档案管理办法
1.目的
为了规范公司的档案管理,充分,合理利用档案资料为公司发展和业务工作服务,特制订本办法.
2.适用范围
本办法适用于公司所有部门所有档案的管理工作,具体包括综合档案,内部人事档案(人事档案似乎应该在人才交流中心),项目档案,技术档案,工程档案和会计档案的收集,整理,制作,归档,立卷,编目,存放,使用,鉴定,销毁等活动.本办法对会计档案管理做出原则性要求,其具体规定应参照公司《会计档案管理办法》.
3.职责
总经理办公室是公司档案管理的主管部门,负责公司档案管理制度的制定,检查,落实监督与指导,并负责公司综合档案和内部人事档案的管理工作.
市场部负责项目档案的统一管理工作,并负责公司市场采购档案管理工作.
技术部负责技术档案的管理工作,并负责项目档案中相关部分的收集,整理.
工程部负责工程档案的管理工作,并负责项目档案中相关部分的收集,整理.
财务部负责会计档案的管理工作.
总经理办公室主任是全公司档案管理工作的领导者和责任人,各业务部门经理是本部门档案管理的责任人,各部门应指定固定人员负责本部门相关档案管理工作.
4.档案的内容与范围
公司档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的记录,资料,包括企业管理,经营策划,技术开发,工程管理,合同管理,市场销售,采购管理,售后管理,人员管理,财务管理和行政管理等各个方面活动所产生的不同载体的记录资料.上述资料均在存档范围之列.
4.1以下内容资料属于综合档案的范畴
4.1.1重要的会议材料,包括会议的通知,报告,决议,总结,重要讲话,典型发言,会议简报,会议记录等.
4.1.2政府机关发来的与本公司有关的决定,决议,指示,命令,条例,规定,通知等文件材料.
4.1.3本公司对政府机关的请示及其批复,以及本公司其它对外发文和与有关单位来往的文书.
4.1.4本公司的各种工作计划,总结,报告,通知,通报,请示,批复,会议记录,统计报表,简报以及反映公司主要业务活动的报告,总结.
4.1.5 本公司印信管理存根,登记记录和审批记录.
4.1.6本公司管理干部任免的文件材料以及关于职工奖励,处分的文件材料.
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4.1.9本公司职工劳动,工资,福利方面的文件材料.
4.1.7本公司的历史沿革,大事记及反映本公司重要活动的剪报,照片及音像资料等.
4.1.8本公司与有关单位签订的合同,协议书等文件材料(工程项目合同,分包采购合同及其技术协议除外).
4.1.9 公司各种证书,证照等.
4.1.10各部门业务活动产生的不在业务档案存档范围以内的记录与文件
4.2以下内容资料属于项目档案的范畴
4.2.1项目的初步论证报告(包括商务可行性,技术可行性和运营可行性论证部分).
4.2.2项目招标书等招标文件.
4.2.3项目方案初步设计及其任务安排与审核记录.
4.2.4项目投标书及其制作审核记录.
4.2.5项目合同及技术协议.
4.2.6中标通知,项目内部交接记录.
4.2.7项目技术联络会,项目专题协调会,设计评审会,项目总结会等有关会议的会议纪要及其落实情况记录.
4.2.8项目技术提资材料,变更及审核批准记录.
4.2.9项目设计输出,设计变更,设计图纸会审记录.
项目整体计划,施工计划,设计与技术支持工作计划,采购计划,开工报告以及项目各期现场工作计划等.
4.2.10项目分包采购合同及技术协议.
4.2.11项目经理工作手册与工作日记,以及各方联系,设备到货,开箱验收,质量检验,安装调试记录,施工签证,验收材料,竣工报告等各种施工过程记录.
4.2.12项目总结及项目设计工作,采购工作,施工工作总结,各期现场工作总结等.
4.3以下内容资料属于市场采购档案的范畴
4.3.1 市场调研材料与分析报告.
