齐齐哈尔医学院干部档案管理工作细则
为使干部档案管理工作进一步规范化、制度化，不断提高科学管理水平，更好地为新时期干部管理工作服务，根据中央组织部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》和省委组织部、省档案局制定的《干部人事档案管理工作细则》等有关规定，结合我院实际，制订本细则。
一、干部档案与干部档案工作
㈠干部档案是组织部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
㈡干部档案工作，是党和国家干部管理工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分，是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为学院发展建设服务的一项专业性工作。
㈢学院的干部档案工作，接受省委组织部、省高校工委组织部领导，业务上同时接受省档案局的监督、检查与指导。
二、干部档案的管理体制、机构和职责 ㈠干部档案管理体制
学院干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。按照干部管理权限，全院处级干部、附属第四医院科级干部、附属医院院长助理和学院本部科级干部档案集中统一由组织部负责管理，附属
一、
二、三医院科级干部档案由本院人事部门负责管理。
㈡干部档案管理工作机构
组织部是学院干部档案管理部门，条件成熟时应建立干部档案科（室）。
㈢组织部干部档案管理职责
1、保管干部档案，为国家积累档案史料；
2、收集、鉴别和整理干部档案材料；
3、办理干部档案的查阅、借阅和转递；
4、登记干部职务、工资的变动情况；
5、为有关部门提供干部的情况；
6、做好干部档案的安全、保密、保护工作；
7、调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导；
8、推广、应用干部档案现代化管理技术；
9、定期向档案室移交死亡干部档案；
10、办理其它有关事项。
三、干部档案管理范围 ㈠在职干部档案的管理
1、按照干部管理权限，学院党委直接任命的处科级干部档案由组织部负责统一保管。
2、省委管理的干部，应建立档案正、副本，正本由省委组织部保管，副本由学院组织部负责保管。
㈡退(离)休干部档案的管理
干部退(离)休后，其档案仍由组织部保管。 ㈢死亡干部档案的管理
学院党委管理的干部死亡五年后，其档案由组织部移交学院档案室长期保存。
㈣其他干部档案的管理
1、干部辞职、自动离职、被辞退(解聘)或被开除公职以后，其档案转由人事处保管。到其他单位重新就业的，其档案转至有关人事部门保管，就业单位不具备保管条件的，转当地人事部门所属的人才流动服务中心保管。
2、干部被判刑或劳动教养期间，其档案由组织部保管；刑满释放或解除劳教以后，在院内重新安排工作的，其档案转由人事处保管。
3、干部出国不归(定居)、失踪、逃亡以后，其档案仍由组织部保管。
4、组织部干部档案管理人员及其直系亲属的档案，由组织部另行指定专人保管。
四、干部档案材料的收集归档
组织部要本着实事求是的原则，按照干部管理权限及干部 档案材料收集范围，经常向有关部门收集反映干部政治思想、品
3 德作风、业务能力、学识水平、工作实绩情况的材料，充实档案内容。
㈠收集范围
1、在干部工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
2、自传和属于自传性质的材料。
3、考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
4、审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。
5、国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结(结业)，博士后研究人员工作期满登记表等材料。
6、评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
7、创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。
8、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
10、党、团组织建设工作中形成的有关材料：
⑴中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1-2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表、民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档)；退党材料；
⑵中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料；
⑶加入民主党派的有关材料。
11、表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党(团)员等审批(呈报)表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受
5 勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
