商务管理作业流程
库房管理作业流程
2004年6月
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1．目的 .............................................................................................................................................3 2. 范围 ............................................................................................................................................3 3.权责................................................................................................................................................3 4.名词定义 ........................................................................................................................................4 5.相关文件 ......................................................................................................................................4 6.流程内容 ........................................................................................................................................4
6.1入库 .....................................................................................................................................4
6.1 .1入库通知 .................................................................................................................4 6.1.2 验收 .........................................................................................................................5 6.1.3零星物的入库 ..........................................................................................................5 6.1.4《入库单》填写要求 ...............................................................................................6 6.2出库 .....................................................................................................................................6
6.2.1出库依据 ..................................................................................................................6 6.2.2库房发货 ..................................................................................................................6 6.2..3《出库单》填写要求 ..............................................................................................6 6.3派车配送 .............................................................................................................................7
6.3.1配送准备 ..................................................................................................................7 6.3.2运输 ..........................................................................................................................7 6.3.3现场移交 ..................................................................................................................7 6.3库房借调 .............................................................................................................................7
6.3.1借调申请 ..................................................................................................................7 6.3.2借调执行 ..................................................................................................................8 6.3.3借调归还 ..................................................................................................................8 6.4维修 .....................................................................................................................................8
6.4.1维修申请 ..................................................................................................................8 6.4.2责任的明确 ..............................................................................................................9 6.4.3维修实施 ..................................................................................................................9 6.5 设备调换 ............................................................................................................................9
6.5.2 审核 .......................................................................................................................10 6.5.3 调换施实 ...............................................................................................................10 6.5 退库 ..................................................................................................................................10 6.5.1设备退库 ................................................................................................................10 6.5.2余料退库 ................................................................................................................10 6.6库房日常管理 ...................................................................................................................11 6.6.1环境维护 ................................................................................................................11 6.6.2物资堆放 ................................................................................................................11 6.6.3库房帐目 ................................................................................................................11 6.7 材料核算 ..........................................................................................................................12 6.7.1材料信息的录入（速达软件） ............................................................................12 6.7.2材料信息的提供 ....................................................................................................12 6.7.3 其他管理工作 .......................................................................................................12
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附件.................................................................................................................................................14
1．目的
本文件用以规范XXXXXX（简称本公司）工程物资流动过程中的管理工作。确保供货的及时性，库存物质的完好性，核算统计工作的准确性，物资在流动过程中的安全性。
2. 范围
本文适用于本公司库房管理活动。
3.权责
工程项目经理
按工程进度需要分段提交材料领用申请计划，负责直发工地货物的验收、及时办理出库手续，并做好所领用材料的现场管理。
商务部经理
负责领用依据的审核，负责督促物资出、入库手续的及时办理，负责定期检查库房帐、物。
商务项目经理
负责审核材料领用依据，负责编制《移交清单》，负责配送物资集货、配送时间，协助分货装箱、标注箱号，按排运输工具。
采购人员
负责发放到货通知，及时办理相关的库房手续，做好直发材料的发货登记。
库房保管员
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负责物资出、入库操作和库房的日常工作管理。
材料核算员
负责材料信息的录入（速达软件），项目成本的核算。 负责督促库房管理工作。 负责材料付款的审核。 负责材料信息的提供。
送货司机
负责做好运输中的物资防护，确保物资安全、按时到达目的地，督促收货方验收、签字，并将签字后的单据带回交于库房。
4.名词定义
PO号
采购落单的编号。
领用依据
经审核的《材料领用申请单》、《材料增领申请单》、《待签项目材料领用申请单》和《设备调换申请单》。
5.相关文件
材料审核作业流程
采购管理作业流程6.流程内容
6.1入库
6.1 .1入库通知
采购人员通知库房、项目经理到货情况，明确到货物资、时间等。如是库房验收，须将采购依据转发于库房，作为入库验收依据。
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6.1.2 验收
6.1.2.1验收依据
采购合同清单或采购人员发出的通知清单为验收依据。
6.1.2.2检验方式
货到时，依据验收依据对物质的名称、型号、规格、数量及外包装的完好，附件的齐全等进行检验。
对于物资的内在质量，需到用户现场进行检验。对于大宗设备须供货商到现场共同检验，双方签订相应的验收报告。
对于整箱零散物的验收，如供方提供明细清单，收货方应直接开箱检验。如没有提供：库房收货，商务部须提供明细清单或到库房协助验货；工地现场收货（原因离公司远）要求项目经理以验收依据对照实物验收，并做好收货记录。
6.1.2.3验收原则
货到哪里，哪里验收。
库房为保管员验收。
工地为项目经理验收。如项目经理不在工地，可委托他人。但项目经理须在三天内逐项检查，如有问题须及时反馈商务部，在收货后的第四天（含收货日）商务部没有收到反馈问题，该批物资视同合格。
6.1.4验收不合格
对于只有数量不符者，收货人按实际数量收货，并且必须在《供货清单》与《入
库单》上填写实数，并加以注明。
对于其他项目不符、不合格者，不得收货。须及时通知采购人员并要求给出处理意见。
6.1.3零星物的入库
要求符合采购依据，经库房保管员验收合格后，凭商务部经理签字后的购物发票办理入库、出库手续。
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6.1.4《入库单》填写要求
《入库单》原则上由采购人员方打单，保管员确认。
在《入库单》上方填写PO号。
一张入库单上不得填写两个以上（含两个）采购合同中的材料。
入库单一式三联 库房保管员应及时传送核算员、采购员处，各部门做好登帐与存档工作。
保管员一联 ------ 作为库房台帐的原始凭证。 核算员一联 ------ 作为成本核算依据。 采购员一联 ------ 作为材料付款依据。
6.2出库
6.2.1出库依据
经审核、审批后的《材料领用申请单》、《材料增领申请单》、（合同待签）《领用申请单》为领用依据。
6.2.2库房发货
工程项目经理（或工程项目经理所委托的人）持领用依据到库房领料，库房保管员审核、打单、发货。
6.2..3《出库单》填写要求
《出库单》原则上由领用方填写，保管员审核确认。
《出库单》上方应填写：工程名称项目*期.
