机电团学会议通信制度第一版（第一次修订）
第一章总则
第一条制定目的
为规范会议程序，明确会议任务，提高会议质量和效率，使工作制度化、规范化、程序化、科学化，提高效率，促进各单位工作的协调，特制定此条例。
第二条会议的种类
主席团办公例会、学生会例会、部门办公例会等。
第三条 会议的时间及主持人
（一）主席团办公例会可根据需要不定期举行，由主席主持召开；
（二）学生会例会时间：每学期1-16周每月第二个星期日晚上7：30举行，由秘书长或其他干部主持；
（三）部门办公例会应每周一次，由各部长主持。
第四条 除了部门办公例会不直接管理外，秘书长负责管理学生会的其他所有会议。
第二章会议的组织
第五条 会议的准备
（一） 主席团办公例会、学生会例会由秘书长牵头联系。部门办公例会由各部长牵头联系。
（二） 如工作需要，主席也可参加部门例会。遇特殊情况，可以随时召开相关会议。
（三） 主席团成员会前必须充分准备，明确会议的内容和目的，拟好会议提纲、决议决定草案等。秘书长应对会议所解决的问题和形成的决议有初步估计，做到心中有数，按时宣布开会，正确引导会议方向。
（四） 与会人员应准备好汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案等。
（五） 秘书长应该提前通知与会人、收集并整理提案、签名考勤，还要做好记录等。保留会议原始记录，会后将其制表保存。
第六条 会议须有固定的会议记录本及详尽的会议记录
（一） 主席团办公例会、学生会例会、由秘书长或团委副书记进行文字记录
（二） 部门办公例会须有1—2人负责做会议记录
（三） 会议记录送秘书处存档。
第三章会议的程序
第七条 主席团例会
（六） 学生会主席作主题发言，提出近期内发生的主要问题。
（七） 学生会副主席、团委副书记针对主席所提问题发表自己的看法，并提出解决方案。
（八） 所有与会人员进行集中讨论，消除分歧，统一思想。商讨最佳解决办法。
（九） 学生会主席进行总结发言，确定最终方案。
第八条 团委学生会例会
（一）学生会主席作主题发言。
（二）学生会各部门部长分别总结汇报前一阶段工作，谈下阶段的工作设想，以及工作纪要，讨论审议各项提案。
（三）学生会主席作总结发言并布置下一阶段工作。
（四）由秘书长做会议记录，会后整理归档。
第九条部门工作例会
（一）部长做主题发言并传达学生会例会精神。
（二）各副部长分别作上周工作的总结汇报和下周工作设想。
（三）就前阶段工作进行讨论，提出意见建议。并以恰当的形式开展批评与自我批评融洽成员之间的关系。
（四）部长作总结发言并布置下一阶段工作。
第四章会议纪律
（一）会议纪律由秘书处监管。
（二）有事者须向秘书长请假，并于会后及时向同部门委员了解会议内容 。
（三）会议所有参加人员必须遵守会议时间，提前五分钟到达会场，不得迟到早退。
（四）会议期间，要注意自己的形象，不得穿拖鞋、背心、球衣、短裤，对于穿拖鞋、穿背心、穿球衣、穿短裤的干事，予以当场指出提醒，会后要作200字以上的书面检讨，并计扣3分/人/次。书面检讨一律交到秘书处存档。
（五）与会人员发言须征得会议主持人的同意，不可打断他人的发言。主动上台发言（报告或应答）：干事 +5分/人，部长 +2分/人。
（六）与会人员不得在会议期间频繁出入会场，中途离场须经得会议主持人同意。
（七）会议期间必须将手机关机或调至振动状态，若发现违例者 -2分/人/次。。
（八）会议过程中需保持会场安静有序，若发现私下聊天、玩手机者（允许出去会场外接听电话），予以当场指出提醒，会后要作200字以上的书面检讨，并计扣5分/人/次。严重违纪者将被强制请出会场！
（九）尊重他人，参会者必须将手机关机或调至振动状态；会议时不要交头接耳，不接电话，不打电话。
（十）会议中要认真做好记录，会后及时传达。
（十一）会议鼓励成员发言，发言要言简意赅，切实可行。
（十二）会议决定须保密的事项，所有参加人员必须保密。
第五章请假
（一）因故可能会迟到的与会人员请提前半个小时知会秘书处。与会人员在开会五分钟之内未到且没有及时向秘书处报告的作迟到处理。迟到者干事扣3分/人/次，干部扣5分
（二）如果团委学生会成员因故不能出席例会，需在秘书处通知会议事宜之后马上回复请假，并且说明理由。
（三）请假的最后期限是例会当天中午12点前，过期请假的按照无故缺席处理。无故缺席者：一律 -10分/人，每人500字检讨书，并在办公室公示批评。
（四）请假人请假时需要电话请示部长和主席团，必须按照实际情况写好请假条，并且要有部长及主席团签字。 否则按无故缺席处理。
（五）请假条需要在会议开始之前交到秘书处，逾期不收。秘书长负责记录每次会议请假、迟到、无故缺席的人员。
（六）秘书长因故不能参加会议时，需在会议前1天指定专人主持会议，并通知主席团成员。
第六章 其他
第十条 办公室、部门相关人员分别负责监督、记录会议违纪人员和发言情况，随时记入人事档案，作为成员工作评定的重要依据。
第十一条 每次会议要有决议，杜绝议而不决，开马拉松会议的现象。会议形成的决议所有成员必须无条件执行，有不同意见允许保留。
第十二条 主席团办公例会、学生会例会上学生会主席出缺的，由学生会团委副书记代行其职权，秘书长主持会议。部门上部长出缺的由副部长代行其职权，主持会议。
第十三条 各项下达的通知、要求、问题等必须做出回复，如有2次以上不对下达的通知、要求、问题等做出回复者，予以教育；通电两次再不回复者，予以上报登记扣分5分/人第八章附则
第十三条 机电学院团委学生会所有成员必须遵守，所有项直接影响每学期内部各奖项的评比。
第十四条 本制度由团委学生会全体委员会议通过生效。
第十五条 本制度解释权与修改权归于机电学院团委学生会主席团。
