医院公文管理制度
第一章 总则
第一条 为做好我院公文管理工作，使公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，特制定本规定。
第二条 公文是传达上级精神，发布行政决议和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。
第三条 各级领导和办文人员要增强公文意识，树立高度责任感，严格办文程序和制度，层层把关，层层负责，发扬深入实际、调查研究、实事求是的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义、努力提高公文处理工作的质量和效率。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保安全。
第五条 院长办公室是公文处理的管理机构，主管本院公文处理工作并指导各部门公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 根据我院实际，我院公文的主要种类有：
1.决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门、科室及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。
2.决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。
3.通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级机关单位和不相隶属机关单位的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用干部。
4.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 5.报告：适用于向上级机关单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关单位的询问。
6.请示：适用于向上级机关单位请求指示或批准的事项。 7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.函：适用于不相隶属机关单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
9.规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
10.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
第八条 公文文头一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。
1.文件名称，发文统一使用印有“******医院”（套红）名称的信笺纸。
2.发文字号 包括院、部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、居中。如标注签发人，签发人居横线上右侧。
3.签发人 向上级机关报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，经其授权由主持工作的负责人签发。签发人姓名、会签人姓名置于发文号的同行右端。 第九条 公文正文部分一般包括标题、主送机关单位、部门、内容、附件、发文机关单位、发文日期、印章等。
1.标题
置于文头之下、主送机关单位、部门之上、居中。标题一般应当标明发文机关单位名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。
2.主送机关单位、部门
是指公文的主要受理机关单位、部门，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上单位；向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式。
3.内容
是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
4.附件
正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文机关之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。
5.发文机关
又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。
6.发文日期
一般署会议通过日期或领导人签发日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文机关署名的右下方。
7.印章
所有发文，应当加盖发文机关印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标“（此页无正文）”。
第十条 公文文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发机关和印发日期。
1.主题词
反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。主题词按《国务院公文主题词表》规定标引。
2.抄送机关
除主送机关外，其他需要执行和知晓公文的机关单位。送往上级机关的为“抄报”，送往同级机关或不相隶属机关的为“抄送”。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。
3.印发机关、印发日期和印刷份数
印发机关是指印发公文机关的办公部门；印发日期是印发机关印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印发”；印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文机关留用等方面的需要来确定，印成“共印×××份”。印发机关、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发机关和印发日期在同一行左右两侧顶端，中间隔一定距离，并用两条与图文区等宽的细实线相夹。印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方 。
第十一条 公文排版格式
公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸一律采用 A4 型（ 210 毫米× 297 毫米），公文首页为印有眉头的公文纸。全文采取宋体，文号小四号加黑，大标题2号加黑，正文4号，页码小5号，签发人（会签人）用 3号，主题词用小4号。全文间距25磅。页面设置：上2厘米、下2厘米、左2厘米、右2厘米。
第四章 行文规则
第十二条 院部可以对上对下行文，也可以与有关单位和兄弟单位之间互相行文。院内其他科、部一律不对外行文。
第十三条 院长办公室根据院部授权，可以分别向院内各科、部行文。
第十四条 信函行文首页一律使用套红居中印有发文机关名称的信笺纸，可以编发文字号，标注于信笺纸上发文机关名称的中下方。
第十五条 向院长请示问题，除院长直接交办的事项外，请示应当送院长办公室按规定程序处理，不应当直接送院长本人。
第十六条 除院长直接交办的事项外，不得以医院名义向上级机关单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 公文办理
第十七条 公文办理是医院领导、办公室和其他职能部门的一项经常性的重要工作。它对于实现医院职能，加强医院建设，提高医院工作效率，有着极大的关系。 公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。
第十八条 收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成。
1.收文登记 对收进的外来文件、电报，由院长办公室统一进行签收、拆封、登记。 院领导亲收件，交本人拆封。亲收人如认为需要医院存查或处理的，可以交校长办公室按收文登记办理。
2.阅批
收文登记后，一般公文由院长办公室负责人阅签提出拟办意见，转有关职能部门承办。重要公文由院长办公室负责人阅签，呈送院领导阅批后，由院长办公室转有关职能部门承办或组织传阅。急件应即时阅批。
3.传递
各部门传送文件应由专人负责，文件传送必须在送件簿上登记，凭送件簿分送收件部门，收件部门收件后应在送件簿上签收。
4.催办
院长办公室人员及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，防止漏办或延误。 院长办公室对公文处理情况有催办、督促和检查的责任。
5.存档
各种收文交由院长办公室统一存档。
第十九条 发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、用印、发送等环节组成。
1.拟稿
以医院名义发出的综合性报告、请示等，由院长办公室拟稿或组织有关部门共同拟稿。 凡是各部门需要以医院名义行文批发本部门文件时，由各部门拟交院长办公室行文。
拟稿时注意事项：
⑴用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误。使用简称，应先用全称在括号内注明“以下简称××”。简称应规范化。时间应写具体的年月日，不要把“ 20 ××年”简写成“××年”一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。不写不规范的字。
⑵公文中的数字，除发文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。
⑶引用公文应先引标题，后引发文字号。
⑷起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。
2.核稿
核稿时，要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查，发现问题及时纠正。
⑴公文草拟后送有关负责同志审核。
⑵各部门以医院名义发出的公文，应先经分管院长核阅签字，送院长办公室复核后，再送院领导签发。紧急公文在送审时应提出办理时限。
⑶凡涉及几个部门工作的公文，由主办部门会同有关部门负责同志一并核阅会签。
⑷院长办公室复核部门所拟需以医院名义发出的文件，一般只作文字上必须的少量修改，必要时可作内容上适当调整或要求有关部门修改后再送审。
⑸未经核稿的公文，或须会签而未会签，须送附件而未附送的公文，一律不得送院领导签发。
3.编号、登记
院长办公室对以医院名义发出的文件都要编号、登记。 4.签发
属于全面的、重要的方针、政策性问题，应以医院发文。以医院名义发出的文件，都应由院长签发。属于正常工作性质的例行公文，院长办公室可以根据授权签发。
5.用印、发送
签发后应在文件未页加盖单位印章。最后，由公文拟稿部门负责，按公文要求投送公文主送、抄报（送）单位。
6.归档
公文发送后，院长办公室负责将发文原件归档。
第六章 附则
第二十条 本规定由医院授权院长办公室负责解释。
第二十一条
公文发文字号规定
为了正确使用和处理各类公文，加强公文的规范管理，现对院各部门公文发文字号作如下规定： 1.发文字号应当包括单位代字、年份和序号。年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“ [ ] ”括入；序号不编虚位（即 1 不编 001 ），不加“第”字。
发文字号位置，发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。 2.医院上行文发文代字规定如下： 报告
***医报 请示
**医请 3.医院下行文发文代字规定如下：
⑴有关党群内容对内发文：
党总支部„„„„„„„„„„„„****党字
工 会 „„„„„„„„„„„„„„****工字
团支部 „„„„„„„„„„„„„„****团字
⑵有关行政内容对内发文：
医院„„„„„„„„„„„„****院字 各委员会„„„„„„„„„„„„***委字
