技师学院质量管理体系内审分析与对策
内审是学校建立质量管理体系以后必须进行的一项管理活动，通过内审监测学校质量管理体系与GB/T19001－2008标准、国家重点技工学校质量管理标准及学校质量体系文件的符合性和有效性，帮助学校寻找持续改进机会，形成自我完善机制。我校从2004年启动“贯标”工作以来，每学期都要进行内审工作，通过实施内审发现了我校质量管理体系运行中存在的许多问题并采取措施加以改进，对我校寻找持续改进机会，建立自我完善机制的确起到了极为重要的作用，但是迄今为止，我校在内审的实施过程中仍存在一些问题，问题分析如下：
一、受审核部门心态存在问题——掩盖问题与应付检查
首先，有些受审核部门不是把内审当作持续改进各项工作的机会，而是怕查出问题影响本部门的考评，不愿意暴露问题，在审核时不积极配合，甚至躲避检查。其次，有些受审核部门不重视“贯标”工作，表现在两个方面，一方面消极应付检查，平时不按文件要求开展工作，审核前突击补资料；另一方面对本部门发现的不合格项原因分析不到位，制定纠正措施时避重就轻，不是以杜绝此类现象的发生为出发点，而是站在“容易实施，容易关闭”的角度考虑问题。
二、审核过程存在问题——准备不充分、水平欠缺、责任心不强、评价缺乏
（一）准备不充分
有些审核小组编制的内审检查表质量不高，抓不住关键环节，抽样随意性大或缺乏代表性；有些小组长与小组成员之间对审核项目及要求缺乏充分的沟通，有的甚至到审核现场才进行分工，仓促上阵，影响审核效果；有些审核员审核前对有关的程序文件及作业指导书了解不够深入，导致现场发现的多是表面问题，不能发现深层次、实质性问题。
（二）审核员缺乏基本的审核技巧
有些审核员沟通能力欠缺，不善于正确表达自己的意思，问题提不到点子上，或只埋头查资料、作记录，很少提问，导致收集的信息不完整；有些审核员审核记录不准确，不全面，不能反映客观事实；有些审核员审核缺乏深度，发现问题时不能按审核要求适当增加抽样，导致对所发现问题是个案还是普遍存在没有办法进行判断；有些审核员审核时间分配不合理，前紧后松，或当某一个审核项目发现问题时纠缠不放而耽搁过多时间，造成对其它项目的审核缺乏充足时间。
（三）审核员责任心不强，审核流于形式
有些内审员因本职工作忙，应付性地参加内审工作，审核时偷工减料，脱离检查表的要求；有些审核员怕得罪受审核部门，发现问题不进行记录，也不进一步深入追查；有些审核员对审核发现的有争议的问题不做进一步核实，不了了之。
（四）对内审工作有效性缺乏评价
内审组在内审结束后没有对内审各个阶段的工作以及内审员的工作表现进行评价、总结，不利于内审工作的持续改进。
三、学校对内审工作缺乏激励
首先，对内审员的工作表现缺乏考核，干好干坏一个样，不利于内审员审核水平的提高。其次，对受审核部门“贯标”工作缺乏激励，对“贯标”工作执行好的部门没有奖励，对发现存在问题的部门处罚力度不够。
由于上述不足直接影响内审工作的有效性，学校会因此失去很多改进和提高的机会。针对我校内审工作存在的问题，探索如下解决对策：
（一）全体教职工的支持、配合是顺利、有效做好内审工作的基础
全体教职员工的理解、支持和配合是顺利、有效做好内审工作的基础，因此各部门要重视内审工作，加强宣传，让全体教职员工真正理解内审对提高教育教学质量的重要性，平时按文件要求做好本职工作。内审前部门负责人要统筹安排并亲自参与本部门的自查工作，内审时在现场配合检查，向审核员及时提供有关资料，做好解释说明，对内审发现的问题点和不合格项，负责召集本部门有关人员分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并对问题点和不合格项的整改加强跟踪。
（二）搞好内审策划是顺利、有效做好内审工作的前提条件
由于学校内审涉及部门多，工作量大，所以做好前期策划尤为重要，前期策划工作包括以下方面：
1、合理编制内审计划
内审计划编制时加强与各部门的沟通和协调，尽可能避免与受审核部门其它大项工作安排相冲突，审核日程的安排，应不干扰受审核部门正常的工作秩序。内审组成员分组时要考虑内审员的业务水平、岗位工作等。
2、做好内审检查表的编制
编制检查表是审核员的一项技能，检查表质量的高低直接影响现场审核的效果，所以各内审小组成员在编制内审检查表前，要加强对审核所涉及的程序文件、作业指导书的学习，审核组长应对本组成员编制的检查表严格审核把关，保证审核能抓住部门工作的关键过程，保证审核内容的覆盖面，审核深度的适宜性以及抽样的合理性。