12、纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)，上级批复，离婚材料等。
13、干部任免、调动、军队干部转业安臵等工作中形成的有关材料：干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退(离)休审批表等材料。
14、考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。
15、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
16、办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：因公出国(出境)审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等材料。
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17、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。
18、身体检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。
19、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。
20、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。 ㈡收集方法
1、组织部、宣传统战部、纪检监察处、工会、人事处、审计处等部门，都应建立健全送交干部档案材料收集归档的制度，并认真贯彻执行，使干部档案材料收集归档制度化、规范化。
2、组织部要掌握形成干部档案材料的规律和信息，建立工作联系制度和收集网络，采取整理前收集与整理后补充收集、单位内收集与单位外收集、经常收集与集中收集相结合的收集形式，做好动态收集与跟踪收集，全面、准确地向有关部门收集新形成的归档材料。
3、收集的档案材料必须是办理完毕的正式材料，内容真实，文字清楚，手续完备，规格一致（19cm×26cm）,严禁将复印材料及使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水及复写纸书写的材料收集归档。组织部发现归档材料不符合归档要求时，应及时通知形
7 成材料的部门补送或补办手续，有关部门须按规定认真办理。
4、组织部形成的档案材料须在20天之内归档，其他部门形成的档案材料须在一个月之内，送交组织部归档。任何组织和个人不得以任何理由积压、滞留归档材料。
5、学院党委直接任命的处科级干部，其原档案保管部门须在干部任命一个月内按有关规定向党委组织部移交干部档案。
㈢归档要求
1、组织部在收到干部档案材料后，应在3日内归入档案柜（盒）。
2、组织部每年对干部档案材料集中归档装订入卷一次。
3、组织部每年向省委组织部报送一次省委管理的干部的档案材料。
五、干部档案的整理与保管保护 ㈠整理工作的基本要求
1、整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
2、整理干部档案，事先要将干部档案材料收集齐全，备齐卷皮、干部职务变动登记表、工资级别(变动)登记表、目录纸、隔页纸(或隔页角)、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
3、整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、
8 政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责地做好整理工作。
㈡整理工作的基本步骤
1、材料鉴别；
2、材料分类；
3、材料排序；
4、材料编目；
5、材料复制；
6、技术加工；
7、装订立卷；
8、检查验收。
㈢干部档案材料的鉴别、分类、排序、编目、复制、技术加工、装订立卷、检查验收和干部档案的保管保护等严格执行省委组织部、省档案局联合下发的《干部人事档案管理工作细则》（黑组通字[1998]44号）的有关规定。
六、干部档案的提供利用
组织部须服务和服从于干部工作的需要，做好档案提供利用工作。要严格掌握利用范围，遵循规定的审批程序，履行严密的审批手续。在查(借)阅档案时，要注意档案内容的保密，确保档案的安全。
㈠查阅范围
1、凡涉及干部考察、任免、调动、入党、入团、奖惩、政审、
9 组织处理、案件审理、出国(境)审查、调整工资、评定职称、确定福利(职级)待遇，以及更改姓名，入党时间、参加工作时间、出生年月，办理退(离)休手续，治丧等工作，可以查阅干部档案。
2、与他人案件有密切联系，而本人已经死亡或因病不能口述、书写、无法直接提供情况，以及其它特殊原因，须通过其档案取得证明材料的，可以查阅干部档案的有关内容。
3、编写党史、军史、人物传记、地方志、组织史、革命斗争史等，需要了解当事人的经历和社会实践情况，而当事人已经死亡或因年迈丧失记忆、有病不能口述、书写的，可查阅其履历和自传等档案材料。
㈡查阅手续
1、查阅干部档案，须由查阅单位填写《查阅干部档案审批表》(简称《审批表》)，经查阅单位党组织主管领导签署意见并加盖组织人事部门公章，经组织部审核同意后查阅。
2、非中共领导干部和非组织人事部门，因工作需要必须查阅干部档案时，还须经学院党委主要负责人同意并签署意见，由组织部审核后，提供有关情况。
