单位有关人员的大力协助下，编发党代会简报8期，编发人代会简报5期。另外，还

按照领导要求，做了一些会务和事务性的工作。

二、付出辛劳，收获了一些过高的认同。凡是从事过办公室工作、文字工作的同志都知道办公室工作、文字工作的苦。苦，来自于它的单调，来自于它的乏味。当他人在谈笑风生中完成了工作时，我们往往面对的是白纸黑字。苦，来自于当千家万户熄灯闭户时，我们往往在埋头伏案。苦，来自于当节假日他人在与家人嬉戏玩耍时，我们往往坐在办公桌前。苦，来自于它的时间紧、节奏快、工作量大。苦，来自于草拟文稿交由领导审阅中的一种不知根底的惴惴不安感。苦，来自于它的默默无闻，当他人自豪地述说工作业绩时，我们往往有口无言。2006年，我和所有办公室从事文字工作的同志一样度过。但我更知道，文字工作苦中有甜。甜的是，当完成一篇材料时，尤其是当文稿获得领导基本认同时的那种快感。一年来，草拟的领导讲话稿，能够起到指导工作的作用。草拟的工作情况汇报、工作总结，能够基本反映淮上区的情况和特色。草拟的政府工作报告，在区九届人大一次会议上得到较为一致的评价。与会人员普遍认为，报告思路清晰、结构严谨、文风朴实。尤其是，在区党代会、人代会2次牵头组织编撰的简报，更是得到区委、区政府主要负责人以及分管负责人的一致评价，认为简报编写较为及时准确地反映了大会的情况，烘托了大会的气氛。编写的形式比较生动。这是对这个简报组全体工作人员的肯定。这也包括对我本人的认同。因此，一年来，虽然付出了辛劳，白发多了，眼睛视力下降了，但工作获得了较高认同，我也有种很强烈的快感，感到很甜。

三、加强修养，收获了一些从容与自信。在政府办公室从事文字工作，必须要有较强的政治觉悟、较高的政策水平和理论水平、较强的文字工作

水平。一年来，为更好地履行职责、做好工作，注意了加强学习、加强个人修养。充分利用办公室的便利条件，通过网络、报纸、各级党政的文件以及各种杂志刊物，加强政治理论、党的方针政策和经济社会管理知识的学习，尤其是较为系统地学习了科学发展观、和谐社会等理论的学习，使自身对当前的经济社会发展政策有较为全面的了解。同时，还订阅了《秘书工作》、《应用文写作》、《公共管理学报》等杂志刊物，加强了文字、公共管理等方面知识的学习，使自身素质有了一定的提高。自身感到，自信心、驾驭文字工作的能力和与他人的沟通协调能力有较大增强。

四、严于律己，收获了清廉与和谐。一年来，我严格要求。一是在遵纪守法上，严守廉洁从政规定，违法乱纪的事不做，大吃大喝不参与，不该得的财物不拿，较好地树立了办公室工作人员清正廉洁的良好形象。二是在与人相处上，经常换位思考，理解领导的难、理解工作人员的苦，一时与人产生分歧，从不无限上岗，事后注意化解，从不闹无原则纠纷。一年来，与领导、与同事的关系更加融洽，更加和谐，为营造和谐办公室做出自己的贡献。

一年来，在基本履行了职责、做了一些工作、收获了认同、收获了从容与自信、收获了清廉与和谐的同时，也还有不少缺憾。一是文字工作质量还不够高。草拟的文稿，“普通话”还比较多，“地方话”还不够多。二是职责履行的不够充分。“自留地”关心的多一些，对“大块田”基本没有问及。三是学习调研不够。对淮上区区情的把握、了解还不够全面、深入。四是沟通协调不够。本部门的同志还好，交流地比较多。对其他单位主要负责同志因工作关系有一些接触，其他同志很少联系。这样，不利于办公 室工作的开展，也不利于政府工作的开展。等 [1] [2] 等。

我们要回顾过去，更要展望未来。当前淮上区已经由新区创建之初的起步阶段，步入快速发展时期。可以说，我们生逢淮上区开发建设的盛世。国家兴亡，匹夫有责。淮上区的兴盛，我们责无旁贷。作为一名办公室工作人员，更要进一步提高自己的素质，更好地实现以文辅政，促进淮上区加快发展。一要进一步加强学习。加强国家经济政策和经济社会管理

