房地产登记档案
重点围绕三个问题：什么是房地产登记档案？如何管理房地产登记档案？如何做好房地产登记档案的利用工作？
第一部分 什么是登记档案
☞掌握登记档案、登记簿、登记材料的定义
☞掌握登记档案、登记簿、登记材料三者之间的关系 ☞熟悉登记档案的作用 ☞了解登记档案的特点
一、登记档案、登记簿、登记材料的定义
（一）登记档案的定义
１、登记档案定义的表述
（１）房地产登记档案（以下简称登记档案）是房地产档案中的一种。是指登记机构在房地产物权登记活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。它反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况，是城市房地产物权登记工作的真实记载和重要依据。
（２）登记档案的定义有广义和狭义之分。
广义的登记档案，指登记资料归档后成为登记档案。登记资料由房屋登记簿（以下简称登记簿）和房屋登记材料（以下简称登记材料）两部分内容组成。
狭义的登记档案，特指原始登记材料，也就是传统意义上的以卷宗为外在表现形式的登记档案，包括了登记过程中产生的申请、审核、发证等原始资料。
（３）本教材所称登记档案，是指广义的登记档案。
２、登记档案定义的内涵
说明了登记档案的来源、指出了登记档案的形成条件、明确了登记档案的形式、显现了登记档案的本质。
（三）房屋登记簿的定义
房屋登记簿是房屋权利归属和内容的根据，可以采用电子介质，也可以采用纸介
- 1
（六）法律性：登记档案记载了房地产权利归属并拥有详实的凭证材料，是房地产登记部门和司法部门确认房屋权利归属、处理房地产纠纷的主要依据。
第二部分 如何管理登记档案
☞了解登记档案管理的内容
☞了解登记档案管理的职责
☞掌握登记簿的管理
☞掌握登记材料的管理
一、登记档案管理的内容
（一）登记档案生成：登记档案生成由登记受理开始，并贯穿于登记确认的每一个环节。受理、审核、登簿、发证各环节，要按照归档范围和要求收集、制作登记资料，并做好向下一环节移交的工作，以保证登记档案生成的规范。
（二）立卷整理：登记档案立卷整理工作是将接收的登记资料排序、编目，使之科学化、规范化、标准化的过程。
（三）归档：登记档案的归档是指将立卷后形成的登记档案移交档案管理人员入库保存的过程。
（四）鉴定：是登记档案管理的基础工作之一，是按照有关规定对登记馆藏档案不断优化，推动登记档案利用工作顺利进行的一个重要环节。
（五）保管：是登记档案管理的重要工作内容，是实现维护档案完整和安全的重点环节和主要手段。
（六）异动管理：是指房地产状况发生变化后，及时对登记档案进行异动整理和统计，建立与实际一致的档案。
（七）利用：管理登记档案的目的，是为各项工作及社会提供利用。为满足利用者的需求，采取各种形式和方法，对登记档案进行利用，就形成了登记档案的利用工作。
二、登记档案管理的职责
- 3
１、电子登记簿的异动：在办理相关登记事项时登记审核完毕后的记载登记簿环节，由系统自动生成。
２、纸质登记簿的异动：是按登簿内容用增页等方式记载，注明目录和页码，并将增页归并到已建立的纸质簿册中。
（五）登记簿的归档： １、电子登记簿归档
（１）逻辑归档：登记官记载完毕，一经确认，即为电子登记簿逻辑归档。 （２）物理归档：指定期把电子登记簿备份到可脱机保存的载体上，编制目录向登记机构的档案管理部门移交。
２、纸质登记簿归档：纸质登记簿入册即为归档。
（六）登记簿的保管：登记机构永久保存
四、登记材料的管理
（一）登记材料管理工作的步骤：接收、整理、扫描、立卷、入加、鉴定、保管、异动管理
各步骤的定义
１、接收是登记部门在登记过程结束后将登记材料移交登记档案管理部门的过程。
２、整理是将登记材料排序、编目使之科学化、规范化、标准化的过程。 ３、扫描是根据档案数字化的要求对登记材料进行数字化处理，形成完整清晰、便于利用的登记档案图像数据库的过程。
４、立卷是将登记材料编号，填写卷内文件目录和备考表，案卷封面编目与案卷装订的过程
５、入库是将登记材料形成的案卷，依丘号大小按厨柜从上到下、从左到右的顺序排列的过程。
６、鉴定是对登记材料进行去粗取精，不断优化登记材料质量的过程。 ７、保管是登记材料管理的重要工作内容，是实现维护档案完整和安全的过程。 ８、异动管理是动态管理登记材料，对登记材料进行异动整理和统计，建立与实际一致的登记档案的过程。
