山东商务职业学院系部档案管理办法
作者：:admin 发布时间:2010-4-29 11:20:20 阅读次数:296
山东商务职业学院系部档案管理办
法
为加强系部等教学单位的档案（以下简称系部档案）管理，确保教学资料收集齐全、管理规范、利用方便，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第58号）和《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）的相关规定，结合我院实际，制定本办法。
一、总则
（一）系部档案是学校档案的重要组成部分。必须坚持对现实和历史负责的原则，切实做好系部档案管理工作。
（二）系部档案在学院综合档案室的统一指导下，由各系部设分室保管。系部档案是系部职能活动的原始记录，主要包括党群、行政、学生、教学、科研和实验室工作中形成的各种文件材料。系部档案文件中凡需向学院综合档案室报送的，应将正本上报，系部留存副本。
（三）系部档案与系部工作同步管理。各系部要将档案工作纳入系部工作计划，在布臵、检查、总结、验收各项工作时，同时布臵、检查、总结、验收档案工作，以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
（四）系部主管教学工作的系主任或副主任，负责本部门档案管理的监督、检查工作，系部教学秘书具体负责本部门教学文件材料的收集和管理工作。应把档案工作纳入其岗位职责，在经费、装具等方面给予支持，确保系部档案工作顺利开展。系部教学秘书工作变动时，必须办理档案交接手续。
（五）学院综合档案室，应积极主动地做好系部档案人员的业务培训和技术指导，定期进行检查，发现问题及时纠正。要将系部档案工作纳入学校档案工作的年度评比，对做出成绩的予以表彰和奖励。
二、系部建档范围与保管期限
（一）各系部在教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，均属系部档案。
（二）系部档案的保管期限分为永久、长期（30年）和短期（5至10年）。凡是反映系部主要职能活动和基本历史面貌，对学校和社会有长远利用价值的，列为永久保管；凡是在较长时期内有查考价值的，列为长期保管；凡是在较短时期内有查考价值的，列为短期保管。
（三）系部应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的具体归档范围及其保管期限，参见附件1《山东商务职业学院系部文件材料归档范围与保管期限表》。
三、系部档案管理程序
（一）平时收集：系部负责党群、行政、教学、科研、实验室和学生工作的各人员应参照系部归档范围，结合本部门业务职能，建立预立卷文件夹（盒），在平时工作中将办理完毕需要归档保存的文件材料及时归卷，防止散失。
根据教学文件的收集管理规律，原则上相同内容的文件组成一盒（袋）。同一内容的文件材料较多时，可分别组成若干盒（袋），也可以根据材料的内在联系，对问题单
一、材料较少的文件合成一盒（袋）。
（二）立卷整理：每年10月底前，系部各部门相关人员，将上一学年度形成的归档文件，按问题分门别类，视材料多少组成一卷或数卷。案卷可以用卷皮装订，也可以用文件夹（袋）装入。案卷封面填写能够反映卷内文件主要内容的标题。卷内文件按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律或重要程度排序，编制页号或者件号，制作卷内目录臵于首页。试题试卷按课程以“班”为单位整理装袋。毕业设计、实验实训报告按专业以“人”为单位整理成册。
（三）编目保管：每年11月底前，系部教学秘书对接收的档案，按党群、行政、学生、教学、科研和设备六大类分别编号装盒，入柜存放。编号方法视档案材料多少而定，少则每类编一个大流水号，多则每类每年编一个流水号，档案盒脊背上标注盒内档案的形成年度（或针对年度）、主题内容和案卷起始号。试卷、论文可按自然状态单独排架编目。科研类档案应当在项目完成后两个月内完成归档工作。
（四）移交归档：需移交学院综合档案室的档案材料，系部教学秘书于次学年寒假前向学院综合档案室移交。学院综合档案室保存原件，系部档案室保存复印件。归档移交时要认真填写移交目录，交接双方核对无误后履行签字手续，移交目录随档案保存。
（五）提供利用：要积极发挥系部档案在教学、科研及管理工作中的凭证作用和查考作用，编制检索目录，为利用者查阅提供方便。对不宜公开的档案，要注意保密。借用档案应办理登记手续，严防丢失和损坏。
（六）鉴定销毁：对保管期限已满的档案，要进行保存价值鉴定，凡无需再继续保存的档案，应编制销毁清册，经系部主管档案工作的负责人审批后销毁；若还有保存价值，应按重新划定的保管期限继续保管。
四、系部档案管理质量要求
（一）归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。
（二）归档的文件材料必须是原件（定稿）, 重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份提供利用。
（三）归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映系部各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。
（四）归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备，手写的文字材料填写过程中一律使用黑色碳素墨水的钢笔填写，不得复印。禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。归档的教学文件材料一般均为A4纸，图件按此规格折叠；对非标准规格的文件（如试卷）应专柜保管，但需填写与其它教学文件相一致的盒（袋）编号。总体来讲，归档的案卷质量要符合国家标准《科学技术管理案卷构成的一般要求》 和《 文书档案案卷格式》 的要求。
（五）电子文件的归档，要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》 (GB／T 18894-2002)执行。应遵守以下原则：
1、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。
2、同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。
四、附则
（一）本办法自公布之日起施行。
（二）本办法由学院办公室负责解释。
二○○九年九月一日
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