陕西电子信息国际商务有限公司
关于档案管理办法实施方案
第一章 总则
第一条 为建立健全公司档案管理制度，使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。
第二条 公司档案主要是指公司在各种活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文书、数据、图纸、图片、录音、录像等资料。
第三条 公司档案工作实行统一领导与分级管理相结合的原则。
第四条 本办法适用于公司全体员工。
第二章 档案分类与内容
第五条 结合公司实际情况，对档案进行分类管理。可分为陕西电子信息国际商务有限公司和上海桦霖国际贸易有限公司档案。
第六条 档案内容即归档范围。公司档案由文书档案、项目档案及音、影像资料等组成。其中文书档案由以下部分组成：
（一）综合类：上级下达的有关文件、批复、规定等资料；集团公司办公会、专题会议、党政联席会、党工委会议及管办公司联席会、专题会议及董事会的会议纪要；公司组建、变更设计资产产权变动等方面的资料。
（二）劳动人事类：公司员工聘任、解聘、工资、福利、劳保、退养、奖励、考核、培训等文件资料。
（三）党群类：党务、工会、共青团、妇女活动中形成的重要文件资料。
（四）财务类：公司资金管理、成本管理、投资管理、经济核算资料，年度预决算及各类财务统计凭证、财薄及报表。
（五）审计监察类：上级有关规定和公司在监察审计过程中形成的资料。
（六）固定资产管理类：设备购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改造过程中形成的资料。
（七）基础设施建设类：包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的资料文件。
（八）业务经营类：业务计划及执行情况资料，担保、投资原始资料和评估、评审、监管的各类操作管理文件、各类合同、协议，抵押、质押的各类法律文件和文书及有关商务纠纷的重要文件等。
（九）外事类：公司与其他业务单位进行业务合作、业务交流等文件资料。
第三章 档案管理部门与职责
第五条 档案管理应有相关部门负责。
（一）公司档案集中统一管理部门为办公室。
（二）根据公司实际情况及项目需要，各部门需分别负责该部门及项目类的档案管理工作。
第六条 档案管理部门应明确档案管理职责。
（一）办公室设立档案室，由办公室主任负责公司档案的集中统一整理归档，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。
（二）公司各部门指派档案管理工作人员，专门负责本部门项目资料的收集及整理工作。
第四章 档案管理要求
第七条 归档时间
（一）综合类文书资料（包含集团公司文件、会议纪要、通知、通报等，公司发文、会议纪要、通知、通报等）及合同类资料在流转完成之后，应立即交予办公室整理存档。
（二）项目资料应在项目工程完结后立即整理归档，归档资料的完整性由各部门专职人员负责，规范管理由办公室人员负责，并将完整项目资料统一交办公室整理归档。
（三）规划类资料由相关部门专职人员负责，年终时统一交由办公室整理归档。
（四）财务类、审计监察类及固定资产管理类资料在财政年度结束后，暂由财务部保管。
（五）音频、影像资料由办公室定期统一整理归档。 第八条 归档要求
（一）公司各部门应严格按照归档时间进行归档。
（二）公司办公室制定出统一的目录格式（见附表一），要求各部门档案管理人员采用统一格式填写电子版和纸质版目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由归档部门留存，任何人不得据为己有或拒绝归档。
（三）归档的文件资料应完整、准确地反映公司在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司领导签发的原件。
（四）归档的文件资料应由各部门档案工作人员加以系统整理，认真填写目录（电子版及纸质版）备案。
第五章 档案管理
第九条 档案的保管。公司档案管理实行办公室统一整理归档，各部门配合管理的原则，各部门应按照归档时间、归档要求保管档案。
（一）公司必须有专门的档案室，配用专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施；各部门档案管理有专门的档案柜，配备专用钥匙等。
（二）公司办公室档案管理人员要定期对各部门整理档案对照目录进行检查、清点，发现有破损、遗漏等现象应及时修补、复制或进行其他技术处理。
第十条 归档资料及档案的移交
（一）档案管理人员接受归档资料及档案时要认真验收，严格履行交接手续，填写档案交接单（见附件二）。管理人员调动工作时，必须办完移交手续后方可离岗。
（二）公司各部门发生变动、撤销时，应及时将原由原部门管理的档案交至办公室档案管理人员处。
第十一条 档案的利用
（一）档案管理人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确的提供利用档案信息。
（二）档案的借阅
1、公司各部门查阅档案要在档案室进行。员工查阅档案时应填写《档案查阅单》（见附件三），经档案管理人员批准后方可查阅。
