为了适应机关档案工作发发展的新情况，提高机关档案工作规范化、标准化水平，更好地积累、保护和利用档案，为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》、《机关档案工作业务建设规范》等规定，结合本省档案工作实际，制定本规范。
一、机关档案工作的主要任务
1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，制定本机关、本系统（行业）或所属单位的档案工作规章制度。
2、集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，确保档案的完整与安全。
3、积极开发利用档案，为机关各项工作服务。
4、按照有关规定向档案馆移交档案和相关资料。
5、对本机关各部门文件材料的形成、积累、立卷、归档进行指导。
二、档案工作制度
1、本机关档案工作制度。
（1）立卷归档制度。内容包括公文处理与业务（或承办）部门立卷责任、归档范围、保管期限表（\'三合一\'制度）\"。 \"三合一\"制度格式见附件一。填表方法如下：
种类：填文书、科技、会计、声像、电子、实物及其它专业文件材料的名称。
类别：填分类类名。文书文件材料填内设机构或问题的类名；科技文件材料填基建、科研、设备等；会计文件材料填凭证、帐簿、财务报告、其它等；声像材料填照片、录音、录像等；电子文件材料填磁盘、光盘等；实物填奖品、印章、字画等。
归档范围：填应归档的文件材料内容，一般由责任者、问题、文件材料名称组成。
保管期限：逐条填写文件材料应保存的期限。
（2）档案保管、统计制度。主要包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施，档案收进移出记录，档案工作统计、库房温湿度记录等。
（3）档案保密、利用制度。保密制度主要包括档案的保密措施和对档案人员、利用者的保密要求等；档案利用制度主要包括利用的范围、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈与登记等。
（4）档案人员岗位责任制。主要包括档案人员的岗位职责、奖惩办法等。
2、本系统（行业）或所属单位档案工作管理办法。主要包括档案工作管理体制，档案工作机构、人员、经费，档案管理和利用方法，档案人员业务培训，档案工作指导、监督、检查，档案工作目标管理和创建档案工作先进系统的措施等。
三、归档文件材料的收集
1、文件材料的收集范围。
主要收集反映本机关职能活动、历史面貌及产权关系的文件材料，其中本单位的正式发文和会议材料应收两套（其中一套作为备用文件）。具体收集范围按国家档案局制发的〈机关文件材料归档和不归档的范围〉规定执行。同时收集与档案有关的资料。
2、文件材料的接收时间。
文书文件材料（含电子文件）于次年六月底前归档。科技文件材料于项目结束或中止后归档（其中设备随机文件材料在开箱时办理归档手续）。会计文件材料于次年六月底前立卷，由财会部门保存一年后向档案部门移交。其它专业文件材料一般在次年上半归档，有特殊规定的按其规定执行。声像材料、奖品、印章、字画等随时归档。
3、档案接收的要求。
归档文件材料齐全完整，案卷质量符合有关规定，交接及时、手续完备。机关各部门向档案室、档案室向档案馆移交档案和相关资料时，要填写\"档案、资料交接文?quot;（格式见《档案交接文据格式》GB/T13968-92）一式二份，档案室向档案馆移交档案时，还应同时移交案卷目录一式二份。
三、归档文件材料的整理
1、划分全宗。一个立档单位（即具有独立法人资格的单位）在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。
（1）新成立的单位（如安全局、扶贫开发办、移民局、国资局），一个机关分为两个以上机关（如监狱管理局、劳教局、人事局、劳动局、国税局、地税局、人保、人保寿险、农行、农发行）几个机关合并为一个机关（如技术监督局、经贸委），都应分别建立新的全宗。机关改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化（如省外经委改为省外经贸厅），仍接继原来的全宗，但应在全宗介绍和立券说明中注明。