增领材料需在《出库单》标题旁加“增”字。
出库单一式三联，项目经理带走一联，库房保管员应及时抄送至材料核算员处，相关人员根据出库单做好好登帐、存档工作：
保管员一联 ------ 作为库房登记台帐的原始凭证。
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核算员一联 ------ 作为成本核算依据。
工程项目经理 ------ 作为登记项目台帐依据。
6.3派车配送
6.3.1配送准备
由商务项目经理负责安排集货，根据实际集货情况制作《移交清单》并传发于库房，同时通知项目经理接货时间。
库房保管员照单配货，如需分货装箱，商务项目经理应到库房协助保管员一同分货、装箱、编箱号，箱号要求与《移交清单》一一对应。并要求按项目将物资分区摆放。
工程项目经理负责申请运输车辆，提出装车要求，监督装车与防护，并办理出库手续。保管员、驾驶员共同点清货物后，双方在《移交清单》（一式三联）上履行签字手续，库房留一联为出货证据。
6.3.2运输
运输人员作好物资防护检查，确保运输途中的安全、物资的完好、按时到达。运送大宗材料前，工程项目经理必须到仓库办理出库手续，并安排跟车人员。
6.3.3现场移交
司机随车带两联《移交清单》，货到现场后以移交清单交于收货人，并协助验收，对方签收后将一联留给收货方，一联交于库房。
当项目经理委托他人收货时，项目经理要对其委托人的签收结果负责。项目经理可以在三天内复查，如有问题及时反馈商务部，在收货后的第四天（含收货日）商务部没有收到反馈问题，该批物资视同合格。
6.3库房借调
6.3.1借调申请
在项目需要借调库房产品的情况下，项目经理应填写《库房借调申请单》，经工程
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部经理签字批准后，交由商务部经理核准，并与产品归属部门协调确认后执行。
6.3.2借调执行
库房保管员根据审批过的《库房借调申请单》执行借调。当产品需交于客户时，保管员应将一份《借用备忘》一并交于借调人，由客户签字确认后交于库房保管。
库房保管员应将上述借据传送与商务项目经理，要求商务项目经理编号归档管理。
6.3.3借调归还
商务项目经理应在借调到期前一周，通知催促借调人归还。借调人负责按时归还产品。
对于归还产品，商务项目经理应协助保管员入库检验，并要求附件齐全、原包装完好。合格者入库，同时在“库房借调申请单”上填写归还记录。如有损坏不得办理归还手续，及时上报商务部经理给出处理意见。
需要续借时，由借调人于到期前办理续借申请。续借申请参照6.3.1条款进行。
6.4维修
6.4.1维修申请
在工程验收前，设备损坏由商务部负责处理。项目经理填报《设备维修申请单》，说明其损坏原因及责任，提出维修方法。经工程部经理审核，技术部经理确认，商务部经理核准后实施维修。
在工程验收后，设备损坏由售后服务部处理。
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6.4.2责任的明确
商务部经理在负责实施维修同时，明确责任并做好费用的处理。
如设备损坏责任属供货方，一切费用（包括更换）由供货方承担；
如责任属用户方，项目经理应负责办理维修回执或增领签证，向用户收取相关费用；
如责任属公司內部，公司应按公司的奖惩条例对责任人或责任部门酌情处理，所有维修费用应打入工程项目成本；
如责任属施工队，项目经理应按合同条款追溯施工队责任及维修费用。
6.4.3维修实施
经相关部门签字后如决定自修，可按相关程序办理备件借用或增领手续，如需送出维修商务部经理应及时安排对口采购人员与供应商或维修部联系，在设备移交的同时办理移交签字手续。
设备修回后，移交方须进行检验或经过施用验证合格后，办理归还手续。如果已办理设备借调或增领，施用部门须用原包装包装好设备，方办理归还或退库手续。
如设备修不好，（责任属公司方），坏设备送交库房，不办理正常退库，库方登入待处理流水帐。
6.5 设备调换
6.5.1 调换申请
工程项目经理填写《设备调换申请单》，经技术审核总经理审批后，到库房退回被替换材料。
