xxx集团有限公司 会计档案管理实施办法
第一条 为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）的规定,结合本公司实际情况，制定本办法。
第二条
会计档案管理部门
1、集团公司档案主管部门和财务管理处共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由集团公司财务管理处、二级核算单位财务部门分级负责。集团本部财务管理处负责会计档案的入库集中管理，由财务管理处指定专人负责在专门地点保管。二级单位的财务机构负责本辖区的会计档案临时归档管理。二级核算单位的行政负责人应保证本单位的会计机构独立封闭的财务办公场所，会计档案存放的专门用房。会计档案保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2、财务管理处及集团公司内部有关的项目部、分公司、子公司，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三条
会计档案归档的范围
1、会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
2、会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
3、财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告及其附表、审计报告。
4、财务金融资料，包括银行对账单、银行存款余额调节表、金融授信及贷款合同。要求报表报送主体单位每月把报表汇总范围内的银行存款对账单汇总装订成册。国外办事处、项目部银行对账单扫描到国内，由中煤国际财务部审核和核对后装订成册。
5、税务资料，纳税申报表、税务审计报告、增值税和普通发票存根联、增值税抵扣联及汇总册等；
6、其他会计资料，包括会计档案移交清册、会计档案保管清册（目录）、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见数、内部审计报告、经济活动分析报告等其他具有保存价值的会计资料；
7、会计电算化资料：包括会计软件安装系统盘、使用手册、会计套账定期（年度）备份电子文档、年度财务报表电子文档及读取平台。 第四条 会计档案的整理
1、各单位的会计机构、海外会计组、项目部会计人员按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计记账凭证、报表和其他会计资料装订成册，会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
2、会计凭证
按月立卷。每月将凭证装订成册，根据凭证多少，凭证可分散多册装订，做到整齐、牢固、美观。月末统一登记案卷目录，每月立卷一份。 装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
3、会计账簿
手工核算的会计账簿，应按《会计基础工作规范》进行立账、登记和结账。
实行会计电算化的单位，会计核算总账、明细账应在年度结束后次年2月底前打印并按规范装订成册。
会计账簿的装订应符合要求。装订顺序为账簿封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 会计账簿应注明所属年度及账簿名称和编号。 账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。
4、会计报告、税务申报表、增值税抵扣联汇总册
会计报告编制完成并按时报送后，报表封面应经财务机构负责人、总会计师、单位负责人签字。留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
税务申报表、增值水抵扣联按月装订，年度终了统一归档保管。
第五条 会计档案资料的归档保管
1、集团本部财务机构核算单位，当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入集团本部会计档案室并由专人保管。
2、驻外独立核算的项目部，项目会计档案由项目部财务部门保管，项目部撤场时，当年会计档案移交项目所属单位财务机构保管，以前年度会计资料存入集团档案室并由专人保管。
3、驻外区域办事处及其核算的项目部会计档案资料，5年以内的会计档案，由其财务机构按本会计档案管理办法归档管理，期满后存入集团本部会计档案库并由专人管理。
4、境外办事处及其项目部会计档案资料，由其财务机构按本会计档案管理办法管理，每年的会计资料归档清册报送一份集团本部会计档案室归档，境外机构撤销时，应向集团本部会计档案室移交全部会计档案资料。国际业务主管部门财务部每年应对境外办事处财务机构会计档案进行至少一次检查和指导监督。
5、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅等一系列工作。
6、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收，由会计机构负责人和档案管理部门负责人鉴交。
第六条 会计档案的借阅使用
1、单位内部会计人员借阅会计档案，应办理登记审批手续。会计档案借阅由会计所在单位会计机构负责人审批。单位内部其他人员需借阅会计档案的，由所在单位会计人员办理。
2、借阅会计档案，一般不允许将会计资料拿出档案室。单位内部会计人员需将会计档案借出档案室的，应经集团公司财务机构负责人审批。会计档案管理员履行档案借出、归还登记手续，在归还时，应查验会计档案资料的完整性，及时归档。单位保存的会计档案不得对外借出，根据国家有关规定必须借出的，需经集团公司主要负责人审批，并严格按规定办理相关手续。
3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，严禁纂改、调换和损坏会计凭证及其他会计资料。对外复制提供会计凭证、账簿、报表应经集团公司财务负责人或单位负责人审批同意。
第七条 各种会计档案的保管期限
1、会计原始凭证和记账凭证保管30年。
2、会计账簿：总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿保存30年。固定资产卡片、固定资产台账保管期限为固定资产报废清理后保管5年。
3、会计报告：月度、季度、半年度财务会计报告保存10年，年度财务会计报告、年报审计报告永久保管。
4、会计金融资料：银行存款余额调节表、银行对账单保存10年。
5、税务资料：纳税申报表、税务审计报告、增值税和普通发票存根联、增值税抵扣联及汇总册保管期限为10年。
6、会计档案管理资料：会计档案移交清册保管30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。
7、其他会计资料保管期限为10年。
第八条 会计档案资料归档前的保管
1、会计档案资料集中归档进入集团公司会计档案库或二级单位临时会计档案库前，财务机构负责人应明确各会计核算主体的会计档案保管人员，并定期对未入库的会计档案资料进行检查。入库前的会计档案资料一般应由核算本单位套账的主办会计保管并承担保管责任，由多个会计共同核算同一套账目的，财务机构负责人应指定其中一人保管。
2、各单位负责人或财务机构负责人必须为会计人员提供保管临时会计档案资料的场所、设施和设备，并符合防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
3、保管会计档案的会计人员应对会计档案加强日常安全管理，注意保密，防盗防丢失。发现会计资料偷盗或遗失应立即报告单位负责人和财务机构负责人，并采取相应紧急救治措施。
第九条 会计档案的销毁
1、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限。可以销毁的会计档案，应编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第十条 会计档案管理员职责
1、认真贯彻执行国家《会计档案管理办法》和公司会计档案管理工作的规定，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
2、做好会计档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用工作。电算化档案还要做好防磁、防潮、防尘，保证其完整无缺，有效利用。
3、对移交的会计档案，应当编制会计档案移交清册，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理人员应当会同会计主管人员、经办人员共同拆封整理，以分清责任。
4、负责会计档案调阅工作，会计档案的调阅要严格按照公司规定的调阅手续进行办理。
5、负责定期检查会计档案的到期情况，按规定办理会计档案的移交、销毁手续。
6、接受上级主管部门的业务指导和监督检查。
7、定期向领导汇报档案管理情况。完成领导交办的其他任务。
第十一条 任何个人不允许私自藏匿会计档案资料，并因此承担相应法律责任。
第十二条 处罚
1、因管理原因导致会计档案资料遗失，由保管人员承担相应责任，并处以不低于5000元的罚款，财务机构负责人、档案管理部门负责人和单位负责人承担领导责任。
2、年度终了或会计档案临时保管期限届满6个月内，未按本规定及时办理会计档案移交入库集中管理的，由集团财务管理处责成相关单位或部门在30天内整改到位，并对相应单位财务机构负责人和主办会计处以每次1000元的罚款。
第十二条 附则
1、自本办法下发之日起
60天内，各单位完成本单位的会计档案自查，对照本办法完成会计档案的归档整理和入库。
2、本办法自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。
年 月 日