知识的学习，领会其精神实质。全面把握、了解区情，善于把国家的政策同我区实际相结合，讲好普通话的同时，说好地方话。二要进一步加强沟通与协调。协调是办公室的重要工作之一，是政府有效运转的重要条件。没有沟通就没有协调。加强内部沟通协调，增进与兄弟机关的交流协作，努力营造和谐工作环境，形成工作的合力。三要全面履行职责。在根据分工搞好综合材料写作的基础上，积极协助办公室主任抓好其他工作，开创办公室工作新局面。

各位领导，各位同事。我对自己一直有两点要求。一是“不挨骂”，二是“有牛吹”。“不挨骂”是指，我的工作尤其是人品基本得到领导和同事以文章版权归文秘114网作者所有!及群众的认同，指责我的不多。这一条在十几年的工作中、多个岗位上均得到较好实现。“有牛吹”是指，做了一些工作，回头看时，可以自豪地讲“当年我做了什么什么工作”。这一条实现的还不够好。在新的一年里、今后的工作中，我决心在组织的关心支持下，加倍努力工作，在确保“不挨骂”的基础上，争取实现“有牛吹”，为淮上区的发展做出自己应有的贡献。

《办公室文书个人述职报告》来源于文秘114网，欢迎阅读办公室文书个人述职报告。篇三：办公室文书年终总结 办公室文书年终总结 -总结 [] 文书是我后的第一份工作，是我生涯的一个起点，我对此也加倍，尽最大努力去适应这一，。通过一年来的不断，以及同事、的，我已完全融入到了xx这个大家庭中，的工作技能也有了明显的提高，虽然工作中还存在这样那样的不足之处，但应该说这一年付出了不少，也收获了很多，我自己感到了，也逐渐成熟了。现在就xx年的工作如下：

一、以踏实的工作态度，适应工作特点

办公室是运转的一个重要枢纽部门，对公司内外的许多工作进行协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。每天除了本职工作外，还经常有之外的事情需要临时处理，而且通常比较紧急，让我不得不放心手头的工作先去解决，因此这些临时性的事务占用了很多工作，经常是忙忙碌碌的一天下来，原本计划要完成的却没有做。但手头的工作也不能耽误，今天欠了帐，明天还会有其他工作要去处理，因此，我经常利用休息时间来进行“补课”，把一些文字工作带去写。

办公室人手少，工作量大，特别是公司会务工作较多，这就需要部门员工协作。在这一年里，遇到各类和，我都积极配合做好会务工作，与部门同事心往一处想，劲往一处使，不较干得多，干得少，只希望把活动圆满完成。 今年是公司的效益与服务年，而办公室就是个服务性质的部门，我认真做好各项服务工作，以保障工作的正常开展。部门之间遇到其他同事来查阅文件或是调阅电子文档，我都会及时办妥；下属机构遇到相关问题来咨询或者要求帮助，我都会第一时间解答和解决。以一颗真诚的心去为大家服务。

二、尽心尽责，做好本职工作

一年来，我主要完成了一下工作：

1、文书工作严要求 1）公文轮阅归档及时。[找 到第一网-网上服务最好的文秘站点！]文件的流转、阅办严格按照公司规章制度及iso标准化流程要求，保证各类文件拟办、传阅的时效性，并及时将上级文件传达至各基层机构，确保政令畅通，《》()。待文件阅办完毕后，负责文件的归档、保管以及查阅。 2）下发公文无差错。做好分公司的发文工作，负责文件的套打、修改、附件扫描、红文的分发、寄送，电子邮件的发送，同时协助各部门发文的核稿。公司发文量较大，有时一天有多个文件要下发，我都是仔细去逐一核对原稿，以确保发文质量，一年来共下发红文 份。同时负责办公室发文的拟稿，以及各类活动会议通知的拟写。 3）编写办公会议材料，整理会议记录。每个月末对各部门月度计划的情况进行核对，催收各部门月度、计划，并拟写当月工作回顾，整理办公会议材料汇编成册，供总经理室参考。办公会议结束后，及时整理会议记录，待总经理修改后，送至各部门轮阅。

