档案管理办法
1 目的和范围
1.1 目的：建立健全公司档案管理网络，维护公司档案的完整、准确与安全，使公司档案管理工作基本实现制度化、规范化、标准化。
1.2 范围：适用于公司党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备类、会计类及声像照片类归档文件的建档工作。 2 术语定义
2.1 归档文件：指公司在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为管理类档案保存的各种文件材料。
2.2 归档文件整理：指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3 职责
3.1 公司办公室是档案工作的归口管理部门，负责统一管理本公司档案工作，建立健全档案管理网络，维护本单位档案的完整、准确与安全。
3.2 公司各职能部门根据职责分工负责及时做好文件材料的收集、整理和归档工作。
4 文件材料的归档及日常管理
4.1 文件材料的收集、整理和归档应当依据《东风汽车公司档案整理规则及分类建档规范》，以确保归档的各类文件材料完整、准确和系统。
4.2 各职能部门对文件材料的收集、归档工作要列入各项工作的管理程序；列入生产、经营和管理等各项活动的工作计划；列入职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
4.3 各职能部门有关产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程项目竣工验收、外购设备、仪器开箱验收等有关活动，必须通知档案人员参加，由档案人员负责文件材料的验收。凡没有完整、准确、系统的文件材料的不能进行鉴定和验收。 4.4 归档文件材料纸面要清洁，空白处不得有无关文字或符号。
4.5 员工因公出差、出国、外出考察、学习和参加各种会议等过程中收集的重要文件材料应按规定及时上交档案室整理归档，凡未上交档案室的，按照出差管理规定财务部不予报销差旅费。
4.6 档案人员应对各部门移交的各类档案认真检查，检查合格后交接双方在移交清单（一式两份）上签字，正式履行移交手续。
编写部门：公司办公室 编号： 4.7 文件材料归档后不能更改。
4.8 档案的整理和摆放应合理、规范，便于保管和利用。
4.9 档案应安全存放，存放地点及环境应符合国家和上级主管部门的规定。 4.10 单位员工在离职前，必须先清退应归档的文件材料和归还借阅的档案，经档案室签字确认意见后，方可办理离职手续。 5 文件材料的归档时间
5.1 公司文件材料：每年度的文件材料各职能部门应在次年三月底前进行移交，档案室应在次年六月底前整理和归档完毕。
5.2 产品技术文件材料：新产品开发在试制定型后归档；定型产品在投产后归档；工艺、工装在调试合格后归档。
5.3 科学技术研究文件材料：科研课题已完成并经过鉴定或评审、验收后三个月内必须归档；研究周期长的科研课题可分期归档，待完成后，经补充或修改后再全部归档；取得负结果或因故中断的科研课题，在批准中止时应及时归档；对在归档后形成的文字材料，如获奖证书、用户反馈信息等，科研课题负责人应及时移交档案室归档。
5.4 设备文件材料：设备购置、验收阶段文件材料在设备投入安装调试前归档；设备安装调试阶段文件材料在安装调试完毕投入正常使用前归档；设备维修文件材料应于设备维修结束后归档；设备使用管理文件材料应在其形成后及时归档。 5.5 基本建设文件材料：在项目实体完成后三个月内将项目文件归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档。对重大、复杂工程施工周期较长的项目，可在工程项目告一段落后，先作阶段性归档，待工程项目竣工验收后两个月内再全部整理归档。
5.6 会计材料：按会计年度归档。每两年移交一次。
5.7 声像照片材料：每年度形成和积累的声像照片材料，须在次年六月底前整理完毕并归档。 6 归档范围
附件1 公司文件材料归档范围
附件2 产品技术文件材料归档范围 附件3 科学技术研究文件材料归档范围 附件4 设备文件材料归档范围 附件5 基本建设文件材料归档范围 附件6 会计材料归档范围 附件7 声像照片材料归档范围
7 本办法由公司办公室编制；本办法由公司办公室解释。
2009-04-29发布 2009-04-29实施