3、查阅档案室保存的死亡干部档案，须经组织部同意并签署意见加盖公章后，由档案室按规定予以查阅。
㈢借阅档案
干部档案一般不外借，必须借阅时，须说明理由，并严格按规定程序办理借阅手续。下列情况，可酌情借阅：
1、干部审查部门对干部本人历史问题进行复查，靠查阅一时解决不了问题的；
2、上级干部部门进行任免、调动、考察等工作，需要审查干部本人档案的；
3、其它特殊情况。
借阅档案须进行严格的登记，并在《借阅干部档案审批表》备注栏内详细填写借阅理由及借阅时间，注明借阅单位及经手人，由组织部核实，经学院党委主要负责人同意并签署意见后，方可借出。
㈣查(借)阅注意事项
1、不准电话查询档案内容。需要查阅时，查阅单位要填写《审批表》，派两名以上中共正式党员干部，携带本人工作证(工作证须与《审批表》所填查阅人相符)，到组织部查阅。不准凭借调查证明材料介绍信或行政介绍信查阅干部档案。
2、组织部须按规定提供档案材料。干部直系亲属因参加工作、升学、参军、入党、入团进行政治审查，需要了解干部本人情况时，不得查阅干部本人档案，所需证明材料由干部所在单位基层党组织予以提供。非直系亲属，既不能查阅档案，也不出具证明。
3、阅档人员必须严格遵守保密制度和阅档规定，不准泄漏或擅自公布档案内容，严禁涂改、圈划、批注、抽取、拆散、折叠、增添、撤换档案材料，如发现材料有遗失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，以便采取措施妥善处理。
4、任何人不准查(借)阅本人及其直系亲属的档案，也不得以个人名义查阅其他干部档案。
5、未经组织部同意，任何查(借)阅档案的单位或个人，不得随意摘录、复制(拍摄)档案内容。因工作需要从档案中取证的，须经组织部同意，并请示学院党委主要负责人审查批准后才能摘录、复制(拍摄)，摘录、复制(拍摄)的档案材料必须保密，用毕由组织人事部门登记销毁。
6、借阅档案须在规定的时间内返还，时间一般不得超过一周，最长不准超过两周，如需延长，必须办理延期借阅手续。借阅期间，借用部门要指定专人专柜保管，不准擅自将档案转借他人，或将档案带入公共场所，以防档案损坏或丢失。
7、阅档结束后或借档返还时，组织部档案管理人员必须认真进行检查验收，并履行相应签字手续。
8、对违反查(借)阅规定，有擅自涂改、抽取、圈划、增添、撤换档案材料等行为，视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私或利用档案材料营私舞弊者，要依据《中华人民共和国档案法》严肃处理。
七、干部档案的转递 ㈠转递原因
组织部在遇到下列情况时，应及时、完整、准确、安全地将档案转递给新的主管单位，做到“档随人走”。
1、干部管理权限调整变化。
2、干部跨单位调动。
3、干部所在单位改变上下级行政隶属关系、撤消或并入新单位。
4、干部辞职、退职、离职以及被开除公职后，另行就业。
5、干部受刑事处分和劳动教养后，重新参加工作。
6、干部流动及其他需要转递档案等情况。 ㈡转递要求
1、干部档案须通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄(含特快专递)或交干部本人自带。
2、转出档案须及时、完整、按规定整理装订，不得有零散材料，也不得扣留材料和分批转出。
3、转递档案必须详细填写由中组部统一格式的“干部档案转递通知单”，并严密包封。
4、档案转出后，组织部应及时催问和索要回执，以防丢失。
八、组织领导和队伍建设
㈠学院党委要加强对干部档案工作的日常领导，及时研究解决工作中出现的新情况、新问题，不断提高科学管理水平。
㈡学院党委组织部对附属医院的干部档案工作，在业务上负有监督、检查和指导的责任。
㈢干部档案管理工作所需设备经费和业务经费，应根据档案日常管理工作的实际需要，列入学院财务预算，统筹解决。
㈣学院党委组织部须加强干部档案工作队伍建设，选调政治
13 可靠、作风正派、责任心强、具有大学本科以上学历的党员干部从事干部档案管理工作。要保持队伍的相对稳定，合理解决干部 档案管理人员的专业技术职务(职称)的评定和行政职级待遇问题，为他们政治业务上的成长进步创造条件。对为档案工作做出突出贡献的同志，要适时给予表彰和奖励。对失职者，应视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。
㈤组织部干部档案管理工作人员，在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到：
1、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。
2、热爱本职工作，积极主动收集档案材料，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力。
3、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。
4、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
5、工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
九、附则
㈠本细则由组织部负责解释。 ㈡本细则自下发之日起执行。
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