一．名词解释(1-8) 1·会议的涵义;是指至少三个以上的人在特定的时间、地点聚集在一起，就共同关心的问题进行和交流和讨论，已达成互相接受的解决办法火基本共识，开会最主要的目的是信息分享与达成协议。
2·会展:是指在一定的地域空间，有许多人聚集在一起定期或不定期的，制度或非制度的，传递与交流的社会活动。 3·市场细分:企业根据着消费者的需求的不同，把整个市场划分成不同的消费群的过程。 4·展会项目的立项策划:根据已经掌握的各种信息，对即将举行的展会的各项事宜进行初步规划，设计出展会的基本框架。 5·招展函:办展机构用来说明展会的招揽目标参展商的小册子也是用来宣传展会的核心。
6·专业观众：从事展会上某种产品或服务的设计、开发、生产、销售或服务的专业人士，以及该产品的用户。
7·招展：办展机构根据展会的实际情况编写的用来进行展会的营销。 8·展会通讯:办展机构根据展会的实际情况编写的用来向展会的目标客户通告展会情况的一种宣传资料。
★ (附注)后有关于新立题材、分析题材、扩展题材、合并题材的名词解释。涉及细分市场
会议的类型
根据会议参加者、目的以及内容不同，会议有两种基本类型：会议与研讨会 会议包括：a.大会b.年会，例会c.专门会议d.代表会议.研讨会：a.讲座b.论坛c.专题学术讨论会d.研讨会e.讨论会f.讨论分析课g.静修会h.座谈i.会议 会议活动的策划
1·目标:具体目标、获得什么、迎合主题的愿望、促使因素 2·规模:效果、频率、场地、成本
3·地点l饭店、宾馆、会议中心（会议厅、商务中心、与会者或者主办单位的专业人士）、大专院校、轮船、疗养地、公共建筑、主题公园、协会、公司内部。 4·会议对象:确定会议的对象是由主办方、发起者、协会会议由成员参加学术会议由学术人士参加。纵向性：领导与被领导 单位领导 会议的组织者 法定会议：组织章程规定 议事规则
5·会议时间:(半天)会前准备 提交材料 议题 民俗民风 宗教信仰、6·日程、议程、程序:各项活动(辅助活动)时间安排
单位时间:主要活动的安排顺序 详细顺序步骤 具体细化 7·会前的协调会:场地的人员 指示制作 工作人员安排时间表 会议策划的相关知识
专业结构组织(PCO)、目的地管理公司(DMC) 会议的组织和实施
准备会议的文件材料：类型
1·主旨文书:（报告 开幕式 主持词 决议草案 领导讲话） 2`议案文书:(人大 政协 提交审案的议案说明) 3`事物文书(会议细则 代表须知 代表名单 日程安排 选举方法) 4·决议文书（会议纲要 决议 公报） 5·信息文书
物品和设施:基本设施 装饰物品 试听器材 常用文具 专门用品 交通工具 通信设施 生活用品 经费问题：行政事业拨款 主办方和承办方 与会者承担个人费用 社会赞助 转让无形资产
国际会议策划的基本要素
1·申办2·组委会设立3·宗旨、主题、及名称4·落实时间、地点5·会议主讲人与贵宾的邀请6·确定会期、日程、议程7·宣传推广工作8·邀请注册9·礼仪、礼宾和礼遇
国际会议策划流程1·争取主办权①会议主题②详细陈述举办国际会议所具备的软硬件优势
2·会前筹备阶段①组建国际会议的掌舵者—组委会A秘书处b议程组c后勤服务组d媒体宣传组e大型活动组f财务组g危机处理组h安全保卫组②控制会议规模、选择恰当的开会时间与会议形式③确定会期和议程④落实会议场所和地点,A交通b区域综合布局要合理c基础设施d通信e食宿及配套设施⑤精心布置会场A席位的设置b会议讲台的设置c场地的气氛布置d饰物的布置e饰物的布置f设备布置g会场⑥召开会前会⑦与会人员到达前的安检工作3·会议期间的执行工作①会议的注册报到②入场③开始④退场⑤清场 4·会后评估工作
国际会议策划中的几类主要方案
会议的财务预算方案2会议的媒体推广方案3会议的赞助方案4会议专业关注的组织方案
常规国际会议接待流程进度表