公司办公室 发布 附件1： 序号 一 党群工作 1 党委工作 （1） 党代会、党委扩大会会议文件材料 （2） （3） （4） （5） （6） （7） （8） 2 （1） （2） （3） （4） （5） 3 （1） （2） （3） （4） 二 1 （1） （2） （3） （4） （5） （6） 2 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） （8） （9） （10） 公司文件材料归档范围 归档范围 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 负责部门 党委全委会、团委会、常委会议记录与纪要 党委民主生活会记录与纪要 党委年度工作计划、规划、总结 党委作出的决议、决定、指示、通报、批复和条例、规定等 党员民主评议、发展党员 党委任免干部的决定、批复、通知 组织关系介绍信 纪检工作 纪检、监察和信访保密工作中形成的制度、决定、通知、报告 关于申诉、检举符合立案条件的调查材料 党员受警告以下处分及以上处分的决定、报告、批复 党员处分年度统计报表 处理群众来信、来访 工会工作 工会主席与公司总裁会晤记录与纪要 职工、工会委员代表大会文件材料 公司先进集体、先进生产（工作）者代表大会文件材料 工会工作年度工作计划、总结 行政管理 行政事务 单位领导办公会记录与纪要 年度工作计划、总结 单位内部机构的成立、合并、撤销、调整、更名与启用印信等 各种专题会议材料及专题性调查报告、分析材料等 各项规章制度、管理办法 单位对内对外宣传材料、刊物及汽车展示计划和活动材料 人事管理与培训 人事管理年度工作计划、总结 单位各高管人员及中管人员聘任与解聘通知、决定 单位与员工签订的招聘录用合同、担保书等材料 职工专业技术职称评聘、晋级等材料 职工获奖材料 职工除名、受警告以下处分及以上处分的调查报告、处理决定 职工名册及人员情况统计表 工资分配方案 单位为职工办理退休、养老、待业、医疗保险的材料 职工在职培训工作 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 党群工作部 公司办公室 公司办公室 公司办公室 公司办公室 公司办公室 公司办公室 人事总务部 人事总务部 人事总务部 人事总务部 人事总务部 人事总务部 人事总务部 人事总务部 人事总务部 人事总务部 4 （1） （2） （3） 三 1 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） （8） （9） （10） （11） （12） （13） 2 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） （8） （9） 3 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） （8） （9） （10） （11） （12） 外事工作 单位组团出国考察报批文件 出国考察报告 出国人员的请示、审查报告、批复 生产技术管理 生产管理 中长期制造技术和工艺发展规划 生产能力建设和技术改造发展规划，项目投资计划 产品生产工艺路线规划以及工厂布局方案 新产品生产准备计划 技术标准、工艺标准 新增工艺设备、测量设备前期技术管理及采购招标文件材料 装备管理文件材料，装备改造、更新、大修计划 安全事故报表，重大伤亡事故报告及分析处理 特种设备事故、火灾、交通事故和重大环境污染事故统计材料 有关工业卫生、职业病 安全生产操作规程 有关环保的计算依据、方法、规定，污染源调查材料 环境污染防治材料，环境影响报告书，环境工作基本情况材料 质量管理 质量管理程序文件 制造质量改善规划方案、制造成本改善规划方案及其管理材料 质量认证体系材料 质量管理统计报表 质量事故及处理结果材料 产品质量分析报告及有关材料 计量工作计划、总结、报表，计量工作定级、升级 仪器、仪表检测记录与仪器、仪表流动情况记录 计量标准仪器的周期检定记录，计量标准考核材料 科技管理 新产品研发试制和技术改造立项计划、总结等 科技工作长远规划、年度计划、总结 中外合资项目的立项报告、请示与批复 专利、著作权登记、科技成果管理文件材料 科技合作、成果转让合同、协议 科研经费预算、分配、使用的文件材料 科技奖励材料 