如何安排客户验厂
如何安排客户验厂
大纲
一、验厂的定义及种类
二、如何看待及应对买家验厂
三、经验分享
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如何安排客户验厂
一、何为验厂
验厂的定义：
验厂即为按照一定的标准对工厂进行审核或评估。一般分为人权验厂、反恐验厂、品质验厂等等，企业“验厂”活动已经在中国的出口企业中铺开，接受跨国公司和中介机构“验厂”对我国出口生产企业，尤其是纺织和服装、玩具、日用品、电子和机械等劳动密集型企业几乎成为必须满足的条件。
1、人权验厂
官方称为社会责任审核、社会责任稽核、社会责任工厂评估等等。其又分为企业社会责任标准认证和客户方标准审核。这种“验厂”主要通过两种方式推行。
企业社会责任标准认证
企业社会责任标准认证是指企业社会责任体系制定方授权一些中立的第三方机构对申请通过某种标准的企业是否能达到所规定的标准进行审查的活动。是采购商要求中国企业通过某些国际、地区或行业的“社会责任”标准认证，获得资格证书，以此作为采购或下达订单的依据。这类标准主要有SA8000、ICTI（玩具行业）、EICC（电子行业）、美国的WRAP（服装鞋帽行业）、欧洲大陆地区的BSCI（所有行业）、法国的ICS（零售行业）、英国的ETI（所有行业）等。
客户方标准审核(Code of Conduct) 是跨国公司在采购产品或下达生产订单之前，对中国企业按照跨国公司制定的社会责任标准也就是通常所说的企业行为守则对企业社会责任，主要是劳工标准的执行情况进行直接审查。一般来说大中型跨国公司都有自己的企业行为守则，如沃尔玛、迪斯尼、耐克、家乐福、BROWNSHOE、PAYLESSS HOESOURCE、VIEWPOINT、Macy\'s等欧美国家的服装、制鞋、日用品、零售业等集团公司。这种方式称 为第二方认证。
两种认证的内容都是以国际劳工标准为依据，要求供货商在劳工标准和工人生活条件等方面承担规定义务。比较而言，第二方认证出现时间较早，覆盖范围和影响面大，而第三方认证的标准和审查更加全面。
2、反恐验厂
是从美国911时间之后才出现的，一般有两种即C-TPAT和GSV。
C-TPAT：
海关-商贸反恐联盟(Customs-Trade Partnership Against Terrorism，简称C-TPAT)，旨在与相关业界合作建立供应链安全管理系统，以确保供应链从起点到终点的运输安全、安全信息及货况的流通，从而阻止恐怖分子的渗入。
GSV：
全球安全验证（Global Security Verification，简称GSV），是一项国际领先的商业服务体系，为全球供应链安全策略的开发和实施提供支持，涉及到工厂的保安、仓库、包装、装货和出货等环节。GSV体系的使命是与全球的供应商和进口商合作，促进全球安全认证体系的开发，帮助所有成员加强安全保障和风险控制、提升供应链效率，并降低成本。
3、品质验厂: 又称质量验厂或生产能力评估，是指以某采购商的品质标准对工厂进行审核。其标准往往不是“通用标准”这一点区别于体系认证。这种验厂相对社会责任验厂和反恐验厂，出现的频率并不高。且审核难度也小于社会责任验厂。以沃尔玛的FCCA为例说明。
沃尔玛（Wal-mart）新推行的FCCA验厂全称为：Factory Capability & Capacity Aement，即工厂产量及能力评估，其目的是审核工厂的产量及生成能力是否符合沃尔玛的产能和质量要求，其主要内容包括以下几个方面：
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1、Factory Facilities and Environment工厂设施和环境
