广州电大东方分校2009学年第二学期《办公室实务》模拟试卷
一、单项选择题（每题1分，共10分）
1．文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在 （）
A.右下角 B.左上角 C.右上角 D.左下角
2．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（）
A．有共同利益的话题 B.夸耀自己的话题 C.保密的话题 D.应当忌讳的话题
3．邮件的寄发不要考虑以下因素 （）
A．时间 B.便利 C.经济 D.爱好
4．文员做会议记录时，可以在会议记录中 （）
A.加入自己的主观意见 B.不记录议题
C.与发言者用词不一致但意思完全一致 D.对所记内容作评论
5．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？ （）
A．按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣
C.按私人公务标准分拣 D.按邮件重要性分拣
6．传真机最好用来传送以下哪种邮件？ （）
A．一般的图纸 B.机密文件 C.很长的文件 D.感谢信
7．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责 （）
A．订购 B.制造 C.分配 D.储备
8．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种 （）
A．初次写信，或有过激言行的 B.有过激言行或漫骂领导的匿名信
C.已做结案处理的 D.没有具体内容的匿名信
9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。 （）
A．口字型 B.教室型 C.圆桌型 D.U字型
10．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用
（）
A．按通讯者特征立卷 B.按地区特征立卷 C.按文种特征立卷 D.按文种特征立卷
二、判断题（下列各题对的打“∨” ，错的打“×”每题1分，共10分）
1． 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（）
2． 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（）
3． 文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（）
4． 文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。（）
5． 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（）
6． 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（）
7． 男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。（）
8． 英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话，（）
9． 如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（）
10． 介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（）
三、简答题（每题10分，共20分）
1． 如何按照“优先次序”来安排工作？
2． 公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。
四、设计题（每题15分，共30分）
1． 假设你是人力资源部经理的助理，如果有员工当面对你抱怨工资太低，你应该怎么处理？
2． 安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？
五、案例分析题（每题15分，共30分）
1． 新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。
某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者：“是利达公司吗？”
陈小姐：“是。”
来电者：“你们经理在吗？”
陈小姐：“不在。”
来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”
陈小姐：“是。”
来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”
陈小姐：“1.8美元。”
来电者：“1.6美元一打行不行？”
陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。
上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？
2． 一次，某公司黄秘书在办公室接待了一位客人。在接待中，凭直觉已经感觉到对方只是个广告推销员，但既然说与李总有约也不好点破他的造访目的，接过名片一看，果然是某家杂志广告部的业务经理，遇到这种情况，秘书该怎么处理？
答案：
一、单项选择题
1、B
2、A
3、D
4、C
5、C
6、A
7、B
8、A
9、C
10、A
二、判断题
1、对
2、对
3、错
4、错
5、错
6、错
7、错
8、错
9、错
10、对
三、问答题
1答：同时进行几项工作是常事，因此，如何安排事情的进程显得重要。
（1）第一阶段：先将自己相做的工作以重要程度为标准，分成：
A 是否应该做的事？
B 做与不做都无所谓？
C 是否不可以做的事？
（2）第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，分成：
重要且紧急的事（优先做）
紧急但不重要的事（其次）
重要但不紧急的事（第三）
虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事（第四）
2答：公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。包括：
版头
发文字号
印刷顺序号
密级。分绝密、机密、秘密三级。
紧急程度。分“急”或“特急”。
签发人姓名。
公文标题。
主送机关。指收受、办理公文的单位。
四、设计题
1答：首先要止住抱怨工资的这种风气，及时将员工的情绪稳定住。
但在处理的时候讲究方式方法，以鼓励为主，将员工的注意力转移到发展上，并且让员工认识到自己岗位的价值，不要过高地估计了自己的价值。
对于有些抱怨，在公司要求工资保密的情况下，要进行一定的处理，是不允许互相攀比的。 2答：计划性的内宾一般按下列程序进行：
接受任务了解来宾制订计划预订食宿迎接来宾商议日程安排会谈陪同参观送别客人接待小结
五、案例分析题
1答：陈小姐的做法错误。她应该按照以下几种方法处理：
第一种：如果知道上司何时回来，可以告诉对方到时再打来。
如：“很抱歉，王先生正巧不在，您过一会儿再打来好吗？估计9点钟左右回来。”
第二种：可请对方留下姓名和电话号码，等上司回来后再同他联系。主动打电话给对方，不仅比等对方电话更有礼貌，而且更积极主动。
如：“请您留下电话号码好吗？这样王先生可以给您电话。”
第三种：请对方留言，把主要的事项记录下来，并与对方再认真核实一遍，但不要随意打听对方不愿告诉你的事情。
如：“王先生不在，请问需要留言吗？”
“很抱歉，他今天不会回来了，需要我转告什么事情吗？”
第四种：可询问对方是否愿意与其他人通话，但要告知对方你要转给人员的部门，并征求对方的同意。
如：“关于这件事，您想同其他人谈一谈吗？我们的销售部经理正在办公室，要不要我把您的电话转过去？”
第五种：要找的人正忙，不方便接听电话，可以这么说：“对不起，王先生正在开紧急会议，不方便接听，请您留下电话号码，待会儿请他回话，好吗？”
2答：热情友好的招待
询问对方是否与上司有约
以上司有会或没有时间为由搪塞推脱掉来客
如果对方执意要见上司，可以直接向上司请示，如果得到回答“不见”，可以委婉地把另外一家公司推荐给对方，并向对方索取名片，表示会将名片转交上司，并在适当时候与对方相约 待对方走后，立刻给推荐公司打电话，具体告之个人情况，作好应付工作