（三）认真实施现场审核是顺利、有效做好内审工作的关键
现场审核是内审员依据审核日程安排和内审检查表，收集审核证据、形成审核发现的过程，是顺利、有效做好内审工作的关键。内审员实施现场审核时要把握如下现场审核的技巧、原则。
1、注意沟通方式，多指导，少批评指责
内审过程中，审核员要对受审核部门的优点、成绩进行充分肯定，然后为受审核部门指出存在的问题。沟通问题时语气要中肯，不能采用批评指责的语气，否则易造成受审核人员产生对立情绪。同时还可以针对受审核部门存在的问题提出改进的措施和建议。
2、重视效果评价，轻形式
内审关注的应是各项工作的效果，而不仅仅是质量记录的规范性。内审员在审核时，不能简单地采用“有，没有”的审核方法，看到受审核方出示的质量记录完整、规范后，就认为该部门的各项工作符合标准要求，不再往下查，而是要继续了解工作的有效性，对各项工作的效果进行评价。
3、善于观察，注重对有效证据的收集
内审员在审核过程中要善于观察，对观察到的现象进行分析、推断，从而有针对性地收集信息证明推断的正确性。比如审核到某项工作时受审核人员有意识地回避、掩盖问题，则可能该项工作在某些环节上存在缺陷，此时内审员就要寻找证据证明推断的正确性。审核员在实施审核的过程中要重视证据，无沦是检查其是否按计划实施，还是检查其实施效果都要以对方提供的有效证据为准，不能主观臆测。
4、如实、准确地做好记录
对受审核部门的成绩与存在问题均要如实、准确地进行记录，记录应清楚、全面，便于追溯。尤其是对审核发现的不符合事实描述更要力求准确，记录要素包括“何事、何地、何人、何时、何现象”等。
5、把握审核重点，控制好审核时间
实施现场审核，审核员在确保不漏掉检查项目的前提下，要突出对部门主要工作的审核。同时要控制好审核时间，集中精力，不闲谈，将所有时间均用在审核中，避免造成审核前紧后松，当发现不符合时可适当多抽样，尽量深入下去，但也不要对发现问题纠缠不放而耽搁过多时间，使其它项目的审核缺
乏充足时间。
6、采用“PDCA”审核思想，坚持客观公正的审核原则
对受审核部门工作的检查要采用“PDCA”审核思想，首先检查受审核部门对某项工作前期策划是否到位，再检查受审核部门是否按策划要求组织实施，然后检查受审核部门是否对实施的过程进行了自我检查，最后检查确认受审核部门是否通过自我检查，对存在的问题采取纠正或纠正措施。审核过程中要坚持客观公正的审核原则，审核员在审核判断时应排除干扰，既不能丧失原则讲私情隐瞒问题，也不能主观臆断，在一个问题上纠缠不放。
四、开好审核组内部沟通会议是顺利、有效做好内审工作的重要环节
现场审核完成后，需要对内审员在审核中发现的问题进行分析，确定需通报的成绩、问题以及不合格项，因此组织召开好审核组内部会议对准确通报成绩与问题尤为重要。审核组内部会议要在各审核小组内部沟通会议的基础上组织召开，小组内部沟通会议的重点是小组成员相互通报各自的检查情况，确定受审核部门的成绩与存在问题，初步确定不合格项；审核组内部沟通会议重点是各小组组长汇报本小组的检查情况，由审核组长带领审核员对所有受审核部门共性问题及个性问题进行分析，确定出有代表性的不符合作为内审不合格项。
五、做好审核后续工作，是内审最后一步，也是最为关键的一项工作
开展内审的目的就是为了找出成绩，找出存在的问题并加以改进。为此各部门对在内审中发现的本部门存在的问题要积极整改，业务主管部门要对整改情况加强跟踪验证。对审核发现的不合格项，责任部门要召集相关人员分析问题产生的根本原因，并针对问题产生的原因制定切实可行的纠正和纠正措施，同时业务主管部门要对不合格项纠正措施的落实情况加强跟踪验证，防止同类问题的再次发生。
六、做好对内审工作的有效性评价，建立内审激励机制，是实现内审工作持续改进的保障
内审结束后，内审组长要主持召开内审工作的总结会议，组织各小组长、审核员，对内审的全过程进行分析和研究，对内审各个阶段的工作进行有效性评价，找出成绩与存在问题，制定改进或巩固措施，适当进行奖罚，以实现内审工作的持续改进。比如对内审员工作出色的、对“贯标”工作做得好的部门给予一定奖励，或作为个人评先、部门评优的基本条件，以调动工作的积极性；对内审员工作不尽职的，要进行批评教育，对“贯标”工作做得不好的部门进行批评或处罚。
质量管理体系内审是学校提升管理水平的重要手段，只有通过控制好内审的策划、内审实施过程和内审后的改进等来保证其实施的有效性，才能为学校寻找持续改进机会，形成自我完善机制，从而增强学校的核心竞争力。