2、Machine Calibration and Maintenance机器校准和维护
3、Quality Management System质量管理体系
4、Incoming Materials Control来料控制
5、Proce and Production Control过程和生产控制
6、In-House Lab-Testing内部实验室测试
7、Final inspection最终检验
二、如何看待及应对买家验厂
相信很多业务员都有这样的体验：一个客户跟踪了大半年，价格样品都被对方认可，最终却因为验厂没有过关错失订单。还有很多朋友把客户提出的验厂理解为“参观”，没有引起足够的重视，最后痛失订单。
中国企业要进入国际市场，与国际大买家合作，其中很重要的就是要通过国际买家的验厂，特别是劳动密集型的企业，劳工的待遇、工作环境以及环保情况都是欧美买家验厂时所关注的。而中国企业自身也可以参照欧美买家验厂标准来要求自己，尽快成为国际化企业，更好的应对国际贸易中的贸易壁垒和反倾销。
正确理解买家验厂目的，以积极的态度应对验厂
我们经常听到供应商抱怨验厂是对中国供应商的一种歧视，是贸易壁垒的另一种表现形式。事实并非如此：供应商追求的是长期的贸易伙伴，同理，对买家也是如此。买家希望通过验厂对供应商作进一步了解，获得生产规模、管理水平、技术水平和劳资关系等方面的具体信息，并将这些信息比对其供应商标准作综合评估，再根据评估结果进行取舍，验厂报告为买家判断该供应商是否可以长期合作提供了依据。另外，验厂还可以帮助买家维护良好的声誉和发展的可持续性。经常可以看到国外的一些媒体曝光某著名品牌使用童工、监狱工或者严重剥削劳力的事情，结果是这些品牌不仅遭受巨额罚款，还有来自消费者的联合抵制。现如今，验厂不仅仅是采购企业自身的需要，也是迫于欧美法令的必要举措。验厂对于中国供应商非但不是“有所指”，相反还是一次“契机”。验厂可以帮助供应商提升管理，改进劳资关系，更为双方的长期合作和稳定发展奠定了基础。
目前验厂有社会责任验厂、质量验厂、技术验厂、以及911事件后新增的反恐验厂等几种。其中，对大多数供应商来说，社会责任审计是难度最大的验厂。社会责任审计会涉及工资工时、劳动环境、歧视和环境保护等诸多内容。而且，某些审计条款的买家标准甚至高过地方法律或条例的要求。于是，很多供应商因验厂无法通过与百万订单失之交臂。还有一些供应商，好不容易通过首次验厂获得长期供货的资格，可是在年度复审中被发现有重大违规，被迫中止合作。验厂成为越来越多出口企业说不出的痛。
为了争取订单，没通过验厂的供应商们开始另辟蹊径。有的购买所谓验厂软件，以帮助工厂做出符合审计要求的“完美文件”；有的聘请验厂公司培训工人，使之个个成为验厂中的“应答高手”；更有甚者，不惜违反法律贿赂审计员。但这些作假手段往往漏洞百出，非但不能从根本上帮助工厂解决验厂难题，反而使之受缚于“为了验厂而验厂”的“怪圈”，整日在谎言中疲于奔命，最终也只落得个名利双失的下场。可见，供应商与其将大把精力用于弄虚作假，还不如积极切实地应对验厂。
验厂前供应商应和买家积极主动地沟通
验厂前供应商应和买家积极主动地沟通，清楚地知道验厂的人员组成、工作流程、审计标准等等，并做好审计前相应的准备工作。以社会责任验厂为例，通常流程如下：
1.见面会（Opening Meeting）。双方介绍，验厂审计员（Auditor，可以是买家代表，也可以是第三方审计机构，如CSCC，ITS等机构）解释此次验厂目的，时间安排以及验厂过程中需要供应商做的配合工作等。