（2）一个机关几块牌子（如纪委、监察局，档案局、档案馆）、一般设立联合全宗。派出性机关（如新华社湖北分社、审计署驻汉办、财政部专员办及其市州组），按其主管部门的要求，单设全宗或不设全宗。
（3）无人员编制的委员会（如编委、党史征集委、保密委、社会综合治理委、绿化委等），其档案归入其相应的办事机构（如编办、党史征集办、保密办、纪委、林业厅）全宗。
（4）乡、镇、场、办事处设立汇集全宗。
（5）内部机构不建立全宗，距离较远的、专业档案数量特别多的内部机构和不设立全宗的派出性机构，其档案可单设目录管理。
全宗名称用机构全称或规范化的简称。联合全宗名称并列标明有关单位名称。乡镇场办事处的汇集全宗直接用其行政区划名称。机构变更了名称的全宗名称用当前的机构名称，其它名称在全宗介绍和立卷说明中说明。
2、分类 文书档案材料一般按年度-内设机构分类（一般按\"三定\"方案中的内设机构顺序排列）内设机构变动频繁或同一内设机构一项形成的文件材料数量少的机关，可按年度-问题（职能）分类。
年度内办理完毕的文件材料分入形成年度。有针对年度的文件材料（如年度计划、总结、报表、名册等）分入针对年度。跨年度办理完毕的文件材料分入办结年。有分类规定的文件材料分入规定年度，如：跨年度的计划在针对的第一年；跨年度的总结放在针对的最后一年；跨年度的会议文件放在会议开幕年；跨年度的转发或批转文件，放在转发或批转年。
科技文件材料根据不同类型分别类，如：科研文件材料按科研项目分类：基建文件材料按工程项目分类；设备文件材料按型号（或台、套）分类。
专业文件材料视不同门类分别分类。会计文件材料按年度-类型（凭证、帐簿、财务报告、其它）或类型-年度分类。
声像材料按其类型分为照片（包括底片）、录音带、录像带及其它类。
电子文件材料分为磁盘、光盘、其它等。实物分为奖品、印章、字画等。
资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。
2、案卷组合。
案卷组合的基本要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之问的有机联系，区分保管价值，便于管理和利用。
文书文件材料一般以问题为主，兼顾其它特征组卷， 同时适当区分发文机关的级别和文件材料的保管期限。同一事项的文件材料要组合在一起，如：请示与批复、来文与复文、正件与附件、批转件与被批转件、印件与定稿、同一案件、同一事件等密不可分的文件材料要组在一案卷中。不适合按问题组卷的文件材料区别对待，如计划、总结、报告等综合性文件材料按名称组卷；会议文件材料按会议名称组卷；统计报表、名介绍信存根、通知书等按名称组卷；案件材料按案件组卷；简报、通讯等内部刊物，按名称组卷。一组文件材料数量多时（200页以上）可按地区等其它特征分为若干卷。
科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。科研课题、基建项目、设备仪器分别按课题、项目、型号（台、套）组卷，文件材料数量多时可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。
会计文件材料按凭证和帐簿的种类结合时间、财务报告按针对时间组卷。期刊按刊名组卷，稿件中的照片单独组卷；书稿按书名组卷。其他专业档案按有关规定组卷。
照片的正片（照片）与底片分别整理组卷。照片（正片）一般应区分年度，按问题组卷，并编写文字说明。底片分年度按归档的先后顺序结合数量组卷。磁带、磁盘、光盘以盒、盘为单位整理。锦旗、奖状、奖牌、书画等以件为单位整理。
4、卷内文件材料排列。
文书文件材料按问题结合时间排列。同一文件的印件在前，定稿在后。
科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装、调试及运行维护记录顺序排列。
会计文件材料按其形成的时间顺序排列。期刊稿件刊用的顺序排列。书稿材料按印刷本顺序排列。其它专业文件材料按有关规定排列。
5、编件、页号。
单份装订的文件材料要编件号，并盖档号章，格式如下：
单份装订的文件材料要编件号，并盖档号章，格式如下：
全宗号 类别与目录号 案卷号 件号
长： 15mm×4 宽：9mm×2