2、督办工作强力度

督办是确保公司政令畅通的有效手段，今年以来，作为督办小组的主要执行人员，在修订完善督办工作规程，并以红文的形式将督办工作制度化后，通过口头、书面等多种形式加大督办工作力度。抓好公司领导交办和批办的事项、基层对上级公司精神贯彻执行进度落实情况以及领导交办的临时性工作等，并定期向总经理室反馈。

3、内外宣传讲效果

宣传工作是公司树立系统内外形象的一个重要手段和窗口。今年在内部宣传方面，我主要是拟写分公司，做好《xx报[找到第一范文网-一站在手，无忧！]》协办的组稿工作，以及协助板报的编发，外部宣传方面完成了分公司更名、司庆祝贺广告、贺广告的刊登，同时每月基本做到了有信息登报。

4、秘书工作。 秘书岗位是一个讲心的岗位。各个部门的很多请示、工作都是经由我手交给总经理室的，而且有些还需要保密，这就需要我在工作中仔细、耐心。一年来，对于各部门、各机构报送总经理室的各类文件都及时递交，对总经理室交办的各类工作都及时办妥，做到对总经理室负责，对相关部门负责。因为这个岗位的特殊性，为了更好地为领导服务，保证各项日常工作的开展，每天我基本上6点多钟才下班。有时碰到临时性的任务，需要加班加点，我都毫无怨言，认真完成工作。

5、企业文化活动积极参与

一年来积极参与了司庆、员工家属会、全省、爬山活动、比学习竞赛活动等多项活动的和组织工作，为公司企业文化建设，凝聚力工程出了一份力。

一年来，无论在上还是工作能力上都有了较大的进步，但差距和不足还是存在的：比如工作总体思不清晰，还处于事情来一桩处理一桩的简单应付完成状态，对自己的工作还不够钻，脑子动得不多，没有想在前，做在先；工作热情和主动性还不够，有些事情领导交代过后，没有积极主动地去投入太多的精力，办事有些惰性，直到领导催了才开始动手，造成了工作上的被动。

新的一年有新的气象，面对新的任务新的压力，我也应该以新的面貌、更加积极主动的态度去迎接新的挑战，在岗位上发挥更大的作用，取得更大的进步。

〔办公室文书年终总结〕随文赠言：【受惠的人，必须把那恩惠常藏心底，但是施恩的人则不可记住它。——西塞罗】篇四：2012年单位办公室个人年终工作总结

在xx集团公司工作已经两年了，在集团公司领导的关心和指导下，在同事们的热情帮助下，我已完全融入到了“xx集团公司”这个大家庭。我认真履行工作职责，扎实工作，科学规范的做好日常事务工作，较好地完成了工作任务，个人的工作技能也有了明显的提高。虽然工作中还存在不足之处，但应该说付出了不少，也收获了很多，我自己感到成长了，也逐渐成熟了，工作模式上有了新的突破，工作方式有了较大的改变，现将本年度工作情况作简要的工作总结。

一、以踏实的工作态度，适应办公室工作特点。

办公室是总经理室直接领导下的综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，推动各项工作朝着既定目标前进的中心。

办公室是公司运转的一个重要枢纽部门，对公司内外的许多工作进行协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。在文件起草、提供调研资料都要为领导决策提供一些有益的资料、数据。面对繁杂琐碎的大量事务性工作(文书处理、档案管理、文件批转、迎来送往等)，自我强化工作意识，注意加快工作节奏，提高工作效率，冷静办理各项事务，力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错，至今基本做到了事事有着落。

1、认真做好集团公司的日常性工作。 (1)文书工作严要求。 秘书工作要求有较强的文字表达能力，材料的写作要求尽可能的详尽、准确，这样才能保证向领导反映准确信息，为及时决策提供可靠依据。 第

一、我坚持在自学的基础上，努力钻研业务，在观察中学习，积极向领导、其他部门和同事学习，仔细分析上级机关的材料，多进行换位思考，努力提高写作水平。

第二、我坚持读书看报，收看新闻。坚持做到勤思、常练、多改，努力提高文章质量，虚心与同事交流写作体会，汲取有益经验。 (2)公文轮阅归档及时。

文件的流转、阅办严格按照公司规章制度要求，保证各类文件拟办、传阅的时效性，并及时将上级文件精神传达至各分、子公司，确保信息畅通。待文件阅办完毕后，负责文件的归档、保管以及查阅。 (3)下发文件无差错。