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2.现场检查（On-site Inspection）。审计员和厂方陪同人员检验工厂。检验工厂之前，审计员会要求工厂提供标示消防通道和紧急出口的平面图。检验过程中，审计员会依据审计要求在现场逐条检查，如消防设施、危险品存放等。其间，审计员可能会现场拍照取证或者要求复印某些记录文件，当然，这些动作事先都应征得厂方同意。审计员在检验过程中如果有疑问，还会在现场向工人或者管理人员直接提问。
3.文件审核（Documents Inspection）。审计员通常要求工厂出示考勤记录、工资发放记录、员工花名册、员工保险证明、消防检查和演习记录等文件。审计员以这些文件反映出的信息判定工厂在工资工时、工作环境等方面与审计要求有否不符。审计员通常还会将这些文档中的信息和现场的工人回答以及现场取证的信息进行核对。比如，审计员将某仓库工人的考勤记录和仓库收发货时间进行对比，发现考勤显示某日为工厂休息日而仓库于该日又有收料记录。这种情况下，如厂方又无法给予合理解释并提供相关证据，则视为疑点或直接为不符点。
4.工人访谈（Workers Interview）。工人面谈的对象选择可以是审计员在花名册中随机抽取，也可以是有倾向地抽取，如刻意挑选16～18岁的未成年工，又或者是被审计员在现场检查时记录下工号的那些工人。面谈的内容基本都和工资工时、工作环境、人权保护相关。为了保护工人的权益，面谈的过程对厂方严格保密，既不允许厂方管理人员在场，也不允许其在面谈室附近区域逗留。
5.管理人员访谈（Management Interview）。这个阶段已接近验厂尾声，审计员会就之前发现的疑点或者信息不充分的部分做进一步提问。访谈对象也是根据需要随点随到，可以是车间拉长、厂长，也可以是财务。
6.总结会议（Ending Meeting）。审计员将验厂过程中看到的优点和不符点加以总结。这个总结会以书面的形式当场给工厂确认并签章。如果工厂对其中某些点表示不同意，也可以将意见备注在总结报告中。正式审计报告一般在5个工作日后送达工厂。
对相同类别的验厂，如果买家不同，流程和相关审核文件也可能会大相径庭。建议工厂至少在正式验厂前一周和买家沟通流程、文件和人员准备等信息，以免影响验厂的效率和结果。如果因为某位人员不到位，或者某个文件当场无法获得，相关审核点往往会被视作信息不充分的疑点。另外，验厂的范围一般为整个厂区，工厂方面需要提前准备好各个库房以及锁闭区域的钥匙，以备审计员随时检查。
做好预审工作，避免反复整改
一般来说，工厂完成初次验厂和相关整改大概需要历时5－6个月，有些甚至要达到一年以上，但也有少数工厂用两个月就可以达到买家全部审核要求。固然，这些差别的产生和工厂自身的管理水平、硬件条件、人员素质都脱不了干系，但是工厂能否做好自身的预审工作却是更为重要的影响因素。完整的预审工作至少要包含以下几个步骤：
1.建立工厂预审小组。预审和自发整改不仅会涉及厂内多个部门，还可能持续相当长的一段时间。预审工作往往因为部门间的各自为政而停滞不前。这期间，一个跟进买家验厂要求，统筹协调的预审小组是必不可少的。工厂高层领导应该授权并大力支持该预审小组，以便其可以顺利调配人力物力，完成预审和整改任务。
2.熟悉验厂条款内容。作为预审小组的成员不仅要清楚每条的内容，还要知道评分标准，以及各条款在总评分中的权重。权重可以帮助供应商知道哪些条款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各种社会责任审计中的“炸弹”，即便工厂其它各项都达标，只要触碰该“禁区”，则“必死无疑”，大多数买家发现供应商有这种情况，基本不会给第二次机会。这里还需指出，每个买家都有各自检验方式和标准，经验再丰富的工厂在面对新客户时也须逐条确认验厂要求。举例来讲，买家A的周工时上限是72小时，而买家B的周工时上限是60小时。此时，通过A验厂的供应商只有两个选择，要么整改工时达到B的要求，要么放弃B这个客户。而这种整改很费时，绝非一两个月可以完成。所以，供应商应在正式审计前三个月就拿到买家的审核标准，有可能的话，应该尽早地获得并沟通这部分信息。供应商越早熟悉条款，则越早清楚自身情况和验厂要求之间的差距，也就越早清楚整改难度。而这种难度将直接影响到之
