公文写作注意事项
一、文种使用不当
有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。
二、格式不规范
公文格式上存在的问题，主要有以下表现：
（一）公文文头不规范；
（二）标题冗长、混乱、残缺不全；
公文标题中常见病例分析
标题是公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：
1、语句不合语法规范 例
1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。
例
2、***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。
例
3、***高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。
例
4、***省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。
例
5、***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。
例
6、关于夏粮入库的通知
例
7、光华公司关于转发光华公司经营承包责任制试行办法的通知
例
8、XX县人民政府关于批转XX市人民政府关于批转XX省人民政府关于进行公共场所卫生检查工作的通知的通知的通知
例
9、强台风紧急通知
病例分析：
例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。 例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。
例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。
例4的标题有多项错误：
1、动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配，
2、在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；
3、“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。
例5缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。
2、请示、函、报告三者混淆
例
1、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。 例
2、***关于申请1995年公费医疗补助费的报告。 例
3、***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。 例
4、东山乡关于拨款的请示报告 病例分析：
例1的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。
例2的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用\"函\"”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。
例3的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。
（三）主送机关排列混乱；
（四）结构层次序数混乱；
2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中，对行政公文中使用的层次序号做出了严格规定。规定为： 第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（五）附件不符；
（六）主送、抄送单位不正确。
三、行文规则混乱
（一）越级行文。
（二）多头行文。
（三）请示一文多事。
（四）党政不分。
四、提法不当
有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。
五、名称表述混乱
公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。
六、时间表述含糊
(一)用时间代名词而不用具体日期。如“五一那天”、“腊八前一天” “前几天”
(二)年份随意省略。
(三)年份不使用公元纪年。
七、用词不当 ，不合语法 用词不当主要有：
(一)词义误用。
(二)生造词语。
(三)词语使用不当。
(四)滥用模糊词语。
不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误，主要有：
（一）成分残缺。
（二）成分多余。
（三）搭配不当。
（四）语序不当。 举例：
1、公司热切地检讨了自己的错误。（搭配不当）
2、根据“三个代表”的要求，大力推进技术革新，完善了内部机制。（成分残缺）
3、我们完成了全山庄道路的绿化美化，只有滨湖路没有完成。（自相矛盾）
4、这个文化站已成为教育和帮助后进青年，挽救和培养失足青年的场所，多次受到上级领导表彰。（搭配不当）
5、我们能不能培养出“四有”新人，是关系到我们党和国家前途命运的大事，也是教育战线的根本任务。（两面对一面）
6、这个经验值得文秘人员和秘书们的重视。（词义相容）
7、出席今天会议的有领导、部门负责同志、党员、团员、教师和工人代表。
8、要求各乡乡长本月15日前来县政府招待所参加会议。
9、焦裕禄这个名字对青年人可能还有些陌生，可对40岁以上的人确是很熟悉的。（主客倒置）
10、要提高教学质量，必须不断地提高师资水平和教学设备。
11、考场是设在一间古色古香的大厅里举行的。
12、振兴鞋厂生产的拖鞋由宏远外贸公司收购10万双皮鞋由百货公司收购。
13、（一份房屋购买合同）“房屋建筑面积124平米，使用面积98平米，每平米2800元，一次付清。”
14、合同中的“大树”、“小树”问题
15、某省涨工资的文件中约定涨工资条件是“工龄较长的；工资较低的；贡献较大的”
八、语言、语气与文种不符
一般说，上行文——尊重、请求、诚恳、实在
下行文——庄重严肃、语气严厉、没有商量、毋庸质疑
平行文——态度诚挚、平等商洽、谦恭有礼
九、数字使用不统一
公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：
（一）数字概念不清楚。
（二）数字概念不准确。
（三）是数字书写形式不统一。
