公文处理注意事项
一、发文管理应注意的事项：
（一）拟稿
1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。
2.公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。公文正文用仿宋体三号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。段落行距为固定值30磅。
3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。
4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》（绍市国税办〔2004〕444号）”。
5.草拟公文结构层次序数， 完毕。
二、发文处理
拟稿。各科室、单位拟稿人在拟稿时，必须先正确填写“文头纸”栏下的各个项目，标注主题词可使用“自动标引”功能，并根据主题词标引的规定进行调整。进入“正文、附件”栏后，先编辑正文，再编辑附件，与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择，建立关联，以便审核、签批参阅。正文和附件的编辑原则上应由拟稿人输入，拟稿人经检查确认起草完毕后，将文件发送本部门负责人初审。 拟稿人起草的文件凡可以公开的，应设定为共享文件，以便其它工作人员查询。
审稿。部门负责人负责“初审”。初审公文，应通过“编辑”功能进入计算机文稿，认真审阅，并产生初审版本后在“领导审批”栏明确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。审批后，审批人应在“签名”栏用密码签名，按“确认”键退出。 需其它部门会签的文件，应在会签栏中选择会签部门，在送办公室核稿前发送给有关部门。会签部门在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生会签版本后在文件稿头纸上用密码签名，并发回拟稿部门。拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件按规定发送办公室审核。如需外单位会签的文件应由主办部门负责。外单位会签完毕后，主办部门应先将外单位会签文稿送局领导审阅确认，然后将外单位会签意见输入计算机文稿，按规定程序送办公室审核后报局领导签发。送外单位会签的纸质文稿应送办公室归档。
核稿。公文经部门负责人初审后，应根据文件的类型分别发送法规部门复审或办公室秘书初核。凡涉税规范性文件应先送法规部门复审，其余文件直接送办公室核稿。法规部门复审后，应发回主办部门。办公室秘书初核后，根据局领导分工发送签发。重要文稿由办公室负责人复核后再发送局领导签发。 办公室核稿后，必须产生相应的会签版本、初核版本和复核版本，并在“文头纸”上相应的审核栏内，用密码签名。对不需发文或需作较大修改的文稿应在写明意见并签名后退回主办部门。 各单位每个工作日必须打开本单位的部门信箱，注意接受发来的电子文件。各单位接到电子文件后要及时按办文程序处理，不得延压。
公文处理常识
【公文排版规格是怎样定的?】
公文排版的规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般 每页排22行，每行排28个字。
【如何确定行文关系?】
各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。
【哪些部门、机关和单位可以联合行文?】
以下部门、机关和单位可以联合行文：一是同级政府、同级政府各部门可以联合行文；二是上级政府部门与下一级政府可以联合行文；三是政府与同级党委和军队机关可以联合行文；四是政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；五是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 【联合行文有些什么规则?】
联合行文有两条规则：一是必须是涉及两个以上部门职权范围内的事；二是必须明确主办部门。
【\"请示\"性公文应注意哪些问题?】
给上级机关的\"请示\"性公文应注意四个问题：一是\"请示\"应当一文一事；二是一般只写一个主送机关；三是需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；四是不得将\"请示\"夹带在\"报告\"里，因\"请示\"必须批复，而\"报告\"则不必批复。
【单一发文的印章怎么盖?】
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期(成文日期标识位置前已述)，加盖印章应上距正文1行字之内，端正、居右下压成文时间，就是说上不压正文，下要骑年盖月。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文
字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。印章用红色。
【两个单位联合行文的印章怎么盖?】
当联合行文需盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，主办机关印章在前，两个印章横排 均压成文日期。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。
【三个以上单位联合行文的印章怎么盖?】
当联合行文需加盖3个以上印章时，落款处应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序 排列署在相应位置，再把印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章 ，两端不能超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章上下、左右之间不 能相交或相切。
【公文最后一页不能容下印章位置时怎么办?】
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务 使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识\"(此页无正文)\"的方法解决。
【什么是主题词?】
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案 部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和 发布。
【怎样标识主题词?】