我坚持做好公司的发文工作，负责文件的套打、修改、红头文件的分发，电子邮件的收送，同时协助各部门发文核稿。公司发文量较大，有时一天有多个文件要发，都是仔细去逐一核对原稿，以确保发文质量。 (4)文件归档。

认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作;公司所有的文件、审批表、协议书整理归档入册，做好资料归档工作;及时传达贯彻公司有关会议、文件、批示精神。

2、抓好集团公司办公物品的日常管理工作。

按照预算审批制度，组织落实公司办公用品的统计、采购和实物管理工作，完成购置办公用品、电脑配件等物品的配置工作。

3、理顺关系，办理公司有关证件。

今年年初和9月份公司搬家，需要办理相关的手续及证件。我不厌其烦的到各个部门去咨询，积极为公司办理各类证件。通过多方努力，我只用了月余时间，办好了营业执照正副本更换、企业机构代码证年审、公司土地证年审等等，充分发挥了个人的主观能动性。

二、加强自身学习，提高业务水平

由于办公室工作繁杂的特点，而自己的学识、能力和阅历与其任职还有一定的距离，所以总不敢掉以轻心，总在学习，向周围的领导学习、向书本学习、，向同事学习，这样下来感觉自己两年来还是有了一定的进步。

经过不断学习、不断积累，我已具备了办公室工作技能，能够比较从容地处理日常工作中出现的各类问题。在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面，我经过两年的锻

炼有了很大的提高，已能保证本岗位各项工作的正常运行，能够以正确的态度对待各项工作任务，热爱本职工作，认真努力贯彻到实际工作中去。我积极提高自身各项业务素质，争取工作的主动性，具备较强的专业心，责任心，努力提高工作效率和工作质量。

三、存在的问题和今后努力方向。

两年来，本人能敬业爱岗、创造性地开展工作，取得了一些成绩，但也存在一些问题和不足，主要表现在：

一是事务性工作纷繁复杂，减少了调研机会，从而无法进一步提高自己的工作能力。二是工作中不够大胆，总是在不断学习的过程中改变工作方法，而不能在创新中去实践，去推广。

第19篇：《文书工作与档案管理》期末试卷(A卷)

…………注…意…：……密…封……线…内…不…密要…答…题… ……密…封……线…外…不……要…写……姓…名… … 封 ……学……号… … … … ……班…级… … … … …… …违线…者…试…卷……作…零……分…处…理… ………………广东外语艺术职业学院成人高等教育

2012学年第 一 学期 三年 制2012级 初等教育专业

文书工作与档案管理课程 期末 考试试题

试卷类型：A 考试形式：闭卷

本试题共 六 大题， 3 页，满分 100 分，考试时间为 120 分钟，答案请写在答卷上，否则无效

一、填空题(每空1分，共1分×15空=15分) 1.文书，包含有私人文书和__公务文书_两大门类。 2.周朝注意文书的保管利用，重要的送__宗庙

_保存，并作为教化子弟的教材。 3.从行文方向的角度划分，文件可分为上行文、下行文和__平行文__三类。 向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，应当使用___报告___这一文种。 文件名称指的是具体公文种类的名称，“文件名称的用法”实指__公文种类___的用法。

公文标题一般应标明机关名称、___公文主题___、文种三部分。

根据《发文稿纸格式》，联合行文的公文，非主要承办的各有关单位负责人应在____会签___栏内签署核准意见及姓名与日期。

会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和__记账凭证__两种。

文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、_ 技术性 _ 等多重性质。

文书工作的具体内容有：文件的制作，___文件的处理__，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。

做好文书工作的意义重大：(1)是机关工作的____纽带

___，(2)是机关领导工作的助手，(3)是保守党和国家机密的一个重要环节，(4)为档案工作打好基础。 公文稿在送领导人签发之前应当由办公厅(室)审核把关，其意义在于：(1)可为领导人节省时间，(2)可使本机关各部门所起草的公文稿避免矛盾、重复和脱节现象，(3)可以__提高文件质量_，有利于文件的贯彻。