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6.5.2 审核
调换前，库房对退回材料进行检验，检验内容包括数量、型号、包装以及配件。
其他相关审核参见材料审核流程6.4 6.5.3 调换施实
退回设备要求附件齐全和外包装完整，通过检验后办理退库，然后可以办理调换材料的出库手续。
6.5 退库
6.5.1设备退库
设备退库须填《设备退库申请》，经商务项目经理核实，商务部经理审核后，办理退库，如需退货（对于今后工程上不用设备尽量办退货），商务部负责与供货商联系退货。
设备退货：要求设备完好、外包装完好，商务项目经理应协助库房保管员进行验收工作，合格后方办理退库、退货手续。
设备退库：如设备完好，外包装损坏或附件缺损等，应在商务项目经理确认设备完好、附件可配的情况下，须由工程部经理签字保证以后工程需要首先领用此设备，方由商务部按质定价后，保管员方可办理设备退库。商务部应在退库后配齐附件。
设备的损坏不能办理正常退库，能维修的应按6.4 条款将设备修好，再办理退库手续。
6.5.2余料退库
项目竣工后，项目经理负责工地余料在竣工后15日内办理余料退库，商务部负责督促实施。
如项目间需挪用材料必须得到商务项目经理同意，并重新办理退库、出库手续。
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余料退库，工程项目经理需将退库材料按物资的品种、规格分类整理，并编制退库材料清单一并送交库房。
保管员按要求逐项进行检验，合格者办理正常退库手续并进入材料成本核算。对于退库材料要求首先发放出库。
对于不合格材料，先记入帐外帐，等出库后再进入帐内，并要求核算人员当月向商务部申报盘赢，经商务部经理批准后再进行各级调帐。
6.6库房日常管理
6.6.1环境维护
库房应保持干燥、通风、清洁，做到防湿、防潮。经常检查门窗的完好，雨天、霉雨季节须检查屋顶的渗漏，墙面、地面的渗水情况。
库房应配备相应的、完好的、充足的消防器材，留有合适的消防通道，具有
防
暴晒防高温措施。库房内严禁吸烟，明火。
6.6.2物资堆放
物资堆放应分类、分区排放整齐，成行成列检点方便。堆放的高度应符合产品特点或其本身要求。
特殊物资要求单独设区摆放，并有明显标志。
按品名、型号、规格、数量/单位 建卡、建牌，要求清晰可见。
库房物资应保持流动，要求先进先出，后进后出，退库物资要求先出，保证库存物资的完好。
6.6.3库房帐目
做好进、出物资的台帐，及有关物资的流水台帐。
保存好所有物资的进、出单据，和相关文件资料。
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定期将库内帐外物（可用的）上报核算员。
每月底库房保管员对库存物资进行盘点，要求帐、物相符。
做好与核算员的对帐工作，要求作到帐、帐相符。
6.7 材料核算
6.7.1材料信息的录入（速达软件）
核算人员接到出、入库单后，首先以相关的采购落单或《材料领用申请单》《材料增领申请单》、《待签项目领用申请单》为依据进行审核，区分增领与领用再作录入。
库房套帐（速达软件）的管理，如项目成本的帐目分类、分户（领用与增领分开）以及库存等。
PO的管理：原则上要求采购人员先订合同后发货。如因客观困难，采购落单滞后，核算员可先预设PO号进行材料录入工作，采购员必须在规定的时间内补回合同（参见采购管理作业流程）。
6.7.2材料信息的提供
提供项目竣工决算所需的成本汇总 （材料成本 = 配置内领用成本 + 配置外增领成本）和施工费统计。
按时提供库存报表，及时提供相关部门需要的材料成本信息。
6.7.3 其他管理工作
做好采购付款的审核工作。
督促库房管理盘点，做到帐物相符、帐帐相符。
做好所有出、入库单据及相关文件的存档保管。
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附件
附件一:入库流程 附件二:出库流程 附件三:仓库配送流程 附件四:借调流程 附件五:维修流程 附件六:设备调换流程 附件七:退库流程 福建八:材料核算流程
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