总经理助理职位说明书
一、工作内容：
1、组织公司经营项目的现状及前景调研，撰写调研报告供总经理决策参考。
2、组织编制公司中、长期发展规划，经总经理审核、董事会审批后负责部署实施。
3、组织编制公司年、季、月度生产经营计划，经总经理审批后监督、协调各职能部门执行。
4、汇集生产、设计、销售、财务、人事等公司内部信息，进行综合分析，提取重要信息供各级管理人员参考。
二、权限与责任：
1、权限
1）经总经理授权后，对公司的生产经营有计划权和调度权。
2）对下属各职能部门完成任务的情况有考核权。
3）对下属各职能部门经理的工作有指导权和考核权。
4）对总经理决策有建议权。
2、责任
1）对公司年度生产经营计划的完成负组织协调责任。
2）对公司中、长期发展规划负组织、推动责任。
3）因调研信息严重失真、影响公司重大决策给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任。
3、所受指导：
接受总经理领导，工作任务和目标由总经理下达，工作过程和方法可自行决定，在很大程度上可独立开展经营管理活动。
4、所予指导：
对下属部门的经理进行行政领导和业务指导。
总经理助理一方面要为公司发展运筹擘画，另一方面更要分担繁重的行政事务，在企业中不可替代、举足轻重。
开宗明义，总经理助理即古代之幕僚，当今则称之为智囊。对内，他们凭借丰富的经验和超常的智慧独挡一面；对外，则以自己的机敏与魅力赢得普遍信赖和赞誉。总经理助理一方面要为公司发展运筹擘画，另一方面更要分担繁重的行政事务，让总经理得以集中精力思考事关全局的、具有战略意义的大事。因此，总经理助理须有广博的知识，丰富的管理经验，智慧的头脑和干练、稳健的办事作风。故西方一位管理学家说：“„„往往，总经理助理是不可替代的。”诚则斯言。
三、六条管理原则 ：
处于创业阶段的公司，总经理助理如何管理人力资源，特别是高素质人才？仅以一己之见，聊备一说。
1.当好教练，做好示范，凡要求别人做的，自己首先做好。以收无为而治之效。
2.三管三不管。事关大局的事，管；影响公司形象的事，管；有损公司利益的事，管。管则管严，不留余地。个人私生活不管；个人习惯不管；与公司无关的事不管。不求全责备，不管小节。
3.远大的目标。公司小志向应该远大；基础薄弱，目标必须宏伟，惟其如此，才能把人才聚集帐下。如美国的微软。
4.优化资源配制。知人善任，量才使用，让英雄有用武之地。如张良之用韩信，因一人而乾坤定；如孔明知刘关张，因配置优化而汉室兴。
5.高薪酬、高福利。一流人才给一流待遇。惟有高薪才是能把高素质人才长期吸引住的东西，因它能避免社会风险带来的不安全感。
6.容人、爱才，攻心为上。容人，要有容人的雅量，度量大小与人才效益几成正比；爱才，除爱其能产生效益之才，不妨也爱其无碍大局的偏激与帅性，惟其扬长避短，才能让员工有知遇之感，有归属感、稳定感，工作起来才能产生爆发力；攻心，古人云“三十六计，攻心为上”，让人感到公司既是纵横驰骋、痛快淋漓的战场，也是休憩的港湾，温暖如家。得人心者，得天下。
四、5个角色扮演
要让进来的人才留得住，总经理助理需同时扮演好如下角色：
1.激励者。充分利用期权（股）、薪酬、津贴、带薪休假、福利等来引导公司员工的个人行为，通过公司目标和员工个人需要来调动员工积极性；给绩优员中提薪，给不可替代人才高薪、高职等。
2.沟通者。公司内部各个部门及员工乃之公司外的相关个人或机构保持适当的沟通和联系，构造良好的人际关系网络；主动倾听员工的意见和建议，积极疏导不满，提高满意度，降低离职率等，把经营者意图变成员工行动。另外与猎头公司保持频繁接触，及时为公司挖掘，聘请急需人才。
3.人际关系协调者。一是协调经营者与员工的关系。二是解释经营者决策意图，以期协调双方意见达成一致，避免内耗，增强公司合力。
4.人力资源规划者。根据外部环境、行业环境与内部环境恰当地预见未来发展趋势，预测公司人才需求数量、类型及供给，设计公司的人力资源规划，为招聘、培训制定计划，确保人员配备适当。
5.培训者。即使招聘的是高度合格的员工，也需要培训才能完全胜任公司分配的工作，人才管理者，须根据公司的实际需要，制定培训目标、设计培训方案，如适应性培训，知识性培训、技术性培训等，以提高员工的能力，减少流动的可能性。
远离几个“误区”：
六、勿忘记自己是管理者
不少总经理助理在工作中身先士卒，冲在前面，却往往忘记了自己的最大职责在于引导下属去完成工作。这样的总经理通常很忙碌，往往会形成以下集中错误概念 ：
1、把自己当成领主
有的总经理助理把归他领导的部门看成是自己的“独立王国”，忘记了自己不光是上司，而且还是下属，还是同事。一味强化自己作为上司的角色。
2、官气十足
有的总经理助理在企业里是“一人之下，万人之上”。他们想的不是如何主动帮助解决问题，而是四平八稳的就事论事。
3、没有团队精神
有的总经理助理喜欢搞“一言堂”，什么都是自己说了算，不懂得也不重视发挥团队的智慧。
4、不能兼任管理者和领导者
总经理助理既是管理者又是领导者，但很多总经理助理并不能兼任管理者和领导者，往往做好了这个忽略了那个。
总经理助理面试考核试题：
一、请写出企业常用的公文文种？
（考察对公文的一般理解）
1.请示2.报告3.指示4.布告、公告、通告5.批复6.通知7.通报8.决定、决议9.函10
会议纪要。
二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作?