根据行文规则，有双重领导关系的机关单位，在下发重要文件给下级机关单位时，应当抄送给__另一个上级__机关单位。

14.拟文核稿要把“五关”，指的是：程序关、政策关、__事实关____、数字关、文字关。

15.案卷标题是对卷内文件的概括，标题的结构一般由作者、___内容__、名称(文种)组成。

二、单项选择题(在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确答案的序号填在题干的括号内。每小题2分，共2分×15题=30分) 1.我国从( D )开始，便有了较为系统的文书学著作。 A.唐宋时期 B.元明时期

C.清朝初期 D.二十世纪二十年代末期

2.民国时期上级机关对下级机关有所谕饬或差委时使用( B )这一文种。

第1页，共3页

4.5.6.7.8.9.10.11.12.13. A.令 B.训令 C.指令 D.批

3.( B )年发布的《国务院关于加强档案工作的决定》中，提出“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”。

A.1955 B.1956 C.1957 D.1958 4.( C )年，党中央发布《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》。

A.1949 B.1950 C.1951 D.1952 5.1931年我党( C )草拟了一个《文件处置办法》，对中央机关形成文件的编号、登记和管理工作等做了具体规定。

A.周恩来 B.毛泽东 C.瞿秋白 D.张闻天

6.国民党政府推行“文书档案连锁法”是在( B )。 A.1927～1932年 B.1933～1935年 C.1938～1945年 D.1946～1948年

7.按照现在规定，任免本机关一名中层干部，应当使用( C )。

A.命令 B.决定 C.通知 D.通报 8.( A )5月，党中央办公厅经党中央批准印发的《中国共产党机关公文处理条例》，是当今党的机关公文文种划分和使用的依据。

A.1996年 B.1997年 C.1998年 D.1999年 9.某跨国公司遇有减少注册资本等重大情况，应当发布( D )。

A.通告 B.通知 C.通报 D.公告 10.某市教育局向市财政局询问财务制度方面的一个问题，应当使用的文种是( C )。

A.请示 B.报告 C.函 D.通告 11.当今，国家行政机关主要文种及其使用方法，应当按照( C )年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》为准。

A.1981 B.1991 C.1993 D.1996 12.根据《公文格式》，( B )位于“标题域”之下，居中书写，用以注明法规文件或经会议讨论通过文件的批准或通过日期。

A.标题说明域 B.题注域 C.标题注释域 D.生效标识域

13.根据《公文格式》，公文的成文日期一般以( D )为准。

A.拟稿日期 B.核稿日期 C.审稿日期 D.领导人签发日期

14.根据《公文格式》规定，有条件的机关和涉外部门的公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准( C )型。

A.A2 B.A3 C.A4 D.A5 15.在司法文书中，法院代表国家行使审判权，按照审判程序，根据政策、法律对审理终结的案件就实体问题所作的处理决定，称为( A )。

A.判决书 B.裁定书 C.调解书 D.审结报告

三、双项选择题(在每小题的五个备选答案中，选出二个正确的答案，并将正确答案的序号分别填在题干的括号内，多选、少选、错选均不得分。每小题3分，共3分×5题=15分) 1.先秦时期产生、沿用至清朝的“檄文”，是一种( BC ) A.封赏文书 B.征伐文书 C.军事文书 D.法规文书 E.机关间的平行文书

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2.清代时臣僚们上报给皇帝的文书，主要有( CE ) A.咨呈 B.报告 C.奏本 D.启本 E.题本

3.公文具有与其他书面文字材料不同的特点，其中包括( CD ) A.必须由国家行政机关制成和发布 B.必须具有国家领导机关的权威

C.有特定的体式，并经过一定的处理程序 D.内容必须有关公务，并有现实效用 E.必须盖有领导机关的公章

4.会计文书中的帐簿，按其登记方式或用途分，除了总分类帐之外，还有( DE ) A.活页帐 B.订本帐 C.卡片帐 D.明细分类帐 E.序时帐

5.文书工作的基本原则是( AD )、安全。 A.及时 B.快捷 C.简便 D.准确 E.保密

四、名词解释(每小题4分，共4分×2题=8分) 1.文书学：文书学是研究文书和文书工作的理论、原则和方法及其产生、演变和发展规律的学科。

2.通用文书：各个领域的机关和部门普遍使用的，反映领导和管理活动的文件材料。

五、简答题(每小题7分，共7分×2题=14分) 1.我国封建社会时期文书工作有哪些主要特点? (1)文件的名称、用途、格式作了严格规定；

(2)文书工作组织已相当完备；

(3)形成了一套统一系统的文书处理制度；

(4)公文投递网已发展到相当的规模。

2.什么叫文书工作组织形式，有哪几种形式? 文书工作组织形式指的机关单位内部对文书工作的分工方式。有集中的方式，即机关单位的文书工作除承办、批办外，集中由办公室承担的形式；分散的方式，即机关单位的文书工作分别由办公室和其他业务部门分工承担的形式。