成卷装订的案卷在卷内文件材料中有信息的页面上编页号，无文字、图像的空白页不编号。文书文件材料在正面的右上角、背面的左上角编页号，有重要批示内容的收文处理签及所有发文处理签均应编号。科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号。会计文件材料、书刊稿均在正面的右上角、背面的左上角编页号。整卷成册的文件材料可不重新编号。
6、填写卷内文件目录和备考表。
文书档案的卷内目录和备考表按《文书档案案卷格式》3.4条和4.3条要求填写。科技档案的卷内目录和备考表按《科学技术档案案卷构成的一般要求》5.4和5.5条的要求填写。会计档案按会计档案管理规定执行。照片档案按《照片档案管理规范》5.3.6条填写。其它专业档案的卷内目和备考表按有关规定填写。整卷为成套文件、已有文件材料目录的，可不再填写卷内目录。
文书与科技档案卷内目录格式见附件二。其它档案的卷内目录和备考表按有关规定执行。
7、拟写案卷题名。
案卷题名应控制在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。文书档案题名一般应包括责任者（三个以上的、只选二个）、问题、文件材料的名称（即文种，写四个以内）。科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。会计档案案卷题名要有会计核算单位、会计年度、会计核算材料的名称等。声像档案案卷题名应包括时间、问题、名称。其它专业档案按有关规定拟写案卷题名。
8、案卷封面、背脊的编制。
文书档案提倡用软卷皮加硬卷盒，也可使用硬卷皮。格式及填写方法按《文书档案案卷格式》规定。科技档案封面、背脊格式和填写方法按《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定。
9、案卷排列。
案卷分门类排列。
文书档案案卷分年度按如下方法排。
（1）永久、长期卷混合排列，短期卷分开排列，其中永久、长期卷按类目（机构或问题）-问题-保管期限（先永久、后长期）排列。
（2）永久、长期、短期卷三者分开排列，各种期限的案卷按类目-问题排列。
科技档案按类目-项目-形成规律顺序排列。
会计档案按类型-时间排列。期刊按期号顺序排列。其它专业档案按有关规定排列。
10、档号的编制。
档号由全宗号-类别与案卷目录号-案卷号-件号或页号组成，档号的编制要遵循唯一性、稳定性的原则。件号或页号按本规范
四、条的方法编号，其它各段档号按如下方法编制：
（1） 全宗号由本级国家综合档案馆统一编制，暂无全宗号的机关可不填写。
（2）类别与案卷目录号，用字母与阿拉伯数字混合编制，大写字母为门类代号，小写字母为类别号，阿拉伯数字为目录号。
文书档案用\"W\"表示，其中短期用\"Wd\"表示，以后用阿拉伯数字顺序编号。如：在文书档案永久、长期卷混编目录的单位，W1表示永久、长期保存的文书档案的第1号目录。已进综合档案馆的文书档案的目录可视为省略了门类号，此后的目录号续编。
科技档案用\"K\"表示，用Kj、Kk、Ks分别表示基建、科研、设备档案。
专业档案用\"Z\"表示，具体门类用小写字母区分，如会计档案用Zk表示，Zkp、Zkz、Zkb、Zkq分别表示会计凭证、帐簿、财务报告类、其他材料。审计档案用Zs表示。
声像档案用\"S\"表示，用Sz、Sy、Sx分别表示照片、录音、录像档案。
电子档案用\"D\"表示，Dc、Dg分别表示磁盘、光盘档案。
实物档案用\"Sw\"表示。
内设的临时机构、距离机关较远的内设机构和不设全宗的派出性机构均可用目录号区别。
各目录的案卷号应不超过1000。
（3）案卷号用阿拉伯数字编制。 ① 文书档案可选如下之一方法编案卷号： a、编分年度的小流水号，各年度目录分开，从1号编到N（代表本年度最后一个卷号）号。 b、编混年度的大流水号，若干年度的案卷编制一本目录，各年度接续编制案卷号。 ② 科技档案按归档顺序编项目代号，项目号放在类别与目录号之后，同一项目内编案卷流水号。如：1-Kj1-1表示1号全宗基建档案第1个项目的第1卷。 ③ 专业档案按归档顺序编号。其中会计档案分凭证、帐簿、财务报告、其他四类后，编混年度的大流水号，如1-Zkp1-234表示1号全宗会计凭证1号目录的第234卷。 声像档案按年度-（类）-归档顺序编号，如1-SzI-1表示1号全宗的第一卷照片档案。