（考察行政工作的整体感觉）
1、日常事务工作（文字录入、复印、打印、整理会议纪要、人员接待、电话接待、采购、发放办公用品）；档案合同工作。
2、拟定相关公文；协助直属领导策划员工活动及组织会议、活动；
3、协助直属领导企业文化建设，草拟、修改相关制度；
4、公司办公场地绿化；办公场地清洁、环境维护。
5、劳动纪律监督、行政费用统计及核算。
6、后勤支持性服务（办公设备维修维护、名片印制、定餐等）
7、有关政府政策及信息、行业信息的收集。
三、公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来承办，请制作一份行事历（即需要做什么，由谁来做，何时完成）。公司组织机构如下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。（考察组织及协调能力）
策划方案由行政助理草拟。
1、说明这次会议的目的；
2、落实开会时间、地点，主要与直属领导协商确定；
3、确定与会人员；
4、落实会议主持，与领导协商确定；
5、确定会议议程，与领导协商确定。其它，场地布置，会议中服务。
四、请拟一份关于国庆节放假的通知。（考察公文格式）
关于国庆节放假的通知
公司各部门：
今年国庆节放假7天，时间为9月30日至6日。其中1日、2日、3日为法定假日，将9月30日（星期六）公休日调至10月4日（星期三）；10月1日既是（星期日）公休日又是法定假日调至10月5日（星期四）、10月6日（星期五），10月7日正常上班。 节日前各部门要做好节前清洁、安全工作；节日期间，各部门人员注意个人安全。 最后祝各部门人员节日快乐！
XXXXX有限公司
2013年11月01日
五、你认为电子行业的行政工作与其他行业有何区别？（考察对行业特性的理解）
1、需要必要的加班与支持;
2、主动性有别于其他行业;
3、行政服务性较为突出;
4、需要了解一些行业的知识;
5、较强的语言表达艺术。
六、公司老总在例会说：“上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。”你
对此种情形如何办理？（考察工作的主动性及细致程度）
先出一份通知，然后在每周各部门例会上花几分钟时间给大家强调一下。同时要从自我做起，平时节约用电，并且在日常工作中，看到有浪费的情况下，友情提醒并主动去完成。比如天气不热的时候将有人将空调打开。这里给大家说一下，天气很好，现在可以不用启动空调，我先关闭了。
可以说一些细节如：计算机如长时间不用关机，空调下班后关闭，下班后热水器关闭，中午休息时关灯等均可。
七、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理？
1、草拟办刊方案，如名称，内容、板块设计等。
2、费用预算。
3、征求领导意见 。
3、员工意见征集。
4、根据领导和同事的建议对办刊方案进行合理修改。
八、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？
控制公司日常成本，应从以下几方面入手：
1、复印、打印控制。
2、办公用品购买成本控制。
3、办公用品领用控制。
4、办公用品使用情况控制。
5、水电费用控制。
6、办公电话费用控制。
7、会议和活动组织成本控制。
8、定期向公司全体成员宣传节约意识。
九、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？
行政管理类、经营管理类、人事管理类、销售类、财务类、设备档案类
十、公司的上级主管于明天到公司考察参观，你觉得需要做哪些方面的准备工作。
应做好以下工作：
1、住宿安排。
2、行程安排。
3、工作汇报资料收集。
4、工作会议安排。
5、陪同参观人员安排。