2、公司档案文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须认真填写《档案外借单》（见附件四），经公司分管领导批准，并严格归还期限，档案管理人员在核对无误后方可收回。《档案外借单》一式两联，借阅人和管理部门各执一份。
3、具有密级的档案文件原则上不得复印，若特殊情况密级文件有公司分管领导批准后方可复印，复印人在复印件用完后自觉销毁，以防泄密。
4、公司各部门查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门负责人批准后，再根据查阅手续进行查阅。
5、外单位人员查阅或使用公司各部门的档案，需持单位介绍信，并加盖单位公章，严格按照档案管理办法执行。
6、档案利用者，在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经审批程序，不得擅自传阅、转借、复制档案资料。
（三）开发使用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。
第六章 附则
第十七条 本办法经公司联席会讨论通过。 第十八条 本办法由公司办公室负责解释，实施。
第十九条 本办法自发布之日起实行。
附件1：公司文件资料归档范围与保管期限表 附件2：档案目录格式 附件3：档案移交单附件4：档案查阅单附件5：档案借阅单附件6：档案借阅登记表
附件一：
公司文件资料归档范围与保管期限表
一、综合类
（一）公司组建资料（永久）
1、申办公司的报告与批件
2、公司章程
3、资金证明
4、场地证明
5、法定代表人任命书
6、注册登记的函件与批件
7、营业执照正本（副本）及复印件
7、税务登记证正本（副本）及复印件
8、组织机构代码证正本（副本）及复印件
（三）集团公司下发红头文件及会议纪要
（四）公司向上级领导的请示与上级领导的批示
1、方针政策性的重要业务问题（永久）
2、一般业务问题（短期）
（五）公司会议纪要（永久）
1、集团公司下发的有关公司的决定性或相关事项的会议纪要
2、公司联席会会议纪要
3、公司专题会会议纪要
4、公司董事会会议纪要
（六）各级领导视察、检查公司工作时重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、影像资料（永久）
（七）公司领导在重大活动的讲话（永久）
（八）公司启用或更改印信、徽标的通知（永久）
（九）公司机构、名称等变更的报告、批复、通知（永久）
（十）公司年度总结报告（永久）
（十一）公司发展规划、年度计划（永久）
（十二）公司大事记（永久）
（十三）公司荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯（永久）
（十四）公司内部机构调整与设置的报告、批复、通知（长期）
（十五）公司制定的各类规章制度（长期）
（十六）公司与外单位经济纠纷诉讼案件资料（长期） （十七）公司形象宣传资料（长期） （十八）公司内部刊物（长期）
二、劳动人事类
（一）公司领导任职通知（永久）
（二）公司董事长、总经理（含副职）、财务负责人等公司领导的聘任与解聘通知（永久）
（三）公司职工名册（永久）
（四）工资册（永久）
（五）公司各阶段组织结构图（永久）
（六）公司与职工签订的招聘录用合同等资料（长期）
（七）公司职工辞退、除名、退休的通知（长期）
（八）公司制定的劳动人事管理制度（长期）
（九）公司的工资、奖金福利分配方案（长期）
（十）公司劳动工资年报（长期）
（十一）公司历年内部薪配调查结果（长期）
三、财务类
（一）财务管理类（永久）
（二）会计档案类（长期）
四、规划项目工程类
（一）规划设计类图纸（永久）
（二）规划设计类合同及协议书（永久）
（三）规划设计类文书资料、会议纪要等（永久）
（四）招投标文件类
1、中标资料（永久）
2、投标文件在一项工程完结后，中标人投标文件应永久保存，未中标投标文件，在工程审计结束后可销毁。
（五）合同及协议书（永久）
（六）产品类图纸（永久）
五、固定资产管理类
（一）购置设备的申请、协议书及购销合同（长期）
（二）验收与调试资料（短期）
（三）使用与维修资料（短期）
（四）设备更新资料（长期）
六、外事、招商类
（一）公司与国外或国内进行业务合作的意向书、协议书、备忘录、会议纪要（永久）
（二）公司外出考察报批文件（长期）
（三）公司人员外出进行参加业务交流会和业务洽谈的资料（长期）
（四）公司参加国际国内会议资料（长期）
（五）外宾来公司参观考察的相关文件（长期）
（六）上级印发的外事类保密文件（短期）
七、审计监察类
（一）公司主要负责人离任审计的通知、报告、结论、决定、证明资料（永久）
（二）公司自查报告（长期）
（三）监察调查结果与处理决定（长期）
（四）一般审计事项的通知、报告、结论与调查资料（短期）
八、党群类
（一）党组织建设的文件（长期）
（二）公司党员违纪处理资料（长期）
（三）党支部工作总结、计划（长期）
（四）党支部会议记录、纪要（长期）
（五）评选优秀党员及表彰资料（永久）
（六）工会工作计划、总结（短期）