这里说的主题词是指全角冒号后边的内容。按照《国务院公文主题词表》规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。如省政府转发国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知一文，标注的主题词是\"文秘工作 公文 办法 通知\"。\"文秘工作\"是类别词，\"公文办法\"是类属词，\"通知\"则是文种。在通常情况下，类别词在《国务院公文主题词表》里面都有，只有一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文的部门自己编写。凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明这是自己编写的类属词。
【公文用纸的幅面尺寸是怎么规定的?】
公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏 差为±3mm。
【公文页边与版心尺寸是怎么规定的?】
我国公文用纸由长期以来一直沿用的16开型改为国际标准纸型A4型后，公文的页边与版心尺寸也作了新的规定，具体是：
公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm。
公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm
版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。
行政公文处理有关常识及要求
一、公文种类及其适用范围 主要行政公文划分如下：
上行文：{请示、报告}
下行文：{指令类：命令批复}
{告知类：公告 布告 通告 通报 }
{泛用类：通知 决定 决议 纪要}
平行文：函和某些通知，纪要
1、决定
用于学校领导对重大事项、主要事项做出安排。 例：《ХХ学校关于设立ХХ奖学金的决定》
2、通知
用于任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下
级机关公文，发布要求下级机关需和有关单位共同执行或者周知的事项。批转性通知：可批转或转发，批转要表明态度，提出要求。转发一般不表态，但可补充规定，或提出具体贯彻意见。事项性通知：告知有关科室及教职工使全体人员知照。
例：《关于ХХ节日放假的通知》《关于召开ХХ会议的通知》
3、通报
用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。 例：《关于表彰ХХ同学的通报》 《关于学校治安情况的通报》
4、报告
用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告可以一文多事。 工作报告：由做了什么工作，取得什么成绩和今后有什么打算三个部份构成正文。 情况报告：由介绍情况，指出问题和提出建议三个部份构成正文，重点在介绍情况。
建议报告：常用于业务主管部门向行政机关提出工作建议和制订具体措施，其结语用“以上报告如无不妥，请批转”。
5、请示
下级就某个具体问题或某项工作，直接向上级领导或业务主管部门提出请求，予以解决和答复的公文。
请示的正文包括请示理由，要求一文一事，一头请示，不送个人，不得抄送。（请示若背景材料较多，可将其作为附件）结尾一般要写\"以上请示当否请批示\"或\"特此请示，请批复\"。 报告和请示的区别：
（1）从发文目的看，报告不要求上级给予回复，而请示带有祈请性。 （2）从发文的内容看，报告是为了反映情况或答复询事以陈述为主要内容。而请示中的陈述（请示理由）则是为事项服务，不是公文的主要内容。此外，报告可以一文多事，请示则应一文一事。
（3）从发文时间来看，报告是在事先事后发出都可，而请示必须是在事先发出，作出具体的事项安排。
6、批复
用于答复下级机关的请示事项。
7、函
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有头主管单位请求批准等。
8、会议纪要
用于记载、传达会议情况和议定事项。是根据会议主要精神，依照会议原始记录和一定目的综合整理形成的。比较重要的多次专门工作会议座谈会以及一般例行的办公会等，都可以用纪要来传达会议精神或会议要求落实和具体事项。 例：《ХХ学校校长办公会议纪要》
二、公文格式
（一）一般格式规定
1、文头：应用版头“ХХ学校文件”（红字）发文字号居中位置。由发文字号（单位代字）、发文年份（用中括号）和发文序号组成。版头与正文之间有红线隔开。例：省句中发〔2008〕6号
2、正文：包括标题，主送机关，正文，附件，发文单位，发文时间和印章。
A标题，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
B主送机关，上行文一般只能有一个主送机关，一些周知性的公文（通告、决定）一般不写主送机关。
C正文，开头及节起应空两格，文件中的数字前后一致，使用汉字或阿拉伯数字。
D附件，写在正文之后，签署发文机关和日期之前，要求写明附件名称和顺序，随同公文一并发出。
E发文单位，要署全称或规范化简称。如果公文正文占满页面，只能另页空白纸上标示发文单位时，则要在落款之前空白处用括号“（此页无正文）”字样，然后才署上发文单位名称。
F发文日期，写公文生效的法定时间，要求用汉字书写年份，不能简写。凡由单位发出的公文，以单位领导签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。 G印章：上沿不要压住正文，下沿接触发文时间。
H文件尾部格式：包括主题词，抄送，范围应恰当准确。抄送：给有关部门。
（二）有关规定
1、发文单位标识
应当使用本单位全称；联合行文，主办单位排列在前。
2、发文字号
联合行文只标明主办单位发文字号。凡以本单位名义制定的公文，均由办公室统一编号。
3、签发人
上行文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
4、标题
由发文机关名称及公文正题和文种组成。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
5、主送单位
即公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。位于正文上方，顶格排印。
6、正文
即公文的主体，用于表述公文内容。
7、附件说明
即对附件名称和顺序的标注，应当置于正文之后，发文单位署名之前。
8、成文日期
以负责签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，位于发文单位署名右下方。
9、印章