六、论述题(每小题9分，共9分×2题=18分) 1.请示与报告这两个文种有什么异同，使用时要注意哪些问题?

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(1)它们都是上行文，对于同级、下级机关，以及不相隶属的机关不能使用这两个文种；

(2)它们是两个不同的文种，不能写成“请示报告”混淆为一个文种；

(3)要求上级批复和批准的事项必须用请示；只是反映情况、汇报工作、提出意见和建议，不要求上级批复的必须用报告；

(4)请示必须一文一事，并且只能主送给一个上级机关；报告可以有综合性的，并且不限制主送机关的数量。

2.越级行文一般是不允许的，只有哪些特殊情况才可以越级行文?越级行文时应注意什么问题? 特殊紧急的情况；

上级交办并指定越级上报的事项； 对直接上级检举和控告事项；

经多次请示直接上级未得到解决而又急需解决的事项；

与直接上级有争议而又急需解决的事项；

催办、解答、询问事项，或无需经过直接上级的一般性联系事项。

越级行文时，除必须对直属的上级或下级保密的以外，一般都应抄送给他们。

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第20篇：文书工作与档案管理期末考试答案

五、名词解释

1、校队：是指以签发的原稿（即定稿）为底本，对膳印的校样进行格式和文字核对校正工作。

2、签发：是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。

3、文书文体：是为适应行政工作、公共事务管理的需要而形成的语文体式。就表达方式而言，它是一种兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点的应用文体。

4、检索工具体系：是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。

5、档号：是档案室在整理和管理档案的过程中，对档案的编号。

6、文书：是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应该性的和特定格式的文字材料。

7、文书的现实执行性：一是说文书有执行性。在有关职权范围内，文书一旦制发，就要贯彻执行，就要 处理有关事务。二是说在一定的时间内有执行性。

8、定稿：是文件的标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，它是膳印和发出的正式文件的标准和依据。

六、简答题

1、简述归档制度的内容

答:归档范围、归档时间、归档的质量要求、归档手续。 （1）归档范围：对于本单位、上级单位、同级单位，非隶属单位、下级单位形成的有保存价值的文件材料需归档保存。（2）归档时间：办理完毕的文件，一般应该在第二年上半年或6月底之前由文书部门整理后向档案室归档。（3）归档要求：①归档文件系统性方面的基本要求是：应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷，使案卷能正确地反映机关活动的基本面貌，以便于保管和利用。②归档案卷在技术加工方面应符合下列具体要求：案卷封面和各个项目均应填写清楚，特别是案卷题名（即标题）要确切简明地反映卷内文件的责任者（即作者）、内容和形式；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐张逐页编号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。

③向档案室的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份（一份经档案室签收后由移交单位保存）。

2、什么是“件”？“件”是如何定义的? 答：归档文件整理的单位

一是以“自然件”为一件，即一般的每份文件为一件；二是文件正本与定稿（定稿过厚的，也可单独为一件），正文与附件（附件数

2 量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件），原件与复印件，转发文与被转发文为一件；三是报表、名册、图册等可按其本来的装订方式，一册为一件；四是来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）合为一体。

3、审核公文的重点是什么？

答：⑴是否应由本机关办理⑵是否符合行文规则⑶内容是否符合国家法律、法规及其他有关规律⑷涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签⑸文种使用、公文格式是否规范

4、案卷目录和归档文件目录的区别有哪些？

答：案卷目录是由案卷对象编制的，反映每个案卷的情况，按照案卷排列顺序的；归档文件目录是以案卷内每个文件为编制对象，反映每个文件的情况，需要编制两份。

5、如何选用文种？（网）

答：应根据行文目的、发文的职权和主送机关的关系确定。

6、简述分送的方法？

答：⑴对于重要文件以及文书人员不能判定由哪个部门承办的文件应及时附送办公室部门负责人或领导人进行拟办或批办，然后根据批示意见进行分类⑵对那些属于日常事务性的已有明确分工的文件，按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。

