《国家行政机关公文格式》需注意的问题
一、搞清党政公文格式的区别
（一）在格式名称上：党的机关对红色反线以上部分称“版头部分”；行政机关称“公文眉首”。党的机关对主题词及主题词以下部分称“文尾部分”；行政机关称“公文版记”。
（二）在格式设置上：行政机关公文要求用A４型纸；党的公文要求用A4型纸，也可用16开型纸。行政机关的秘密等级、保密期限，紧急时限都标在首页右上角；党的公文要求标在首页左上角。行政机关公文的红色反线是一条与版心等宽、中间不间断的红色反线；党的公文红色反线在中间断开处点缀一个红色五角星。单一行政机关制发的公文一般不署机关名称；党的机关公文要求除决议、决定、条例、规定、意见、会议纪要等文种外，正文后不得省略发文机关名称。行政机关公文成文日期要用汉字，“零”写为“O”，党的机关公文既可用汉字，也可用阿拉伯数字书写。行政机关公文必须使印章与正文同处一页，不得标识“此页无正文”；党的机关公文可以标识“此页无正文”，位置在该页首行顶格标识。行政机关公文在格式的内容上较党的机关多“批（按）语”、“附注”、“红色反线”；党的机关公文格式在内容设置上较行政机关公文多“发文机关署名”和“印发传达范围”。
二、确定眉首部分的“发文机关名称” （发文机关名称由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成）的位置，要注意以下四点：
（一）“发文机关名称”的上沿至眉首顶部25mm，使用小标宋体字。字的大小要求≤15mm×22mm（因国务院发文机关名称字号是这么大，其他单位公文发文机关名称字号不能大于此字号。下级机关发文机关名称字号不大于上级机关发文机关名称字号，上行文发文机关名称字号一般采用宋体１号字；下行文发文机关名称字号一般采用宋体初号字。
（二）上行文“发文机关名称”上沿比下行文下移55mm，使之与眉首顶部距离保留80mm。
（三）如机关名称较长，要分行标识，但“文件”二字在二行居中标识，字体略大于机关名称。
（四）联合行文时，主办机关名称排在前。如联合行文机关过多，必须保证首页显 1
示正文。也可用主办机关一家版头，在标题和公文主体尾部标明联办机关名称。
三、发文字号要求
由发文机关代字＋年份＋序号组成。如北京市平谷区人民政府2004年1号文件则为:京平政〔2007〕1号。在这里易出两个方面的错误：
（一）多无关的字。如上例写成京平政发〔2007〕1号或京平政〔2007〕第1号或京平政通字〔2007〕1号。
（二）序号需位或简写。如上例写成京平政〔2007〕001号或京平政〔07〕1号
四、标题要规范。一般由发文机关名称＋公文主题＋文种组成。需注意两点：
（一）文种切忌混杂使用，如“请示报告”、“批复意见”、“方案的请示”等，都是错误的。
（二）标题中不宜出现“关于”的连用和“通知”的连用。如《国务院办公厅关于转发民政部的通知》应改为《国务院办公厅转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知》；××区教育局转发《市教委转发的通知》的通知应改为：××区教育局转发《国家教委关于加强中小学思想品德教育的通知》的通知。
五、确定主送机关要注意三个方面
（一）一般通知、报告、请示、批复、函用主送机关；而决定、公告、会议纪要、意见等不用主送机关；其他文种酌情而定。
（二）确定主送机关要同时考虑行文关系和文件内容两个方面。
（三）确定上行文主送机关的原则是：主送一个机关，按隶属关系逐级主送（别越级、别多头）；不以机关名义向领导者个人行文。
六、成文日期和机关印章。
用印是使公文具备法定效力的关键环节，同时也是易于疏漏和忽视的环节；必须严格
按《国家行政机关公文格式》印制标准第七条
（六）执行。
七、关于版记有关内容的提示
（一）“抄送”是相对“主送”而言；
（二）“印发机关”不一定是“发文机关”；
（三）印发日期不一定是成文日期。
公文的常见词语、句子错误举例
1．词意不符合客观实际或不准确。
经反复核查证明，张某、李某曾在 1987年 9月间收受过 XX公司的巨额贿款（每人分别收受现金 50000元），已构成受贿罪。案发后，二人还与XX公司业务负员X X订立攻守同盟，妄图掩盖过错。
2．词语的褒义词、贬义词和中性词混用。如：
“在某些领导者的庇护下”和“在某些领导者的保护下”
3．同音异义带来的歧义。
独联体国家看不上2002年世界杯足球赛。
4．词语搭配不正确。如：
他们从实际情况出发，在农业生产中，因地制宜，不断创新，终于开创出一套发达农业各项生产的经验。
“在这个车间里，勤俭节约的精神日益浓厚。”（主谓搭配不当）
“这项主体工程也是本省化工行业中最大最先进的一项节能措施。”（主宾搭配不当）
“这场技术竞赛是在酷热的气温中进行的。”（定语与名词中心语搭配不当）
词语的搭配合乎事理、合乎逻辑，同时又要符合语言习惯。上下文的词语需要相互照应配合；有时为避免不必要的重复，必须使用不同的词语。如：
“对于未按标准交费的同志，要由其所在单位的领导进行批评教育，并责令其进行
补交。”
5、语义含混不清晰、不便于准确理解，甚至产生歧义。如：
“刚从大城市来到这荒僻的山区工作的确会有些不习惯，但这种不习惯实在只是一个时间问题。”
“如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告，并记录在案，作为奖金发放的依据。”
6．句子成分不完整。如：
“从这份文件里，使全厂干部都了解到开展政治思想工作的重要性。”
“目前，西安市正在开展整顿交通秩序。”
“这是一支过得硬的队伍，他们每建造一座发电站，力求（„„）全优，不留任何质量隐患。”
7．句子杂糅
“今年生产任务的提前完成，靠的是全厂干部、工人的齐心努力，各有关协作单位对本厂的积极支持和热情援助取得的。”
8．语序安排不当。
“这样的活动乐于使广大农民群众接受。”
“我院已于9月30日召开了先进个人先进集体表彰大会，贾平凹院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。”
“5月 3日，我们访问了参加过五四运动的当年的爱国老人。”
“该文件 根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，由本部办公厅文电处撰拟。”
9．不合事理，逻辑错误。如：
“这个地区气候宜人，除气温偏低外很适合发展水产养殖业。”（自相矛盾）
“衡量一个企业是否经营得好，要从这样一些方面考察：第一，人尽其才；第二，有正确的经营方针；第三，有强有力的领导班子”。（前后不对应，前面讲“是否”，后面则只讲了“是”而没讲“否”）
“只要我们统一认识，振奋精神，今年的利润指标就一定能够实现。”（条件不充分）
“我们认为，工人技术水平的提高是完全可能的，因为工业生产需要参与其间的工人掌握必要的技术。”（“判断”与“证明”间没有必然联系）
10． 省略不当，产生歧义
“大家对护林员揭发 林业局带头偷运木料的问题普遍感到非常气愤。”