4.3.2产品推介材料.
4.3.3本公司客户关系资料.
4.3.4合格分包商,供应商名录;分包商,供应商考察,评价记录等.
4.4以下内容资料属于技术档案的范畴
4.4.1实验分析报告等实验室文件.
4.4.2典型设计的设计输出.
4.4.3投标项目初步设计的设计输出.
4.4.4中标项目设计的设计输出.
4.4.5技术开发文件资料.
4.5以下内容资料属于工程档案的范畴
4.5.1每期公司工程项目实施计划,工作安排.
4.5.2每期公司项目进度总表.
4.5.3公司项目工作总结.
4.5.4工程技术标准与项目经理工作手册.
4.6以下内容资料属于会计档案的范畴
4.6.1公司的会计凭证.
4.6.2公司的会计帐簿.
4.6.3公司的会计报表与财务报告.
4.6.4公司的会计文件.
4.6.5公司项目会计台帐及其它有保存价值的会计资料.
4.7以下内容资料属于内部人事档案的范畴
本公司人员登记表,职位申请表等.
5.档案管理的程序
5.1档案的收集
5.1.1公司所有人员在工作过程中应严格遵守公司业务规程,并按照业务规程要求做好记录,并将工作形成的文件与相应的记录文档妥善保存.
5.1.2项目档案分未中标项目和中标项目,分别在开标后和项目验收后收集,整理.对于项目档案立完工工程卷,未完工工程资料整理成册.
5.1.3会计档案资料分类收集整理.其中,会计凭证应按月,按编号顺序每月装订成册,标明月份,季度,年起止,号数,单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单,审核,记帐,主管),由总经理指定专人归档保存,归档前应加以装订.会计报表应分月,季,年报,按时归档,由总经理指定专人保管,并分类填制目录.
5.1.4其它各类档案在每年一月中旬至二月中旬定期收集,整理上年度档案资料.对于文书档案,当年立前一年的卷,并预立当年的卷.
5.1.5收集由各部门指定的档案管理人员负责,档案管理人员应按照负责的档案管理范围列出需归档资料清单,有关人员应按照归档资料清单提供资料.档案人员在接收文件时要认真进行清点和检查,对不符合归档要求的要拒绝接收,并督促规范提供.对接收后的档案要逐一进行登记,形成移交
记录,移交人,接收人,接收日期及内容要填写齐全完整.
5.1.6一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档.会议文件由会议主办部门收集归档.
5.1.7任何部门和个人不得拒绝归档或将材料据为已有.
5.1.8因管理不善或不能按要求及时归档,造成文件资料遗失的,应追究当事人及部室主管领导的责任,并与年终考核兑现挂钩.
5.1.9员工因工作岗位发生变动,须向本部室办理文件资料交接手续后方可办理调离手续.交接不清的,不予办理调离手续.
5.2档案的整理,分类和立卷
5.2.1公司档案一般以问题特征为主,立小卷,一事一卷,根据分类和成立时间整理.
5.2.2公司档案根据不同价值确定保管期限,而分为永久,长期,短期等三类.
5.2.3文书档案按年度,保管期限,内容分别组卷,依次排放;音像资料,证书(照)分类排放.项目档案按年度,项目名称,流水号,前期资料,项目设计,采购资料,施工管理资料,售后服务等分别组卷依次排列;技术档案按照年度,类别,名称,流水号等分别组卷依次排列;内部人事档案按姓氏依次排列;财务档案按年度,凭证,帐薄,报表,项目台帐,其它分别排列.
5.3档案的保管与存放
5.3.1公司档案按照档案管理职责归口管理存放.各部门存放的档案应做到分类科学,目录齐全,内容完整,便于查找.各部门每半年应将档案管理状况报总经理办公室备案.
5.3.2各部门指定的档案管理人员要采取有效措施对档案进行安全保管,对所有资料必须进行分类编目,并建立清晰的台帐.