11、案卷装订。
卷内文件要去掉金属物。整卷装订的案卷。采用三孔一线方法装订。破损文件材料要托裱，左侧装订线内的文字的要接边，右侧超出页面的要折叠，保持右、下整齐。单份文件装订的案卷，卷内文件要逐件用线装订。图纸折叠应符合《技术制图复制的折叠方法》（GB10609.3-89）的标准。
五、档案的保管
1、保管条件。
档案室应实行档案库房、办公用房、查阅室\"三室分开\"。暂不具备条件的机关，可将办公用房、查阅室合并，实行\"两室分开\"。库房不宜设在楼房的最高、最底层，要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。安装密集架的库房地面负载重量应符合标准。档案库房、柜架应能满足保存档案的需要。档案柜架应尽可能采铁柜，有条件的机关应逐步采用密集架。机关档案部门应根据保管和利用的需要配制温湿度计、吸尘器、去湿机、空调机、排风扇、照像机、计算机、复印机等。
2、防护措施。 机关档案部门要对档案保管状况进行全面检查，并坚持做好库房内温湿度记录，观测记录表见附件三。根据需要采取自然通风、机械通风、去湿机等措施降温去湿，库房温度应控制在摄氏14度至28度，相对湿度应控制在45%至65%之间。对破损、字迹褪变的档案要修复。库房与档案发现问题要及时向分管领导汇报并采取得力措施，确保档案的安全。
3、建立全宗卷。
按《全宗卷规范》（DA/T12-94）规定建立。
六、档案的统计、鉴定
1、机关档案部门要准确、及时地填报档案行政管理部门或业务主管部门制定的机关档案工作综合年报及有关统计报表。
2、机关应成立档案鉴定小组，鉴定小组由本机关分管领导任组长，成员由档案及有关部门的人员组成，档案鉴定小组应及时组织对到期档案进行鉴定、并提出存毁意见。
对失去保存价值的档案，由鉴定小组提出意见，填写档案销毁清册（格式见国发[1987]27号文《机关档案工作业务建设规范》，由机关分管领导批准后，指定2人监销，并签字负责。
七、档案的开发利用
1、档案的检索。（1）机关应编制文书档案案卷目录、科技档案分类案卷目录、会计档案及其它专业档案案卷目录、声像档案案卷目录。有条件的单位还应编制机读目录，机读目录应具有题名、责任者、文号、时间、分类或主题、人名等查找途径。 （2）案卷目录的编制方法。文书档案、科技档案、会计档案案卷目录及声像档案、实物档案保管单位目录格式见附件四至附八。
文书档案案卷录分保管期限（短期单独、永长混合或分开）编制，按案卷的排列顺序填写案卷条目，类名单独占一行，写在该类的题名栏。科技档案、会计档案、声像档案分门类编制案卷目录按案卷的排列顺序填写条目。实物档案以件为部位，按归档的顺序填写条目。
2、档案的提供利用。
机关档案人员要熟悉库藏档案情况，主动了解机关各项工作的利用档案的需要。积极、热情地做好利用工作。机关档案部门对外提供借阅、复制利用时，须经本机关分管领导同意。
利用档案时须填写\"档案借阅登记簿\"，有明显效益的要及时填写\"档案利用效果登记表\"。机关档案部门应定期编印档案利用效益汇编。
3、档案的编研。
各机关档案部门要根据本机关、系统（行业）的需要，开展档案史料的编研工作，采取自编、合编、以及委托有关部门编的方法，编制发文汇集、专题文件汇集、大事记、组织沿革、年鉴、基础数字汇编、重要专题文件信息简介、摘要等。
八、档案管理现代化
各机关应创造条件建立档案数据库，实现档案检索、统计等工作的现代化。有条件的机关要实现档案全文管理。已实现微机直接起草文件的机关，应将定稿与印件一并归档。
九、本系统（行业）档案工作的监督指导
各机关要对机关内部机构、所属单位及本系统（行业）档案工作进行监督、指导，采取制定规范、召开会议、检查评比、组织培训、业务参观等方式，提高本系统（行业）档案工作整体水平，同时还应积极参加机关档案工作目标管理和创建档案工作先进系统活动，更好地为机关工作服务。
十、附则
本规范适用于全省各级机关、团体、民主党派、具有行政管理职能的事业单位和其它组织、文化事业单位。
本规范从发布之日起执行，以前发布的与本规范相抵触的规定以本规范为准。
本规范有湖北省档案局负责解释。
