件的字号是用来识别发文单位的。
建国初期，国务院的文件也有“国发×字”的格式，其中的“×”是用来区分文件的类别的。后来，“中发”和“国发”的文件，没有了这个“字”字，直接编号来区别不同文件。
各地方党政的发文，也没有这个“字”字。如
川府发（2006）第78号 一望而知是四川省政府的文件。
陕发＝陕西省委发文；黑委发＝黑龙江省委发文，陕政发＝陕西省政府发文......
现在在文件字号中带“字”字的，有这样几种情形：
几个部门联合发文，如
财政部、电力工业部文件：（81）电财字第56号
某部门的下属部门发文，如
财政部税务总局发文：财政部（86）财税字第103号
某部门用来区别文件的类别，如
四川省财政厅[川财基(1999)09号] 是关于证券基金方面的文件。
......总之，是为了“一望而知”是谁发下来的文件，并没有死规定该怎么做。
“发”:发文的部门或机关,如:\"中发\"(中共中央发文的简称), \"国发\"(国务院发文的简称).
“字”:发文的类别.如:中发(纪字)有关\"法纪\"的文件
中发(计字)有关\"计划\"的文件
“发”一般指上级机关的发文，现只有（中发）（国发）才用到，一般的机关也不用“发”字了。
“字”是以前机关单位发文时一般常用的格式，现在也不用了。如果一个单位的某个部门要发文时也只是用［2006］晋林（纪）、（计）、（党）1号
现在有行文规定了，你可查阅一下就知道了。
2008年4月5日早10点59分，有读者向本栏目提问如下：
在公文写作中，“代字”的后面我经常分不清楚是用“字”还是“发”，有人说上行文是用“字”，下行文是用“发”，但我经常看到从省、市下发到区政府的文件还是用“字”，现想请问专家该怎样用，以解心中的谜团。
答复如下： 发文字号由机关代字、年份、序号三个小要素组成，机关代字又由行政区域代字、单位名称代字、行政关系代字三个更小要素组成。这位读者的问题实际上是行政关系代字的相关问题。所谓行政关系代字指发文字号中能够明确行文方向的代字，如“发”、“字”、“函”、“呈”等。但目前无论《国家行政机关公文处理办法》还是《国家行政机关公文格式》，对这种代字的使用规则均无明确规定。本书意见应当明确赋予其标明一份公文是“下发”还是“上报”亦或“平行”的作用。例如用“发”作为下行文的标志，用“报”或“呈”作为上行文的标志，用中性的“字”或“函”作为平行文的标志。如国务院文件的行政关系代字有“国发”、“国函”等，其中的“发”和“函”分别指明“下发”和“平行”两种发文性质。
公文中标题的顺序和具体用法
［ 作者：杂志社网络部 来源：应用写作杂志社 点击数：
入：jihua918 ］ 【字体：
】
202 更新时间：2008-10-7 文章录
2008年10月6日晚9点19分，有读者向本栏目提问如下：
非常高兴能收到您的来信，最近特别关注贵刊的网站,确实收益非浅,本人也打算订购2009年的刊物。同时本人想询问一下，公文中标题的
一、
二、三以及
（一）
（二）
（三）等顺序和具体用法，希望贵刊能在网上给予回答。
答复如下：
只要细心一些，层次序号的表达规范并不难掌握。
一、区分两种体例的层次序号
根据国家标准等相关规定，文稿的层次序号有两种体例：
（1）科技类文稿的层次一律用阿拉伯数字连续编号，不同层次的数字之间加下圆点相隔（即圆点加在数字的右下角），最后数字后面不加标点，如“1”“1.1”“1.1.1”……。
（2）人文类文稿一般沿用公文的层次序号，即第一层用“
一、”，第二层用“
（一）”，第三层用“1．”，第四层用“（1）”。（不过，现在有些刊物的人文类文稿也采用科技类文稿的层次序号，亦即两种体例的层次序号均可使用。）
在一部书稿中，当章、节改为“章号.节号”的形式（如第三章写为“3”， 第三章第二节写为“3.2” ）表达时，允许在其下的层次采用“
一、”“
（一）”“1．”……的序号。除此之外，这两种体例的层次序号均不允许混用。
二、科技类文稿层次序号的规范写法
科技类文稿的层次不宜过多，通常不应超过4级，即：
第1级——1
第2级——1.1
第3级——1.1.1
第4级——1.1.1.1
序号应左顶格书写。有标题时，在序号后空一字距写标题，另起一行写具体内容；没有标题时，在序号后空一字距再写具体内容。
层次标题力求简短，一般不要超过15个字，标题末不用标点符号。
三、人文类文稿层次序号的规范写法
人文类文稿的层次一般也不应超过4级：
第一层用“一”后加“、”，而非“，”或“．”；
第二层用“
（一）”，括号后面不能再加“、”或“，”；
第三层用“1．”，那个小黑点要到“插入”菜单里“特殊符号”中的“标点符号”去找，不能用键盘上的小数点，更不能图省事而用顿号“、”；
第四层用“（1）”，括号后面不能再加“、”或“，”。
若文中还有更小的层次，则用“①”这种层次序号。
人文类文稿层次序号应左起空2格书写。“
一、”“
（一）”“1．”这三个层次应与标题独占一行，标题末不用标点符号。
四、注意层次序号表达规范的其他细节
（1）人文类文稿若层次较少，可省略“
（一）”而直接用“1．”作为第二层次，这样层次感更明显。若层次标题不必独占一行或者该层次没有标题，应直接使用“（1）”这种层次序号而省略掉中间的层次序号。
（2）科技类文稿的各层次内部，若再需要分点叙述时，可用“（1）”这种层次序号；更小的层次则用“①”这种层次序号。
（3）不管是人文类文稿还是科技类文稿，“（1）”这种层次序号之后是本段标题，标题末用句号或冒号或空1字，其后接写正文，不另起一段。如果没有本段标题，则序号之后直接写正文。
（4）不管是人文类文稿还是科技类文稿，“①”这种层次序号必须共用于同一段中，即“①……②……③……”必须同为一段。
摘自《应用写作》2008年第10期第26页，科技写作栏目：《应注意文稿中层次序号的规范写法》，作者：何建民。
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