- 5
（１）按所有权在前、他项权在后排列。
（２）按权利客体在前、权利主体证明文件在后排列。 （３）按权利变动证明文件在前、其他证明文件在后排列。 （４）按房屋登记材料形成时间的先后排列。 （５）按房屋登记材料之间的逻辑关系排列。
（三）立卷：
１、立卷原则 ：立卷范围应符合相关规定原则、即时立卷原则 ２、立卷要求：
（１）立卷内容完整：种类齐全、材料完整 （２）立卷内容准确：
、登记材料记载的内容要与实际状况相符，绝不能有差错。 、立卷的登记材料，不能张冠李戴，误入别人或别处的档案之中。 、不准确的材料要退回上道工序。 （３）形式标准规范：
、文件材料标准：书写用纸标准化、各种表格标准化、文字书写标准化
、变动管理规范：按簿、图、档案、房屋四相符的要求，分别核查所接收的资料与变动情况是否一致，核对归档清册，确认无误后方可作为原始登记材料。
、验收标准规范：数量充分，质量优化；内容翔实，结构合理。
３、立卷责任人的确立：登记材料立卷责任人为完成对登记材料整理、装订，制作登记卷盒及将登记材料装盒等工作的作业人员。
（四）入库：
１、档案架(柜)的排放与编号要求：
（１）档案架(柜)的排放应一致，做到横竖成行，尽可能达到整齐美观。 （２）档案架(柜)的排列应与窗户垂直，以免阳光直射，并便于通风。 （３）档案架(柜)的排列不宜太紧或太松，既要注意最大限度地利用库房面积，又要便于平时档案的取放。
（４）档案库房中的档案架(柜)应进行统一的编号。 ２、档案排列要求：
- 7
（２）鉴定工作的组织领导 （３）鉴定工作的步骤 ３、登记材料的销毁
（１）销毁登记材料应编制档案销毁清册，办理审批手续，执行监销制度。 （２）销毁时要注意安全保密，一般要有二人以上进行监销，销毁后监销人员应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式(焚毁或打浆)和日期，以示负责。
第三部分 如何做好登记档案的利用工作？
☞熟悉登记档案利用的法律依据 ☞了解登记档案利用的意义 ☞掌握登记簿的利用形式和要求 ☞掌握登记材料的利用方式和要求
一、登记档案利用的法律依据
１、《物权法》第十八条
２、《房屋登记办法》第二十八条
３、《城市房地产权属档案管理办法》第二十四条
４、《房屋权属登记信息查询暂行办法》第六条
５、《房屋登记簿管理试行办法》第十四条
二、登记档案利用的意义
１、保护人民群众财产利益
２、保证房地产行政管理工作正常开展
３、促进城市建设发展
４、协助公检法部门办案，维护社会稳定
三、登记簿的利用
（一）登记簿利用的形式
１、提供利用电子登记簿触摸屏查询。
- 9
３、登记簿利用的方法要求
（１）房屋登记簿的利用，应当在登记机关设定的场所内进行。
（２）对符合规定的查询申请，申请人可通过查询编号自行在电子触摸屏上查询。 （３）对于需要出具有关查询证明的，应当由登记机关指定专人负责接待，并根据查询需求摘录或打印查询结果。
四、登记材料的利用
（一）登记材料利用的方式
１、出具物权证明。
２、提供利用登记材料原件。
３、提供利用登记材料复制本。
４、根据登记材料内容编写参考资料提供利用。
（二）登记材料利用的要求 １、登记材料利用者的范围要求 （１）房屋权利人及其配偶。
（２）房屋继承人、受赠人和受遗赠人。
（３）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门。
（４）公证机构、仲裁机构。
（５）仲裁事项、诉讼案件的当事人。 ２、登记材料利用的手续要求
（１）房屋权利人的配偶，应出示夫妻关系证明。
（２）继承人、受赠人和受遗赠人应当提交发生继承、赠与和受遗赠事实的证明材料。
（３）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、证券监管部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。
（４）公证机构、仲裁机构应当提交本单位出具的查询证明、当事人申请公证或仲裁的证明，以及执行查询任务的工作人员的工作证件。
（５）仲裁、诉讼案件的当事人应当提交仲裁机构或者审判机关受理案件的证明，
- 11