7、简述签发的原则？

答：⑴以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的

3 负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发⑵由部门拟稿，以机关单位名义的发文，应先由部门负责人审稿和文秘部门负责人审核，再交领导人或主管该部门事务的副职领导人签发；以部门名义的发文，由部门负责人签发，其中涉及重要问题的或部门把握不准的发文，还应报领导人核签，或者报请领导人签发⑶经会议通过的发文，由会议主持人或秘书长签发；机关单位内部会议通过的，可由正职或副职领导人或者办公厅主任签发⑷与其他机关单位联合发文，应与有关机关单位会签。党政联合发文，凡属政府主管的工作事项，先由政府领导人签发，再送党委按规定审核后发文。

8、如何建立良好的库房管理秩序？

答：建立库房编号，装具排列编号，档案存放方式；维护位置索引、标示牌、代理卡

9、控制和调节温湿度的方法有哪些？

答：⑴对库房进行严格密封⑵使用增温增湿或者降温降湿等机械设备⑶通风⑷其他措施：可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿；放置木炭、生石灰等来降温

10、请示与报告的区别？（网）

答：⑴内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。⑵侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。⑶行文目的不同。请示的目的是请求上级机

4 关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。⑷行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。⑸报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。⑹篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。⑺标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x x x关于x x x x x x的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x x”x关于x x x xx x的报告。⑻结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。⑽处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。

11、举例说明案卷标题的基本结构是什么？ 答：发文机关+事由+文种

12、档号的结构有哪些？

答：全宗号、暗盒目录、暗盒号、页号或件号

七、技能题

1、答：⑴特点：简单、运用广泛、用于档案数量少的单位

⑵文件所属年度确定：①文件上有属于不同年度的几种

5 日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据②法规性文件以批准日期为依据③领导性文件以签署日期为根据④会议记录以开会日期为根据⑤计划、总结以内容针对时间为依据⑥文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期⑦通过分析文件内容来判定日期。

2、

3、

4、组织机构分类法。

两级：组织机构+年度 规模不大

三级：保管期限+组织机构+年度

5、文件传阅，是指将公司收进的非办理性文件，按特定的范围，组织有关人员进行阅读，借以学习、了解有关方面的工作情况。这一工作通由秘书人员负责组织。主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人，依次，直到传完为止。这种传阅方法好处很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去处；第二，可以避免文件丢失、乱丢和积压等问题发生；第三，可以随时合理地调整阅文次序，加强阅文周转速度。 除上述传阅方法外，有条件的公司应建立专门的阅读室，由文书工作人员进行管理，有关阅读对象尽量到阅读室阅读文件。可以减少往返传递的时间和手续，提高阅文效率，安全保密，应提倡这种方法。

八、论述题

1、题目上

2、试述档案价值鉴定的程序？

答：

3、档案库房“八防”措施的具体内容？

答：⑴防火—要求在装具的选用、电器及其线路的安装等方面消除一切隐患，还必须设置消防器材⑵防盗—要求库房门窗坚固（最好安装防盗门），尽量安装防盗报警装置，离开库房时严格检查并锁好房门⑶防水—要求库房建在地势较高、有利于防洪的位置，库房内及附近不能有水源⑷防潮—要求每天测量库房湿度，发现湿度过低时及时调整⑸防霉—要求定期检查档案文件，放置防霉药品，发现有霉变迹象应及时通风⑹防虫—要求入库时对档案进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫药品，搞好库房卫生，破坏虫子的生存环境⑺防尘—要求库房及装具有良好的密封性，并搞好库房及装具卫生，保持清洁⑻放光—要求库房尽量无窗；若有，也应尽可能的小，安装磨砂玻璃、带花纹的或有色的玻璃，并配置窗帘，照明灯具应为白炽灯。

4、文书整理归档的基本步骤和方法？

答：编制分类方案目录、初步整理、系统整理、归档。在一年实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，拟制出归档文书的类别和条目；在整理的过程中，应定期进行检查，通过检查熟悉归整，纠正把文件规错类别的现象；

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