1.180天前完成总体工作进度表，贵宾邀请工作 2.90天前完成广告赞助计划的绝大部分落实工作
3.30天前完成会刊、参展指南、列名广告等信息收集、确认工作 4.15天前完成会议海报、邀请函、请柬灯光文书资料的制作和分发 5.2天前完成开幕式和会场的布置、搭建等工作
6.完成现场管理的常规工作：A．安排预演 B.会前检查 C.迎接贵宾和演讲D.现场记录E.分发资料F.传递信息G.应急处理 国际会议举办要素
1·演讲人2选择地址3选择入住饭店4会议厅5餐饮6咖啡、茶点7宴会安排8会议通知9会议预算 国际会议的宴席安排
中途退席,席次的确定,席位多的安排,席次的布置,餐具的布置 会议布置
提前布置会场 调式设置 指示牌 全程跟踪 收拾会场 会议布置格局
上下相对式 全围式 半圆式 出字式(半包围式) 分散式☆座区座位的安排 会议的组织管理 展会的功能
贸易 展示 信息 发布 策划类原则 效益性 整体规则 客观现实 切实可行 灵活机动 周密性 整合性 展会策划的原则
创新,整体,艺术,前瞻性,效益性 展览策划的环境要素
自然环境,国际和政治环境,参展商环境,产业环境,产品环境 展览策划应注意的十大要素 1·展览题目:明确、清晰、合法
2·展览日期，符合行业特色，尽量利用淡季 3·展览地点，交通便利，便于展品运输
4·合作伙伴，优势互补，分工明确，强强联手 5·展览规模，展出面积，参展商家和的数量 6·展品范围，界定清晰，协助入关手续 7·展台售价，RMB4500-RMB10000/标准展位 8·目标参展: 本行业单位和边缘行业单位
9·目标观众，真正有消费需求和消费能力的群体或机构 10·配套活动，用来吸引观众和媒体的关注 展览策划的程序P107图★方法:创意策划法 市场环境分析:产业信息 (了解性质 规模)、市场信息调查（市场规模 竞争势态 行业协会状况 相关产业 法律法规 产业政策 产业发展计划 海关准入制度） 获得信息途径：委托机构 自我调查 网上调查 市场调查
1·市场信息，a市场规模b竞争态势c经销商的分布状况d行业协会状况e相关产业
2·产业信息，a性质，萌芽，成长，衰退b规模，生产总值，销售，进出口总额，从业人员，资金c产业分布状况d销售方式e技术含量 3·相关法律法规 4·相关展会的信息
确定题材的有四种方法:新立 分列 拓展 合并 什么是细分市场？
新立题材=信息分析，选定从来没举办过的展位进行分析 分列题材：将办展机构已有的办展题材进行细分，从原来大题材中分列成小题材，并用小题材以独立的小题材形成 拓展题材：将现有展览会中所没有包含的，但与现有展览会中有大题材中的暂时还未包含的某一细分题材，列入现有展览会展览题材的一种方法。 合并题材：将两个或两个以上彼此相同或有一定关联的展览题材的现有展览会合并为一个展览会，或者是将两个及两个以上的展览会中彼此相同或有一定关联的展览题材拿出来，放在另一个展览会中统一展出 展会项目立项策划书
1名称，地点，机构，时间，分析
2展品范围 3 办展频率 4展会规模 场地，室内，观众，参展商数量
5展会定位，营销手段包括: 识别策略，富有个性与众不同 选定目标参展商和观众 传播形象 差异化优势
6招展招商计划，宣传推广计划 7现场管理计划8人员安排计划 9展会价格 10展会进度 11相关活动计划 项目可行性分析
市场环境包括：宏观：政策，法规，法律，人口，经济，技术，社会，文化 微观：1办展机构的内部环境：人力，物力，财力
2竞争者 3 社会公众：媒体，政府，客户，当地民众，市民行动公众 4营销中介 5 服务商 展会项目生命力分析
1·项目发展空间:市场空间 地域空间 政策空间 2·项目竞争力:展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力，参展商和观众构成，展会价格和展会服务等因素，对展会的竞争优势具有决定性的影响。 3·办展机构的优劣势分析:办展机构所擅长的展会及展会性质 展会执行方案分析
