图书馆文献类数据库采购管理实施细则
发布日期：2013-05-15
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2012年7月5日修订
为更好的提高文献类数据库资源使用效果，保证采购工作质量，完善监督制约机制，提高经费使用效益，促进学校图书馆建设和发展，按照《图书馆文献资源采购管理办法》要求，结合电子资源采购工作的特点，制定本实施细则。
一、文献类数据库采购人员机构组成
成立跨部门文献数据库订购小组，明确职责、任务和操作流程，使文献数据库订购业务规范化。
成员：馆长、副馆长、资源建设部和技术支持部负责人
在实际订购过程中馆长可根据需要指定某个专业馆员加入到数据库的订购工作中，各部门负责人也可以根据需要指派其他人员参与。
二、工作职责
1．馆长：负责全面工作，负责与CALIS全国中心、BALIS北京中心和数据库公司等建立广泛联系，获取最新数据库应用动态，负责数据库订购最终决策，合同谈判和签署等；
2．副馆长：配合馆长工作，负责制定文献数据库建设方案，组织实施文献数据库订购工作；
3．技术支持部负责具体实施工作， （1）负责制定文献数据库建设方案计划。
（2）负责搜集、汇总最新文献数据库的相关信息，
（3）组织新资源的试用、调查和评估，根据试用效果做出评估报告，并形成订购建议，
（4）订购事物（含订购回执、合同文件）的处理，对已购资源的使用进行测评，并写出测评报告，
（5）数据库的安装和维护，
（6）数据库使用中的技术支持，IP段的变更通知，代理服务器的使用等， （7）组织资源使用的培训讲座，并通过专业馆员向系、部师生推送相应信息。
三、文献数据库订购原则
1.权威性原则：首选国内公认的、具有较高学术价值和权威性的数据库，应尽量选择包库形式或建立镜像站点, 以方便读者的使用和资源的共享，慎重购买不提供永久使用权的数据库。
2.实用性原则：采购的电子资源要适合学校的发展和专业建设的需要，优化馆藏电子资源建设。
3.系统性原则：采购的电子资源要形成系统地、科学地、合理地馆藏结构体系。一是电子资源的专业覆盖比例要适当；二是电子资源种类要多类型、多样化；三是要与纸质文献协调发展，发挥资金投入的最大效益，最大限度地满足读者对文献信息资源的需求。
4.先试用原则：电子资源试用是采购前的必备环节，为了保证电子资源的采购质量，在正式订购之前应充分的试用。通过试用，对电子资源的内容、检索功能、使用率和数据商的服务等客观因素进行综合评估后，再决定是否购买，从制度上限制随意性。
5.科学性原则：针对电子资源采购的特点，构建一个科学、规范的电子资源采购程序与评价指标体系, 形成一个科学、合理的决策机制。
6.不重复购置原则：内容形式相类似的数据库不考虑重复购置。
7.连续性原则：购置的有些数据库是我校使用量大，使用率高的资源，读者已形成良好的使用习惯，依赖程度很高。同时，这些产品服务连续，服务内容丰富，服务水平逐年提升，作为老用户，每年还可享受一定的价格优惠政策。因此，应该重点保证这些数据库使用的连续性。
四、文献数据库采购模式
1.联合采购方式与单馆订购方式相结合； 2.资源订购和资源服务紧密结合，融为一体； 3.专业馆员参与。
五、电子资源试用及订购流程
1.除联合购买、续订的电子资源外，新种类电子资源推介商来我馆推荐时，一般由技术部进行接洽，并根据文献数据订购原则决定是否试用。凡对我校读者有用的专业性电子文献资源以及拟订购的电子资源都要求试用； 2.凡对决定试用的电子资源，由技术部负责安装提供试用，负责与数据库商联系协商宣传培训事宜；
3.电子资源试用时间：3个月—6个月；。
电子资源试用期接近结束时，由技术部结合试用情况提出该数据库的综合评价意见。内容包括：数据库基本情况、收录内容、功能特点的描述，与同类数据库的比较，试用统计和读者反馈意见，服务方式和国内同行使用情况，以及是否推荐订购等；
4.凡有意向订购的电子资源，由馆长安排副馆长负责调查了解数据库相关信息，并指派相关人员写出详细调研报告。内容包括：数据库简介、主要内容、检索功能、并发数、资源保存方案、售后服务情况、读者试用反馈意见、读者荐购意见、相关同类资源的比较、相关图书馆的购买情况、价格方案、订购建议等；
6.测评报告报馆长审批； 经馆长审批同意后、作年度项目申报程序。
六、数据库需求认证细则 1.资料搜集阶段
信息获取渠道：外文数据库：CALIS全国中心组团信息、数据库公司或代理公司的推介；中文数据库：数据库公司推荐；读者推荐；兄弟图书馆购置情况。
信息处理方式：不同来源的信息汇总至电子资源订购小组，由技术部牵头进行处理。技术部经过初步调查和筛选确定处理办法，即：进入试用阶段、暂缓试用、拒绝试用等；
2.数据库试用阶段
（1）申请试用：由技术部负责，实行单馆联系试用；试用时间一般为3—6个月；试用内容包括全部数据或部分数据；
（2）组织试用：由技术部负责提供试用数据库的运行环境；试用时间一般选择3-6个月，避开寒暑假时间； 并进行数据库试用宣传与培训工作
（3）试用反馈收集与统计：试用统计数据搜集：根据数据库提供的后台统计功能进行数据库使用统计，全面了解读者对试用电子资源的使用情况，访问频次、时段分布等方面情况；统计项目包括总点击次数、月点击次数、日平均点击次数、每日点击次数、每日点击IP统计，每日读者访问时间段统计等； （4）使用反馈信息的搜集：开拓多种反馈意见收集途径，电子邮件，现场调查、个别访问、网上调查和专业馆员到各个系、部调查；
（5）实施部门：技术部及其他部门专业馆员配合。统计软件和网络调查表由技术部实现。
（6）试用数据库评价
评价方法：定性评价和定量评价相结合。读者评价和专业馆员评价采用定性评价等主观方法，资源订购小组成员评价采用定量方法。
评价原则：馆员评价和读者评价相结合。馆员评价包括专业馆员、资源订购组成员的评价；读者评价包括普通读者评价、特定读者评价；读者评价和馆员评价各有侧重，前者关注内容和使用便利性，后者关注综合性能。
七、退出机制
订购的数据库使用到6个月时，由技术部负责检查所订数据库的功能、质量和数据量等指标是否达到合同规定的要求，通过专业馆员和读者反馈途径收集应用信息，并将用户访问次数、供应商售后服务质量及数据库发生故障等情况写成书面报告，上报馆长。每年采购项目申报之前，技术部结合检查结果，写出是否续订该数据库的报告，对应用较少，供应商培训服务不到位的数据库实行淘汰退出机制。
本细则由图书馆负责解释。