除会议纪要和印制的特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文单位印章。加盖发文单位印章时可不用发文单位标识。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下在骑年盖月。联合行文时，要加盖所有行文单位印章，并把主办单位印章排列在前。
10、附注
即需要说明的其他事项，应当加括号标注。
11、附件
即对主件涉及事项的说明性或补充性文字与材料，应当置于主件之后，与主件装订在一起。
12、主题词
上行文按上级机关的要求标注主题词,其它公文按《公文主题词表》（可上网查）的要求标注。
13、抄送单位
指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。只用抄送，不用抄报。
14、印制版记
由公文印制部门（即××学校办公室）、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
15、发文字号的主要形式与适用范围。 （1）“句二中发〔2008〕 ×号”用于请示、报告、通知、通告、意见等公文。 （2）“句二中函〔2008〕 ×号”用于发出的函、答复等公文。
三、行文要求
1、本校可向校内一下级相关部门行文。本校内设机构，不得对外正式行文。
2、属于本校职权范围内的事务，可由本校自行行文。经市教育局同意后由本校行文的，文中应当注明经市教育局同意。
3、与其他部门联合行文时，对有关问题未经协商一致的，本校不得自行向下行文。
四、公文起草
1、以本校名义制发的文件，按业务范围，由有关处、室撰稿。文件起草前，分管副校长要组织有关处、室，对文件内容进行深入的调查和充分的研究；必要情况下，由相关处室拟出写作提纲并送分管领导审定后，再组织撰写。
2、起草公文的基本要求
（1）公文的文种应当根据行文目的、学校的职权和与主送机关的行文关系确定。 （2）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（3）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （4）结构层次序数， （7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
五、公文校核与签发
1、学校各处室拟制的公文，首先应由处室负责人核稿，随后交办公室主任核稿，分管校领导审稿，最后由校长或校长授权副校长签发。
2、处室负责人核稿和分管领导审稿主要是从内容、程序等各个方面全面审查把关。办公室主任核稿主要是从是否确需要行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规范和拟制公文的有关要求、公文格式是否符合本办法的规定等方面审查把关。
3、文稿如需作较大修改，可退还拟稿人先行修改或重新拟写。
4、未经校长或校长授权副校长签发的文件不能生效，办公室不予受理打印、盖章、分发。
5、公文打印稿应校对3次以上，拟稿人及所在处室负责人为校稿负责人。
六、收文办理和发文办理
1、收文办理
收文办理包括公文的签收、登记、拟办、批办、承办和催办等程序。 （1）签收
由办公室负责签收或领取有关公文。
（2）登记
由办公室对所签收领取的公文逐一进行登记。登记内容包括：公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期、办理要求等。（登记格式参考附件） （3）拟办
由办公室负责人需要办理的公文提出书面拟办意见。
（4）批办
由校领导根据有关规定将需要办理的公文批给主管处室或有关人员办理。
（5）承办
由承办处室按领导批办意见和文件的要求，认真及时办理。承办处室每周五上午应将本周公文的办理情况书面报送办公室汇总。 （6）催办
由办公室负责人对公文的承办情况进行跟踪督查。电报、急件、加急件应随到随办，办理期限原则上不超过24小时；一般文件原则上应当在收文当日送交承办单位，办理期限不得超过5天。文件自身规定办理期限的，应在该文件规定的期限之前办毕。
2、发文办理
公文由领导审批签发后转入发文办理。发文办理包括：公文的核发、登记、印制和分发等程序。 （1）核发
学校各处、室拟制的公文，应由处室负责人、分管校领导、办公室主任分别审稿和核稿，最后报校长或校长授权副校长签发。
（2）登记
办公室人员对经校长签发的公文应逐一登记、编号、盖章、存档。登记内容包括：公文标题、经办人、发文时间、发文字号、主送单位、抄送单位、份数等。（登记格式参考附件） （3）印制
校领导签发后由打字员按规定数额及时印制，由拟稿处室负责组织人员装订。 （4）分发
对外发送公文按照急缓程度确定送达方式。直接送达由办公室配合业务处室完成，并由各业务处室负责办理签收手续；邮寄送达由业务处室写信封并封口后交办公室统一登记后用挂号件邮寄，以挂号信回单为寄送凭据。
3、办理要求
（1）收文和发文办理，必须层层实行责任制，明确任务、职责和要求，加速公文流转，提高办文效率。
（2）所有办文人员（包括办文工作人员和校领导），在本环节的工作处理完毕后，都要签注姓名和日期。
（3）要严守办文规定和保密制度，秉公办文。不得越级越权办文，不得随意公开校领导批示，不得随意拿走或复印批示原件和公文处理表。
七、公文管理 （含电子公文）
1、本校的所有公文入口必须在办公室，由办公室设专人管理。校领导或其他工作人员外出开会带回的公文，应及时送交办公室统一处理。各处室也应固定专人负责公文的签收和管理。
2、秘密公文的印发传达范围应按照发文机关的要求执行。
3、复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。
4、密级公文应当由办公室人员专门管理，并采取严格的保密措施。
5、办公室每年要对秘密公文进行清理，清退和销毁，并向有关部门报告公文管理情况。销毁秘密公文、密码电报必须严格履行登记手续，经主管校领导批准后，由两人监销，保证不丢失，不漏销。个人不得擅自销毁公文。
6、本校人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
7、学校、教育局的电子公文由专用电脑和专人负责。
八、公文立卷归档
办公室应当指定专人负责公文的立卷归档。公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，立卷归档。各处室要将本处室的有关公文、材料及时立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
九、公文办理要求
各中小学校和直属单位要认真按照上述相关要求，严格加强公文办理，指定专职人员，印制文头纸和文件传阅单，建立发文簿和收文簿，开展规范的公文办理程序，局办公室将组织有关人员进行检查，并将检查结果予以通报。