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后的预审工作的计划。
3.制定工作计划。为了保障预审工作的有效率进行，审计、整改、培训、沟通会议等一系列工作必须有一个计划来统筹安排。该计划不仅要约束各项工作的时间节点，指明各项工作的责任人，还要拥有一定的弹性。各时间节点间的间隔可以视实际操作进程而定，进行顺利可以相应缩短，反之则可延长，但全部整改的完成节点至少设在正式审计的前一周。
4.人员培训。预审小组成员理解全部验厂条款后，再将这部分内容给相关部门员工做培训，并跟踪其落实情况。员工培训的频次和内容都将依据每次预审后的结果作调整。初期阶段的培训基本上是向不同部门员工作相关条款的解释，之后的培训内容可能针对每次预审发现的问题有针对性地细化、具体化。如果供应商担心自己曲解条款要求，不妨邀请买家来做初次培训。
5.执行预审，跟进整改。一般预审由预审小组成员充当审计员的角色，按照验厂条款逐一检查。缺乏验厂经验的供应商也可请第三方机构来做第一次预审和相关辅导。但是无论谁来做预审，供应商必须将每次预审当作正式审计来看待。每次预审中发现的不符点都要及时整改，切莫成为下次审计的“历史遗留问题”。
将验厂要求变成管理标准，以不变应万变
供应商们之所以抱怨“验厂”，是因为验厂成为了他们的沉重负担。不仅新客户要验厂，老客户更是每年复验。一接到客户的验厂通知，工厂顿时全民皆兵，全厂开始手忙脚乱的审前“整改”。然而，临时抱佛脚的效果并不好，不但不能保证通过，还会影响工厂正常的生产秩序。以质量验厂中的仓库管理为例，不少工厂因为平时疏于管理，库存堆放高度大大超过标准。所以不得不在验厂前一天晚上，加班加点搬运整理库存，将高出部分的纸箱堆往别处。结果第二天验厂时，还是发现了不符点——堆仓高度是正确了，可是库存吊卡的数量忘记修改，导致记录数和实物数不符，这样的例子在社会责任审计中也时有发生。有工厂周日超时加班，自以为在验厂前已将考勤记录修改得天衣无缝，但食堂在周日的采购记录显示该日的采购量为全厂工人的伙食量，即暴露了全场周日加班的事实。由上述例子我们可以看到，临时“应付”不能从根本上解决问题，供应商要想从验厂中真正解脱出来，只有把验厂要求纳入日常管理规范中。客户验厂有怎样的要求，工厂平时就怎样管理。临到验厂，工厂也无需采取大动作来整改，客户看到的情况就是工厂平时管理的最真实情况。
提醒您验厂过程中几点注意事项：
1．如果不是突击验厂，可事先与验厂人员就验厂标准和验厂程序做一个初步沟通。 2．当验厂人员提出验厂，不得拒绝，否则容易被取消资格。
3．最好不要通过送礼或消费等方式拉拢验厂人员，否则会被对方认为有贿赂的嫌疑。 4．验厂人员出示文件清单后，应立即提供相关文件，不得让对方久候。
5．一次验厂不合格，只要不是致命问题，可根据验厂报告上的整改意见对工厂进行改进后再约第二次验厂。
6．如果标准比较苛刻，可在验厂前请专业机构前来帮助整改。
总结：很多企业面对验厂展示出不少“应付之法”，但不论手段如何高超，最终都难逃“百密一疏”的结果。供应商只有树立正确的应对态度，采取正确的应对方法，才可能走出验厂的“怪圈”。我们希望此文能够对那些仍在“怪圈”挣扎的供应商有所帮助，令验厂成为企业提升竞争力的契机，而不再是企业拓展业务的障碍。
