公司档案室档案管理及保密制度
第一条： 总则
本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案由人事部中心管理）。公司对档案实行集中管理。
第二条： 档案管理架构
公司档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。
综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条： 档案分类：
文书类档案
政府部门各类文件
公司对外、对内各类正式发文
法律公文
项目文件
工程技术类
开发档案
预算合同档案
工程档案
财务类档案
合同类档案
公司各类证照
第四条： 归档工作流程
一、档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。 各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。
二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条： 归档要求
一、归档文件必须完整齐全。
归档文件必须按规定分类整理、编目。
档案编目
文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号
如：2004/市场/001
工程类档案：年度+工程项目+档案分类+案卷号
如：2004/某某项目 /工程/001
财务类档案：会计年度设置
合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号
二、归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。
三、音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。 照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。装入照片档案盒 。
四、录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。
五、档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。
六、档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
七、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
八、档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第五条文件整理
一．文件点收
文件结案移送归档时，根据如下原则点收：
1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。
3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。
4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。
二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第六条： 档案借阅、移交
一、档案借阅者必须做到：
1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
二、内部借阅程序
1、各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，应填写“借阅单”，经其部门主管办公室主任副总核准后向主管档人员借阅。
2、档案管理人员接到“借阅单”，经核查后取出该项档案，并于“借阅单”上填注借出日期后，将档案交与借阅人员。“借阅单”则按归还日期先后整理以备催还。
3、在档案室当场借阅者，免填“借阅单”。
4、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。“借阅单”由档案管理人员留存备查。
5、“借阅单”以一案一号为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按借阅程序重新办理。
6、借阅人员对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
7、借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
8、借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经相关部门主管同意。
9、各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经各主管部门负责人批准 。
三、外部借阅程序
1、公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管总经理批准。 借阅档案、证照一律办理借阅手续，档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
四、移交
公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作, 将档案移交表填写清楚。
第七条： 保管和保密制度
1、存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
2、档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。
3、节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。
4、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案原则上禁
止借阅，如确需要经总经理同意方可在档案室借阅，不准外借；机密级档案秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过一周。机密级档案秘密级档案的借阅必须由部门主管办公室主任同意及副总批准。副总经理因公外出时可委托办公室主任审批，日后要补办补签手续。
第八条保存期限与销毁
一、文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1.永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存 的文书。
2.10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。
3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。
4．1年保存：结案后无长期保存必要者。
5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
第九条档卷清理
1．档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。
2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应注明继续需保存日期，并呈报副总经理批准。
二、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第八条： 附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。
附：
《公司档案资料销毁审批表》《公司档案资料销毁登记表》《借阅单》《档案登记目录》