标准化工作规划、计划、总结、规定等 企业标准、标准认证材料 科技管理、技术革新、合理化建议形成的材料 新产品开发的材料设计、制造工艺选定方案 新材料应用研究、新工艺开发、特种装备研制及专利申请材料 人事总务部 人事总务部 人事总务部 人事总务部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 附件2： 产品技术文件材料归档范围 序号 一 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 二 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 三 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 四 1 2 归档文件材料 产品设计文件材料 产品开发规划 技术、经济市场调查、考察报告及可行性研究报告 专题分析报告、专题会议纪要 技术任务书或技术建议书、技术协议、合同、批复 研究试验大纲、报告 技术设计说明书，技术经济分析报告，标准化审查报告 试制总结，试制鉴定大纲，鉴定证书、审批文件 文件、图纸目录 各种图纸 产品使用说明书、装箱单 引进国外产品的技术文件材料 工艺技术文件材料 工艺方案 产品零部件工艺路线表 工艺规程及附图，工艺守则，工艺卡 工艺关键件作业指导书 技术标准（工艺、工装标准） 外协件、配套明细表 专用工装设计文件（工具清单、工装蓝、底图） 材料消耗工艺定额明细、汇总表 关键工艺问题处理纪要 工艺总结 产品工艺文件目录 产品质量检验技术文件材料 产品检验大纲 各种理化检验分析报告 性能、无损探伤、金相检验报告 质量保证控制卡、检查卡 重要质量问题分析报告及重大质量问题处理记录 产品返修批准文件，不合格品申请回用单 关键零部件检验记录及汇总表，配套件检查记录 产品验收记录，产品试验报告，用户质量反馈意见 产品质量攻关记录及成果材料 产品质量专检、行检记录及总结材料，产品合格证明书 产品创优文件材料 产品创优计划和措施 优质产品审批文件、优质产品证书、奖状、奖杯、奖章等 负责部门 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 品质保证部 附件3： 科学技术研究文件材料归档范围 序号 一 1 2 3 4 5 二 1 2 3 4 5 6 7 三 1 2 3 4 5 6 7 四 1 2 3 五 1 2 3 4 5 6 7 六 1 2 3 归档文件材料 准备立项阶段 行业规划、专项规划、本单位发展规划 项目申请书、委托书、技术任务书、协议书及审批文件 调研报告、可行性分析报告 研究方案及论证、方案审查报告或纪要 课题研究计划、年度实施计划 研究试验阶段 试验装置设计文件、图纸、研究报告 试验大纲、试验记录及数据处理材料、试验、测试报告 设计计算书、设计说明书 关键技术、工艺、关键工艺设计文件、产品图纸 样机试验报告、样品安装、调试检测记录、试运行报告 计算机辅助设计、辅助制造文件材料，源程序 征求意见稿、送审稿、报批稿、编制说明、意见汇总表 总结鉴定阶段 研制工作总结 专利申请文件、专利证书、公证书 鉴定或评审、验收测试报告 鉴定申请报告及批复、鉴定大纲、鉴定会议文件、鉴定证书 项目费用计算材料，经济效益、社会效益评述及凭证材料 标准审查会议纪要、签署单位贯彻措施 采用国际标准、国外先进标准原文及译文 成果申报奖励阶段 科技成果报告表 成果奖励申报材料 获奖凭证材料 推广应用阶段 推广应用方案及论证 技术转让文件合同、协议 推广的产品设计、工艺文件 生产定型鉴定文件 用户信息反馈 推广应用总结 技术改进文件，技术培训材料，标准宣传贯彻材料 其它 环保审查文件 与本课题密切相关的请示、批复、会议记录和来往函件 样品、样本、出版物 负责部门 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 附件4： 设备文件材料归档范围 归档文件材料 设备购置（更新）计划 设备购置申请书及审批文件 设备购置项目建议书、可行性分析报告及审批文件 设备购置协议或合同 设备开箱验收单或验收记录 随机文件 (1)产品合格证、证明书等有关产品质量说明方面的文件 (2)产品使用说明书，操作说明书、电器说明书等 (3)电器原理图、电器接线图、液压原理图、管路图等 (4)安装规程、安装说明书等有关安装方面的文件 (5)备件或易损件图册 (6)设备生产的依据标准 设备安装任务书、安装工艺规程、安装基础竣工图 设备精度检验记录 设备调试记录、试车记录 设备安装验收移交单或验收记录 设备操作及安全技术规程 设备维护保养规程 设备润滑卡片、履历表保养记录表、技术状况调查表 设备精度调整记录 设备事故报告及处理意见 设备大修申请书及审批文件 设备厂修理前检查记录 设备零部件测绘图 设备维修记录病历卡 设备封存、启封报告及审批文件 设备调迁（转让）报告及审批文件 设备迁移安装报告 设备技术状况检验记录 设备移交清单 设备检验调整记录 设备革新文件 （1）设备革新成果表 （2）设备革新奖励证书及其凭证 设备技术改造文件 （1）设备技术改造申请书及审批文件 （2）设备技术改造计算书、说明书等文件材料 （3）设备技术改造图纸、试验数据 （5）设备技术改造验收文件、验收记录 负责部门 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 保全部 设备 购置 阶段 设备 验收 阶段 设备 安装 调试 阶段 设备 使用 管理 阶段 设备 维修 阶段 设备 封存 调迁 阶段 设备 革新 改造 阶段 附件5： 基本建设文件材料归档范围 序号 一 1 2 3 4 5 二 1 2 3 三 1 2 3 4 5 四 1 2 3 4 五 1 2 3 六 1 2 七 1 2 3 4 5 6 7 归档文件材料 可行性研究、任务书 项目建议书及其报批文件 项目选址意见书及其报批文件 可行性研究报告及其评估、报批文件 环境预测、调查报告、环境影响报告和批复 设计任务书、计划任务书、报批文件 设计基础文件 工程地质、水文地理、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 地形、地貌、控制点、建筑物、构建物及重要设备安装测量定位、观测记录 水文、气象、地震等其它设计基础资料 设计文件 总体规划设计、方案设计、技术设计、施工图设计 技术秘密材料、专利文件、报批文件 工程设计计算书 关键技术试验 设计评价、鉴定及审批 项目管理文件 征地、移民文件 计划、投资、统计、管理文件 招标投标、承包合同协议 专项申请、批复文件 施工文件 建筑施工文件 设备及管线安装施工文件 电气、仪表安装施工文件 监理文件 施工监理文件 设备采购、监造工作监理资料 竣工验收文件 项目竣工验收报告 工程设计总结、施工总结、监理总结 项目质量评审文件 工程审计文件、材料、决算报告 环境保护、安全卫生、消防、人防、规划等验收审批文件 竣工验收会议文件、验收证书、验收备案文件 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 负责部门 附件6： 会计材料归档范围 序号 一 1 二 1 2 3 三 1 2 3 四 1 2 3 4 会计材料名称 会计凭证类 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 会计帐簿类 日记帐、明细帐、总帐 固定资产卡片（指固定资产报废清理后还需保管） 辅助帐簿、涉及外事的会计帐簿 会计报表类 主要财务指标快报（包括文字分析） 月、季度会计报表（包括文字分析） 年度会计报表（决算)（包括文字分析） 其他类 会计档案移交清册 会计档案销毁清册 各类协议、合同 银行余额调节表、银行对帐单 负责部门 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 附件7： 声像照片材料归档范围 序号 一 1 2 二 1 2 三 1 2 四 1 2 3 4 五 1 2 声像照片材料内容 视察、来访 党和国家领导人、部委和省领导人来本单位视察工作 外宾来访、洽谈等 党政工作 本单位召开的重要会议 本单位领导人的重要活动 反映本单位发展及历史面貌 本单位发展史、简介材料、本单位全貌和区域景物 本单位荣获国家和部、省级奖励项目或荣获名、特、优产品 科研、生产、经营活动 科研课题进程中各个阶段 本单位在研制重大设备仪器过程中有关阶段 科研成果鉴定会、评审会等有关科技会议 产品质量检测过程中有关阶段 基本建设 本单位基建工程、基地原貌、奠基仪式、开工和竣工 本单位建筑物改造前后 负责部门