三、经验分享
我所经历的半年验厂
编辑：中国验厂网 来源：中国验厂网 日期: 2009-12-23 9:01:56
前年当陪角,接触过验厂,不过当时只是验WM的ES,基本上都能马马虎虎的过关。
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去年，我们公司招进了一个验厂专员。从去年6月开始，老板重新调整了我的工作，我只负责生产进度跟踪、质量、商检、出口这几项，我真的高兴死了，脱离验厂了。
今年上半年，验WM的ES，是二个刚入道不久的大学生来验的，二个小MM验得真仔细呀，每发现一个问题，就出走廊打电话回她们公司的法务部咨询，每次通话都是十几二十分钟，总共打了差不多二个小时吧。情况不大妙，有二个星期天工人没打卡但生产记录上有数据，领料单上有不是我们档案员工的签名记录，结果判定我们考勤记录不能真实反映生产情况，有雇佣家庭工或使用童工的嫌疑。三个星期后通知是：橙灯。
我的好日子终于到头了，老板找我，要求我接手主管验厂，原来的工作不变。
我犹豫了好久，之前的主管辞职了，这个验厂专员虽做了大量工作，但结果不理想，公司的发展受到影响。（2009年，获得橙灯的工厂接单的希望是渺茫的。）头痛。三天后，我向老板交底，我说我来做验厂可以，但有一个条件，就是所有的管理层干部我要有指挥权。（当然仅指验厂时），老板马上同意！
6月10日，我开始多了一份工作--验厂。
6月11日，开始百度搜索，寻找有关验厂的信息。一开始，总是咨询公司的网页信息，慢慢的寻，终于发现了中国验厂论坛。可惜，刚开始时注册不了。没经验嘛！ 6月12日，正式注册为论坛会员。 7月，利丰验社会责任和反恐，过。 9月，验了4趟，过。 10月，1次，过。
11月，4次，2次社会责任，1次FCCA，过。但是有一个新客户自己来验，没通过。（三个月后再来。）
半年的验厂经历，酸甜苦辣，真是五味杂陈，苦闷过，徬徨过，伤心过，劳累过，高兴过。
我的半年验厂体会：
1、一定要得到公司高层的支持，人力、物力、财力。验厂是痛苦的，但对工厂的发展是有帮助的。验厂是烧钱的干活，没有老板的支持，难！
2、对管理层的培训是必须的。没有中层的配合，各部门的通力合作，仅*自己的努力，累死累活没人可怜，因为成绩不是自己的，成绩是大家的。
3、对工人的奖励是应该的。对工人的培训也是重要的。一到员工访谈，工人才有积极性，工人才不会乱说一通。（这招我是从论坛里朋友们的经验介绍学的。）
4、阳光在论坛里有一句很实在的话：“细节决定成败”，很多工厂验厂不过，80%都是细节不够注意。检查不到位，文件不细审，资料不细核，工资考勤不推敲，日期不核对等等，特别是从论坛里下载的资料，一定要结合自己工厂的实际，该增的增，该删的的删，该修改的就修改，只有经过你的手审阅的才能拿出来见人。
5、对审核员要有敬畏之心，尊敬礼貌永远是成功的不二法门。
6、既然有缘来到CSA，有空就多来转转，学无止境，看看别人的验厂经验，自己能学到一招半式，不亦乐乎！有问题，就贴出来，论坛里高手如云，大虾成堆，修炼成仙成精的大把，总会有好心人给你指点迷津。
7、在中国里有些事是能说不能做，有些事是能做不能说的。在这就不多说了。
8、建立一个文控中心，所有车间和部门的资料，每周统一交给验厂的人员审核，确认无逻辑错误无日期错误之后归档使用，这样会节省很多时间。也减少出错机会。（这招也是我从论坛里学来的经验）
9、有机会加入论坛里的QQ群，认识多几个朋友，对验厂也有帮助。
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