档案管理办法
编 号：目的
一、对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，规范公司档案管理，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
范围
二、公司的规划、各项目所有工程档案资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、会议记录、通知等具有参考价值的文件资料。
职责
三、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
描述
四、项目部的经办人员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交档案室统一管理。项目经理负责对移交档案室的档案进行审核。
内容
（一）档案资料的控制
1、收集、进库和保管
①做好收文发文登记
②工程项目过程中收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管。工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。
③ 工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交档案室统一管理。
2、归档
①工程项目过程中，档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。
②公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。
③档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号。 ④对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
（二）工程资料的控制
1、工程竣工资料的范围
政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料
⑴工程竣工资料的验收条件
工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：
①建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；
②工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕；
⑵工程竣工资料的验收程序
①工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工验收申请表》，报送项目经理部。
②项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工验收申请表》后，由项目经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和验收。
③工程竣工专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管项目管理部门验收小组主持。
④验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位依验收意见认真进行整改，并确保符合规定要求。
⑤工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送项目部门复核审查。⑶工程竣工档案的移交
①工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。②档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，进行文件签收登记。
2、移交
工程竣工资料一式两份，原件移交至档案室统一管理。同时移交所有的移交目录清单。
3、归档
档案管理员对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。
本制度即日起（）开始执行。
审批：审核：制表：