1·展会基本框架评估；①展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突
②办展时间，办展频率是否符合展会范围所在产品的特征
③展会的举办地点是否适合举办该产品范围所在产品的特征
④在展会范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会
⑤展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会 ⑥办展机构对展会产品范围所在产业是否熟悉
⑦展会定位与展会规模之间是否有冲突
2·招展招商和宣传推广计划评估：考察他们是否具体可行、目标明确、突出重点、相互配套、彼此兼顾
3·展会进度计划评估：①各项工作进程安排的合理性②各阶段工作目标的准确性③各项工作安排的可行性④各项工作安排的配套性⑤各阶段工作安排的统一性
4·现场管理和相关活动计划评估：现场管理计划的周密性、可控性、相关活动的必要性、可行性、现场管理和相关活动的协调性。 办展机构和参展商之间的关系
展会的运输代理（工作准则:运输代理、报关代理） 运输代理包括;1`联系:语言、电话传真
2·海关的手续:临时免税进口手续 现场工作时间期限
3·搬运的操作;熟悉的场地 布展和撤展的期间要能够使用合适的搬运设备与熟练的搬运工 安排仓储地 装卸时间安排等
报关代理的包括;1·联络:语言英语 国际电话 传真
2·展前客户联络:各种文件、包装与标识、截止时间以及报告要求告知参展商
3·单位办理与通知;展出者、展位号、货物到达时间等
4·最佳运输:结合货物的性质、预算、时间、要求给参展商选择最佳路线和运输方式
5·现场支持:确保获得专业协会的支持 6·展后处理:把货物的展后处理和运回的要求 现场告知参展商
若进口的货物 要办理相关业务
国外运输注意要求; 1·水路空运输方式
2·有关文件 展览文件 运输单证 海关单证 保险单证
3·海关的报关形式;ATA形式 报税形式 再出口形式 进口形式 如何确定展位承建商
技术：1室内设计装潢2灯光，照明3工程结构4绘图绘画（电脑制作）模型5电子器材和机械6展具展架（施工材料。施工技术） 图表：略
经验：目的性 艺术性 功能性 主题性 招展策划
建立目标参展商数据库
途径:1·行业 企业 名录收集2·商会行业协会的收集3·政府主管部门收集4·专业报关
收集5·同类展会的收集6·外国驻华机构的收集7·展业网站收集8·电话薄收集
建立数据库的原则
1·数据库要有一定的数据量2·分类要科学3·检查查找4·输入信息 建立数据库的基本方法步骤 1·提出分类标准并按照标准输入数据2·确定基本字段3·选择合适的软件4·输入信息
展区和展位的划分
1·按照专业题材划分2·有利于提交展会的档次3·有利于观众的参观4·有利于参展商的
展出效果5·有利于现场管理和服务 招展价格
原则:1·利润目标2·市场份额目录3·市场撇取目标4·质量领先目标5生存目标
折扣:1·统一折扣2·差别折扣3·特别折扣4·位置折扣 招展函包括哪些内容
1·办展起因、目标、展会特色、展会的范围、市场状况、行业状况、地区市场状况、展会招商宣传计划
2·参展方法
3·小册子的原则:便于携带、内容全面简介 实用 外观精美 便于邮寄 展会的相关安排:1`食宿安排2·商务考察3·观光休闲 运输上的环节
1·展品集中与装车:长途运输、接运和交接、掏箱
2·日期；交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵达目的地日期、到达展馆日期、回运日期
3·包装要求；展览名称、日期、展位号、收货人 4·收费;各种运输方式基本费率
★问。分析。怎样制定展会承建商：选择招标