5.3.3公司所有档案目录按科学的方法统一编制成册,建立详细的公司档案分类目录,供有关业务部门查阅.
5.3.4档案文件应编写件号按顺序摆放在档案盒内,盒内应有卷内目录.档案盒上要注有卷号,按顺序依次排列在专门的档案柜内.档案柜上要标明卷号,便于档案的查找,利用.
5.3.5档案柜存放处必须具备良好的通风环境,保持清洁和适宜的温度,注意防火,防盗,防潮,防光,防高温,防有害生物.
5.3.6对破损的档案要及时进行修复.
5.4档案的使用
5.4.1利用档案要严格借阅制度及审批手续,根据档案的机密程度和业务性质,确定不同的利用范围.档案密级依照公司的《保密制度》,分为绝密,机密,秘密三种,其余为普通档案.档案限制利用范围参照公司的《保密制度》执行.
5.4.2总经理办公室综合公司档案管理情况编写档案目录,以方便使用,并可根据档案的使用范围,适当复印部分档案,供各业务部门使用.
5.4.3公司内部人员借阅许可密级的档案资料,需办理借阅登记手续.
5.4.4凡查阅,复制,摘录经济合同,商务标书,会计档案等档案资料须经总经理批准.其它越限阅档须经档案管理部门负责人批准,特殊的须经总经理批准.
外单位人员前来查阅档案资料时,需经总经理批准,由相关业务部门的工作人员到总经理办公室办理登记手续后方可代查.
5.4.5公司商业秘密档案和知识产权档案不得携带外出,未经批准不得复制.
5.4.6重要档案(如各类批文,证照原件等)一般情况下,只提供当场查阅,特殊情况需复印和借出时,必须填写申请单,报请总经理批准.
5.4.7借出的文件资料要妥善保管,不得损坏或遗失,不得私自转借他人,不得随意涂改,使用完毕后立即归还公司档案室.
5.4.8档案借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料,情况特殊者可加写说明,主管领导签字后续借.借用重要档案当日必须归还,其他档案资料借用时间不得超过七天.若到期不能归还,又未办理续借手续,档案管理人员应及时催还档案.愈期仍未归还者,报总经理办公室强制其归还档案,并给予处分.
5.4.9丢失重要文件者,应负责补办文件,并承担补办手续费和相关损失.丢失技术变更单或其他单据,造成公司经济损失者,处以损失费用二倍罚款.丢失其它文件,给公司造成重大经济损失者,酌情给予经济处罚.
5.4.10对档案进行涂改,抽换,盗窃,隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,除追究相应责任外,还要根据所造成的损失进行相应的经济处罚.
5.4.11档案保管或借阅过程中,如因人力不可抗拒的原因造成损失,可报领导审批,视情况予以减免赔偿金额.
5.5档案的保管年限,鉴定与销毁
档案文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
5.5.1永久保存的档案包括:公司章程,股东名簿,组织规程及办事细则,董事会及股东会会议纪要,财务报表,政府机关核准文件,不动产所有权状及其他债权凭证,工程设计图,项目档案,印信登记,公文登记,重要公文及其他经核定须永久保存的文书.
5.5.2长期保存的档案包括:预算决算书类,会计凭证,事业计划资料及其他经核定须保存10年的文书.
5.5.3短期保存的档案包括:期满或解除的合约和其他经核定须保存3年的文书.
5.5.4规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存.
5.5.5档案超过保管期限,须经过由公司高管,专业技术人员,档案管理人员组成的档案鉴定组的鉴定.经鉴定审批确无利用和保存价值的,要逐一登记造册后方可申报销毁或加盖作废章暂存;经鉴定仍有保存价值的档案,可适当延长保存时间.
5.5.6各类档案的销毁须报主管副总审核,总经理批准,由档案管理部门,档案生成部门和总经理办公室档案管理员共同销毁.
6.记录
《归档资料清单》,《档案交接单》,《卷宗目录》,《档案借阅登记簿》.
